谈秘书的公共关系口才
公共关系语言是为实现特定的公关目的——建立公共关系或维持、强化、改善公共关系状态而运用的语言。它是一种应用范围广、实用性强的语言。任何行业、任何组织都要运用公共关系语言技巧，以处理好与内外公众的关系。所谓口才，指的是应用口头语言表情达意，传递信息的能力，是用巧妙的方式打动、征服对方的说话艺术。秘书要与公众进行广泛的交际，要参加以口语交际为基础的谈话、社交、接待、谈判、主持、论辩、演讲等各种活动。在秘书必备的多项素质中，公关口才十分重要，它是一种必不可少的基础能力，也是一项基本功。
一、秘书要重视公关口才
从人类诞生的那一天起，就决定了“说”是任何“做”的工作的先导，秘书工作也不例外。秘书以辅助决策、综合协调、沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导的参谋和助手，要经常向领导汇报工作，征求意见，提出建议，参加会议讨论，接待来访来宾，接受咨询，调查研究，协调矛盾，上传下达等等。总之，要经常同组织内部公众和外部公众进行沟通。常言道：秘书是吃“开口饭”的，既要有三分内才，又要有七分口才。一个缺乏起码的口语表达能力的秘书，是根本做不好本职工作的。任何一个组织在选用秘书时，都十分重视其语言表达能力。比如，一家外资企业招聘秘书，经过笔试之后有如下一场演试：
一位“客人”走进办公室。
张小姐：“先生，请问您找谁？”
客人：“我找你们总经理。”
张小姐：“对不起，请您登记一下。”
客人往前走，不予理睬；张小姐拦住了他。客人不悦，说：“对我不放心？我同你们老总打了多年交道了，还登记什么？”说完继续往里走，张小姐茫然无措。
评委们摇头，看来张小姐处理不妥。
轮到李小姐应时，“客人”又进门了，仍然说要找总经理。李小姐把客人让到沙发上坐下。
李小姐：“先生，请问您怎么称呼？让我向王总经理通报一下好吗？”
客人做了回答。
李小姐用电话通报后，笑容可掬地对客人说：“对不起，让您久等了！总经理欢迎您的到来，请往这边走吧！”
客人满意地点头。评委们脸上露出了笑容。
下面轮到赵小姐应试了。主考官给她打来了电话：“喂，你是XX公司吗？我是大宇公司老总。我们现在有急事要用车，请你们支持一下，马上派一部小车来好吗？”
赵小姐回答：“好的，我们马上就派去。”
评委们认为赵小组太轻率了。
一位考官从旁边插话：“这会儿公司没有小车在家。”
赵小姐无言以对。
下一个是刘小姐应试。她仍然接到同样的要车电话。
刘小姐：“真对不起，我们公司现在没有车在家，请您向别的单位借吧！”
刘小姐直来直去，评委们不满意。
接着易小姐应试，她接到要车的电话后说：“老总啊，真对不起，我们公司的车就出去了。这样吧，我马上帮您向别的单位联系，找到后我立刻通知您，您看行吗？”
这时考官和评委们都满意了。
从这个例子可以看出，敏捷的思维和良好的公关口才对秘书是多么重要。说话是瞬间的事，不像写文章那样可以从容修改润色。能否在不同场合，运用好口语，做到准确、达意、得体，使公关活动更有生机，更具魅力，取得预期效果，与说话者自身的各方面素质分不开，其中“说”的能力很重要。高尔基说过：“语言不是蜜，但可以粘住一切。”讲的是口才对提高人际交往质量的重要性。
秘书部门好比组织的窗户和眼睛，反映该组织的精神风貌，体现一个单位的管理水平。香港的秘书被称为公司的“名片”。从秘书身上，还可以看到领导者的影子。秘书在一些公务场合说话代表的是单位，有时受领导委托直接代表领导处理一些问题，其说话关系到单位的形象，甚至影响到工作的成败。
有一年的春天，一个香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。公司上下对此都非常重视，早早做出了各种安排。公司总经理特意安排出专门的时间，静候贵客。在专门安排的会客室里，精心准备了烟、茶、水果，还派自己的秘书提前到公司门口等候。
香港客商进入公司大门后，等候在大厅的秘书马上上前热情地与客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（用手指会客室），他叫你过去。”香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他下属，凭什么叫我？你们现在就是这样对待合作者的？那以后还了得？合
