1 目的
为使轻卡一厂内的文件处于受授状态，对文件的编号、接收、归档、发放、保存、使用和换版作废做出规定，确保各相关部门及工作场所使用的文件均为有效文件。
2 范围
本管理规定适用于本专业厂内文件的控制管理。
3 职责
3.1技术科负责技术文件的编制（设计）、校对、审核和会签。 3.2技术科负责所有文件的接收、归档、发放和保存等管理。 3.3综合办及相关人员负责管理性文件的需求识别和编制。 3.4公司相关职能部门负责有关技术文件的批准。 3.5厂长负责管理性文件的批准。
4内容与要求
4.1.1文件的编制、核对、审核、会签
4.1.2文件文本的具体要求：文件正文统一采用小四号字，宋体排版，页边距为2mm，行距统
一为：固定值20磅，可根据具体情况进行微调。 4.2文件的分类
4.2.1轻卡一厂的管理文件分类如下
a) 程序文件(管理体系程序文件商用车公司分册)；
b) 管理操作类文件（包括管理规定、办法、规范和细则等规章制度）； c) 记录；
d) 外来文件（包括相关的外部标准、法律法规和顾客等相关方提供的资料等） 4.2.2 技术文件分类如下：
a） 设计文件（包括设计图样、设计资料、技术标准等）；
b）工艺文件（包括生产工艺、工序控制计划、作业指导书、工装资料等）； c） 检验文件（包括检验计划、检验指导书、抽样标准等）； d）技术通知单； e） 外来文件。 4.3文件的编号 4.3.1管理性文件的编号
文件的版本号
管理性文件流水号
管理性文件代号
轻卡一厂代号 4.3.2技术性文件的编号
文件的版本号
技术性文件流水号
技术性文件代号
4.3.3技术通知单的编号
编号格式为YYYYMM-XXX，YYYY表示年份，XXX表示序列号；MM表示技术通知编号 其中MM编号统一为：①工艺文件修改通知单：QKX ②工艺问题通知单：QKT 4.3.４记录表格编号由技术科按JAC-SYC-CX-03《记录控制程序》的规定参照执行。 4.4文件的接收、归档、复制和发放
4.4.1接收到公司各类受控文件者，应及时转交技术科文件管理员，由其登记后分发使用部门和人员。
4.4.2经批准的文件，由文件编制人提交文件管理员归档并确定发放范围和数量。 4.4.3文件的复制，技术科文件管理员应按发放（或需求）的数量进行。 4.4.4文件的接收、归档、发放应予记录。
4.4.5外包产品的技术文件发放到职能部门/人员，由其进行二次分发、记录和管理。 4.5文件的更改
4.5.1 轻卡一厂内员工均有权提出文件的更改。
4.5.2文件更改提出人应填写《文件更改申请单》或《技术文件更改通知单》，经其文件的原审批人或其岗位的接替人审批后，交由文件编制人（管理性文件由文件管理员）实施更改，做好标识,并发给相关人员。
4.5.3 在原文件上实施更改，可由文件管理员或更改提出者本人进行。更改时应在文件上注明更改标识及通知单编号和更改人的签名。如果是临时更改，则注明更改起止时间。 4.5.4 技术文件的临时性更改，应在《技术文件更改通知单》中明确起止时间。 4.6文件的换版、作废和销毁
4.6.1文件经多次更改或需大幅度更改时，其文件管理责任部门应及时进行换版。 4.6.2换版后的新版文件应重新进行审批。
4.6.3新版文件的归档、复制、发放、接收按本规定的4.4条款的规定执行。
4.6.4文件管理员按发放记录表收回作废的文件，填写“作废受控文件收回/销毁登记表”并经批准后，在有第二人监控场合统一销毁，电子版本技术文件由系统维护员监督将其销毁。 4.6.5需用作资料保留的作废文件，在加盖“作废保留”印章后单独存放，妥为保管。 4.7文件的领用和借阅
4.7.1因工作需要领用文件时，领用者应经填写《文件发放（领用）审批表》并经审批后方可领用，文件管理员同时做好记录。
4.7.2应工作需要借阅文件时，应征得文件管理部门负责人同意，并填写《文件（资料）借阅登记表》后，文件管理员方可给予借阅 。 4.8文件的保管和使用
4.8.1各单位应指定文件管理人员负责文件的收发和管理。
4.8.2所有文件和资料都应在适当的场所妥善保管，防止损坏、霉变和丢失。
