２００４年第４期
秘书工作
秘书修养
33
秘书工作中的矛盾初探
马春笋
矛盾存在于一切客观事物和主观思维的过程中，秘书工作也不例外。做好秘书工作必须有辩证思维，把握好其中的各种关系，正确认识和妥善处理其中的矛盾。这里从政府办公厅（室）秘书工作的特殊性出发，对其中的三对矛盾谈一点认识和思考。
意图办理。但同时，秘书工作的好坏在很大程度上要看参谋助手作用发挥得是否到位。可以说，发挥参谋助手作用既是秘书工作的出发点，也是秘书工作的最终目的。这就要求秘书工作不能停留在忙于应付的水平上，要处理好主动和被动的关系，注意在完成日常服务工作的同时主动发挥参谋助手作用，以提高参谋服务的有效性。
处理好主动与被动的关系，一要站准位，站准位是秘书工作人员应具备的基本素质，作为秘书工作人员，要守纪律、懂规矩、会干事、干成事，参谋工作到位而不越位，特别是不能越俎代庖，代替领导拍板决策。二要未雨绸缪，在领导决策前，要超前谋划，收集决策所必需的信息，提出可供参考的建议，做好预案准备工作；在领导决策中，要立足全局，把握重点，协助理顺决策中的各种关系，化解有关问题和矛盾，优质高效地为领导决策提供服务；在领导决策后，要认真贯彻落实，及时发现落实中的问题，并根据情况变化，提出补充调整意见，为领导完善决策服务。
一、思想与行动
思与行是一对矛盾。思与行的矛盾是由秘书工作的性质决定的。秘书是为领导服务的，必须善于从领导同志的角度观察和思考问题，想领导同志之所想，急领导同志之所急。同时，秘书又不是决策者，有参谋之职，无决策之权，在决策体系中处于被动地位，不能擅自行动。因此，做好秘书工作，既要做思想上的“巨人”，敢于、善于从领导的角度思考问题，又要做行动上的“矮子”，一切按规矩办事，服从命令听指挥。
思与行的统一，需要强化“两个意识”、抓好“一个落实”。“两个意识”，一是政治意识。没有政治上的坚定性就没有思想和行动上的统一性。作为秘书人员要有高度的政治敏锐性和政治鉴别力，不仅要善于从政治上观察、分析问题，而且要把讲政治贯彻到每一项具体的工作中，用讲政治来统一我们的思想和行动。二是大局意识。一切服从于大局，是对秘书工作人员的基本要求。要时刻想着大局，牢牢把握大局，善于站在大局的角度和领导的高度认识问题、分析问题，提出解决问题的方案，并坚持在大局下行动。如果大局意识不强，就很容易陷入本位主义和小团体主义，工作就很难做好。“一个落实”就是要扎扎实实地做好每一项工作。参谋服务、决策落实是一个有机整体，参谋服务只是开始，推动决策落实才是最终目的。因此，事情一旦决定，要立刻行动，坚决地把领导决策落到实处。
三、程序与效率
秘书机构的日常工作，主要表现在办文、办会、办事上。这其中既有数量的要求，也有质量的标准，客观上要求规范化、程序化，以提高工作效率。可以说，程序是秘书工作质量和效率的保证。程序与效率有时又是一对矛盾，只有按程序办事才能最大限度地减少工作中的失误，但程序过多又会带来形式主义和官僚主义，降低工作效率。
处理好程序与效率的关系，首先要建立健全工作机制，规范工作程序。秘书工作无小事，每一项工作都关系到办公厅整体功能的发挥和整体效率的实现，因此，必须注意规范工作程序，理顺各种关系，科学、合理地确定内部分工和工作流程，减少不必要的环节，加快工作节奏，对办文、办会、办事的各个方面制定严格的操作规程，明确操作办法，提出具体标准，着力提高制度化、规范化和科学化管理水平。
二、主动与被动
秘书工作主要是被动的，但被动的工作有时需要主动地去做。从根本上说，秘书处在从属、被动的位置，这决定了秘书工作要服从服务于领导，很多事情必须请示领导，按领导的
34
秘书修养
秘书工作
２００４年第４期
