档案管理学 孟世恩老师
第一章 档案的收集
第一节 档案收集工作概述
一 档案收集工作和档案收集工作的特定概念
1 档案收集工作：按党和国家的规定，把分散的各机关、组织、个人手中的档案和散失在外的档案，有计划地集中到有关机关的档案室（馆），实现集中统一管理。
2 收集：是指对档案管理具体活动的描述，我们所谓的档案收集是按档案的形成规律把分散的材料接收、征集和集中起来。
二 档案收集工作的内容
1 针对机关档案室：机关档案室对本机关需要归档档案的接收工作。
2 针对档案馆：档案馆对各现行机关和撤销单位的具有长久保存价值档案的接收。
3 针对历史档案：对历史档案的接收和征集。
★ 三 档案收集工作的重要性（意义）
收集工作是档案管理工作中的重要业务环节
重要地位的体现：
1是档案室（馆）积累档案的手段，为档案工作提供物质对象，是实体管理工作的起点。
2 是实现档案集中统一管理的重要方法和措施，我国档案工作的基本原则要求把具有长久保存价值的档案集中保存在机关档案室或者国家档案馆。
3 收集工作的质量影响档案的整理、鉴定及提供利用等环节。重视档案收集工作的质量是贯彻收集工作始终的重要问题。
4 收集工作是档案部门与外界产生联系的重要环节，是取得档案的首要。
5是贮存档案信息的重要途径。
6 促进档案学理论的发展。
7 维护党和国家真实历史面貌的重要手段。
四 收集工作的要求
1 归档和进馆档案应齐全完整：保证归档和进馆档案的齐全和完整是贯穿档案收集工作始终的重要要求。
2 加强馆（室）外的调查和指导：在收集工作中重视馆（室）外的调查，掌握应收入档案馆（室）档案的分散、流动等方面的信息，对形成档案的种类、内容、保存价值及整理、保管等情况有清楚的了解，统筹安排，宏观指导。
3 保持全宗与全宗群的不可分散性。全宗是立档单位档案的有机整体，保持全宗的不可分散性，是档案管理的基本原则。
4 推行入馆档案的标准化。档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。
第二节 丰富档案馆（室）收藏档案的内容与门类
一 丰富馆（室）藏是档案馆（室）的首要任务
档案馆（室）工作成就取决于档案馆（室）藏量的多少及完整程度和质量的高低。档案馆（室）的工作对象是档案，藏量越丰富越珍贵，为社会做贡献的就越大，会受到社会的重视和支持。从内容和属性看，综合性方针政策性偏多，具体问题少；政治、经济多，民生方面少；一般性工作多，地方特色少。 从门类上看，党政多，专门少。 从载体上看，纸质多，新型少。时间上：建国后多，解放前少。
★ 二 丰富馆（室）藏的标志
1 数量充分，质量优化。 档案收藏的丰富性取决于数量与质量的辩证统一，强调丰富馆藏和优选，数量与质量并重。
2 成分充实，结构合理。 档案总结方面，党政机关档案和科技专门档案。 形成单位方面，机关档案和名人档案。 内容上，全面收集反映政治、经济、科技、外交等方面宏观与微观材料。 载体方面，既包括纸质和现代特殊载体的。不同来源、内容、形式、载体的档案可以互相补充印证，使档案不断丰富。
三 以辩证的观点处理丰富馆（室）藏中的各种关系
1 处理好馆（室）衔接与互利的关系
档案馆丰富馆藏不能缩短机关档案室保存档案的时间，不能把档案室的档案全部接收进来，“富馆空室”的做法不可取。
2 处理好综合与特色的关系
地方档案馆应突出地方特色。综合性档案馆应保存本地区各机关各种类型、载体的档案。还要重视对反映本地区历史面貌档案的收集，形成地方特色。
3 处理好广度与深度的问题
广度就是指接收面广，扩大接收范围，使馆藏的门类、载体、内容多样化。深度是指接收档案的内容要深化，接收的内容除能够反映国家地区概貌以外的，还应收集典型性、地方性，有一定深度，反映重大活动的档案。
4 处理好档案与资料的关系
要重视收集和保存与馆（室）藏内容有关的资料，由于各种原因，有些档案残缺不全，不能完成任务。收集和保存与馆（室）藏有关的资料，可以在一定程度上弥补档案不全和档案内容记录不详的缺陷。收集方法：和档案一起接收，机关团体赠送，有计划地购买。
第三节 机关档案室的归档工作
一 建立健全归档制度
（一）归档制度的定义
机关档案室的收集工作是指机关内文件的归档。归档是指各机关在工作活动中不断产生的文件处理完毕后不得由承办单位和个人分散保存，必须由文书部门或业务部门予以整理，并定期移交给机关档案室集中保存。归档是我国明文规定的一项制度，我们称其为归档制度。
1956年由国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》里规定：全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料应由文书处理部门整理立卷，并定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误做法。同时要求各机关的档案（包括各机关的收发文件、内部文书、会议记录、电话记录、记述文件、出版物原稿、印模）应由机关的档案业务机构——档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存。 1983年，中央办公厅、国家办公厅印发的《机关档案工作条例》再次指出机关应建立健全机关的归档制度。 1987年《档案法》第十条规定：对国家规定的应立卷归档的材料必须按规定定期向本机关档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。这就使我国的归档制度以法律的形式固定下来。
（二）建立健全归档制度的必要性
1 档案形成：文件通过归档转化为档案。是文书工作的终结，又是档案工作的开始。
2 机关档案工作：建立在归档制度的基础上，没归档制度就不会有齐全完整的档案，就不会有健全的档案
工作。建立健全归档制度可保证档案室有足够档案来源，为开展各种档案业务活动创造条件，是为国家积累档案财富的重要保证。
★ 二 归档制度的内容
(一) 归档范围
1 根据2006年国家档案局8号令《机关文件范围和文书档案保管期限规定》第三条规定机关文件的归档范围：
(1) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件。
(2) 在机关活动中形成，在维护、集体和公民权利等方面具有凭证价值的文件。
(3) 本机关需贯彻执行的上级机关、同级机关的文件，下级机关报送的重要的文件。
(4) 其他对本机关工作有查考价值的文件。以本机关形成的文件为主。
2在实际工作中本应归档却没归档的现象：
(1) 短期保存的文件没归档。
(2) 本机关的党组、保卫、人事、纪检、财务等要害部门的档案没归档。
(3) 会议记录、负责人讲话的记录、检查指示工作的记录、本机关内部形成的文件等没归档。
(4) 没经过机关盖印的文件、领导人亲启的文件、外出开会带回来的文件等等没经过收发手续的文件没
归档。
(5) 重要文件的历次修改稿没归档。
(6) 领导有重要批示的转处文件没归档。
(7) 重要会议的新闻稿、领导在媒体上的讲话没归档。
(8) 本单位统计报表、数据没归档。
（9）新闻媒体发表的有关本单位的新闻报导、图片、录像没归档。
3 机关文件不需归档的范围：
(1) 上级机关的突发性文件，不需本机关办理的文件；奖惩、任免非本机关人员的文件；工作参考的
抄件。
(2) 本机关文件中的重份，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改和各次校
对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人员的来信、电话记录，本机关内部互相抄送的文件，本机关负责人兼任外机关职务而形成的与本机关无关的文件，
(3) 同级机关不需贯彻执行和不需办理的文件。
(4) 下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或者越级抄报的文件。
总之，各机关要根据本机关的具体情况，结合国家的规定，制定出本机关具体的归档和不归档的范围，
做到具体问题具体分类。
(二) 归档时间
机关文书处理部门或业务部门应在第二年上半年档案部门移交档案。
(三) 归档要求
即归档案卷的质量要求：(1) 应归档的案卷应齐全完整。(2) 文件和电报应按内容的联系、合并、整
理归档。(3) 归档的文件应保持之间的历史联系，区分不同的保存价值，分类整理，便于保管和利用。
(四) 归档手续 P96
三 做好归档工作应注意的几个问题：
(一) 档案室应关注文件的形成：为保证归档文件的完整，档案室工作人员不仅要通过归档把已形成的文
件收集齐全，还要关注文件形成和处理过程中的情况。
(二) 1 协助文书处理部门做好归档组织工作：(1) 坚持执行归档制度。(2) 平时立卷按时归档，一年一
清，不积压散失，利于档案的完整齐全便于形成者查考利用，提高机关工作效率。（3）文书处理人员和业务人员清楚本单位的业务活动及文件形成的内在联系，有利于保证归档的质量。（4）由文书处理部门归档可以使档案室工作人员有更多的时间做好自己的本职工作。
2 要协助督促文书处理部门和业务部门做好归档前的准备工作：（1）要正确选择立卷归档环节。（立
卷归档：即立卷地位、立卷工作放在哪个部门，哪级机构的问题）立卷环节要和本机关的组织形式相适应。（2）要避免重复立卷。机关组织立卷，需不需立卷，做到有规可循。各机关要根据自己的实际情况对文件的分工立卷作出相应的规定。
★ 如何分工立卷？
谁办谁立卷:外级机关发来的综合性文件及本机关产生的综合性文件一般由办公厅（办公室）负责
立卷；部门业务性文件由业务承办部门负责立卷；本机关的发文由形成者立卷；合办文件由主办单位立卷；会议文件也由主办者立卷。
档案机关之间分工立卷：上级党委发的文件在党委办公厅立卷；政府部门发的文件由政府办公厅立
卷；上级业务部门的文件由有关业务部门负责立卷。
（三）做好临时性文件的收集工作，以补充归档制度的不足。（P99）在实际工作中常常归档不全或者不归
档，所以这种临时性收集显得尤为重要。临时性文件的收集主要结合保密检查、机构检查、人员调动、临时性工作活动等，有时在进行鉴定时，剔除文件中一些文件，可将有用文件收回。根据情况加以收集。
第四节 档案馆的收集工作
★ 一 档案馆档案的来源及收集范围
1 档案的来源就目前而言大体可分为：（1）接收现行机关的档案，指正在履行正常工作的机关单位，这部分档案的特点是不断产生和形成，所以说它是档案馆档案不断丰富和增长的主要源泉。（2）接收撤销机关的档案，指由于各种各样的原因被停止工作职能或者撤销行政建制的机关单位。（3）征集历史档案，一般是指建国前历史上曾存在过的一些政权机关、团体、部队、学校、企业、事业单位和著名人物的档案。（4）档案馆之间的交接档案。行政区划变更和档案局的变化；各国文化交流活动。
