物流公司总经办组织架构.部门职能管及管理职责

物流公司总经办组织架构、部门职能管及管理职责

总 经 理 办 公 室 组 织 结 构 与 责 权 说 明 书

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总经理办公室组织结构与责权

部门 总经理 办公室 部门 负责人 办公室主任 直属领导 总经理 部门编制

部门组织结构图

总经理办公室 主任

经理级 1 人

行 政 主 管

后 勤 主 管

法 律 顾 问

主管级 3 人

档 案 管 理 员

行 政 文 员

后 勤 助 理

法 律 专 员

视情况而定

1．负责协助总经理做好各部门协调工作 2．根据总经理意见，组织召集各类高层办公会议，并做好会议记录， 职责 （主要） 撰写会议纪要 3．参与企业发展规划的拟订、年度经营计划的编制等工作 4．负责收集整理各部门工作动态信息，协助总经理开展业务工作 5．负责企业来宾接待、外联及对外宣传报道等事宜 1．有对部门工作计划的执行权 2．有开展部门工作的自主权 权力 3．有对企业经营决策的参与权 4．有对内部员工聘任、解聘的建议权 5．有要求相关部门配合的权力 相关说明 编制人数 编制日期

绩效考核、薪酬待遇等根据公司规定执行。

审核人员 审核日期

批准人员 批准日期

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第一节 总经办工作职能

1、总办工作 总办工作具有参与政务、 掌管事务、 搞好服务等主要功能， 是企业发展的基本保障， 对推动公司的发展进程有着重要的作用。 2、总办职能 2.1对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠道, , 促进 公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象； 2.2制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、 固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用、公司财产保险等） ，监督、检查、落实 公司行政制度的执行； 2.3文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件 打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、 证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理； 2.4会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办 和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动; 2.5物资管理：负责固定资产及办公用品的购买和领用，对公司财产物资进行登

记、造册 维修、保养等有效管理； 2.6 费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围， 按月份分摊各项办公费用； 2.7信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下 达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；编制企业文化建设， 计划、编辑企业内部刊物； 2.8车辆管理：负责公司车辆管理、维修与保养； 2.9法律纠纷：负责公司诉讼纠纷的处理； 2.10其他：维持公司正常的工作秩序，和安全保卫。

第二节 总经办岗位职责说明（见附件）

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第三节 总经办相关规章制度说明及使用表格 一、

1、会议的原则 1.1 公司如开会议应根据实际需要，拟订明确议题。 1.2 原则上谁开会谁主办， 即由开会部门或主办部门负责具体筹备工作， 包括费用预算， 会议议程安排，议题收集，资料准备，人员通知等。 1.3 会议结束后，主办部门应于 24 小时内写出会议纪要，并发给相关人员，会议所有材 料交由办公室一份存档。 2、会议类型 2.1 会议分定期召开或不定期召开的会议，以及各种临时性会议。 2.2 定期如开的例会分公司周例会、部门例会和总经理办公会。 2.3 周例会 2.3.1 时间：周一上午 9：00 召开周例会。 2.3.2 参加人员：公司负责人、各部门负责人。 2.3.3 主持人：公司负责人委托其它人员。 2.3.4 责任部门：总经办。 2.3.5 会议内容：      总结上周工作，汇报上次例会安排工作的落实情况，解决上周遗留问题。 按照月工作计划，提出本周需要相关部门配合协调的计划。 确定提交总经理办公室研究或审议的事项。 布置下一阶段工作。 其它

会议管理制度

2.4 部门例会 2.4.1 时间：每周一下午 2.4.2 参加人员：部门负责人、部门成员 2.4.3 主持人：部门负责人

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2.4.4 会议内容      通报公司周例会决议内容 布置本部门的工作 听取部门人员的汇报 制定月度工作计划 其它

2.5 总经理办公会 2.5.1 时间：每月 XX 日上午 9：00 2.5.2 参加人员：总经理、副总经理、总监、各部门负责人 2.5.3 主持人：总经理或总经理委托其它公司 2.5.4 责任部门：总经办      研究确定各项管理规定的制定、修改、补充完善 研究公司中层干部的调整、任免、奖励和处罚 研究确定公司发展战略经

营计划，预算报告 听取各部门工作汇报，协调 部门间关系 总结本月工作，提出下月方向性指示

3、落实 3.1 凡会议议定事项涉及到的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注 意向主管领导汇报落实情况，如对会议决议有不同意见，允许保留但不得从行动上进行 反对。 3.2 在落实决议过程中如遇到新的问题和情况，使决议无法或难以全面执行时，应及时 反映，提交有关会议复议。 3.3 会议责任部门要注意监督检查会议议定事项的落实情况， 督促承办部门的落实进度。 3.4 与会人员遵守会议纪律，注意保守机密。