其次，要建立健全工作制度。程序体现在制度之中，但制度的内涵大于程序。我们在制定各项制度的时候，一方面，要特别注意其中的程序问题，对每一件事都要有明确的办理程序，确保各项工作的有序运转。另一方面，要体现一定的灵活性。实践是丰富的，再好的制度也会碰到例外的情况，因此，好的制度一定要为特殊情况的处理留有余地。在具体工作中，我们既要严格按制度办事，用制度管人，做到人人责任分明，处处有章可循，使每个环节切实负起责任，又要在特殊情况下，敢于打破常规，减少不必要的程序，以提高工作效率，尽快把领导交办的事情落到实处。
三要增强效率意识和时效观念，秘书机构在日常工作中起着枢纽作用，工作效率的高低关系着全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念，对于普通文电，做到当天处理，对于复杂文电，也要有个时间标准，实在处理不了的问题，要及时请示，促使问题的早日解决。
总之，参谋服务的过程本身就是矛盾处理的过程。在这一过程中，最根本的是要把握好一个“度”，做到“恰如其分”、“恰到好处”，
可以说，这是秘书工作艺术的集中体现。诚
然，冰冻三尺非一日之寒，做到“恰如其分”、“恰到好处”需要长期的积累，但这其中也不是没有规律可循：首先，要有“适度观念”，坚持一切从实际出发，实事求是。工作固然要高标准、严要求，尽可能地出高质量的成果，但决不能因此而过于追求完美。质量与效率是一个问题的两个方面，有时难以两全，这就要求我们在工作中善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求工作质量和工作效率的有机统一，不能太多地纠缠于枝节问题。其次，要掌握基本的原则，考虑问题、处理事情要以政策、制度和规定为依据，但决不能死抠本本、条条。一切按本本、条条办事难免脱离实际，所出的主意也就很难做到“适度”，要么“超前”，要么“落后”，其效果可想而知。最后，要有辩证思维，“适度”就是不能绝对化，对任何一件事，绝不能简单地分成两极，要么好得很，要么糟得很，这种非此即彼的思想方法是不可能正确认识和处理问题的，对秘书工作有害无益，必须坚决克服。□
（作者系中国人民大学公共管理学院2003级博士生）
规外，还重点学习文秘、经济、科技、法律等方面的知识。
在学习方式上，采取请进来和走出去相结合，集体学习和个人自学相结合。每月邀请1—2名教师或学有专长的人员，开展专题讲座。同时，与兄弟县市经常沟通联系，进行实地参观考察。还要求大家走出机关，开展调查研究，班子成员每年至少抽出1个月时间，一般干部至少抽出2个月时间，深入基层进行调研，总结经验，探索规律，努力了解一手情况，掌握一手资料，以吃透“三头”，做到“三化”，即吃透上头，做到上级精神涞水化；吃透下头，群众创造理论化；吃透外头，外地经验本地化。
经过一个时期的努力，在办公室形成了学习的气氛，塑造了学习的习惯，培养了学习的能力，人才得以锻造，人才素质得以提高，各项工作水平也上了台阶，得到县委领导的充分肯定。□
●来文撷英●
健全学习机制锻造一流人才
张德勇
特殊的地位和作用，决定了党委办公室必须要有一流的人才。锻造一流的人才，必须要有健全的学习机制。作为一个县委办公室，同样要健全机制，狠抓学习，提高素质，争创佳绩。我们的做法是：
在学习的目标上，要求工作人员政治上要达到“四讲”；讲政治、讲形象、讲奉献、讲团结；业务上要达到“四会”：会起草公文、会表达意图、会创新工作、会协调事情。提倡建立“T ”型知识结构，既要做精通某项业务的“专才”，也要做能写、能说、能协调的“通才”。
在学习制度上，我们建立健全了办公室内部学习制度、干部在职自学制度，开展了“四个一”学习活动，规定每天至少抽出一小时自学，每周抽出一小时集中学习，每周撰写一篇体会文章，每月学习一本好书。集体有考勤记录，个人有学习笔记，学习成绩年底进行考核，三者作为年终考核评优的重要依据。
在学习内容上，除系统学习邓小平理论、“三个代表”重要思想及各种政策法
（作者单位：河北省涞水县委办
公室）
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秘书工作