2 收集范围：（1）、本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；（2）、属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；(3)、属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。
二 现行机关与撤销机关档案的收集
(一) 现行机关档案的收集
现行机关档案是对我国社会主义革命建设有重要历史意义和现实的宝贵财富。为组织好现行机关档案的收集工作，应做好以下几点：
1 深入调查研究，做到胸中有数。了解你所接收机关档案的形成特点、保存数量、整理状况、保管条件、提供利用的情况等。对于这些问题做专门调查，有计划地安排接收工作。档案馆应有专人负责这项工作，并制度化下来。
2做好档案移交前的业务指导和各项准备工作，把各项工作做到进馆前。做好档案业务移交前的安排和
准备工作，接收时能做到井井有条。
3 坚持进馆档案的质量要求和完备的接收手续。《档案馆工作通则》的规定：（1）进馆档案应该保存全
宗的完整性，并整理好。（2）立档单位编制的组织沿革、立档介绍和有关的检索工具应随同档案一起接收。（3）交接双方必须根据交接目录清点核对，并且在交接文据上签名盖章。
★ 具体来讲，有以下几个方面的具体要求：
（1）以全宗为单位认真地整理，保证档案的完整与系统。（2）档案按立档单位的组织机构或问题或年度相结合的方法予以分类，要将党、政、工、团等各种档案一并整理，统一移交。（3）文件、电报统一立卷，保管单位要符合相关的标准，卷内文件系统排列，保持文件的内在历史联系，卷内文件要编写章号、页号，并填写好卷内文件录。（4）案卷标题应简明准确，全面反映案卷内的全部内容。（5）对有损文件要采取一定保管措施，予以整理。（6）案卷装订要符合相应的标准，案卷封面编目应有必要的项目要求、机关与机关机构的名称、起止时间、保管期限、档号（全宗号，案卷目录号，案卷号，页号）。（7）要注意接收和档案有关的材料，补充档案收集上的不足。
4 从实际出发，灵活掌握档案入馆时间。根据相关规定，对接收档案时间上的要求：现行机关档案在本
机关保存的期限，原则是省级以上机关应该将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下应该将永久保存的档案在本机关保存10年左右，然后向档案馆移交。接收时要考虑它的环境、保管条件，还要考虑机关的性质和档案的特点，此外还要考虑机关离档案馆的远近、交通条件。总之，要从机关的实际情况出发，决定入馆的时间。
(二) 关于撤销机关档案接收的问题
对这一部分档案要按实际情况处理：
1 若机关撤销，则该机关档案要一同并入另一机关档案室，但接收后这部分档案要单独保管。
2 一机关并入另一机关，则该机关档案要一同并入另一机关档案室，但接手后这部分档案要单独保管。 3 若两个或两个以上机关合并为新机关，这几个机关的档案应由新成立的机关接收，但合并前的档案要分开保管。
4 若一机关撤销，根据它的职能把它划分到几个机关：（1）把原档案集中在其中一个机关档案室（2）临时机关撤消后将档案交给原机关档案室。
★ 二、革命历史档案的征集
（一）我国革命历史档案在档案部门基本状况
革命历史档案是历史概念，是指中共及其领导的革命组织和革命活动家在建国前形成的档案。这是我党和老一辈革命家领导革命斗争的历史文化财富，它对于我们研究革命史、党史，以及总结历史经验，进行爱国主义和传统教育都有重要意义。这批档案的保存问题：1残缺不全2大量流失到国外3不系统不集中4档案载体材料差。
（二）收集整理革命历史档案的意义
1收集好革命历史档案是正确总结历史经验和教育子孙后代的生动素材。
2是具有抢救党和国家历史文化财富性质的工作。
3是实行档案集中统一管理的有效措施。
（三）收集革命历史档案的范围：从五四运动到1949年建国前，整个新民主主义革命时期，我党及其领导的人民团体所形成的档案均在征集范围之内，具体有以下几个方面：
1要收集毛、刘、周、朱等老一辈无产阶级革命家的手稿，包括他们自己起草的文件、电报、新闻稿、书信、
诗词、讲话记录、录音带、录像带等。
2要收集建国前党组织和党领导的人民团体，人民政权，企事业单位及军队等机关的文件。
3要收集革命烈士的遗墨。
4要注意收集相关历史资料，包括我党刊物，报纸，大事记。
5要注意收集一些回忆录。
★ （四）收集措施和方法（P112—114）
四 历史档案的收集
思考题：
1档案收集工作的意义何在？
2档案收集工作要坚持哪些指导思想？
3归档制度的内容？
4丰富馆藏和室藏的主要标准 5档案馆接收档案的范围与要求 6 历史档案的收集途径和方法
第二章 档案的系统整理
第一节 档案系统整理工作的内容和原则
一 档案系统整理工作的内容
档案系统整理：把需进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使其系统化。这项工作是以区分全宗、分类、组卷、排列等形式来加以完成的，经过整理后的档案应尽量能够达到全面、历史的反映立档单位的活动面貌，揭示出文件之间的相互联系，保证查找顺利，充分发挥档案的作用。
在档案学中档案的整理指狭义上的档案整理，其内容主要包括区分全宗、分类（指全宗内的分类）、组卷，卷内文件的整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列和案卷目录的编制等一系列内容。
上述工作就是档案整理工作的基本程序，这个程序又成为整理工作的基本环节。这个工作环节是从整体上讲档案整理工作的基本程序，但具体操作起来并不是在任何情况下各项工作都必须全做，真正的在档案馆(室) 整理档案总的有三种情况：
1 档案室在正规条件下，接收的是文书处理、业务部门按归档要求整好的档案，档案馆在正常情况下接收的是机关档案室按入馆要求整好的档案。说档案室（馆）是在一个更大范围的整理，从整个档案室（馆）对档案的排放和各种管理要求出发，对这些档案做进一步系统整理和编目。（相对宏观，大范围的编目） 2 档案室（馆）对已经整理好的档案进行局部加工或质量检查。
3接收的零散文件必须予以全过程整理。
档案整理工作如从作业环节的性质上划分，我们也可概括为系统化和基本编目两大类。
二 档案系统整理工作的意义
1是进一步发挥档案作用的前提。保存档案的目的是为了提供利用，零散的档案无法提供利用，系统化的档案，为提供利用创造条件。
2是档案管理所有业务活动的关键环节和良好基础。科学的整理才利于价值的鉴定。
3为妥善保管提供了条件。因把档案整理好，并用编目方式将档案保管单位和分类排列顺序固定下来，才能使档案、文件有一定规律和顺序，这样才能便于档案的科学管理。
4是档案统计工作的基础，只有整理好的档案才能为统计提供基本单位和体系。
5是档案检索工作的条件，只有整理好的档案才能编制检索工具。
6对档案的收集予以促进。
由此看来整理工作同档案工作各环节关系密切。
★ 三 档案系统整理工作的原则
档案整理遵照其特点和规律，在保持文件历史联系下，分门别类，使之如实反映立档单位历史活动的真实面貌。该原则包括以下4层含义：
1 档案整理必须要遵循档案的形成特点和规律。档案是在一定时间由一定的机关和个人在社会实践活动中形成的。不同时期形成的档案有着各自不同的历史特点，整理时应把不同时期、不同政权性质所形成的档案分开整理，保持各时期档案的历史联系性。档案又是在各机关活动中形成，各立档单位在自身活动中各自行使着自己的职权，分别开展着自己的工作、生产、科研等活动，形成了自己的档案。在整理档案时应把同一机关的档案放在一起，保持各个机关形成档案的完整性和历史联系性。
2 充分利用原有的基础。历史上形成、保存的档案或者某机关已整理，按一定方式方法保管的档案。档案作为历史文化的产物，不仅记录了当时的历史文化活动，还记录了当时保管档案的情况和成果。因为不同历史时期、机关单位的档案整理状况反映了当时的整理水平和历史特点，其包括两层含义：（1）要充分重视和利用原来的整理基础，确定档案整理的任务和要求。只要档案已整理，且有规可循，就保存原来的整理体系，对原来整理问题严重的档案采取一些补救措施。（2）在整理当中要重视过去的整理成果和保存状况，并充分利用。
3 档案整理需保持文件间的历史联系。文件间有一定的内在联系，在整理时必须要予以充分重视，按文件自然形成的秩序予以整理，使之成为有机体。内在的相互联系是它内部固有的本质联系，体现在以下四个方面：
（1）来源方面：产生上看，以机关内部组织机构或个人为单位形成，构成文件来源方面历史联系同一机关、组织、个人形成的档案不轻易打乱。
（2）内容方面：文件是为解决问题产生的。围绕某一问题而产生的档案就记述和反映了这一活动的情况，前后形成的这些档案在内容上互有密切联系，是有机整体。
（3）时间方面：档案是历史的产物，档案的形成者（机关、组织、个人）进行具体活动都有一定得过程和阶段性，这就使文件之间具有一种自然的时间上的联系。
（4）形式方面：文间形成标志着档案的产生特点，能反映文件的来源、时间甚至是内容
综合以上四个方面的文件之间的历史联系，我们可以总结出以下几点：
（1）文件之间的历史联系时客观存在的。整理档案、保存文件之间的历史联系是按客观规律办事，而且是经得起历史检验的，我们整理档案时应该坚持这一做法。
（2）文件之间的历史联系有时候是错综复杂的，整理档案时根据被整档案的实际情况找出最本质、最重要的联系予以保持。
4 档案的整理应做到便于保管和利用。若出现保持历史联系与保管利用产生矛盾时，但产生矛盾时，前者应服从后者。
第二节 全 宗
★ 一 全宗的概念及其含义(P124)
1 概念：全宗是独立的机关、组织或者人物在其社会活动中所形成的档案有机整体。
★ 2 我国档案全宗的类型:(1)按形成全宗的单位和全宗的内容性质划分：机关组织全宗和个人全宗（人物全宗）；（2）按全宗的范围和构成方式划分，可分为：独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。 3 含义：
（1）全宗是有机联系的档案整体。一个机关、组织或者人物形成的档案反映了它们的各种活动及其相互之间密切联系的整体过程；全宗是组成国家档案的基本单位。同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混淆.