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二、 图书报刊管理制度

1、图书管理 1.1 各部门因工作要求需订购专业图书（含资料、音像制品等） ，报《图书报刊订购申请 单》 ，经部门负责人、总经办负责人签字后方可订购。 1.2 各部门应将所购图书送总经办登记编号，由总经办录入公司图书档案，接受统一管 理。 1.3 总经办负责人在其发票上签字后，财务部门方可报销。 1.4 员工借阅公司书籍，图书借阅期限为半个月，超过半个月要办理续借手续。 1.5 图书的借阅与保管应保证图书的完好，不得丢失、损坏，对丢失、损坏的现象必须 查明原因，由责任人视情节予以相应赔偿。 2、报刊管理 2.1 报刊的订购由总经办根据部门需求统一订购。 2.2 各部门因工作要求需订购报刊，报《图书报刊订购申请单》经部门负责人、总经办 负责人签字后由总经办专人负责订购。 2.3 各部门应指定专人领取保管订购的报刊，期刊按季度报总经办归档。 3、使用表格

图书报刊订购申请表

申请部门 名称 单价 份（期） 备注

申请 人

申请时 间

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部门负责人 审批

总经办负 责人审批

图书 档案

现借阅情况

编号

书名/光盘名

单价 借阅人

归还日期

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三、 文件管理制度

1、发文程序：包括起草、校对、签发、发送、归档等。 1.1 起草： 发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写， 文稿拟成后， 拟稿人填写 《发 文稿笺》 ，经部门负责人核稿后，到总经办领取文件编号，按会签流程报领导审批。 1.2 会签：发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请

相关部门会 签。 1.3 发送：经各部门会签完毕，总/副经理审批后，由总经办统一按发放对象发文发送。 2.4.1 文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归档，并请收文 人员在发文登记表上签字。 2.4.2 收文单位做好收文保管与传阅工作。 2.4.3 总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。 2.4.4 总经办保存原稿，发文稿笺及三份打印稿，并做好归档整理工作。 具体详见文件审批流程图。 3、发文格式与使用表单 3.1 发文稿笺 3.2 制度文件编制格式 3.3 发文格式 3.4 批复意见 3.5 传阅表 3.6 发（收）文登记表 3.6.1 对内行文：指智联集团公司及其子公司、分公司、办事处。 分两种：一、制度类：如制度、规章、规定、办法、通知等 二、申请类：申请、报告、批示等 一、制度类行文的字号规定如下： 公司行文的字号为：X1X2X3 字〔X4〕第○○○○号。X1X2 为公司及地区别，X2 为

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公司当地最通用的简称；X3 为部门简称，X4 为年份别，○○○○为公司各部门收(发) 文流水号。以总公司为例，具体简称如下： 国内物流部为-------- 王总物字[2001]第 人力资源部为-------- 王总人字[2001]第 财务部为-------------- 王总财字[2001]第 信息部为-------------- 王总信字[2001]第 办公室为-------------- 王总办字[2001]第 市场部为-------------- 王总市字[2001]第 号 号 号 号 号 号

二、申请类 X1X2X3 字〔X4〕第○○○○号。X1X2 为公司及地区别，X2 为公司当地最通 用的简称；X3 为批复意见简称，X4 为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总 公司为例，具体内容如下：

王总批字[2001]第 03001 号。

3.4.2 对外行文：除对内行文即对外行文，指对智联集团公司及其子公司、分公司、办 事处以外的单位、组织、公司的行文。 对外行文的字号规定如下： 公司对外行文的字号为：X1X2〔X4〕总字第○○○○号。X1X2 为公司简称；X3 为 地区别， X4 为年份别， ○○○○为公司收(发)文流水号。 以总公司为例， 具体内容如下： 王深总字[2001]第 号

4、外来文件的接收与传阅 4.1 外来的文件（含公文、邮件、传真等）由总经办负责签收，并分类登记，由部门负 责人提出处理意见后，总经办应及时按要求报送给有关部门，不得积压迟误。 4.2 需传阅的文件由总经办按传阅要求进行递送， 并请传阅人在传阅登记表上签署意见， 经传阅的文件与传阅登记表由总经办归档保管。

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发 文 稿 件

日期： 文件名称： 发文部门： 拟稿： 总经办： 校对： 发文对象： 打印页数： 发文编号： 页 年 月 日

会 人力部：

签

意

见

财务部：

物流部：

信息部：

市场部：

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总经理助理：

总（副）经理：

制度文件编制格式

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深圳长航滚装物流有限公司 ****部文件 （隶书小四加黑）