4.8.3当文件破损严重影响使用时，应到文件归口管理部门办理更换手续并交回破损文件。文件管理人员按作废文件登记、销毁并补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。 4.8.4文件丢失时保管人必须立即书面报告，然后应按本规定重新办理领用手续。同时，文件管理部门应给予新的分发号，对责任人视情节处以每份20元以上的罚款。
4.8.5使用单位对技术文件和资料的保密性负责。电子版本的技术文件未经允许，不得擅自拷贝和外泄。 4.9外来文件
4.9.1外来文件包括国家标准、图样、工艺文件和法律法规等。
4.9.2外来文件由技术科负责归档、分发，编制外来文件清单，并控制其版本和有效性。
4.10文件的管理
4.10.1技术科应对文件进行分类，编制文件清单，以便控制和检查。
4.10.2技术科应每年组织一次对文件的评审,以确定文件的适宜性，并做好记录。 4.11记录表格的控制管理，由技术科按JAC-CX-03《记录控制程序》的规定参照执行。
5相关文件
5.1 JAC-SYC-CX-01《管理文件控制程序》 5.2 JAC-SYC-CX-02《技术文件控制程序》 5.3 JAC-SYC-CX-03《记录控制程序》
6记录表格
6.1 JL01-01 受控文件发放目录及记录 6.2 JL02-01 受控技术文件一览表 6.3 JL02-02 文件发放（领用）审批表 6.4 JL02-03 技术文件修改通知单 6.5 JL02-04 技术文件更改一览表
6.6 JL01-04 作废受控文件收回/销毁登记表 6.7 JL01-05 文件监控检查表 6.8 JL01-06 文件执行情况评价报告 6.9 JL01-02 受控管理文件一览表 6.10 JL01-03 文件更改申请单
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8 本文件解释权归轻卡一厂技术科
1 目的
为使轻卡一厂内的文件处于受授状态，对文件的编号、接收、归档、发放、保存、使用和换版作废做出规定，确保各相关部门及工作场所使用的文件均为有效文件。
2 范围
本管理规定适用于本专业厂内文件的控制管理。
3 职责
3.1技术科负责技术文件的编制（设计）、校对、审核和会签。 3.2技术科负责所有文件的接收、归档、发放和保存等管理。 3.3综合办及相关人员负责管理性文件的需求识别和编制。 3.4公司相关职能部门负责有关技术文件的批准。 3.5厂长负责管理性文件的批准。
4内容与要求
4.1.1文件的编制、核对、审核、会签
4.1.2文件文本的具体要求：文件正文统一采用小四号字，宋体排版，页边距为2mm，行距统
一为：固定值20磅，可根据具体情况进行微调。 4.2文件的分类
4.2.1轻卡一厂的管理文件分类如下
a) 程序文件(管理体系程序文件商用车公司分册)；
b) 管理操作类文件（包括管理规定、办法、规范和细则等规章制度）； c) 记录；
d) 外来文件（包括相关的外部标准、法律法规和顾客等相关方提供的资料等） 4.2.2 技术文件分类如下：
a） 设计文件（包括设计图样、设计资料、技术标准等）；
b）工艺文件（包括生产工艺、工序控制计划、作业指导书、工装资料等）； c） 检验文件（包括检验计划、检验指导书、抽样标准等）； d）技术通知单； e） 外来文件。 4.3文件的编号 4.3.1管理性文件的编号
文件的版本号
管理性文件流水号
管理性文件代号
轻卡一厂代号 4.3.2技术性文件的编号
文件的版本号
技术性文件流水号
技术性文件代号
4.3.3技术通知单的编号
编号格式为YYYYMM-XXX，YYYY表示年份，XXX表示序列号；MM表示技术通知编号 其中MM编号统一为：①工艺文件修改通知单：QKX ②工艺问题通知单：QKT 4.3.４记录表格编号由技术科按JAC-SYC-CX-03《记录控制程序》的规定参照执行。 4.4文件的接收、归档、复制和发放