作应当是关系平等的。”于是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，叫你们总经理到我入住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。
事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。真是一语不当险失合作良机！
二、秘书公关口才的基本要求
公关语言有着职业的特定要求。一个优秀的秘书，其公关口才要满足以下基本要求。
（一）讲诚实。秘书应待人诚恳，有亲和力。陆一帆主编的《语言美》，讲到一位年轻的大学老师经历的一件事，为我们提供了秘书公关口才的一个范例：
有一次，我去某市政府参加座谈会，因为塞车，迟到了15分钟，以至于在市府门口不知何去何从。这时一位年近半百的大姐迎上前来。
“请问，您是某某老师吗？”
“是的。”
“我是市府接待室的。请跟我来，会议室在这边儿。”她很自然地伸出右手，手心向上，手指朝着会议室方向。“路上车子挤吧？您辛苦了。”
“噢，不好意思，我迟到了。”
“请不必介意，您那么忙，能来参加座谈会，我们已经很感激的了。”
到了会议室门口，她关切地问：“里面冷气很猛，您要不要休息
一下，收收汗再进去呢？”
„„„„
真是“慧于心而秀于言”，年轻老师深深感叹着。这位秘书大姐沉稳端庄、平实优雅的口才风格显然产生了一种无形的魅力，以致事后年轻老师回味她的谈吐，仍有亲切、甘甜的感觉。可见，正如老舍所说，口才绝不仅仅是“口上之才”，口才是秘书“心灵的音乐”，“全人”的写照。
（二）要准确。实事求是，是秘书必备的基本素质。提供信息、汇报情况要准确可信，不能弄虚作假、哗众取宠。秘书在领导身边工作，直接为领导决策提供服务，任何含混不清的语言都会影响到工作，尤其是涉及到的数据资料更应准确无误。第一是真实。提供信息，汇报情况，必须实事求是，“不唯上”、“不唯书”，“只唯实”。反映事实、引用文件要有依据。第二是适度。说话注意对象、场合、时机、习俗、讲究分寸，话不能说过了头。“当说的说，不当说的不能说，说晚了、说早了、说多了、说少了，都会出问题。”（李瑞环语）第三是严密。严密是一个人逻辑推理能力的重要体现，秘书要善于分析、推理、归纳，说话时做到严谨周密，不能自相矛盾，丢三拉四。
（三）贵简明。在准确的基础上，善于抓住实质性的东西，用简短明确的语言叙述出来。马克思说过，“真理常常是简明的”，表达问题简明，反映了一个人对问题高度概括的能力。同时表述简明，能节省自己和他人的时间。假如向领导汇报工作时，十句话可以说清的问题，用了二十句乃至三十句，不仅耽误领导的时间，而且主要问题还可能被废话淹没，贻误工作。所以，秘书说话要讲效率，尽可能用少量的话语传达较多的信息。明确说话的中心，对可有可无的材料，可
说可不说的词句，坚决“割爱”。通俗易懂，免去不必要的重复，戒掉口头禅，达到简明扼要的要求。
（四）善应对。从属性、辅助性是秘书的角色特征，秘书工作一般是有章可循、按部就班的，但也有可能出现一些比较特殊的意想不到的情况。对于这些情况，要具有沉着冷静、机智灵活的良好心理品质，同时，语言表达上掌握一定的应对技巧。比如处理突发事件，接待偏激执拗的上访人员，应对纠缠者等等。
如，有一家宾馆，正在举行盛大的执行宴会，正当宾主双方畅谈十分热烈之际，突然停电了，客人们显得有点扫兴，主人颇为不安，深感遗憾。这时秘书灵机一动，立即宣布：“女士们、先生们，为了增加宴会的气氛，我们特意为大家准备了一个别出心裁的烛光晚会。”说完，指挥大家在大厅各处燃起蜡烛。一时间，烛光摇曳，朦朦胧胧，别有一番情趣。主人和客人都很高兴，称赞不已。既赞叹烛光晚会的别致新颖，更赞叹秘书的应变能力。
上面案例中，秘书较高的应对能力，与其思维敏捷，反应迅速，把准契机分不开。善应对，就是使自己在特定语境中，言语处于一种优化状态，是坚持原则性与灵活性相统一的具体体现。试想，如果不这样处理的话，而直接说“由于停电，只好改点蜡烛了。”其效果会怎样呢？（胡祥鸿）