╳ ╳ ╳制度（宋体三号加黑）

1． ╳ ╳ ╳（加黑、宋体小四） 1．1 ╳ ╳ ╳（宋体小四） 1．2 ╳ ╳ ╳（行距 1.5 倍） 1．2．1 ╳ ╳ ╳ 1．2．2 ╳ ╳ ╳ 2． ╳ ╳ ╳（加黑） 2．1 ╳ ╳ ╳ 2．2 ╳ ╳ ╳ 2．2．1 ╳ ╳ ╳

密级：内部（宋体小五）

行文标准格式：

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深圳长航滚装物流有限公司文件

王总 X 字[200X]第 XXX 号

主题词：

拟制： 抄报：

校对：

签发：

抄送：

抄发：

传真标准格式：

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深圳长航滚装物流有限公司

致(To) ： 日期（Date） ： 本件（Page） ： 页，附件 页

联系人 (Attn) ： 联系电话(Tel) ： 传 真(Fax) ：

请核对页数，如有疑问，请电话联络： Please check the page numbers,if you have any questions, please phone us: 电话(Tel)：86-755-83597450-8801

发件人(From) ： 主题(Subject) ：

批复格式：

深圳长航滚装物流有限公司

总批字[XXXX]第 XXXXX 号

批复意见

公司： 你公司于 1、 2、 3、 4、 5、 年 月 日上报的《关于 ； ； ； ； ； 报告》已收悉，经审查做以下批复：

XXXX 有限公司 年 月 日

发（收） 文 登 记 表

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文件编号

文件名称

收（发）文部门 收（发）文人

收（发）文日期

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四、办公用品管理制度

1 办公用品的分类

1.1 基础办公用品； 办公桌、椅、文件柜、保险柜、沙

发、电脑、打印机、传真机、电话机、复印机。 1.2 日常办公用品； 钢笔、圆珠笔（芯） 、签字笔、铅笔、绘图擦、涂改液、直尺，档案袋、文件夹； 便笺、信封、软面抄、复写纸、卷纸、墨水、印台、胶水、透明胶带、不干胶标签； 订书机、回形针、大头针、图钉、票夹、订书针； 1.3 特殊办公用品； 特殊办公用品指个别职能部门所用或服务于全公司的办公用品； 帐页、帐皮、各类表格单据，打印纸、传真纸，灯泡、日光灯、节能灯，清洁用品； 公司统一制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等； 1.4 其他急用用品； 2 办公用品配置 2.1 基础办公用品配置 2.1.1 基础办公用品配置标准由总经办根据各部门工作需要制定； 2.1.2 基础办公用品的申请按《固定资产管理制度》办理； 2.2 日常办公用品、特殊办公用品的配置 2.2.1 每月 25 日由各部门报《办公用品领用申请单》由总经办汇总，经总经办负责人审批 后，由总经办专人负责采购； 3 办公用品管理 3.1 办公用品由总经办专人采购、保管、配置； 3.2 办公用品专员，每月 1 日前将上月办公用品费用分类汇总，报部门负责人和财务部； 3.3 办公用品的采购和领用，必须建立办公用品台帐，保证帐实相符； 4 办公用品（名片、信封、稿笺、票据）印制规定 4.1 员工印制名片按公司规定的统一格式由总经办专人负责印制； 4.2 员工印制名片需填写《名片印制申请单》 ，经总经办负责人签字后印制； 4.3 新印制的名片如有错误需查出原因，由责任者承担费用； 4.4 印制和发放的名片，必须建立名片发放档案； 4.5 信封、稿笺、单据等的印制需按公司规定格式统一由总经办印制；

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办公用品领用申请单

部门： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 部门负责人审核 总经办负责人审批 分公司负责人审批 名称 数量 序号 申请时间： 名称 数量

发放人

签收人

办公用品台帐

制表人： 本月购入 品名 上月库存 数量 单价 领用人 时间： 年 月 实际发放情况 数量 本月库存

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名片印制申请单

姓名 部门 职务

地址

电话

传真

邮编

手机

E-mail

公司网址 公司名 总经办负责人审批

印制盒数 时间要求

名片印制档案

姓名 部门 职务 数量 印制时间

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物流公

司总经办组织架构、部门职能管及管理职责

办公用品管理流程

分公司负责 人审批

分公司 总经办 采购 领用 签名 登记 台帐

领用人填 写申请单

部 门 负责 人 审批 总部 总部总经办 负责人审批

.