4.4.1接收到公司各类受控文件者，应及时转交技术科文件管理员，由其登记后分发使用部门和人员。
4.4.2经批准的文件，由文件编制人提交文件管理员归档并确定发放范围和数量。 4.4.3文件的复制，技术科文件管理员应按发放（或需求）的数量进行。 4.4.4文件的接收、归档、发放应予记录。
4.4.5外包产品的技术文件发放到职能部门/人员，由其进行二次分发、记录和管理。 4.5文件的更改
4.5.1 轻卡一厂内员工均有权提出文件的更改。
4.5.2文件更改提出人应填写《文件更改申请单》或《技术文件更改通知单》，经其文件的原审批人或其岗位的接替人审批后，交由文件编制人（管理性文件由文件管理员）实施更改，做好标识,并发给相关人员。
4.5.3 在原文件上实施更改，可由文件管理员或更改提出者本人进行。更改时应在文件上注明更改标识及通知单编号和更改人的签名。如果是临时更改，则注明更改起止时间。 4.5.4 技术文件的临时性更改，应在《技术文件更改通知单》中明确起止时间。 4.6文件的换版、作废和销毁
4.6.1文件经多次更改或需大幅度更改时，其文件管理责任部门应及时进行换版。 4.6.2换版后的新版文件应重新进行审批。
4.6.3新版文件的归档、复制、发放、接收按本规定的4.4条款的规定执行。
4.6.4文件管理员按发放记录表收回作废的文件，填写“作废受控文件收回/销毁登记表”并经批准后，在有第二人监控场合统一销毁，电子版本技术文件由系统维护员监督将其销毁。 4.6.5需用作资料保留的作废文件，在加盖“作废保留”印章后单独存放，妥为保管。 4.7文件的领用和借阅
4.7.1因工作需要领用文件时，领用者应经填写《文件发放（领用）审批表》并经审批后方可领用，文件管理员同时做好记录。
4.7.2应工作需要借阅文件时，应征得文件管理部门负责人同意，并填写《文件（资料）借阅登记表》后，文件管理员方可给予借阅 。 4.8文件的保管和使用
4.8.1各单位应指定文件管理人员负责文件的收发和管理。
4.8.2所有文件和资料都应在适当的场所妥善保管，防止损坏、霉变和丢失。
4.8.3当文件破损严重影响使用时，应到文件归口管理部门办理更换手续并交回破损文件。文件管理人员按作废文件登记、销毁并补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。 4.8.4文件丢失时保管人必须立即书面报告，然后应按本规定重新办理领用手续。同时，文件管理部门应给予新的分发号，对责任人视情节处以每份20元以上的罚款。
4.8.5使用单位对技术文件和资料的保密性负责。电子版本的技术文件未经允许，不得擅自拷贝和外泄。 4.9外来文件
4.9.1外来文件包括国家标准、图样、工艺文件和法律法规等。
4.9.2外来文件由技术科负责归档、分发，编制外来文件清单，并控制其版本和有效性。
4.10文件的管理
4.10.1技术科应对文件进行分类，编制文件清单，以便控制和检查。
4.10.2技术科应每年组织一次对文件的评审,以确定文件的适宜性，并做好记录。 4.11记录表格的控制管理，由技术科按JAC-CX-03《记录控制程序》的规定参照执行。
5相关文件
5.1 JAC-SYC-CX-01《管理文件控制程序》 5.2 JAC-SYC-CX-02《技术文件控制程序》 5.3 JAC-SYC-CX-03《记录控制程序》
6记录表格
6.1 JL01-01 受控文件发放目录及记录 6.2 JL02-01 受控技术文件一览表 6.3 JL02-02 文件发放（领用）审批表 6.4 JL02-03 技术文件修改通知单 6.5 JL02-04 技术文件更改一览表
6.6 JL01-04 作废受控文件收回/销毁登记表 6.7 JL01-05 文件监控检查表 6.8 JL01-06 文件执行情况评价报告 6.9 JL01-02 受控管理文件一览表 6.10 JL01-03 文件更改申请单
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8 本文件解释权归轻卡一厂技术科