（2）全宗在一定历史活动中形成的，体现了档案及其形成的特点。
（3）全宗以一定的社会单位为基础构成的，档案整体来源、界限及相对稳定性。全宗以产生它的机关、组织和个人为单位构成，为档案全宗这一整体确定了区分标志。
4 意义：（1）按全宗整理档案，揭示档案内容的实质，正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。
（2）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。
（3）按全宗整理档案，不仅是方法问题，也是理论问题。按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。
二 立档单位及其构成条件（全宗的构成条件与立档单位）P126
★ 1 立档单位是指形成全宗的机关、组织或人物，也称全宗构成。独立机关算一个立档单位，一个立档单位形成的档案构成一个全宗。
构成立档单位的条件（即构成全宗的条件）：看它能否独立地行使职权。主要标志：在工作上、组织上、财务上是否具有一定的独立性。1957年国家档案局构成立档单位的条件：（1）可以独立行使职权，能以自己的名义对外行文，具有行文权；独立机关首先应该是一个独立的法人代表。（2）从财务上讲，是一个会计
单位，有自己独立的财会机构和人员，可以有自己的预算和结算。（3）有单独的人员编制和专门管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
若不同时具备该上述三个条件时，看是否是一个独立的法人代表，能否独立行使职权。
2 档案整理中分析立档单位的一般方法
确定一个组织单位是否是立档单位，所形成的档案能否构成全宗：（1）从规定档案的职权范围、工作任务、隶属关系、组织编制等方面的法规性文件或领导性文件上查找依据。即从法规性文件中找依据可以确定它是否是立档单位。可考察单位的印信、组织党委名称、文书处理情况等。（2）要从实际情况来看，在研究上述文件的同时，结合本单位的工作、生产等实际活动情况来考察和分析。从本单位的文件形成方面来考虑，看能否独立行使职权，能否独立行文。
3 省、地（市）、县级机关全宗的划分问题(P128-129)
★ 三 立档单位的变化与全宗的划分
由于社会的发展、工作的需，导致机关的增设、撤销、合并以及机关名称的改变，职权范围和隶属关系的调整等各种变化。要看立档单位的政治性质和基本职能有无根本性的变化，根本性的变化则需构成全新的全宗。
1 政治性质与全宗的划分
对于政府机关、团体和事业单位，主要是从政治性质来看它的变化。在政权机关中有两种不同的情况：（1）政权性质发生了根本性变化。解放前后两种根本不同性质的政权形成的档案要严格区分开，各自构成自己单独的全宗。（2）政权变了，但性质没发生根本性变化。在历史上标志着不同的历史时期，反映着不同的阶级关系，分别构成不同的全宗。
但有两种情况：（1）同一政权时期，当权人物的变化不影响全宗的划分。（2）各政权时期，各政党、群众团体、宗教组织的档案不受政权变更的影响而划分全宗。
在同一政权时期内，由于社会的发展、工作的需，导致机关的增设、撤销、合并以及机关名称的改变，职权范围和隶属关系的调整等各种变化。要看立档单位的政治性质和基本职能有无根本性的变化，根本性的变化则需构成全新的全宗：（1）新成立的机关、团体、学校等，其职能是从无到有，构形成的档案要构成新的全宗。（2）旧机关合并成新的机关，新机关代替旧机关的职能，机关的职能发生根本性变化，被撤销的机关的档案要构成新的全宗，新机关的档案要构成新的全宗。（3）原机关的内部机构由于扩大了职能，形成独立的机关，则该机关从独立之日起所形成的档案要构成新的全宗。（4）原是独立机关，变成某一机关的内部组织机构，作为独立机关所形成的档案要单独构成新的全宗，从属后形成的档案要和从属机关的档案构成新的全宗。（5）合署办公的机构，若文件分开处理，则档案应单独构成全宗。
有些情况则不影响全宗的划分：（1）机关职能扩大或缩小（2）机关名称的改变（3）机关隶属关系和地点的改变（4）机关内部组织机构的调整（5）该机关中止了一段时间的工作，后又恢复，机关的性质、职能、任务都没变。
总的来讲，在实际工作中遇到问题，处理的原则：首先要考虑全宗构成条件，研究实际情况，保持档案间的历史联系；其次从保存档案的实际情况出发，便于保管和利用以及实际工作的开展。
四 人物全宗
人物全宗（个人全宗），是一些著名的政治家、社会活动家、科学家、艺术家、著名的教授以及一些知名人士在其一生活动中形成的全部档案。历史上著名的家庭、家族以及其在社会活动中所形成的档案也归入人物全宗。人物全宗除了立档单位本身的活动所形成的文件以外，还有许多其他的材料，包括手稿、讲话稿、电文、信函、日记、笔记、照片、录音带等等，还包括别人及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。个人全宗是一个人形成的档案就构成一个全宗，若公私档案混杂在一起，个人留复印件，机关留原件。
★ 五 全宗的补充形式
按实际情况来划分全宗，其补充形式：
1 联合全宗
指多个互有联系的立档单位的档案因难以区分，而作为一个全宗来进行整理和保管。构成联合全宗情况：（1）前后存在两个立档单位，工作上有继承关系，一些机关为期较短，且相互交替，档案混杂在一起，不能很好地区分全宗，就可以组成联合全宗，较好地保持文件间的历史联系，便于档案的保管和利用。
（2）多个有密切关系的机关合署办公，对内是统一编制、一套机构、一班人马；对外挂多个牌子，且用不同的名义对外行文，这种机关形成的档案应构成联合全宗，更好地保持文件间的历史联系。
2 汇集全宗
汇集全宗是档案馆将自己保存的性质相近，数量又少，且又不完整的档案暂时汇集，将它作为一个整体予以编号和保管。
* 汇集全宗与联合全宗的区别？
（1）构成不同。联合全宗的档案相互间有密切联系，因档案分不开才构成全宗，目的是保持档案间的历史联系，便于保管和利用才联系在一起；汇集全宗则是不一定有密切联系的档案，但不适宜单独编号和保管，才临时汇集在一起。
（2）性质不同。联合全宗是长久性的，确定下就不再变动；汇集全宗有临时性，当可区别开来时，就重新整理全宗。
3 档案汇集
用人为的方法，把无法确定的残缺档案或零散档案组合起来的档案混合体，将它按全宗的形式进行编号。
六 全宗群 P140
指互有联系的全宗构成的群体。在历史上形成产生的有联系的若干全宗，我们称之为全宗群。
七 判定档案的所属全宗 P135
整理积存档案和零散档案时，要解决某件档案或者某些档案的归属问题。立档单位的内部文件和法文的作者就是其档案的形成者，收文的实际收受者就是其档案的形成者。
八 全宗的编号与排列 P14
第三节 全宗内档案的分类
一 分类的意义
档案实体分类：（1）整体上类集：根据档案的时间、来源、内容等属性把它们整理成有条理的系统。（2）具体文件归类：根据档案的内容、作者等特点将文件归到特定的分类体系中。
区分全宗广义上也是一种分类，我们将全宗内档案的分类，就是按档案的来源、时间、内容以及形式上的异同，用科学的方法分类，将其组成特定的有机体系，有条理地反映立档单位的历史变化。意义体现在：
（1）是实体档案进行科学管理的重要方法。全宗的档案是有机整体，仅以全宗为单位来整理档案不够。需将一个全宗内的档案分成若干个类别，体现各个单位之间的联系，有秩序地按类别予以排列。
（2）是档案系统整理工作的重要环节。经过区分全宗后的档案，内有大量、互有联系的文件。分类后才能有条理地反映立档单位的历史面貌，分类为档案的提供利用提供了有力条件。
（3）分类为档案的管理和利用提供了便利条件。
二 分类的基本要求
1从档案的形成特点和规律出发采用分类的方法，保持档案间的历史联系，要尊重形成规律，符合档案形成的实际条件。
2 分类要注意档案的思想性、科学性、统一性、排斥性和伸缩性。
（1）思想性：指政治思想方向，一些档案有阶级性，分类坚持变动规律和历史唯物主义，目的是反映立档单位的历史面貌。
（2）科学性：指分类要按档案的形成关系和内在联系进行，分出的类别要符合立档单位档案的实际情况从一般到特殊，从简单到复杂，从低级到高级，从抽象到具体。
（3）统一性：要做到分类标准统一，做法一致。
（4）排斥性：在同级分类当中，地位相等的内容上互相排斥。
（5）伸缩性：在类别设计上，项目设置要有限制，要有概括性，可伸可缩。
3 分类要注意实用性和便于保管和利用。
三 常用的全宗内档案分类方法（一般方法：P145-146）
（一）组织机构分类法：按立档单位内部组织机构把全宗内的文件分为各个类别。
1 优点
是最常用的一种方法，优点：（1）符合全宗档案形成的特点和规律，较好地保持全宗内档案间的历史联系，能较好反映立档单位的历史面貌。按组织机构分类法完全符合档案形成的实际情况。（2）有问题分类法的主要优点，机关内部设立的各个组织机构，是按分工来主管机关某一方面的业务，机构形成的档案就是某一问题的档案，使相同的问题相对集中。（3）方法简便，分类准确，便于掌握，利于实际工作的开展与进行。（4）与我国文书处理部门立卷归档制度相吻合。是比较科学合理的分类方法。
2 组织机构分类法的适用条件
（1）单位内部设有组织机构。（2）组织机构比较稳定。（3）机关各组织机构职能要明确，文件能够按各自的机构分开。（4）全宗内档案齐全，若全宗内档案不全，就要选择恰当的分类方法。
3 应注意的几个问题
（1）分类要分到哪一层，由立档单位的实际情况等多方面因素决定。文件能够分开就可以。（2）文件的归类问题，哪个机构承办就归到哪个机构。
（二）问题分类法（事由分类法）：把全宗内的档案按文件的说明和反映的问题分类。
1 优缺点
优点:（1）保持文件在内容方面的历史联系。文件是机关在自身工作生产活动中为解决问题而产生的，它能够较好反映问题。（2）能突出地反映机关的中心工作和主要活动，反映机关的活动面貌。（3）使相同性质的文件集中，便于查找利用。
缺点：档案全宗内容包罗万象，判断全宗内的档案是何类别，容易掺杂较多的人为因素，导致分类不准确。 2 适用条件
（1）机关小，人员少，没内部组织机构。（2）内部组织机构不稳定。（3）组织机构分工不明确，职责常有变动。（4）全宗档案采用组织机构分类后，若每一类的档案数量还是比较多，那下一层次的分类就可用问题分类法，将二者结合使用。
3 应注意的几个问题
（1）类与项的设置与立档单位的实际情况相吻合。（2）设置要合乎逻辑，层次要清楚，用词恰当。类与项是平行关系，注意简称的应用。（3）设置总类：先设置总类、总项，即第一类、第一项。第一类综合类，第一项应设合项。（4）按文件的主要内容归类，文件记述和反映的问题在标题上都能体现。
（三）年度分类法：按形成和处理文件日期所属的年度分类。
1 主要优点
（1）符合档案按时间形成的特点和规律，保持文件在形成时间方面的历史联系，反映立档单位逐年工作的变化，大体上反映了机关活动的历史面貌。（2）便于按时间的角度查找利用档案，与我们推行的归档制度相吻合。（3）普遍地结合其他分类方法，分层联用，界限分明。两种例外情况：一立档单位存在时间短，二是全宗内档案被打乱年度或已按其他分类方法分类。