五、 车辆管理制度

1、车辆的管理、调度 1.1 公司所有车辆由总经办负责管理。 1.2 配送车辆由物流部调度，公务用车和私人借车必须是保证物流业务的基础之上方可调 度，否则不予以批准。 1.3 公务车由总经办进行调度，员工因公务出车，必须填写出车申请单，报部门领导和总 经办负责人审批签字后，方可出车，同时，在出车申请单上真实地填写出车情况； 1.4 员工个人不得随意借用公司车辆，但员工有特殊原因，需要用车的，填写出车申请单， 经批准后，方可出车；所发生的停车费、过桥过路费等附加费用由员工自己负担。 1.5 未经批准，任何人不得私自调用公司车辆。私自开车造成的一切经济及法律责任由责 任人承担，公司有权根据情节给予扣绩效分、通报批评、降级、降职的处分，情节严重的， 予以开除。

2、车辆的安全 2.1 车辆需按规定进行维修和保养。 2.2 驾驶员须严格遵守国家的道路交通法规和公司制定的有关规定。因违反上述法规和规 定，所造成的损失由驾驶员负责全责。 2.3 坚持定人定车制度，驾驶员不得将车交与他人驾驶（特殊情况报总经办批准） 。

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2.4 应坚持“六不”开车：酒后不开车、疲劳不开车、有情绪不开车、有故障不开车、证 照不齐不开车、无安排不开车。 2.5 收车后，车辆必须停放在公司规定地点，不得异地停放或开回家停放（特殊情况经总 经办批准） 。 2.6 坚持每周六安全检查工作。 2.7 为保证车辆行驶的安全，对于连续行车及休息不足的驾驶员应安排适当的休息。 3、车辆的维护及修理 3.1 驾驶员必须经常性地进行车辆的日常维护保养，每天上班前对车辆进行例行检查（如 油、水、胎、电等）和卫生清理。每周六对车辆内外及引擎进行全面的清洁、检查、保养。 3.2 车辆维修由配送部主管负责鉴定。对于车辆出现的问题，鉴定是小问题，由驾驶员自 行维修；鉴定为须进修理厂维修的，由配送主管填写《车辆报修单》 ，经行政人事部经理签 字，每次预计超过 500 元的报总经理签字。 3.3 驾驶员凭批准后的报修单到公司指定修理厂修理，在修理过程中驾驶员应在场监督厂 家修理，发现问题及时向配送主管汇报。 3.4 公司车辆实行定点加油。 4、驾驶员管理 4.1 保持车

辆卫生，爱护车辆，发现问题和故障及时处理或报告领导。 4.2 认真填写出车日志，做好时间、里程、配送量、停车费、过桥过路费等记录。 4.3 违章驾驶的罚款由驾驶员自行承担，因驾驶员违章而造成的交通事故，并给公司造成 损失的，由驾驶员自己负担。 4.4 配送主管负责好驾驶员管理、车辆加油、维修、保养安排，证照手续办理及管理，费 用核算等工作。 4.5 保管好随车工具资料和物品，若需增换随车物品，应按有关规定执行。违者照价赔偿。 4.6 每月第一个工作日，驾驶员必须将该月的行车日志和驾驶员月报报物流部和总经办检 查，核实。 5、车辆管理流程 配送用车 物流主管调度

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公务 用车 6、使用表格

申请人 填申请

单

总经办负责人

审批

司机 凭单

用车 确认

司 机 填 写 行 车 日志

出车申请单

用车部门 用车事由 用车人

出车 单出 起终地点 由 车

预计用车 用车部门

小时 总经办

至 同意 号车出车

领导签名

意见 签名：

备注

1、凡非物流用车均应填写， 《出车申请单》 ，由所在部门领导和人力资源部 负责人签字同意后，司机凭单出车，无单出车按违反规定予以处罚。 2、用车人必须对司机填写的用车情况进行签字确认，出车单由司机保存

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车牌号：

时 间 用 车 出 人 签 名 车 类 型 所 办事务 起始地点

行车日志

目的地 起始 结果 里程 停车 费 过桥 其它 备注 公里数 公里数 数 过路费 费用

备注：出车类型用代码表示，公务出车（A） 、收发货用车（B） 、私人用车（C） ，其它费用为洗车费、加油费、维修费、年检费等其它费用，并在备注中表示。 一个 QQ，一张银行卡，实现你的创业梦想，免费注册网络代理商：http://goodword.teasm.cn/

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司机月报表

司机 本月起始里程表数 公里数 行车日志累计公里数 本月固定停车费 过桥过路费 费用 本月维修费 保险费 其它费用 违章 交警记录的违章次数 凭单出车次数 总经办用车次数 出车情况 物流部用车次数 市场部用车次数 车况分析 车牌 月份 本月月未里程表数 月未里程表公里数 出车停车费 本月洗车费 本月燃油费 养路费 费用总计 罚款金额 未凭单出车次数 财务部用车次数 信息部用车次数 员工因私用车次数

