办公室接待及日常管理
一、目的
“外交无小事,接待无小事”,接待做为办公室工作的重要组成部分,是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项重要内容,为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,更好的展示企业文化。为进一步规范接待工作,特针对办公室接待工作流程做出如下规范。
二、原则
本着“热情礼貌,服务周到,厉行节约,对口接待”的原则。
三、管理
办公室为公司接待工作的对口管理部门,负责接待工作的安排和管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤服务和保障。
四、接待礼仪
1、仪表:面容清洁、衣着得体。
2、举止:稳重端庄,从容大方。
3、言语:语气温和,礼貌文雅。
4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、引领:通常走在客人右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处抬手示意。
五、接待及电话接听流程
1、接待流程标准用语: 第一环节:确认来访:姓名、单位、被访对象、预约情况 A:您好!欢迎光临余硕(美乐尔)发制品有限公司,我是人力资源***,请问有什么可以帮您?
B:____________________
A:您好!您请做,(倒茶)请用茶,请问您找那位?请问有预约吗?
B:____________________
A:您找**总/经理/部门有什么事吗?您这边是(什么单位)?您贵姓? B:____________________
第二环节:确认来访性质:推销、找人、面试
A:方便告诉我您找**总/经理/部门有什么事吗,我好帮您传达?
NO:推销无预约
YES:有预约、熟悉人群、重要事宜、紧急情况
A:(NO)不好意思,**总/经理现在不在办公室,留个您的联系方式和相关资料给我,到时候我帮您转达**总/经理/部门,如果有需要他会和您及时联系。
A:(YES)请稍等一下!**总/经理正在开会,我帮您转达一下。
B:____________________
A:**总/经理不再或没时间:您好!不好意思,**总/经理不在/正在开会,麻烦您留个联系方式给我,之后会转告**总/经理您的到访。
A:同意延时接见:不好意思,**总/经理正在开会,请您稍等片刻。 A:同意即时接见:您好!**总/经理正在办公室/会议室等您。
第五环节:引领、送客 A:**先生/小姐,这边请,请跟我来。
A:(敲门)**总/经理,您好,**公司**先生/小姐,到了。
C:__________________
A:您好!请这边坐!(摆上茶水、示意客人请坐)
A:您请慢走!(保持微笑,欢送宾客)
2、电话接听标准用语
第一环节:确定来电 姓名、单位、被访对象、预约情况 A:您好!余硕(美乐尔)发制品有限公司,请问有什么可以帮您?
B:________________
A:您好!请问您这边是(什么单位)?您贵姓?
B:________________
第二环节:确定来电性质 推销、找人、面试 A:您找**总/经理有什么事情吗?我好帮您转接?
第三环节:是否转接、向上请示 NO:推销无预约
A:不好意思,**总/经理不在,稍后我会帮您转告**总/经理,您可以留个联系方式给我,方便跟您联系。
YES:有预约、熟悉人群、重要事宜、紧急情况
A:即时转接:好的,请稍等!
A:分机占线:不好意思,电话占线,稍等一会儿您再打过来。
A:领导不在:不好意思,**总/经理不在,稍后您再打过来还是我代为转告? B:______________
A:再见!
六、注意事项
1、总机、分机接听礼仪
(1)总机
使用标准的普通话进行接听,注意音量和音调,不要太低或太高,回答时,直接明了,不拖泥带水。注意使用规范的电话接听语言和礼仪。
电话必须在三声之内接听,若长时间电话无人接听,接听电话时,应先向对方道歉:“对不起,让您久等了!”。时刻具备“我代表公司形象”的意识。留言时,电话号码、地点、人名等重要内容时,一定要重复,确认无误。如有询问公
司员工手机号码或其他私人问题时,婉言拒绝。
(2)分机电话
分机:“您好,***部***(自己姓名)”然后再开始交谈,这样避免找错了对象的失误。当发现找错时,要说:对不起,请稍等。然后换他呼叫的员工接电话或帮他改拨其他分机号码。
2、接听电话礼仪规范
(1)选好通话时间
拨打电话,首先要考虑在什么时间最合适。如果不是特别熟悉或有特殊情况,一般不要在早7点以前、晚10点以后,也不要在用餐时间和午休时间打电话。即使客户已将家中电话告诉你,也不要尽量往家中打电话。
(2)礼貌的开头语
当对方拿起听筒后,应当有礼貌的称呼对方,亲切的问候“您好,我是***,请问您是**吗?”。只询问别人,不报出自己是不礼貌的。如果需要讲的内容较长或对方不在公司内,请先问一句:“您现在方便接电话吗?”
