试述数据库技术在档案编研工作中的重要性
摘要就如何在编研工作中使用数据库技术进行论述。
关键词数据库; 档案编研; 应用
1档案馆藏数据库和档案专题数据库
众览档案学界中关于档案数据库的文章, 我们发现大多数文章对档案馆藏数据库和档案专题数据库是不作区分的, 这很容易导致人们产生档案数据库仅仅关乎档案信息资源建设而无关乎档案信息资源开发的错误认识。
1.1数据信息的不同是两者的根本区别
二者同是载有档案信息的数据库, 但两者的根本区别在于:档案馆藏数据库储存了档案的实体信息, 而档案专题数据库则按专题集合相关档案内容信息。档案馆藏数据库以文献数据库和多媒体数据库为常见。无论它是只记录档案的档号、题名、责任者等外部特征的目录数据库, 还是提供了数字化的档案全文包括文字、图像、数据、代码等的全文数据库和多媒体数据库, 都是基于档案实体信息的, 是对档案实体的真实反映。档案专题数据库和多媒体数据库, 都是基于档案实体信息的, 是对档案实体的真实反映。档案专题数据库就目前的技术手段而言, 可以分为四种类型:① 是文献数据库; ② 是多媒体数据库; ③ 是数值型数据库; ④ 是事实型数据库。这四种类型的数据库都是基于档案内容信息, 通过对档案内容信息的分析、过滤、加工、编排而产生的。其中比较难以理解的恐怕是档案专题性的文献数据库和多媒体数据库与档案馆藏数据库作何区分的问题。从数据信息上看, 两者的要求不同, 档案馆藏数据库必须完全忠实于档案实体, 专题性的文献库和多媒体库的数据则可以是以档案的真实记录为依据, 围绕主题和传播的需要经过挑选、删节、加工的档案信息。档案馆藏数据库和档案专题数据库的区别还体现在以下几个方面。
1.2目的作用不同
档案馆藏数据库是为提高档案管理和档案检索利用工作的效率, 缓解档案保存与利用的矛盾而建立的, 可以说其:① 是为档案馆(室) 的各项工作服务; ② 是为档案检索利用服务, 属于档案信息资源建设的范畴。档案专题数据库则是为了有效揭示并聚集与某一主题相关的, 蕴藏在档案文献当中的有价值的信息, 提供给社会利用。可以说档案专题数据库建设属于档案信息资源开发的范畴。
1.3产生过程不同
一般来讲, 档案馆藏数据库是在档案整理、保管的过程中产生的, 以目录数据库为例, 档案馆在接收、征集到入馆档案之后, 经过整理、著录, 析出能够标志档案文献的外部信息之后, 在档案移交保管部门时, 就应当将档号、责任者、案卷题名
试述数据库技术在档案编研工作中的重要性
摘要就如何在编研工作中使用数据库技术进行论述。
关键词数据库; 档案编研; 应用
1档案馆藏数据库和档案专题数据库
众览档案学界中关于档案数据库的文章, 我们发现大多数文章对档案馆藏数据库和档案专题数据库是不作区分的, 这很容易导致人们产生档案数据库仅仅关乎档案信息资源建设而无关乎档案信息资源开发的错误认识。
1.1数据信息的不同是两者的根本区别
二者同是载有档案信息的数据库, 但两者的根本区别在于:档案馆藏数据库储存了档案的实体信息, 而档案专题数据库则按专题集合相关档案内容信息。档案馆藏数据库以文献数据库和多媒体数据库为常见。无论它是只记录档案的档号、题名、责任者等外部特征的目录数据库, 还是提供了数字化的档案全文包括文字、图像、数据、代码等的全文数据库和多媒体数据库, 都是基于档案实体信息的, 是对档案实体的真实反映。档案专题数据库和多媒体数据库, 都是基于档案实体信息的, 是对档案实体的真实反映。档案专题数据库就目前的技术手段而言, 可以分为四种类型:① 是文献数据库; ② 是多媒体数据库; ③ 是数值型数据库; ④ 是事实型数据库。这四种类型的数据库都是基于档案内容信息, 通过对档案内容信息的分析、过滤、加工、编排而产生的。其中比较难以理解的恐怕是档案专题性的文献数据库和多媒体数据库与档案馆藏数据库作何区分的问题。从数据信息上看, 两者的要求不同, 档案馆藏数据库必须完全忠实于档案实体, 专题性的文献库和多媒体库的数据则可以是以档案的真实记录为依据, 围绕主题和传播的需要经过挑选、删节、加工的档案信息。档案馆藏数据库和档案专题数据库的区别还体现在以下几个方面。
1.2目的作用不同
档案馆藏数据库是为提高档案管理和档案检索利用工作的效率, 缓解档案保存与利用的矛盾而建立的, 可以说其:① 是为档案馆(室) 的各项工作服务; ② 是为档案检索利用服务, 属于档案信息资源建设的范畴。档案专题数据库则是为了有效揭示并聚集与某一主题相关的, 蕴藏在档案文献当中的有价值的信息, 提供给社会利用。可以说档案专题数据库建设属于档案信息资源开发的范畴。
1.3产生过程不同
一般来讲, 档案馆藏数据库是在档案整理、保管的过程中产生的, 以目录数据库为例, 档案馆在接收、征集到入馆档案之后, 经过整理、著录, 析出能够标志档案文献的外部信息之后, 在档案移交保管部门时, 就应当将档号、责任者、案卷题名