本月工作总结

一个 QQ，一张银行卡，实现

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车辆报修单

车牌 填报日期 申请人

维修原因

维修项目

维修预算

配送主管 意 见

总经办意见

分公司 负责人意见

总部总经办 意 见

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总经理办公室组织结构与责权

部门 总经理 办公室 部门 负责人 办公室主任 直属领导 总经理 部门编制

部门组织结构图

总经理办公室 主任

经理级 1 人

行 政 主 管

后 勤 主 管

法 律 顾 问

主管级 3 人

档 案 管 理 员

行 政 文 员

后 勤 助 理

法 律 专 员

视情况而定

1．负责协助总经理做好各部门协调工作 2．根据总经理意见，组织召集各类高层办公会议，并做好会议记录， 职责 （主要） 撰写会议纪要 3．参与企业发展规划的拟订、年度经营计划的编制等工作 4．负责收集整理各部门工作动态信息，协助总经理开展业务工作 5．负责企业来宾接待、外联及对外宣传报道等事宜 1．有对部门工作计划的执行权 2．有开展部门工作的自主权 权力 3．有对企业经营决策的参与权 4．有对内部员工聘任、解聘的建议权 5．有要求相关部门配合的权力 相关说明 编制人数 编制日期

绩效考核、薪酬待遇等根据公司规定执行。

审核人员 审核日期

批准人员 批准日期

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第一节 总经办工作职能

1、总办工作 总办工作具有参与政务、 掌管事务、 搞好服务等主要功能， 是企业发展的基本保障， 对推动公司的发展进程有着重要的作用。 2、总办职能 2.1对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠道, , 促进 公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象； 2.2制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、 固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用、公司财产保险等） ，监督、检查、落实 公司行政制度的执行； 2.3文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件 打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、 证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理； 2.4会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办 和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动; 2.5物资管理：负责固定资产及办公用品的购买和领用，对公司财产物资进行登

记、造册 维修、保养等有效管理； 2.6 费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围， 按月份分摊各项办公费用； 2.7信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下 达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；编制企业文化建设， 计划、编辑企业内部刊物； 2.8车辆管理：负责公司车辆管理、维修与保养； 2.9法律纠纷：负责公司诉讼纠纷的处理； 2.10其他：维持公司正常的工作秩序，和安全保卫。

第二节 总经办岗位职责说明（见附件）

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第三节 总经办相关规章制度说明及使用表格 一、

1、会议的原则 1.1 公司如开会议应根据实际需要，拟订明确议题。 1.2 原则上谁开会谁主办， 即由开会部门或主办部门负责具体筹备工作， 包括费用预算， 会议议程安排，议题收集，资料准备，人员通知等。 1.3 会议结束后，主办部门应于 24 小时内写出会议纪要，并发给相关人员，会议所有材 料交由办公室一份存档。 2、会议类型 2.1 会议分定期召开或不定期召开的会议，以及各种临时性会议。 2.2 定期如开的例会分公司周例会、部门例会和总经理办公会。 2.3 周例会 2.3.1 时间：周一上午 9：00 召开周例会。 2.3.2 参加人员：公司负责人、各部门负责人。 2.3.3 主持人：公司负责人委托其它人员。 2.3.4 责任部门：总经办。 2.3.5 会议内容：      总结上周工作，汇报上次例会安排工作的落实情况，解决上周遗留问题。 按照月工作计划，提出本周需要相关部门配合协调的计划。 确定提交总经理办公室研究或审议的事项。 布置下一阶段工作。 其它

会议管理制度

2.4 部门例会 2.4.1 时间：每周一下午 2.4.2 参加人员：部门负责人、部门成员 2.4.3 主持人：部门负责人

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2.4.4 会议内容      通报公司周例会决议内容 布置本部门的工作 听取部门人员的汇报 制定月度工作计划 其它

2.5 总经理办公会 2.5.1 时间：每月 XX 日上午 9：00 2.5.2 参加人员：总经理、副总经理、总监、各部门负责人 2.5.3 主持人：总经理或总经理委托其它公司 2.5.4 责任部门：总经办      研究确定各项管理规定的制定、修改、补充完善 研究公司中层干部的调整、任免、奖励和处罚 研究确定公司发展战略经

营计划，预算报告 听取各部门工作汇报，协调 部门间关系 总结本月工作，提出下月方向性指示

3、落实 3.1 凡会议议定事项涉及到的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注 意向主管领导汇报落实情况，如对会议决议有不同意见，允许保留但不得从行动上进行 反对。 3.2 在落实决议过程中如遇到新的问题和情况，使决议无法或难以全面执行时，应及时 反映，提交有关会议复议。 3.3 会议责任部门要注意监督检查会议议定事项的落实情况， 督促承办部门的落实进度。 3.4 与会人员遵守会议纪律，注意保守机密。