2 准确判断档案所属的年度
文件形成时间和记述内容是一致的。特殊文件：若文件出现跨年度，就要分析实际情况归入最合适的年度。要对这两类文件妥善处理：一是文件有不同年度的日期，二是文件没标日期。
一份文件有多个日期，就要根据文件特点确定主要日期，归入相应的年度类别。内部文件和一般发文以写成日期为依据，来往文书收文以手稿日期为依据，法律、法令、条例等法规性文件以批准日期或生效日期为依据，指示、命令等该类文件以签署日期为依据，计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容针对的年度为依据，跨年度计划归入开始的那一年，跨年度的总结归入最后一年度。若文件没标明日期，就要对文件进行考证，根据文件的内容、材料、格式、字体以及文件上的各种标记来确定相对准确的日期。有立档单位的工作是专门年度，自然年度与专门年度相结合，两种文件分别分类，交叉设类。
四 复式结构分类方法（联合分类法）的选择与分类方法的编制
实际工作中几种分类方法结合使用。
（一）年度组织机构分类法
先按年度分类，再在年度下面按组织机构分类。适用于立档单位内部组织机构相对稳定，每年归档的案卷一次性上架不需留空。缺点，按年度分割，前后联系不紧密。
（二）组织机构年度法
先按组织机构分类，再按年度分类，若按年度分文件较多，再按问题分类。适用于：单位内部机较稳定的全宗，多用于撤销机关的档案，用于现行机关时排架则需留空。
（三）年度问题分类法
先按年度分类，在年度下按问题分类。适用于单位内部机构变动大且复杂，或是机构之间分工不明确，在不适用于按年度组织机构分类时而采用该方法，适用于现行机关的小单位。
（四）问题年度分类法
先按的问题分，在问题下按年度分类。不适用于：现行机关档案分类，在整理历史档案或撤销机关档案时采用。
注意：实际分类中，在保存全宗内档案历史联系的前提下，按实际具体情况灵活采用合适的分类方法。采用复式结构分类法时：要掌握全宗内档案分类统一性原则，同级分类只能采用一种分类方法，不宜层次太多。
对全宗内档案具体分类时，应选择最符合实际的分类大纲。分类大纲是各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的一个纲要。制定步骤：（1）调查研究，了解立档单位的职责和工作范围，提出初步方案，确定要设定的大类，对类目范围和归类方法说明。（2）根据初步方案进行归类，根据实际分类过程中出现的问题修正和补充。（3）确定类项名称和顺序。
五 机关内党、政、工、团档案的分类
（1）把机关内党、政、工、团各级组织形式的档案全部集中在一起，然后分别设立党、工、团类（党群类）。当然也有些小的单位就设有党工团类，以下再设类、目，我们把这方种法称为相对集中做法。
（2）把机关内党、工、团组织的档案一分为二，分开整理。一是机关一级的党工团形成的档案分别单独设类，二是下属党工团所形成的档案分别与同级行政组织的档案归在一起，作为一个统一的类来整理，我们把这种做法称为相对分散做法。至于采用何种做法则需根据档案的实际情况来进行选择。
六 人物全宗内档案的分类
（1）第一, 立档单位的生平、个人自传、传记材料、履历、身份证明、学历证明、奖状、奖章、证书等，还应包括遗嘱。
（2）第二, 创造性的材料，手稿、乐谱、画作、著作手稿及日记、笔记、记事簿、回忆录、译稿等。
（3）第三, 反映立档单位公共活动和社会活动的文件，出席重要会议的记录、发言底稿、提纲、聘书、参
与签名的声明、通电等。
（4）第四, 个人书信。
（5）第五, 财产状况和经济活动的文件，包括动产与不动产的契约、票据、账簿等。
（6）第六, 评价材料，别人收集与撰写的有关立档单位的材料。
（7）第七, 亲属材料，指直系亲属说明立档单位的材料。
（8）第八, 音像、图书材料，包括录音、录像、图片、画册等。
（9）第九, 立档单位本人收集的材料。
（10）最后是其他材料。
第四节 立卷（组成保管单位）分类大纲
一 立卷的几个基本概念
1 含义：立卷(组卷) ，全宗文件经分类后，部分文件需系统化，立卷把零散文件按形成特点和相互联系组成案卷（档案保管的单位是卷，科技文件档案保管的单位是套）。案卷是文书档案保管的基本单位，也是统计数量的基本单位。案卷既可保持的历史联系和反映工作来龙去脉，也便于查找和利用
2 立卷内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内目录和备考表、案卷封面的编目、案卷装订。
3 立卷方法 P171-183
按文件本身特点，将其中具有共同点的组合在一起，形成案卷
方法：按问题、作者、时间、名称、地区、收发文机关来组卷，立卷的六个特征。
（1）最常用问题立卷：按文件记述和反映的问题特征，把同一问题的文件组成一个案卷。
（2）作者(责任者) 立卷：按作者立卷，把同一作者文件组成一个案卷。
（3）时间立卷：按文件内容真正的时间或文件形成的时间，将同一时间段的文件组成一个案卷。
（4）名称(文种) 立卷：按文件的名称(文种) 特征，把同一名称的文件组成一个案卷。（如命令、指示、计划、总结、报表等）
（5）地区(地理概念) 立卷：涉及到同一地区的文件组在一起，或将同一地区的作者文件组在一起，多用于下属机关来文和调查材料。
（6）收发文机关(通讯者) 立卷：按文件的往来机关特征，把同一机关(个人) 往来文件组成一个案卷。 4 运用立卷方法应该注意的几个问题：
（1）要熟悉立卷的各种方法，结合利用。
（2）全面了解实际情况，立卷时要考虑文件的重要程度等多方面的因素来组卷。
二 卷内文件的整理
1 卷内文件的排列与编号
每份文件固定位置，排列有序，保持历史联系。可以按时间、问题、作者、名称、收发文机关、地区以及文件的重要程度，涉及到人物的可以按姓氏笔画等等方法来排列。要做到保持来文与复文、正文与附件以及同一文件的不同稿本等之间的不可分离的关系。卷内文件排列好以后，应该按统一的方法编上张(页) 号及件 号，固定次序，其目的是便于查找和利用。
2 填写卷内目录与备考表
卷内目录放卷首，备考表放卷后，备考表上应写上立卷人的签字，若文件有变动，备考表里应注明。 3 案卷封面的填写和案卷的装订
封面填写包括：案卷机关名称、标题、起止页数、起止日期、保管期限、目录号、卷号、全宗号。填写时用耐久性好的墨水，字迹清楚。案卷标题是揭示和概括文件内容与成分的标识，是案卷的具体名称，可为查找和利用提供线索，是编制各种检索工具的基础。文字简练，通顺确切，基本结构完整。永久卷要装订成册或盒，按“件”整理的要将其装订在一起。
第五节 案卷排列与案卷目录的编制
案卷系统排列编号与案卷目录编制是档案整理的最后工序，确定案卷排列顺序和固定案卷的位置，巩固整理成果。
一 案卷排列
全宗内档案经分类、立卷后，还需系统排列，案卷排列确定案卷的前后顺序和安放位置，确保案卷间的联系。排列方法:(1)按案卷工作联系排列。(2)按问题排列，把有关的同一问题的案卷集中排列。(3)问题较多时，按问题的重要程度排列。(4)按时间排列，按案卷起止时间的先后排列案卷，用于专题性的档案。(5)按作者(级别) 排列。(6)按地区排列。
二 案卷目录的编制
案卷是档案室(馆) 最基本的保管单位，案卷目录是档案室（馆）保存档案的名册，所以案卷排列顺序确定以后应逐卷登记到案卷目录上。
★ 1 案卷目录的作用
（1）用目录形式固定全宗内档案的分类体系和排列次序，巩固档案整理的成果。
（2）揭示、介绍全宗内档案的内容，是最基本的检索工具。
（3）是案卷清册和总账，是统计和保管档案的依据。
★ 2 案卷目录的类型
按全宗来编制，不能将全宗混杂。常见的类型有：(1)以全宗为单位编制的综合性目录。(2)以全宗各个门类为单位编制的分册目录，它按门类特征又可以分为：a. 以全宗内档案类别为单位编制的目录b. 按保管期限编制的目录c. 保管期限结合分类方案编制目录d. 按机密程度编制目录。
3 案卷目录的编制方法 P190-192
★ 三 档号P193
档案馆中常用到全宗号、目录号、案卷号、卷内文件的张(页) 号，我们将其称为档号。用数字表示的代号是用来表示类别及其相互关系符号，它也是揭示文件出处的依据，对档案的管理和利用、对档案的现代化和规范化有现实作用。
1 遵循的基本原则：唯一性、合理性、稳定性。
2 档号的构成：全宗号、案卷目录号、案卷号、页号。
★ 3 使用规则：(1)在实有档案的基础上，相应的档号应完整成套。(2)档案馆内不能有完全相同的全宗号。
(3) 全宗内不能有完全相同的目录号。(4) 案卷目录内不能有完全相同的目录号。(5) 案卷内不能有完全相同的页号或件号。
思考题：
1 档案系统整理工作的原则。
2 全宗的基本含义与类型。
3 什么是立档单位？如何理解在立档单位的变化中
区分全宗？ 4 全宗的补充形式。 5 常用的全宗内档案分类方法，如何结合使用？ 6 案卷目录的作用与类型。 7 什么是档号及其使用规则。
第三章 档案价值的鉴定
第一节 档案价值鉴定工作的内容与意义
★ 一 档案价值鉴定工作的内容
1 含义：指档案室（馆）按一定的原则、标准和方法判定档案价值，确定保管期限，剔除失去价值的档案，这个工作过程，称之为档案价值的鉴定。判定档案的价值，决定档案的存毁。
2 广义上的档案价值鉴定有两层含义：鉴定档案的真伪和判定档案的价值。档案鉴定工作的主要内容:(1)制定出鉴定档案价值的标准和档案保管期限。(2)审核鉴定档案的价值。(3)把没保存价值的或保管期限已满的档案剔除并销毁。
★ 二 档案价值鉴定工作的意义
1 便于对有价值的档案查找和利用。
2 便于档案的整理和保管。根据其价值大小确定整理程度及保管条件。
3有助于在应对突发事件时重点抢救。
第二节 档案的保存价值及其鉴定方法
一 决定档案价值的因素（主要是讲档案的保存价值）
档案的价值由档案对社会和后代的作用决定的，保存价值取决于：
1 档案自身的特点和状况。档案自身的特点决定了它是否有保存价值和有怎样的保存价值。
2 社会利用的需求是决定档案价值的主体因素。
上述两因素是相互作用，辩证统一的。档案客体是档案价值实现的物质承担者，利用档案的需求是档案价值实现的社会条件，两个因素都客观存在，只有将两者客观地结合起来，才能决定档案的保存价值。
★ 二 鉴定档案价值工作的原则P48-50
鉴定档案的保存价值是科学性较强的工作，必须对社会和子孙后代负责，坚持历史唯物主义的观点，从生产、科研、政治、当今和未来等多方面加以考虑，我们坚持全面、历史、发展、效益的观点，判定档案价值。
★ 三 具体分析档案保存价值的方法
为了准确地鉴别档案的价值，要具体分析档案自身情况，判定档案的保存价值应以立档单位的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者、名称等因素研究档案的利用情况，全面预测估计未来对档案的需求，确定档案的保存价值。主要从以下几个方面着手：