(3)语调的魅力
要求面带微笑与对方交谈,清晰而亲切、平稳而柔和的语调接听电话能显示出说话人的职业风度和教养。禁止边打电话边嚼口香糖或吃东西。
(4)职业意识
无论对方是多么熟悉的人,在谈工作时还是要注意说话语调要严肃,用于简练、规范、礼貌,要有职业意识。一来引起对方重视,二来不影响整个办公室气氛。
(5)结束语
打完电话,应当有礼貌的寒暄几句:“再见!”“谢谢”“祝您工作愉快!”等恰当的结束语。
3、接听电话礼仪禁忌
(1)要注意的是,在商务交往中,不允许接电话时以“喂、喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”
(2)万一对方拨错了电话或者电话串了线,也要保持风度。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之对方电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如果有可能,不妨问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,不是“吃饱了撑的”,而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。
(3)通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西,更不要同时与其他人闲聊。打电话时保持坐姿端正,不要让对方感受到在接话人的心中无足轻重。结束通话时,应认真的道别,而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。
办公室日常管理制度
第一章 总则
办公场所是员工从事经营管理的劳动场所,公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应当自觉维护良好的办公环境,特制定本制度。
第一章 员工行为规范
1、员工着装要得体、大放、整洁。
(1)女员工上班时间不可着浓妆,勿佩戴过多首饰;领口过低,群、裤过 短的服装禁止穿着。
(2)男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。
2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。
(1)上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,乐观进取。
(2)对待上司要尊重,对待同事要礼貌,对待客户要热情,处理工作保持 头脑清醒冷静,提倡微笑待人,微笑服务。
(3)保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。
(4)出入会议室或上司办公室,主动敲门示意;出入房间随手关门。
3、员工言谈要亲切、诚恳、谦虚。
(1)与他人交谈,要专心致志,面带微笑,言语平和,语意明确。
(2)严禁说脏话、忌语,使用文明用语。
(3)同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言 应礼貌,平和。
(4)见到领导时应主动打招呼,向上级回报工作时简明扼要、实事求是。
第三章 员工日常工作行为规范
1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静,禁止高声喧哗、嬉戏打闹。
2、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的 网页和视频、下载电影游戏及做工作无关之事。
3、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,
须事先向人力资源部提出申请,经批准后方可使用。
4、员工产生打印或传真后的稿件,应立即拿走,禁止堆放在传真机或复印机 上。
5、严禁在上班时间内使用公司电话拨打私人电话;上班时间如需要接听或拨 打私人手机,应做到言简意赅、长话短说,不允许长时间接听或拨打私人 电话。
6、工作时间内禁止在办公室区域内食用有气味的食品及零食。
7、工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人文件、资料、报告等材料。
8、办公室内应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放; 资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
9、办公椅不能随意摆放,离开后要将座椅推进办公桌下面。
10、未经人力滋源部同意,禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。
11、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情 绪,禁止将私人情绪带入工作总。
12、工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作,快捷高效为原则,应 及时解决可能存在的矛盾和问题。
第四章 办公室安全卫生管理规范
(一)卫生管理
办公室是大家日常工作的劳动场所,卫生情况能直接影响个人的工作情绪,为使大家能拥有一个舒畅、美好的办公心情,营造洁净、宜人的办公环境,制定本制度。
1、公共卫生
已由公司请专人打扫,每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。具体维护措施如下。