谈秘书的公共关系口才
公共关系语言是为实现特定的公关目的——建立公共关系或维持、强化、改善公共关系状态而运用的语言。它是一种应用范围广、实用性强的语言。任何行业、任何组织都要运用公共关系语言技巧，以处理好与内外公众的关系。所谓口才，指的是应用口头语言表情达意，传递信息的能力，是用巧妙的方式打动、征服对方的说话艺术。秘书要与公众进行广泛的交际，要参加以口语交际为基础的谈话、社交、接待、谈判、主持、论辩、演讲等各种活动。在秘书必备的多项素质中，公关口才十分重要，它是一种必不可少的基础能力，也是一项基本功。
一、秘书要重视公关口才
从人类诞生的那一天起，就决定了“说”是任何“做”的工作的先导，秘书工作也不例外。秘书以辅助决策、综合协调、沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导的参谋和助手，要经常向领导汇报工作，征求意见，提出建议，参加会议讨论，接待来访来宾，接受咨询，调查研究，协调矛盾，上传下达等等。总之，要经常同组织内部公众和外部公众进行沟通。常言道：秘书是吃“开口饭”的，既要有三分内才，又要有七分口才。一个缺乏起码的口语表达能力的秘书，是根本做不好本职工作的。任何一个组织在选用秘书时，都十分重视其语言表达能力。比如，一家外资企业招聘秘书，经过笔试之后有如下一场演试：
一位“客人”走进办公室。
张小姐：“先生，请问您找谁？”
客人：“我找你们总经理。”
张小姐：“对不起，请您登记一下。”
客人往前走，不予理睬；张小姐拦住了他。客人不悦，说：“对我不放心？我同你们老总打了多年交道了，还登记什么？”说完继续往里走，张小姐茫然无措。
评委们摇头，看来张小姐处理不妥。
轮到李小姐应时，“客人”又进门了，仍然说要找总经理。李小姐把客人让到沙发上坐下。
李小姐：“先生，请问您怎么称呼？让我向王总经理通报一下好吗？”
客人做了回答。
李小姐用电话通报后，笑容可掬地对客人说：“对不起，让您久等了！总经理欢迎您的到来，请往这边走吧！”
客人满意地点头。评委们脸上露出了笑容。
下面轮到赵小姐应试了。主考官给她打来了电话：“喂，你是XX公司吗？我是大宇公司老总。我们现在有急事要用车，请你们支持一下，马上派一部小车来好吗？”
赵小姐回答：“好的，我们马上就派去。”
评委们认为赵小组太轻率了。
一位考官从旁边插话：“这会儿公司没有小车在家。”
赵小姐无言以对。
下一个是刘小姐应试。她仍然接到同样的要车电话。
刘小姐：“真对不起，我们公司现在没有车在家，请您向别的单位借吧！”
刘小姐直来直去，评委们不满意。
接着易小姐应试，她接到要车的电话后说：“老总啊，真对不起，我们公司的车就出去了。这样吧，我马上帮您向别的单位联系，找到后我立刻通知您，您看行吗？”
这时考官和评委们都满意了。
从这个例子可以看出，敏捷的思维和良好的公关口才对秘书是多么重要。说话是瞬间的事，不像写文章那样可以从容修改润色。能否在不同场合，运用好口语，做到准确、达意、得体，使公关活动更有生机，更具魅力，取得预期效果，与说话者自身的各方面素质分不开，其中“说”的能力很重要。高尔基说过：“语言不是蜜，但可以粘住一切。”讲的是口才对提高人际交往质量的重要性。
秘书部门好比组织的窗户和眼睛，反映该组织的精神风貌，体现一个单位的管理水平。香港的秘书被称为公司的“名片”。从秘书身上，还可以看到领导者的影子。秘书在一些公务场合说话代表的是单位，有时受领导委托直接代表领导处理一些问题，其说话关系到单位的形象，甚至影响到工作的成败。
有一年的春天，一个香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。公司上下对此都非常重视，早早做出了各种安排。公司总经理特意安排出专门的时间，静候贵客。在专门安排的会客室里，精心准备了烟、茶、水果，还派自己的秘书提前到公司门口等候。
香港客商进入公司大门后，等候在大厅的秘书马上上前热情地与客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（用手指会客室），他叫你过去。”香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他下属，凭什么叫我？你们现在就是这样对待合作者的？那以后还了得？合