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秘书工作中的矛盾初探
马春笋
矛盾存在于一切客观事物和主观思维的过程中，秘书工作也不例外。做好秘书工作必须有辩证思维，把握好其中的各种关系，正确认识和妥善处理其中的矛盾。这里从政府办公厅（室）秘书工作的特殊性出发，对其中的三对矛盾谈一点认识和思考。
意图办理。但同时，秘书工作的好坏在很大程度上要看参谋助手作用发挥得是否到位。可以说，发挥参谋助手作用既是秘书工作的出发点，也是秘书工作的最终目的。这就要求秘书工作不能停留在忙于应付的水平上，要处理好主动和被动的关系，注意在完成日常服务工作的同时主动发挥参谋助手作用，以提高参谋服务的有效性。
处理好主动与被动的关系，一要站准位，站准位是秘书工作人员应具备的基本素质，作为秘书工作人员，要守纪律、懂规矩、会干事、干成事，参谋工作到位而不越位，特别是不能越俎代庖，代替领导拍板决策。二要未雨绸缪，在领导决策前，要超前谋划，收集决策所必需的信息，提出可供参考的建议，做好预案准备工作；在领导决策中，要立足全局，把握重点，协助理顺决策中的各种关系，化解有关问题和矛盾，优质高效地为领导决策提供服务；在领导决策后，要认真贯彻落实，及时发现落实中的问题，并根据情况变化，提出补充调整意见，为领导完善决策服务。
一、思想与行动
思与行是一对矛盾。思与行的矛盾是由秘书工作的性质决定的。秘书是为领导服务的，必须善于从领导同志的角度观察和思考问题，想领导同志之所想，急领导同志之所急。同时，秘书又不是决策者，有参谋之职，无决策之权，在决策体系中处于被动地位，不能擅自行动。因此，做好秘书工作，既要做思想上的“巨人”，敢于、善于从领导的角度思考问题，又要做行动上的“矮子”，一切按规矩办事，服从命令听指挥。
思与行的统一，需要强化“两个意识”、抓好“一个落实”。“两个意识”，一是政治意识。没有政治上的坚定性就没有思想和行动上的统一性。作为秘书人员要有高度的政治敏锐性和政治鉴别力，不仅要善于从政治上观察、分析问题，而且要把讲政治贯彻到每一项具体的工作中，用讲政治来统一我们的思想和行动。二是大局意识。一切服从于大局，是对秘书工作人员的基本要求。要时刻想着大局，牢牢把握大局，善于站在大局的角度和领导的高度认识问题、分析问题，提出解决问题的方案，并坚持在大局下行动。如果大局意识不强，就很容易陷入本位主义和小团体主义，工作就很难做好。“一个落实”就是要扎扎实实地做好每一项工作。参谋服务、决策落实是一个有机整体，参谋服务只是开始，推动决策落实才是最终目的。因此，事情一旦决定，要立刻行动，坚决地把领导决策落到实处。
三、程序与效率
秘书机构的日常工作，主要表现在办文、办会、办事上。这其中既有数量的要求，也有质量的标准，客观上要求规范化、程序化，以提高工作效率。可以说，程序是秘书工作质量和效率的保证。程序与效率有时又是一对矛盾，只有按程序办事才能最大限度地减少工作中的失误，但程序过多又会带来形式主义和官僚主义，降低工作效率。
处理好程序与效率的关系，首先要建立健全工作机制，规范工作程序。秘书工作无小事，每一项工作都关系到办公厅整体功能的发挥和整体效率的实现，因此，必须注意规范工作程序，理顺各种关系，科学、合理地确定内部分工和工作流程，减少不必要的环节，加快工作节奏，对办文、办会、办事的各个方面制定严格的操作规程，明确操作办法，提出具体标准，着力提高制度化、规范化和科学化管理水平。
二、主动与被动
秘书工作主要是被动的，但被动的工作有时需要主动地去做。从根本上说，秘书处在从属、被动的位置，这决定了秘书工作要服从服务于领导，很多事情必须请示领导，按领导的
34
秘书修养
秘书工作
２００４年第４期