公用设备:打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品,打印废纸需 码整齐后放在打印机旁边。
会议室: 使用过后需将桌面整理干净,杂质水杯各自归位,并将椅子推进 会议桌下面,保持横面平行。
休息区: 沙发、茶几使用过后主动整理干净,不允许存放杂志和报纸等。 卫生间: 保持地面干净无水渍,便池、洗手池使用过后冲洗干净。 地面: 保持地面干净清洁、无污物,不得随地吐痰、乱扔废物等。
2、员工个人卫生
员工个人工位卫生由个人负责整理干净,须做到:
办公电脑:要定期清理,需做到表面干净、无污渍灰尘。
资料: 摆放整齐,堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
桌面: 保持干净、整洁、无污渍灰尘,不得在桌面上摆放与工作无关的 物品。
3、软环境
吸烟:公共、办公区域内严禁吸烟,需要吸烟的人可去楼道或不影响他人工 作的地方。
食品:禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
(二)安全管理
为保证公司财产及员工人身安全,保障正常工作秩序,制定本安全管理制度。
1、防盗意识
重要文件:要做好重要资料保存工作,不得随意摆放保密文件,对于发明专 利、软件、图纸要重点管理,不得随意泄漏。
公司钥匙:办公室钥匙由各个分公司指定人员配备,不得转交本室以外的人 员使用,未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。
外来人员:员工不得私自带领与工作无关的人员在办公室内长时间逗留,如 需外人来我公司等候,需向人力资源部申请,方可进入。严禁将 外人单独留在办公室内。
门窗: 办公室门窗要牢固,人离时要关锁门窗,员工不得在办公室内存 放大量现金、手机等贵重物品,以防被盗。
产品: 公司的产品、样机,不得随意摆放,人机不在一处时要随时收起 锁好,若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失, 由个人负责赔偿。
2、安全意识
危险品:员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具进入办公场所。 空调: 开启空调时须按国家相关要求调整温度(夏天不得低于26℃,冬 季不得高于20℃),人员长时间离开办公室时应关闭空调,下午下 班后须关闭空调。
水: 用水后,要将水龙头关闭,如有发现渗漏立即报告人力资源部。 电: 要做到人离电停,下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及 办公室电灯。
(三)节约意识
勤俭节约是中华民族的传统美德,我们要鼓励大家继承和发扬这个美德。
办公室接待及日常管理
一、目的
“外交无小事,接待无小事”,接待做为办公室工作的重要组成部分,是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项重要内容,为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,更好的展示企业文化。为进一步规范接待工作,特针对办公室接待工作流程做出如下规范。
二、原则
本着“热情礼貌,服务周到,厉行节约,对口接待”的原则。
三、管理
办公室为公司接待工作的对口管理部门,负责接待工作的安排和管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤服务和保障。
四、接待礼仪
1、仪表:面容清洁、衣着得体。
2、举止:稳重端庄,从容大方。
3、言语:语气温和,礼貌文雅。
4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、引领:通常走在客人右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处抬手示意。
五、接待及电话接听流程
1、接待流程标准用语: 第一环节:确认来访:姓名、单位、被访对象、预约情况 A:您好!欢迎光临余硕(美乐尔)发制品有限公司,我是人力资源***,请问有什么可以帮您?
B:____________________
A:您好!您请做,(倒茶)请用茶,请问您找那位?请问有预约吗?
B:____________________
A:您找**总/经理/部门有什么事吗?您这边是(什么单位)?您贵姓? B:____________________
第二环节:确认来访性质:推销、找人、面试
A:方便告诉我您找**总/经理/部门有什么事吗,我好帮您传达?
NO:推销无预约
YES:有预约、熟悉人群、重要事宜、紧急情况
A:(NO)不好意思,**总/经理现在不在办公室,留个您的联系方式和相关资料给我,到时候我帮您转达**总/经理/部门,如果有需要他会和您及时联系。
A:(YES)请稍等一下!**总/经理正在开会,我帮您转达一下。
B:____________________
A:**总/经理不再或没时间:您好!不好意思,**总/经理不在/正在开会,麻烦您留个联系方式给我,之后会转告**总/经理您的到访。
A:同意延时接见:不好意思,**总/经理正在开会,请您稍等片刻。 A:同意即时接见:您好!**总/经理正在办公室/会议室等您。
第五环节:引领、送客 A:**先生/小姐,这边请,请跟我来。
A:(敲门)**总/经理,您好,**公司**先生/小姐,到了。
C:__________________
A:您好!请这边坐!(摆上茶水、示意客人请坐)
A:您请慢走!(保持微笑,欢送宾客)
2、电话接听标准用语
第一环节:确定来电 姓名、单位、被访对象、预约情况 A:您好!余硕(美乐尔)发制品有限公司,请问有什么可以帮您?