1 看文件与立档单位的关系站在本机关的角度来考虑问题，同本机关的职能活动联系起来，凡是反映本机关职能活动的文件都是重要文件。
2 看文件内容，是鉴定档案价值的基础，也是对档案价值起决定作用的重要方面。档案的价值与文件的作用密切相关，而文件的作用是通过文件的内容加以反映的。看文件的内容就是看它反映的问题是否是本质性、原则性、反映职能活动、反映中心工作、反映全面工作、需本机关长期执行、典型。前者保存时间长，后者保存时间要短。应注意：
（1）立档单位基本情况和主要职能活动的文件都应保存，。
（2）带有历史转折和重大历史事件的文件要重点保存。
（3）路线性、方针性文件重点保存。
（4）重大理论问题、科研项目等重大课题的重点保存。
（5）经济问题的重点保存。
（6）反映本机关全貌的材料和资料都要保存。
（7）查证或者提供某一方面的证明的重点保存。
（8）涉外材料，即协议、协定、合同、条约等有关国际关系的外事材料。涉外材料都要提级保存。
（9）反映某一方面或某一侧面问题的材料要加以保存。
3 看全宗以及全宗内档案的完整程度和保存状况，档案的完整程度会影响档案的保管期限。
4 看文件作者(责任者) 。文件的作者与档案的保存价值有着密切的联系，本机关形成的文件重要，而本机关自身形成的文件比本机关内部组织机构形成的文件重要。
5 看立档单位的社会地位及发挥的作用。不同立档单位由于地位及所发挥作用不同，所以档案有不同的保存价值。
6 看文件形成时间。年代久远的，其保存价值比较大。
7 看文件名称。不同名称的文件表示着不同的作用又有不同的价值。
8 看文件可靠程度。不同的稿本就标志着不同的可靠程度，其价值也就不同。
9 看文件有效性。指文件在工作、生产、生活、法律上的效力，比如合同、协议等尚具法律和工作效力的文件比失去效力的文件更重要。
10 看文件的外形特点、指文件的制成材料，制作方法、笔记、图案等，其外形特点不同，也会影响档案的保存价值。文字有文学研究价值，花边图案具有艺术价值，文件上有著名人物签名题字等。
四 鉴定档案保存价值应注意的几个问题
1以国家各种档案保管期限表区分档案价值的原则和标准。
2 鉴定档案的保存价值必须对档案在各方面所起的作用加以全面考虑。
3 要正确对待重复，以保存本机关形成的档案为主。可以必要重复。
4 妥善解决鉴定过程中的宽与严问题。遵守原则：本单位机关档案从宽，外机关档案从严；首脑机关从宽，一般单位从严；核心工作从宽，反映一般工作的档案从严；建国前从宽，建国后从严；撤销机关从宽，现行机关从严；孤本从宽，复本从严；保存从宽，销毁从严。
第三节 档案保管期限表(P53-62)
一 档案保管期限表的概念与作用
★ 二 档案保管期限表的类型
★ 三 档案保管期限表的结构
第四节 档案鉴定工作的组织(P65-67)
一 机关档案室的档案价值鉴定工作
二 档案馆的档案价值鉴定工作
★ 三 直接鉴定法：即直接审查档案，包括义：
1 鉴定人员根据鉴定档案价值的原则和标准，据档案实际情况，直接鉴定档案价值，不一味地依赖档案保
管期限表。只有实际审查档案，才能确切知道它适合于参照表中的哪一条款来执行。
2鉴定工作人员逐卷审查文件，不是简单地依靠案卷目录或标题来判定其价值，要直接审阅档案的内容。当无法判定其价值时，应持保存从宽，销毁从严的原则。
四 档案的销毁
思考题
1 何谓档案价值鉴定？其意义何在？
2 鉴定档案价值的基本原则
3 分析档案保存价值的一般方法 4 档案保管期限表的类型与结构 5 直接鉴定法
第四章 档案的保管与库房管理
第一节 档案保管工作概述
一 档案保管工作的内容
日常档案管理工作作为档案科学管理的一项业务，有特定含义即据档案的成分与状况采取的存放与安全防护措施。基本内容：一档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；二档案流动过程的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护措施；三是保护档案的专门措施。档案的保管既是整个档案管理业务的一方面，又是相对独立的工作环节。
二 档案保管工作的任务(P204)
建立和维护档案的存放秩序；防止档案的损坏；延长档案的寿命；维护档案的安全。
“四不”：不散、不乱、不丢、不坏。
三 档案保管工作的基本要求(P205)
以防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；自力更生，勤俭节约；立足原件，保证信息；立足长远，保证当前。
第二节 档案保管的基本物质条件(P207-213)
第三节 库房管理(P213-223)
八 档案代理卡(代卷卡)
档案代理卡是库房管理案卷时比较适用的管理方法，在档案馆提供利用和档案室(馆) 内部工作时，为了便于掌握档案的流动情况和进行安全检查，制作档案代理卡放在档案原来存放的位置上，用醒目的红、黄、蓝、绿等颜色予以区别。
九 全宗卷
★ 1 概念
《档案馆通则》规定，每一个单位都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗的历史演变情况。全宗卷是由能够说明某一全宗历史情况的文件，并以全宗为单位组成的专门案卷，是档案室（馆）在管理某一全宗的过程中所形成的专门案卷。
2 全宗卷建立的必要性
建立全宗卷对于管理和利用该全宗档案有作用：
(1)对全宗内档案进行整理、鉴定、统计、提供利用及收集该全宗范围内档案的依据，是工作人员了解和熟悉档案情况的一种工具，是对考查和利用档案有凭证和参与作用。
(2)有助于在档案工作人员变动的情况下，缩短熟悉档案的时间，提高工作效率。
(3)是综合利用档案的辅助工具。当利用者通过一般检索无法满足需求时，可通过查找全宗卷达到目的。 ★ 3 全宗卷的内容
(1)在接收中的形成的文件，文书处理的移交目录，档案工作人员调动的交接书。
(2)在整理中形成的文件，档案整理工作方案，立档单位和全宗历史考证，劳动组织等。
(3)在价值鉴定中形成的文件，鉴定档案价值的分析报告，档案保管期限表等。
(4)在保管工作中形成的文件，档案安全检查的记录、报告，事故后的处理方法、措施、结果及原因及等。
(5)在统计中形成的文件，机关档案室报送的定期与不定期的档案状况与数量的统计表。
(6)在提供利用中形成的文件，全宗指南、大事记，机关组织沿革等。
全宗卷的内容，一是在档案管理和提供利用过程中产生的具有凭证和记录作用的材料，二是对立档单位及档案内容进行研究分析所编写的材料。
4 如何建立全宗卷
全宗卷的建立是一个由少到多，由简到繁，不断积累和逐步完善的过程，首先要把全宗卷包括的内容收集齐全；全宗的包装应用盒的形式保存起来；全宗卷应按全宗号的进行排列和专柜保管。档案移交进馆时，全宗卷一起进馆。
思考题：
1什么叫全宗卷？它包括哪些内容？
第五章 档案检索工作概述
第一节 档案检索工作的地位及其历史沿革
一 档案检索工作的地位
档案检索是为查找或获取档案信息而采取的逻辑系统，通过某种方法或手段达到查找利用的目的，在档案管理工作中的地位非常重要，表现为：
1 档案检索是档案管理工作的重要内容之一，若说档案的收集、整理、保管等等是将档案由分散变集中，凌乱变系统，而检索工作就是把档案的相关信息贮存到检索工具中去，目的是供人准确查找和利用，以发挥档案的作用，所以它直接体现了档案工作的效率。
2 档案检索是档案提供利用的先期工作，档案室(馆) 做好基础工作之后，只能说是为档案的提供利用创造了条件，而检索则是提供利用最直接的准备工作，可以说每条档案信息的获取都是通过检索工作来实现的，所以说利用工作的好坏在一定程度上取决检索工作的好坏。
3 档案检索式打开档案信息保护的一把钥匙，是利用档案的一个门径，一个档案室(馆) 无论馆藏多么丰富，它都不会自动提供利用，要使死材料变活材料，只有通过检索才能实现，也就说我们必须要利用这把钥匙。 4 检索是提高档案室(馆) 工作水平的一个重要手段，衡量一个档案室(馆) 工作水平高低的一个重要标志就是看其能否给用户提供便捷的信息服务，而有效地信息服务在一定程度上建立在档案检索工作的基础上。所以当档案室(馆) 通过一定的业务工作有了一定的发展之后，应该抽出一定的力量做好检索工作。 5 检索式档案管理业务工作的一个独立环节。
二 档案检索工作的历史沿革
第二节 档案检索工具的作用及其种类
一 含义
档案检索工具是指用于记录、报道或者是揭示档案室(馆) 保存档案的内容和成分，存贮档案的线索和查找档案的手段，它是进行档案管理和提供利用的一种工具。档案室(馆) 能否迅速、准确、系统地提供利用，在很大程度上取决于检索工具的完备程度，因此档案检索工具在整个档案管理工作中占有重要地位。
★ 二 作用
1 它是全面揭示档案室(馆) 馆藏内容与成分的重要手段，通过使用档案检索工具，可以迅速准确地位用户提供档案信息服务，使死材料变成活材料，充分发挥档案的作用，从而使馆藏档案做到藏而不死，用而不乱。
2 档案检索工具又是档案室(馆) 工作人员熟悉馆藏的重要手段，通过档案检索工具就可以使工作人员有计划地翻阅案卷，熟悉和了解档案内容，进而了解每个全宗的基本情况，从而做到胸中有数。
3 档案检索工具又是对外宣传和报导馆藏内容和进行馆际交流的重要渠道，这样可以在一定程度上实现资源共享。
4 档案检索工具的编制可以为我们建立目录中心，实现计算机检索打下一定的基础。
★ 三 基本职能
1 把有关档案的内容和外形特征著录下来，组成查找档案的线索，并系统排列，按某种特定体系组织起来。把分散在各个全宗、案卷内的各种档案信息积累，组织，存贮起来。
2 检索过程:提供一定的检索手段，按一定的检索方法从存贮的档案信息中检出所需的档案。
注意：检索工具必备功能，存贮和检索，存贮是检索的前提，检索是存贮的目的和反馈。
四 种类(P318-322)
第三节 档案检索工具的编制要求
一 档案检索工具的编制要求
编制档案检索工具对提高档案的科学管理和作业水平，及开展工作具有重要作用。是长期业务工作，我们要用科学的方法和标准来做好这项工作。要求：
1 明确编制档案检索工具的计划性和科学性。
计划性：是业务建设，也是细致工作，编制时要根据需求结合实际状况，采取由小到大、从简到详的编制原则，建立起自己的检索工具体系。
科学性：指科学地设置检索工具，种类适当结构体系合理，要便于使用，检索效率高。
2 明确编制档案检索工具的实用性和准确性。
实用性：它是费时费力繁重而细致的工作，使用具有高频率和广泛性的特点，编制一种就要有一种作用。 准确性：要求著录档案内容和外形特征要准确，校对要精细，避免人力物力的浪费。
3 明确编制档案检索工具的规范化和标准化。
按《国家档案著录规则》进行编制，走规范化和标准化道路。
★ 二 建立适用的档案检索工具体系(主要是档案馆建立)
它是多种形式层次，既有明确的分工，又有密切的有机整体。健全的档案检索工具体系应具备：
1由多种不同的检索工具组成
2 各种检索工具分工明确，互为补充。
3 从不同的角度揭示馆藏档案的内容和外形特征。
4 各检索工具相互间构成完整的有机整体。
档案馆应该慎重稳妥地建立适用的档案检索体系。
思考题：