作应当是关系平等的。”于是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，叫你们总经理到我入住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。
事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。真是一语不当险失合作良机！
二、秘书公关口才的基本要求
公关语言有着职业的特定要求。一个优秀的秘书，其公关口才要满足以下基本要求。
（一）讲诚实。秘书应待人诚恳，有亲和力。陆一帆主编的《语言美》，讲到一位年轻的大学老师经历的一件事，为我们提供了秘书公关口才的一个范例：
有一次，我去某市政府参加座谈会，因为塞车，迟到了15分钟，以至于在市府门口不知何去何从。这时一位年近半百的大姐迎上前来。
“请问，您是某某老师吗？”
“是的。”
“我是市府接待室的。请跟我来，会议室在这边儿。”她很自然地伸出右手，手心向上，手指朝着会议室方向。“路上车子挤吧？您辛苦了。”
“噢，不好意思，我迟到了。”
“请不必介意，您那么忙，能来参加座谈会，我们已经很感激的了。”
到了会议室门口，她关切地问：“里面冷气很猛，您要不要休息
一下，收收汗再进去呢？”
„„„„
真是“慧于心而秀于言”，年轻老师深深感叹着。这位秘书大姐沉稳端庄、平实优雅的口才风格显然产生了一种无形的魅力，以致事后年轻老师回味她的谈吐，仍有亲切、甘甜的感觉。可见，正如老舍所说，口才绝不仅仅是“口上之才”，口才是秘书“心灵的音乐”，“全人”的写照。
（二）要准确。实事求是，是秘书必备的基本素质。提供信息、汇报情况要准确可信，不能弄虚作假、哗众取宠。秘书在领导身边工作，直接为领导决策提供服务，任何含混不清的语言都会影响到工作，尤其是涉及到的数据资料更应准确无误。第一是真实。提供信息，汇报情况，必须实事求是，“不唯上”、“不唯书”，“只唯实”。反映事实、引用文件要有依据。第二是适度。说话注意对象、场合、时机、习俗、讲究分寸，话不能说过了头。“当说的说，不当说的不能说，说晚了、说早了、说多了、说少了，都会出问题。”（李瑞环语）第三是严密。严密是一个人逻辑推理能力的重要体现，秘书要善于分析、推理、归纳，说话时做到严谨周密，不能自相矛盾，丢三拉四。
（三）贵简明。在准确的基础上，善于抓住实质性的东西，用简短明确的语言叙述出来。马克思说过，“真理常常是简明的”，表达问题简明，反映了一个人对问题高度概括的能力。同时表述简明，能节省自己和他人的时间。假如向领导汇报工作时，十句话可以说清的问题，用了二十句乃至三十句，不仅耽误领导的时间，而且主要问题还可能被废话淹没，贻误工作。所以，秘书说话要讲效率，尽可能用少量的话语传达较多的信息。明确说话的中心，对可有可无的材料，可
说可不说的词句，坚决“割爱”。通俗易懂，免去不必要的重复，戒掉口头禅，达到简明扼要的要求。
（四）善应对。从属性、辅助性是秘书的角色特征，秘书工作一般是有章可循、按部就班的，但也有可能出现一些比较特殊的意想不到的情况。对于这些情况，要具有沉着冷静、机智灵活的良好心理品质，同时，语言表达上掌握一定的应对技巧。比如处理突发事件，接待偏激执拗的上访人员，应对纠缠者等等。
如，有一家宾馆，正在举行盛大的执行宴会，正当宾主双方畅谈十分热烈之际，突然停电了，客人们显得有点扫兴，主人颇为不安，深感遗憾。这时秘书灵机一动，立即宣布：“女士们、先生们，为了增加宴会的气氛，我们特意为大家准备了一个别出心裁的烛光晚会。”说完，指挥大家在大厅各处燃起蜡烛。一时间，烛光摇曳，朦朦胧胧，别有一番情趣。主人和客人都很高兴，称赞不已。既赞叹烛光晚会的别致新颖，更赞叹秘书的应变能力。
上面案例中，秘书较高的应对能力，与其思维敏捷，反应迅速，把准契机分不开。善应对，就是使自己在特定语境中，言语处于一种优化状态，是坚持原则性与灵活性相统一的具体体现。试想，如果不这样处理的话，而直接说“由于停电，只好改点蜡烛了。”其效果会怎样呢？（胡祥鸿）