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二、 图书报刊管理制度

1、图书管理 1.1 各部门因工作要求需订购专业图书（含资料、音像制品等） ，报《图书报刊订购申请 单》 ，经部门负责人、总经办负责人签字后方可订购。 1.2 各部门应将所购图书送总经办登记编号，由总经办录入公司图书档案，接受统一管 理。 1.3 总经办负责人在其发票上签字后，财务部门方可报销。 1.4 员工借阅公司书籍，图书借阅期限为半个月，超过半个月要办理续借手续。 1.5 图书的借阅与保管应保证图书的完好，不得丢失、损坏，对丢失、损坏的现象必须 查明原因，由责任人视情节予以相应赔偿。 2、报刊管理 2.1 报刊的订购由总经办根据部门需求统一订购。 2.2 各部门因工作要求需订购报刊，报《图书报刊订购申请单》经部门负责人、总经办 负责人签字后由总经办专人负责订购。 2.3 各部门应指定专人领取保管订购的报刊，期刊按季度报总经办归档。 3、使用表格

图书报刊订购申请表

申请部门 名称 单价 份（期） 备注

申请 人

申请时 间

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部门负责人 审批

总经办负 责人审批

图书 档案

现借阅情况

编号

书名/光盘名

单价 借阅人

归还日期

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三、 文件管理制度

1、发文程序：包括起草、校对、签发、发送、归档等。 1.1 起草： 发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写， 文稿拟成后， 拟稿人填写 《发 文稿笺》 ，经部门负责人核稿后，到总经办领取文件编号，按会签流程报领导审批。 1.2 会签：发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请

相关部门会 签。 1.3 发送：经各部门会签完毕，总/副经理审批后，由总经办统一按发放对象发文发送。 2.4.1 文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归档，并请收文 人员在发文登记表上签字。 2.4.2 收文单位做好收文保管与传阅工作。 2.4.3 总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。 2.4.4 总经办保存原稿，发文稿笺及三份打印稿，并做好归档整理工作。 具体详见文件审批流程图。 3、发文格式与使用表单 3.1 发文稿笺 3.2 制度文件编制格式 3.3 发文格式 3.4 批复意见 3.5 传阅表 3.6 发（收）文登记表 3.6.1 对内行文：指智联集团公司及其子公司、分公司、办事处。 分两种：一、制度类：如制度、规章、规定、办法、通知等 二、申请类：申请、报告、批示等 一、制度类行文的字号规定如下： 公司行文的字号为：X1X2X3 字〔X4〕第○○○○号。X1X2 为公司及地区别，X2 为

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公司当地最通用的简称；X3 为部门简称，X4 为年份别，○○○○为公司各部门收(发) 文流水号。以总公司为例，具体简称如下： 国内物流部为-------- 王总物字[2001]第 人力资源部为-------- 王总人字[2001]第 财务部为-------------- 王总财字[2001]第 信息部为-------------- 王总信字[2001]第 办公室为-------------- 王总办字[2001]第 市场部为-------------- 王总市字[2001]第 号 号 号 号 号 号

二、申请类 X1X2X3 字〔X4〕第○○○○号。X1X2 为公司及地区别，X2 为公司当地最通 用的简称；X3 为批复意见简称，X4 为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总 公司为例，具体内容如下：

王总批字[2001]第 03001 号。

3.4.2 对外行文：除对内行文即对外行文，指对智联集团公司及其子公司、分公司、办 事处以外的单位、组织、公司的行文。 对外行文的字号规定如下： 公司对外行文的字号为：X1X2〔X4〕总字第○○○○号。X1X2 为公司简称；X3 为 地区别， X4 为年份别， ○○○○为公司收(发)文流水号。 以总公司为例， 具体内容如下： 王深总字[2001]第 号

4、外来文件的接收与传阅 4.1 外来的文件（含公文、邮件、传真等）由总经办负责签收，并分类登记，由部门负 责人提出处理意见后，总经办应及时按要求报送给有关部门，不得积压迟误。 4.2 需传阅的文件由总经办按传阅要求进行递送， 并请传阅人在传阅登记表上签署意见， 经传阅的文件与传阅登记表由总经办归档保管。

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发 文 稿 件

日期： 文件名称： 发文部门： 拟稿： 总经办： 校对： 发文对象： 打印页数： 发文编号： 页 年 月 日

会 人力部：

签

意

见

财务部：

物流部：

信息部：

市场部：

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总经理助理：

总（副）经理：

制度文件编制格式

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深圳长航滚装物流有限公司 ****部文件 （隶书小四加黑）