1 档案检索工具的作用
2 档案检索工具的基本职能 3 档案检索工具体系应具备的条件
第六章 档案著录
第一节 档案著录的意义与要求
★ 一 档案著录的含义
档案著录就是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著—★ 标引
主题词——主题标引——条目 —— 目录
录—抄录—形式特征—时间、作者、载体、开本(16开)
二 档案著录的内容与作用P292
三 档案著录的项目P293
第七章 档案目录与指南的编写
第一节 常见的档案目录的编写
★ 一 全宗文件目录(全宗卡片目录)P322
多数用卡片式，以全宗为单位，将全宗内所有文件(指永久与定期保存的文件) 的内容与形式特征记录在卡片上，然后按文件内容所反映的问题加以系统化组织而形成的目录。是机关档案室最常用的检索工具，便于从专业的角度提供比较系统的档案，便于族性检索。
全宗文件卡片目录，采用一文一卡或一文多卡著录，应设置题名、责任者、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、内容提要、分类号、档号等。
二 重要文件目录
三 分类目录P324
将档案室(馆) 保存的全部档案逐件地按内容与形式的特征著录在一定格式上，按分类体系组织的目录。
四 人名目录P329
★ 五 案卷文件目录P323
★ 第二节 档案指南的编写
一 全宗指南P330
第八章 档案的利用
第一节 档案提供利用工作概述
★ 一 档案提供利用工作的含义
档案工作的目的是发挥档案的作用，为社会活动服务。为了达到这一目的，我们开展的一系列工作称之为档案的利用工作。
它的基本内容主要有三点:（1）介绍馆(室) 藏的内容与成分(2)了解客观需求，及时向利用者介绍和报道馆藏(3)通过各种方式查找出利用者所需的档案信息，并了解利用效果。
利用档案与档案的利用工作是两个既有联系又有区别的概念。
区别：前者是指利用者为了满足某种需而到档案室(馆) 利用档案，后者是档室(馆) 为满足利用者需而提供档案信息，它是为利用者服务的工作，前者是借用，后者提供使用；联系：有利用档案的需求才有档案的利用工作，有提供利用工作才能实现对档案的利用。
★ 二 档案提供利用工作的地位(意义)
档案的提供利用是档案工作为社会服务的手段，体现了档案工作的目的，具有极其重要的作用，主要表现： 1 档案提供利用是档案工作的中心任务，体现着档案工作的目的。 是实现档案工作目的的主要手段，是工作业务环节中最重要的环节。
2 档案提供利用体现了档案工作的方向和作用。代表着整个档案工作的成果，体现了档案工作的服务性和政治性，能否快捷准确地提供利用作为衡量档案工作的尺度和标志。
3 档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用。通过利用工作可以对前面的业务工作进行有效的检验。因此这个环节的检验比其他业务工作环节自身的检验更深刻、更全面、更有推动作用。具体表现：
(1)向其他业务部门提出相应的要求，促进该业务的开展和业务水平的提高。
(2)提供利用工作获得的有关档案管理的反馈信息，客观地发现其他工作环节的优劣，不断提高工作水平。
(3)与广大的利用者发生密切联系，是对档案工作最实际、最有效的宣传，是一最富有活力的工作环节。 4是档案管理系统输出档案、发挥作用、实现价值的主渠道。
档案提供利用工作在整个档案工作业务活动中有突出地位。
三 档案提供利用工作的指导思想P379
全心全意为广大利用者提供档案服务，最大限度地满足利用者的档案需求。
四 怎么样做好档案提供利用工作P380
★ 第二节 档案提供利用服务的方式
1原件提供利用，建立档案阅览室，暂时外借。
2 复制品提供利用。
3 据档案内容，编写档案资料，撰写文章。
具体形式有以下八种：P384—391
阅览服务，档案的外借，制发档案复制本，档案证明，档案目录，档案展览，档案咨询，网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化
第三节 开放档案
★ 一 何谓开放档案
指将已满一定保密期限的和可以公开的档案，向社会开放，允许公民个人经过一定手续利用。
★ 二 开放档案的涵义
1 关于档案开放的期限问题。
《中华人民共和国档案法》规定，国家档案馆保存的档案一般应当自形成之日起，满30年向社会开放，经济、科技、文化类档案可以少于30年，涉及国家安全或者是重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于30年。按规定，我们可以对保管满30年的档案进行开放，尤其是建国前的档案更应该尽快开放，除极少部分档案外，都必须分期分批按时限进行开放。
2 关于档案开放的对象问题。
在国内凡已按规定开放的档案，一定要向党政机关、科研部门，及社会其他部门开放，向全体公民开放，这种开放具有社会性；对国外开放，坚持内外有别的，向外国学者开放又无损国家利益的档案。
3 关于档案开放方式问题。
指利用者可通过哪些形式利用档案及如何公布档案的问题。利用者只要持有合法证明，经档案馆同意后可以通过各种方式利用档案，而档案馆也可通过各种方式和形式公布可开放的档案。
★ 三 开放档案的意义
1 开放档案是利用工作的新发展。标志我国档案工作由封闭走向开放，是我国科学文化事业走向繁荣的发展的标志，是社会进步的体现，是政治民主化的体现。
2推动档案室(馆) 事业发展，实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型转移的重大举措。档案真正开放会会对档案工作形成压力，促使从思想到实际工作进行全面的变革，推动我国各级各类档案馆事业的发展。 3是开发信息资源的社会形式。是档案提供利用适应客观需求的必然结果，也是档案利用制度的重大改革。人使档案信息资源得到充分的开发利用，对我国的社会主义事业起到积极的作用。
4是我国家对外交流的重要部分，也是为对外开放服务的重要方面。无损党和国家利益的档案，应对世界开放，必会促进国家间的学术交流，对世界文化的发展起到一定的作用。
★ 四 如何做好档案开放工作P402
第九章 档案的编研工作
第一节 档案编研工作的内容与意义
★ 一 档案编研工作的内容
1 含义
以本室(馆) 所藏档案为主要对象，以满足社会需求为目的，在研究档案内容的基础上，汇编和出版档案史料，编制档案参考资料，参与编史修志，撰写文章和著作，为此开展的工作，称之为编研工作。
2 内容
工作的内容：
(1)编纂，即汇编档案文集和编辑档案史料
(2)编写各种档案参考资料
(3)编辑档案文摘(对档案原文的缩写)
(4)参与编史修志，撰写文章和著作
★ 二 档案编研工作的意义 P345
1 编研工作是档案馆(室) 积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源，开展利用服务的重要方式。 其突出的特点是：工作成果的研究性、提供方式的主动性、材料的系统性、作用的广泛性。是较高形式的、较高性能的提供利用手段。
2 是提高档案馆(室) 工作水平的重要途径。
3是保护档案原件的有效措施。
4较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展。
★四 档案编研工作中“编”与“研”的关系
如何处理二者的关系是确保档案编研工作质量的关键问题，为此我们应做到：
1 以编为主，编、研结合，是必须遵循的原则。
2以编纂档案史料为主，以编写档案参考资料为辅，是提高档案编研成果质量的重要途径。
第二节 档案参考资料的编写
一 档案文件汇编和档案文摘汇编P347-352
★ 二 大事记P352-360
★ 三 组织沿革P361-364
四 会议简介和统计数字汇编P364-367
档案管理学 孟世恩老师
第一章 档案的收集
第一节 档案收集工作概述
一 档案收集工作和档案收集工作的特定概念
1 档案收集工作：按党和国家的规定，把分散的各机关、组织、个人手中的档案和散失在外的档案，有计划地集中到有关机关的档案室（馆），实现集中统一管理。
2 收集：是指对档案管理具体活动的描述，我们所谓的档案收集是按档案的形成规律把分散的材料接收、征集和集中起来。
二 档案收集工作的内容
1 针对机关档案室：机关档案室对本机关需要归档档案的接收工作。
2 针对档案馆：档案馆对各现行机关和撤销单位的具有长久保存价值档案的接收。
3 针对历史档案：对历史档案的接收和征集。
★ 三 档案收集工作的重要性（意义）
收集工作是档案管理工作中的重要业务环节
重要地位的体现：
1是档案室（馆）积累档案的手段，为档案工作提供物质对象，是实体管理工作的起点。
2 是实现档案集中统一管理的重要方法和措施，我国档案工作的基本原则要求把具有长久保存价值的档案集中保存在机关档案室或者国家档案馆。
3 收集工作的质量影响档案的整理、鉴定及提供利用等环节。重视档案收集工作的质量是贯彻收集工作始终的重要问题。
4 收集工作是档案部门与外界产生联系的重要环节，是取得档案的首要。
5是贮存档案信息的重要途径。
6 促进档案学理论的发展。
7 维护党和国家真实历史面貌的重要手段。
四 收集工作的要求
1 归档和进馆档案应齐全完整：保证归档和进馆档案的齐全和完整是贯穿档案收集工作始终的重要要求。
2 加强馆（室）外的调查和指导：在收集工作中重视馆（室）外的调查，掌握应收入档案馆（室）档案的分散、流动等方面的信息，对形成档案的种类、内容、保存价值及整理、保管等情况有清楚的了解，统筹安排，宏观指导。
3 保持全宗与全宗群的不可分散性。全宗是立档单位档案的有机整体，保持全宗的不可分散性，是档案管理的基本原则。
4 推行入馆档案的标准化。档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。
第二节 丰富档案馆（室）收藏档案的内容与门类
一 丰富馆（室）藏是档案馆（室）的首要任务
档案馆（室）工作成就取决于档案馆（室）藏量的多少及完整程度和质量的高低。档案馆（室）的工作对象是档案，藏量越丰富越珍贵，为社会做贡献的就越大，会受到社会的重视和支持。从内容和属性看，综合性方针政策性偏多，具体问题少；政治、经济多，民生方面少；一般性工作多，地方特色少。 从门类上看，党政多，专门少。 从载体上看，纸质多，新型少。时间上：建国后多，解放前少。
★ 二 丰富馆（室）藏的标志
1 数量充分，质量优化。 档案收藏的丰富性取决于数量与质量的辩证统一，强调丰富馆藏和优选，数量与质量并重。
2 成分充实，结构合理。 档案总结方面，党政机关档案和科技专门档案。 形成单位方面，机关档案和名人档案。 内容上，全面收集反映政治、经济、科技、外交等方面宏观与微观材料。 载体方面，既包括纸质和现代特殊载体的。不同来源、内容、形式、载体的档案可以互相补充印证，使档案不断丰富。
三 以辩证的观点处理丰富馆（室）藏中的各种关系
1 处理好馆（室）衔接与互利的关系
档案馆丰富馆藏不能缩短机关档案室保存档案的时间，不能把档案室的档案全部接收进来，“富馆空室”的做法不可取。