B:________________
A:您好!请问您这边是(什么单位)?您贵姓?
B:________________
第二环节:确定来电性质 推销、找人、面试 A:您找**总/经理有什么事情吗?我好帮您转接?
第三环节:是否转接、向上请示 NO:推销无预约
A:不好意思,**总/经理不在,稍后我会帮您转告**总/经理,您可以留个联系方式给我,方便跟您联系。
YES:有预约、熟悉人群、重要事宜、紧急情况
A:即时转接:好的,请稍等!
A:分机占线:不好意思,电话占线,稍等一会儿您再打过来。
A:领导不在:不好意思,**总/经理不在,稍后您再打过来还是我代为转告? B:______________
A:再见!
六、注意事项
1、总机、分机接听礼仪
(1)总机
使用标准的普通话进行接听,注意音量和音调,不要太低或太高,回答时,直接明了,不拖泥带水。注意使用规范的电话接听语言和礼仪。
电话必须在三声之内接听,若长时间电话无人接听,接听电话时,应先向对方道歉:“对不起,让您久等了!”。时刻具备“我代表公司形象”的意识。留言时,电话号码、地点、人名等重要内容时,一定要重复,确认无误。如有询问公
司员工手机号码或其他私人问题时,婉言拒绝。
(2)分机电话
分机:“您好,***部***(自己姓名)”然后再开始交谈,这样避免找错了对象的失误。当发现找错时,要说:对不起,请稍等。然后换他呼叫的员工接电话或帮他改拨其他分机号码。
2、接听电话礼仪规范
(1)选好通话时间
拨打电话,首先要考虑在什么时间最合适。如果不是特别熟悉或有特殊情况,一般不要在早7点以前、晚10点以后,也不要在用餐时间和午休时间打电话。即使客户已将家中电话告诉你,也不要尽量往家中打电话。
(2)礼貌的开头语
当对方拿起听筒后,应当有礼貌的称呼对方,亲切的问候“您好,我是***,请问您是**吗?”。只询问别人,不报出自己是不礼貌的。如果需要讲的内容较长或对方不在公司内,请先问一句:“您现在方便接电话吗?”
(3)语调的魅力
要求面带微笑与对方交谈,清晰而亲切、平稳而柔和的语调接听电话能显示出说话人的职业风度和教养。禁止边打电话边嚼口香糖或吃东西。
(4)职业意识
无论对方是多么熟悉的人,在谈工作时还是要注意说话语调要严肃,用于简练、规范、礼貌,要有职业意识。一来引起对方重视,二来不影响整个办公室气氛。
(5)结束语
打完电话,应当有礼貌的寒暄几句:“再见!”“谢谢”“祝您工作愉快!”等恰当的结束语。
3、接听电话礼仪禁忌
(1)要注意的是,在商务交往中,不允许接电话时以“喂、喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”
(2)万一对方拨错了电话或者电话串了线,也要保持风度。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之对方电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如果有可能,不妨问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,不是“吃饱了撑的”,而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。
(3)通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西,更不要同时与其他人闲聊。打电话时保持坐姿端正,不要让对方感受到在接话人的心中无足轻重。结束通话时,应认真的道别,而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。
办公室日常管理制度
第一章 总则
办公场所是员工从事经营管理的劳动场所,公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应当自觉维护良好的办公环境,特制定本制度。
第一章 员工行为规范
1、员工着装要得体、大放、整洁。
(1)女员工上班时间不可着浓妆,勿佩戴过多首饰;领口过低,群、裤过 短的服装禁止穿着。
(2)男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。
2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。
(1)上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,乐观进取。
(2)对待上司要尊重,对待同事要礼貌,对待客户要热情,处理工作保持 头脑清醒冷静,提倡微笑待人,微笑服务。
(3)保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。
(4)出入会议室或上司办公室,主动敲门示意;出入房间随手关门。
3、员工言谈要亲切、诚恳、谦虚。
(1)与他人交谈,要专心致志,面带微笑,言语平和,语意明确。
(2)严禁说脏话、忌语,使用文明用语。
(3)同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言 应礼貌,平和。