╳ ╳ ╳制度（宋体三号加黑）

1． ╳ ╳ ╳（加黑、宋体小四） 1．1 ╳ ╳ ╳（宋体小四） 1．2 ╳ ╳ ╳（行距 1.5 倍） 1．2．1 ╳ ╳ ╳ 1．2．2 ╳ ╳ ╳ 2． ╳ ╳ ╳（加黑） 2．1 ╳ ╳ ╳ 2．2 ╳ ╳ ╳ 2．2．1 ╳ ╳ ╳

密级：内部（宋体小五）

行文标准格式：

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深圳长航滚装物流有限公司文件

王总 X 字[200X]第 XXX 号

主题词：

拟制： 抄报：

校对：

签发：

抄送：

抄发：

传真标准格式：

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深圳长航滚装物流有限公司

致(To) ： 日期（Date） ： 本件（Page） ： 页，附件 页

联系人 (Attn) ： 联系电话(Tel) ： 传 真(Fax) ：

请核对页数，如有疑问，请电话联络： Please check the page numbers,if you have any questions, please phone us: 电话(Tel)：86-755-83597450-8801

发件人(From) ： 主题(Subject) ：

批复格式：

深圳长航滚装物流有限公司

总批字[XXXX]第 XXXXX 号

批复意见

公司： 你公司于 1、 2、 3、 4、 5、 年 月 日上报的《关于 ； ； ； ； ； 报告》已收悉，经审查做以下批复：

XXXX 有限公司 年 月 日

发（收） 文 登 记 表

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文件编号

文件名称

收（发）文部门 收（发）文人

收（发）文日期

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四、办公用品管理制度

1 办公用品的分类

1.1 基础办公用品； 办公桌、椅、文件柜、保险柜、沙

发、电脑、打印机、传真机、电话机、复印机。 1.2 日常办公用品； 钢笔、圆珠笔（芯） 、签字笔、铅笔、绘图擦、涂改液、直尺，档案袋、文件夹； 便笺、信封、软面抄、复写纸、卷纸、墨水、印台、胶水、透明胶带、不干胶标签； 订书机、回形针、大头针、图钉、票夹、订书针； 1.3 特殊办公用品； 特殊办公用品指个别职能部门所用或服务于全公司的办公用品； 帐页、帐皮、各类表格单据，打印纸、传真纸，灯泡、日光灯、节能灯，清洁用品； 公司统一制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等； 1.4 其他急用用品； 2 办公用品配置 2.1 基础办公用品配置 2.1.1 基础办公用品配置标准由总经办根据各部门工作需要制定； 2.1.2 基础办公用品的申请按《固定资产管理制度》办理； 2.2 日常办公用品、特殊办公用品的配置 2.2.1 每月 25 日由各部门报《办公用品领用申请单》由总经办汇总，经总经办负责人审批 后，由总经办专人负责采购； 3 办公用品管理 3.1 办公用品由总经办专人采购、保管、配置； 3.2 办公用品专员，每月 1 日前将上月办公用品费用分类汇总，报部门负责人和财务部； 3.3 办公用品的采购和领用，必须建立办公用品台帐，保证帐实相符； 4 办公用品（名片、信封、稿笺、票据）印制规定 4.1 员工印制名片按公司规定的统一格式由总经办专人负责印制； 4.2 员工印制名片需填写《名片印制申请单》 ，经总经办负责人签字后印制； 4.3 新印制的名片如有错误需查出原因，由责任者承担费用； 4.4 印制和发放的名片，必须建立名片发放档案； 4.5 信封、稿笺、单据等的印制需按公司规定格式统一由总经办印制；

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办公用品领用申请单

部门： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 部门负责人审核 总经办负责人审批 分公司负责人审批 名称 数量 序号 申请时间： 名称 数量

发放人

签收人

办公用品台帐

制表人： 本月购入 品名 上月库存 数量 单价 领用人 时间： 年 月 实际发放情况 数量 本月库存

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名片印制申请单

姓名 部门 职务

地址

电话

传真

邮编

手机

E-mail

公司网址 公司名 总经办负责人审批

印制盒数 时间要求

名片印制档案

姓名 部门 职务 数量 印制时间

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物流公

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办公用品管理流程

分公司负责 人审批

分公司 总经办 采购 领用 签名 登记 台帐

领用人填 写申请单

部 门 负责 人 审批 总部 总部总经办 负责人审批

.