2 处理好综合与特色的关系
地方档案馆应突出地方特色。综合性档案馆应保存本地区各机关各种类型、载体的档案。还要重视对反映本地区历史面貌档案的收集，形成地方特色。
3 处理好广度与深度的问题
广度就是指接收面广，扩大接收范围，使馆藏的门类、载体、内容多样化。深度是指接收档案的内容要深化，接收的内容除能够反映国家地区概貌以外的，还应收集典型性、地方性，有一定深度，反映重大活动的档案。
4 处理好档案与资料的关系
要重视收集和保存与馆（室）藏内容有关的资料，由于各种原因，有些档案残缺不全，不能完成任务。收集和保存与馆（室）藏有关的资料，可以在一定程度上弥补档案不全和档案内容记录不详的缺陷。收集方法：和档案一起接收，机关团体赠送，有计划地购买。
第三节 机关档案室的归档工作
一 建立健全归档制度
（一）归档制度的定义
机关档案室的收集工作是指机关内文件的归档。归档是指各机关在工作活动中不断产生的文件处理完毕后不得由承办单位和个人分散保存，必须由文书部门或业务部门予以整理，并定期移交给机关档案室集中保存。归档是我国明文规定的一项制度，我们称其为归档制度。
1956年由国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》里规定：全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料应由文书处理部门整理立卷，并定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误做法。同时要求各机关的档案（包括各机关的收发文件、内部文书、会议记录、电话记录、记述文件、出版物原稿、印模）应由机关的档案业务机构——档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存。 1983年，中央办公厅、国家办公厅印发的《机关档案工作条例》再次指出机关应建立健全机关的归档制度。 1987年《档案法》第十条规定：对国家规定的应立卷归档的材料必须按规定定期向本机关档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。这就使我国的归档制度以法律的形式固定下来。
（二）建立健全归档制度的必要性
1 档案形成：文件通过归档转化为档案。是文书工作的终结，又是档案工作的开始。
2 机关档案工作：建立在归档制度的基础上，没归档制度就不会有齐全完整的档案，就不会有健全的档案
工作。建立健全归档制度可保证档案室有足够档案来源，为开展各种档案业务活动创造条件，是为国家积累档案财富的重要保证。
★ 二 归档制度的内容
(一) 归档范围
1 根据2006年国家档案局8号令《机关文件范围和文书档案保管期限规定》第三条规定机关文件的归档范围：
(1) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值的文件。
(2) 在机关活动中形成，在维护、集体和公民权利等方面具有凭证价值的文件。
(3) 本机关需贯彻执行的上级机关、同级机关的文件，下级机关报送的重要的文件。
(4) 其他对本机关工作有查考价值的文件。以本机关形成的文件为主。
2在实际工作中本应归档却没归档的现象：
(1) 短期保存的文件没归档。
(2) 本机关的党组、保卫、人事、纪检、财务等要害部门的档案没归档。
(3) 会议记录、负责人讲话的记录、检查指示工作的记录、本机关内部形成的文件等没归档。
(4) 没经过机关盖印的文件、领导人亲启的文件、外出开会带回来的文件等等没经过收发手续的文件没
归档。
(5) 重要文件的历次修改稿没归档。
(6) 领导有重要批示的转处文件没归档。
(7) 重要会议的新闻稿、领导在媒体上的讲话没归档。
(8) 本单位统计报表、数据没归档。
（9）新闻媒体发表的有关本单位的新闻报导、图片、录像没归档。
3 机关文件不需归档的范围：
(1) 上级机关的突发性文件，不需本机关办理的文件；奖惩、任免非本机关人员的文件；工作参考的
抄件。
(2) 本机关文件中的重份，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改和各次校
对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人员的来信、电话记录，本机关内部互相抄送的文件，本机关负责人兼任外机关职务而形成的与本机关无关的文件，
(3) 同级机关不需贯彻执行和不需办理的文件。
(4) 下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或者越级抄报的文件。
总之，各机关要根据本机关的具体情况，结合国家的规定，制定出本机关具体的归档和不归档的范围，
做到具体问题具体分类。
(二) 归档时间
机关文书处理部门或业务部门应在第二年上半年档案部门移交档案。
(三) 归档要求
即归档案卷的质量要求：(1) 应归档的案卷应齐全完整。(2) 文件和电报应按内容的联系、合并、整
理归档。(3) 归档的文件应保持之间的历史联系，区分不同的保存价值，分类整理，便于保管和利用。
(四) 归档手续 P96
三 做好归档工作应注意的几个问题：
(一) 档案室应关注文件的形成：为保证归档文件的完整，档案室工作人员不仅要通过归档把已形成的文
件收集齐全，还要关注文件形成和处理过程中的情况。
(二) 1 协助文书处理部门做好归档组织工作：(1) 坚持执行归档制度。(2) 平时立卷按时归档，一年一
清，不积压散失，利于档案的完整齐全便于形成者查考利用，提高机关工作效率。（3）文书处理人员和业务人员清楚本单位的业务活动及文件形成的内在联系，有利于保证归档的质量。（4）由文书处理部门归档可以使档案室工作人员有更多的时间做好自己的本职工作。
2 要协助督促文书处理部门和业务部门做好归档前的准备工作：（1）要正确选择立卷归档环节。（立
卷归档：即立卷地位、立卷工作放在哪个部门，哪级机构的问题）立卷环节要和本机关的组织形式相适应。（2）要避免重复立卷。机关组织立卷，需不需立卷，做到有规可循。各机关要根据自己的实际情况对文件的分工立卷作出相应的规定。
★ 如何分工立卷？
谁办谁立卷:外级机关发来的综合性文件及本机关产生的综合性文件一般由办公厅（办公室）负责
立卷；部门业务性文件由业务承办部门负责立卷；本机关的发文由形成者立卷；合办文件由主办单位立卷；会议文件也由主办者立卷。
档案机关之间分工立卷：上级党委发的文件在党委办公厅立卷；政府部门发的文件由政府办公厅立
卷；上级业务部门的文件由有关业务部门负责立卷。
（三）做好临时性文件的收集工作，以补充归档制度的不足。（P99）在实际工作中常常归档不全或者不归
档，所以这种临时性收集显得尤为重要。临时性文件的收集主要结合保密检查、机构检查、人员调动、临时性工作活动等，有时在进行鉴定时，剔除文件中一些文件，可将有用文件收回。根据情况加以收集。
第四节 档案馆的收集工作
★ 一 档案馆档案的来源及收集范围
1 档案的来源就目前而言大体可分为：（1）接收现行机关的档案，指正在履行正常工作的机关单位，这部分档案的特点是不断产生和形成，所以说它是档案馆档案不断丰富和增长的主要源泉。（2）接收撤销机关的档案，指由于各种各样的原因被停止工作职能或者撤销行政建制的机关单位。（3）征集历史档案，一般是指建国前历史上曾存在过的一些政权机关、团体、部队、学校、企业、事业单位和著名人物的档案。（4）档案馆之间的交接档案。行政区划变更和档案局的变化；各国文化交流活动。
2 收集范围：（1）、本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；（2）、属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；(3)、属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。
二 现行机关与撤销机关档案的收集
(一) 现行机关档案的收集
现行机关档案是对我国社会主义革命建设有重要历史意义和现实的宝贵财富。为组织好现行机关档案的收集工作，应做好以下几点：
1 深入调查研究，做到胸中有数。了解你所接收机关档案的形成特点、保存数量、整理状况、保管条件、提供利用的情况等。对于这些问题做专门调查，有计划地安排接收工作。档案馆应有专人负责这项工作，并制度化下来。
2做好档案移交前的业务指导和各项准备工作，把各项工作做到进馆前。做好档案业务移交前的安排和
准备工作，接收时能做到井井有条。
3 坚持进馆档案的质量要求和完备的接收手续。《档案馆工作通则》的规定：（1）进馆档案应该保存全
宗的完整性，并整理好。（2）立档单位编制的组织沿革、立档介绍和有关的检索工具应随同档案一起接收。（3）交接双方必须根据交接目录清点核对，并且在交接文据上签名盖章。
★ 具体来讲，有以下几个方面的具体要求：
（1）以全宗为单位认真地整理，保证档案的完整与系统。（2）档案按立档单位的组织机构或问题或年度相结合的方法予以分类，要将党、政、工、团等各种档案一并整理，统一移交。（3）文件、电报统一立卷，保管单位要符合相关的标准，卷内文件系统排列，保持文件的内在历史联系，卷内文件要编写章号、页号，并填写好卷内文件录。（4）案卷标题应简明准确，全面反映案卷内的全部内容。（5）对有损文件要采取一定保管措施，予以整理。（6）案卷装订要符合相应的标准，案卷封面编目应有必要的项目要求、机关与机关机构的名称、起止时间、保管期限、档号（全宗号，案卷目录号，案卷号，页号）。（7）要注意接收和档案有关的材料，补充档案收集上的不足。
4 从实际出发，灵活掌握档案入馆时间。根据相关规定，对接收档案时间上的要求：现行机关档案在本
机关保存的期限，原则是省级以上机关应该将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下应该将永久保存的档案在本机关保存10年左右，然后向档案馆移交。接收时要考虑它的环境、保管条件，还要考虑机关的性质和档案的特点，此外还要考虑机关离档案馆的远近、交通条件。总之，要从机关的实际情况出发，决定入馆的时间。
(二) 关于撤销机关档案接收的问题
对这一部分档案要按实际情况处理：
1 若机关撤销，则该机关档案要一同并入另一机关档案室，但接收后这部分档案要单独保管。
2 一机关并入另一机关，则该机关档案要一同并入另一机关档案室，但接手后这部分档案要单独保管。 3 若两个或两个以上机关合并为新机关，这几个机关的档案应由新成立的机关接收，但合并前的档案要分开保管。
4 若一机关撤销，根据它的职能把它划分到几个机关：（1）把原档案集中在其中一个机关档案室（2）临时机关撤消后将档案交给原机关档案室。
★ 二、革命历史档案的征集
（一）我国革命历史档案在档案部门基本状况