(4)见到领导时应主动打招呼,向上级回报工作时简明扼要、实事求是。
第三章 员工日常工作行为规范
1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静,禁止高声喧哗、嬉戏打闹。
2、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的 网页和视频、下载电影游戏及做工作无关之事。
3、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,
须事先向人力资源部提出申请,经批准后方可使用。
4、员工产生打印或传真后的稿件,应立即拿走,禁止堆放在传真机或复印机 上。
5、严禁在上班时间内使用公司电话拨打私人电话;上班时间如需要接听或拨 打私人手机,应做到言简意赅、长话短说,不允许长时间接听或拨打私人 电话。
6、工作时间内禁止在办公室区域内食用有气味的食品及零食。
7、工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人文件、资料、报告等材料。
8、办公室内应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放; 资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
9、办公椅不能随意摆放,离开后要将座椅推进办公桌下面。
10、未经人力滋源部同意,禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。
11、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情 绪,禁止将私人情绪带入工作总。
12、工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作,快捷高效为原则,应 及时解决可能存在的矛盾和问题。
第四章 办公室安全卫生管理规范
(一)卫生管理
办公室是大家日常工作的劳动场所,卫生情况能直接影响个人的工作情绪,为使大家能拥有一个舒畅、美好的办公心情,营造洁净、宜人的办公环境,制定本制度。
1、公共卫生
已由公司请专人打扫,每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。具体维护措施如下。
公用设备:打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品,打印废纸需 码整齐后放在打印机旁边。
会议室: 使用过后需将桌面整理干净,杂质水杯各自归位,并将椅子推进 会议桌下面,保持横面平行。
休息区: 沙发、茶几使用过后主动整理干净,不允许存放杂志和报纸等。 卫生间: 保持地面干净无水渍,便池、洗手池使用过后冲洗干净。 地面: 保持地面干净清洁、无污物,不得随地吐痰、乱扔废物等。
2、员工个人卫生
员工个人工位卫生由个人负责整理干净,须做到:
办公电脑:要定期清理,需做到表面干净、无污渍灰尘。
资料: 摆放整齐,堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
桌面: 保持干净、整洁、无污渍灰尘,不得在桌面上摆放与工作无关的 物品。
3、软环境
吸烟:公共、办公区域内严禁吸烟,需要吸烟的人可去楼道或不影响他人工 作的地方。
食品:禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
(二)安全管理
为保证公司财产及员工人身安全,保障正常工作秩序,制定本安全管理制度。
1、防盗意识
重要文件:要做好重要资料保存工作,不得随意摆放保密文件,对于发明专 利、软件、图纸要重点管理,不得随意泄漏。
公司钥匙:办公室钥匙由各个分公司指定人员配备,不得转交本室以外的人 员使用,未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。
外来人员:员工不得私自带领与工作无关的人员在办公室内长时间逗留,如 需外人来我公司等候,需向人力资源部申请,方可进入。严禁将 外人单独留在办公室内。
门窗: 办公室门窗要牢固,人离时要关锁门窗,员工不得在办公室内存 放大量现金、手机等贵重物品,以防被盗。
产品: 公司的产品、样机,不得随意摆放,人机不在一处时要随时收起 锁好,若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失, 由个人负责赔偿。
2、安全意识
危险品:员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具进入办公场所。 空调: 开启空调时须按国家相关要求调整温度(夏天不得低于26℃,冬 季不得高于20℃),人员长时间离开办公室时应关闭空调,下午下 班后须关闭空调。
水: 用水后,要将水龙头关闭,如有发现渗漏立即报告人力资源部。 电: 要做到人离电停,下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及 办公室电灯。
(三)节约意识
勤俭节约是中华民族的传统美德,我们要鼓励大家继承和发扬这个美德。