五、 车辆管理制度

1、车辆的管理、调度 1.1 公司所有车辆由总经办负责管理。 1.2 配送车辆由物流部调度，公务用车和私人借车必须是保证物流业务的基础之上方可调 度，否则不予以批准。 1.3 公务车由总经办进行调度，员工因公务出车，必须填写出车申请单，报部门领导和总 经办负责人审批签字后，方可出车，同时，在出车申请单上真实地填写出车情况； 1.4 员工个人不得随意借用公司车辆，但员工有特殊原因，需要用车的，填写出车申请单， 经批准后，方可出车；所发生的停车费、过桥过路费等附加费用由员工自己负担。 1.5 未经批准，任何人不得私自调用公司车辆。私自开车造成的一切经济及法律责任由责 任人承担，公司有权根据情节给予扣绩效分、通报批评、降级、降职的处分，情节严重的， 予以开除。

2、车辆的安全 2.1 车辆需按规定进行维修和保养。 2.2 驾驶员须严格遵守国家的道路交通法规和公司制定的有关规定。因违反上述法规和规 定，所造成的损失由驾驶员负责全责。 2.3 坚持定人定车制度，驾驶员不得将车交与他人驾驶（特殊情况报总经办批准） 。

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2.4 应坚持“六不”开车：酒后不开车、疲劳不开车、有情绪不开车、有故障不开车、证 照不齐不开车、无安排不开车。 2.5 收车后，车辆必须停放在公司规定地点，不得异地停放或开回家停放（特殊情况经总 经办批准） 。 2.6 坚持每周六安全检查工作。 2.7 为保证车辆行驶的安全，对于连续行车及休息不足的驾驶员应安排适当的休息。 3、车辆的维护及修理 3.1 驾驶员必须经常性地进行车辆的日常维护保养，每天上班前对车辆进行例行检查（如 油、水、胎、电等）和卫生清理。每周六对车辆内外及引擎进行全面的清洁、检查、保养。 3.2 车辆维修由配送部主管负责鉴定。对于车辆出现的问题，鉴定是小问题，由驾驶员自 行维修；鉴定为须进修理厂维修的，由配送主管填写《车辆报修单》 ，经行政人事部经理签 字，每次预计超过 500 元的报总经理签字。 3.3 驾驶员凭批准后的报修单到公司指定修理厂修理，在修理过程中驾驶员应在场监督厂 家修理，发现问题及时向配送主管汇报。 3.4 公司车辆实行定点加油。 4、驾驶员管理 4.1 保持车

辆卫生，爱护车辆，发现问题和故障及时处理或报告领导。 4.2 认真填写出车日志，做好时间、里程、配送量、停车费、过桥过路费等记录。 4.3 违章驾驶的罚款由驾驶员自行承担，因驾驶员违章而造成的交通事故，并给公司造成 损失的，由驾驶员自己负担。 4.4 配送主管负责好驾驶员管理、车辆加油、维修、保养安排，证照手续办理及管理，费 用核算等工作。 4.5 保管好随车工具资料和物品，若需增换随车物品，应按有关规定执行。违者照价赔偿。 4.6 每月第一个工作日，驾驶员必须将该月的行车日志和驾驶员月报报物流部和总经办检 查，核实。 5、车辆管理流程 配送用车 物流主管调度

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公务 用车 6、使用表格

申请人 填申请

单

总经办负责人

审批

司机 凭单

用车 确认

司 机 填 写 行 车 日志

出车申请单

用车部门 用车事由 用车人

出车 单出 起终地点 由 车

预计用车 用车部门

小时 总经办

至 同意 号车出车

领导签名

意见 签名：

备注

1、凡非物流用车均应填写， 《出车申请单》 ，由所在部门领导和人力资源部 负责人签字同意后，司机凭单出车，无单出车按违反规定予以处罚。 2、用车人必须对司机填写的用车情况进行签字确认，出车单由司机保存

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车牌号：

时 间 用 车 出 人 签 名 车 类 型 所 办事务 起始地点

行车日志

目的地 起始 结果 里程 停车 费 过桥 其它 备注 公里数 公里数 数 过路费 费用

备注：出车类型用代码表示，公务出车（A） 、收发货用车（B） 、私人用车（C） ，其它费用为洗车费、加油费、维修费、年检费等其它费用，并在备注中表示。 一个 QQ，一张银行卡，实现你的创业梦想，免费注册网络代理商：http://goodword.teasm.cn/

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司机月报表

司机 本月起始里程表数 公里数 行车日志累计公里数 本月固定停车费 过桥过路费 费用 本月维修费 保险费 其它费用 违章 交警记录的违章次数 凭单出车次数 总经办用车次数 出车情况 物流部用车次数 市场部用车次数 车况分析 车牌 月份 本月月未里程表数 月未里程表公里数 出车停车费 本月洗车费 本月燃油费 养路费 费用总计 罚款金额 未凭单出车次数 财务部用车次数 信息部用车次数 员工因私用车次数

本月工作总结

一个 QQ，一张银行卡，实现

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车辆报修单

车牌 填报日期 申请人

维修原因

维修项目

维修预算

配送主管 意 见

总经办意见

分公司 负责人意见

总部总经办 意 见

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