其次，要建立健全工作制度。程序体现在制度之中，但制度的内涵大于程序。我们在制定各项制度的时候，一方面，要特别注意其中的程序问题，对每一件事都要有明确的办理程序，确保各项工作的有序运转。另一方面，要体现一定的灵活性。实践是丰富的，再好的制度也会碰到例外的情况，因此，好的制度一定要为特殊情况的处理留有余地。在具体工作中，我们既要严格按制度办事，用制度管人，做到人人责任分明，处处有章可循，使每个环节切实负起责任，又要在特殊情况下，敢于打破常规，减少不必要的程序，以提高工作效率，尽快把领导交办的事情落到实处。
三要增强效率意识和时效观念，秘书机构在日常工作中起着枢纽作用，工作效率的高低关系着全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念，对于普通文电，做到当天处理，对于复杂文电，也要有个时间标准，实在处理不了的问题，要及时请示，促使问题的早日解决。
总之，参谋服务的过程本身就是矛盾处理的过程。在这一过程中，最根本的是要把握好一个“度”，做到“恰如其分”、“恰到好处”，
可以说，这是秘书工作艺术的集中体现。诚
然，冰冻三尺非一日之寒，做到“恰如其分”、“恰到好处”需要长期的积累，但这其中也不是没有规律可循：首先，要有“适度观念”，坚持一切从实际出发，实事求是。工作固然要高标准、严要求，尽可能地出高质量的成果，但决不能因此而过于追求完美。质量与效率是一个问题的两个方面，有时难以两全，这就要求我们在工作中善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求工作质量和工作效率的有机统一，不能太多地纠缠于枝节问题。其次，要掌握基本的原则，考虑问题、处理事情要以政策、制度和规定为依据，但决不能死抠本本、条条。一切按本本、条条办事难免脱离实际，所出的主意也就很难做到“适度”，要么“超前”，要么“落后”，其效果可想而知。最后，要有辩证思维，“适度”就是不能绝对化，对任何一件事，绝不能简单地分成两极，要么好得很，要么糟得很，这种非此即彼的思想方法是不可能正确认识和处理问题的，对秘书工作有害无益，必须坚决克服。□
（作者系中国人民大学公共管理学院2003级博士生）
规外，还重点学习文秘、经济、科技、法律等方面的知识。
在学习方式上，采取请进来和走出去相结合，集体学习和个人自学相结合。每月邀请1—2名教师或学有专长的人员，开展专题讲座。同时，与兄弟县市经常沟通联系，进行实地参观考察。还要求大家走出机关，开展调查研究，班子成员每年至少抽出1个月时间，一般干部至少抽出2个月时间，深入基层进行调研，总结经验，探索规律，努力了解一手情况，掌握一手资料，以吃透“三头”，做到“三化”，即吃透上头，做到上级精神涞水化；吃透下头，群众创造理论化；吃透外头，外地经验本地化。
经过一个时期的努力，在办公室形成了学习的气氛，塑造了学习的习惯，培养了学习的能力，人才得以锻造，人才素质得以提高，各项工作水平也上了台阶，得到县委领导的充分肯定。□
●来文撷英●
健全学习机制锻造一流人才
张德勇
特殊的地位和作用，决定了党委办公室必须要有一流的人才。锻造一流的人才，必须要有健全的学习机制。作为一个县委办公室，同样要健全机制，狠抓学习，提高素质，争创佳绩。我们的做法是：
在学习的目标上，要求工作人员政治上要达到“四讲”；讲政治、讲形象、讲奉献、讲团结；业务上要达到“四会”：会起草公文、会表达意图、会创新工作、会协调事情。提倡建立“T ”型知识结构，既要做精通某项业务的“专才”，也要做能写、能说、能协调的“通才”。
在学习制度上，我们建立健全了办公室内部学习制度、干部在职自学制度，开展了“四个一”学习活动，规定每天至少抽出一小时自学，每周抽出一小时集中学习，每周撰写一篇体会文章，每月学习一本好书。集体有考勤记录，个人有学习笔记，学习成绩年底进行考核，三者作为年终考核评优的重要依据。
在学习内容上，除系统学习邓小平理论、“三个代表”重要思想及各种政策法
（作者单位：河北省涞水县委办
公室）