革命历史档案是历史概念，是指中共及其领导的革命组织和革命活动家在建国前形成的档案。这是我党和老一辈革命家领导革命斗争的历史文化财富，它对于我们研究革命史、党史，以及总结历史经验，进行爱国主义和传统教育都有重要意义。这批档案的保存问题：1残缺不全2大量流失到国外3不系统不集中4档案载体材料差。
（二）收集整理革命历史档案的意义
1收集好革命历史档案是正确总结历史经验和教育子孙后代的生动素材。
2是具有抢救党和国家历史文化财富性质的工作。
3是实行档案集中统一管理的有效措施。
（三）收集革命历史档案的范围：从五四运动到1949年建国前，整个新民主主义革命时期，我党及其领导的人民团体所形成的档案均在征集范围之内，具体有以下几个方面：
1要收集毛、刘、周、朱等老一辈无产阶级革命家的手稿，包括他们自己起草的文件、电报、新闻稿、书信、
诗词、讲话记录、录音带、录像带等。
2要收集建国前党组织和党领导的人民团体，人民政权，企事业单位及军队等机关的文件。
3要收集革命烈士的遗墨。
4要注意收集相关历史资料，包括我党刊物，报纸，大事记。
5要注意收集一些回忆录。
★ （四）收集措施和方法（P112—114）
四 历史档案的收集
思考题：
1档案收集工作的意义何在？
2档案收集工作要坚持哪些指导思想？
3归档制度的内容？
4丰富馆藏和室藏的主要标准 5档案馆接收档案的范围与要求 6 历史档案的收集途径和方法
第二章 档案的系统整理
第一节 档案系统整理工作的内容和原则
一 档案系统整理工作的内容
档案系统整理：把需进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使其系统化。这项工作是以区分全宗、分类、组卷、排列等形式来加以完成的，经过整理后的档案应尽量能够达到全面、历史的反映立档单位的活动面貌，揭示出文件之间的相互联系，保证查找顺利，充分发挥档案的作用。
在档案学中档案的整理指狭义上的档案整理，其内容主要包括区分全宗、分类（指全宗内的分类）、组卷，卷内文件的整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列和案卷目录的编制等一系列内容。
上述工作就是档案整理工作的基本程序，这个程序又成为整理工作的基本环节。这个工作环节是从整体上讲档案整理工作的基本程序，但具体操作起来并不是在任何情况下各项工作都必须全做，真正的在档案馆(室) 整理档案总的有三种情况：
1 档案室在正规条件下，接收的是文书处理、业务部门按归档要求整好的档案，档案馆在正常情况下接收的是机关档案室按入馆要求整好的档案。说档案室（馆）是在一个更大范围的整理，从整个档案室（馆）对档案的排放和各种管理要求出发，对这些档案做进一步系统整理和编目。（相对宏观，大范围的编目） 2 档案室（馆）对已经整理好的档案进行局部加工或质量检查。
3接收的零散文件必须予以全过程整理。
档案整理工作如从作业环节的性质上划分，我们也可概括为系统化和基本编目两大类。
二 档案系统整理工作的意义
1是进一步发挥档案作用的前提。保存档案的目的是为了提供利用，零散的档案无法提供利用，系统化的档案，为提供利用创造条件。
2是档案管理所有业务活动的关键环节和良好基础。科学的整理才利于价值的鉴定。
3为妥善保管提供了条件。因把档案整理好，并用编目方式将档案保管单位和分类排列顺序固定下来，才能使档案、文件有一定规律和顺序，这样才能便于档案的科学管理。
4是档案统计工作的基础，只有整理好的档案才能为统计提供基本单位和体系。
5是档案检索工作的条件，只有整理好的档案才能编制检索工具。
6对档案的收集予以促进。
由此看来整理工作同档案工作各环节关系密切。
★ 三 档案系统整理工作的原则
档案整理遵照其特点和规律，在保持文件历史联系下，分门别类，使之如实反映立档单位历史活动的真实面貌。该原则包括以下4层含义：
1 档案整理必须要遵循档案的形成特点和规律。档案是在一定时间由一定的机关和个人在社会实践活动中形成的。不同时期形成的档案有着各自不同的历史特点，整理时应把不同时期、不同政权性质所形成的档案分开整理，保持各时期档案的历史联系性。档案又是在各机关活动中形成，各立档单位在自身活动中各自行使着自己的职权，分别开展着自己的工作、生产、科研等活动，形成了自己的档案。在整理档案时应把同一机关的档案放在一起，保持各个机关形成档案的完整性和历史联系性。
2 充分利用原有的基础。历史上形成、保存的档案或者某机关已整理，按一定方式方法保管的档案。档案作为历史文化的产物，不仅记录了当时的历史文化活动，还记录了当时保管档案的情况和成果。因为不同历史时期、机关单位的档案整理状况反映了当时的整理水平和历史特点，其包括两层含义：（1）要充分重视和利用原来的整理基础，确定档案整理的任务和要求。只要档案已整理，且有规可循，就保存原来的整理体系，对原来整理问题严重的档案采取一些补救措施。（2）在整理当中要重视过去的整理成果和保存状况，并充分利用。
3 档案整理需保持文件间的历史联系。文件间有一定的内在联系，在整理时必须要予以充分重视，按文件自然形成的秩序予以整理，使之成为有机体。内在的相互联系是它内部固有的本质联系，体现在以下四个方面：
（1）来源方面：产生上看，以机关内部组织机构或个人为单位形成，构成文件来源方面历史联系同一机关、组织、个人形成的档案不轻易打乱。
（2）内容方面：文件是为解决问题产生的。围绕某一问题而产生的档案就记述和反映了这一活动的情况，前后形成的这些档案在内容上互有密切联系，是有机整体。
（3）时间方面：档案是历史的产物，档案的形成者（机关、组织、个人）进行具体活动都有一定得过程和阶段性，这就使文件之间具有一种自然的时间上的联系。
（4）形式方面：文间形成标志着档案的产生特点，能反映文件的来源、时间甚至是内容
综合以上四个方面的文件之间的历史联系，我们可以总结出以下几点：
（1）文件之间的历史联系时客观存在的。整理档案、保存文件之间的历史联系是按客观规律办事，而且是经得起历史检验的，我们整理档案时应该坚持这一做法。
（2）文件之间的历史联系有时候是错综复杂的，整理档案时根据被整档案的实际情况找出最本质、最重要的联系予以保持。
4 档案的整理应做到便于保管和利用。若出现保持历史联系与保管利用产生矛盾时，但产生矛盾时，前者应服从后者。
第二节 全 宗
★ 一 全宗的概念及其含义(P124)
1 概念：全宗是独立的机关、组织或者人物在其社会活动中所形成的档案有机整体。
★ 2 我国档案全宗的类型:(1)按形成全宗的单位和全宗的内容性质划分：机关组织全宗和个人全宗（人物全宗）；（2）按全宗的范围和构成方式划分，可分为：独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。 3 含义：
（1）全宗是有机联系的档案整体。一个机关、组织或者人物形成的档案反映了它们的各种活动及其相互之间密切联系的整体过程；全宗是组成国家档案的基本单位。同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混淆.
（2）全宗在一定历史活动中形成的，体现了档案及其形成的特点。
（3）全宗以一定的社会单位为基础构成的，档案整体来源、界限及相对稳定性。全宗以产生它的机关、组织和个人为单位构成，为档案全宗这一整体确定了区分标志。
4 意义：（1）按全宗整理档案，揭示档案内容的实质，正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。
（2）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。
（3）按全宗整理档案，不仅是方法问题，也是理论问题。按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。
二 立档单位及其构成条件（全宗的构成条件与立档单位）P126
★ 1 立档单位是指形成全宗的机关、组织或人物，也称全宗构成。独立机关算一个立档单位，一个立档单位形成的档案构成一个全宗。
构成立档单位的条件（即构成全宗的条件）：看它能否独立地行使职权。主要标志：在工作上、组织上、财务上是否具有一定的独立性。1957年国家档案局构成立档单位的条件：（1）可以独立行使职权，能以自己的名义对外行文，具有行文权；独立机关首先应该是一个独立的法人代表。（2）从财务上讲，是一个会计
单位，有自己独立的财会机构和人员，可以有自己的预算和结算。（3）有单独的人员编制和专门管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
若不同时具备该上述三个条件时，看是否是一个独立的法人代表，能否独立行使职权。
2 档案整理中分析立档单位的一般方法
确定一个组织单位是否是立档单位，所形成的档案能否构成全宗：（1）从规定档案的职权范围、工作任务、隶属关系、组织编制等方面的法规性文件或领导性文件上查找依据。即从法规性文件中找依据可以确定它是否是立档单位。可考察单位的印信、组织党委名称、文书处理情况等。（2）要从实际情况来看，在研究上述文件的同时，结合本单位的工作、生产等实际活动情况来考察和分析。从本单位的文件形成方面来考虑，看能否独立行使职权，能否独立行文。
3 省、地（市）、县级机关全宗的划分问题(P128-129)
★ 三 立档单位的变化与全宗的划分
由于社会的发展、工作的需，导致机关的增设、撤销、合并以及机关名称的改变，职权范围和隶属关系的调整等各种变化。要看立档单位的政治性质和基本职能有无根本性的变化，根本性的变化则需构成全新的全宗。
1 政治性质与全宗的划分
对于政府机关、团体和事业单位，主要是从政治性质来看它的变化。在政权机关中有两种不同的情况：（1）政权性质发生了根本性变化。解放前后两种根本不同性质的政权形成的档案要严格区分开，各自构成自己单独的全宗。（2）政权变了，但性质没发生根本性变化。在历史上标志着不同的历史时期，反映着不同的阶级关系，分别构成不同的全宗。
但有两种情况：（1）同一政权时期，当权人物的变化不影响全宗的划分。（2）各政权时期，各政党、群众团体、宗教组织的档案不受政权变更的影响而划分全宗。
在同一政权时期内，由于社会的发展、工作的需，导致机关的增设、撤销、合并以及机关名称的改变，职权范围和隶属关系的调整等各种变化。要看立档单位的政治性质和基本职能有无根本性的变化，根本性的变化则需构成全新的全宗：（1）新成立的机关、团体、学校等，其职能是从无到有，构形成的档案要构成新的全宗。（2）旧机关合并成新的机关，新机关代替旧机关的职能，机关的职能发生根本性变化，被撤销的机关的档案要构成新的全宗，新机关的档案要构成新的全宗。（3）原机关的内部机构由于扩大了职能，形成独立的机关，则该机关从独立之日起所形成的档案要构成新的全宗。（4）原是独立机关，变成某一机关的内部组织机构，作为独立机关所形成的档案要单独构成新的全宗，从属后形成的档案要和从属机关的档案构成新的全宗。（5）合署办公的机构，若文件分开处理，则档案应单独构成全宗。
有些情况则不影响全宗的划分：（1）机关职能扩大或缩小（2）机关名称的改变（3）机关隶属关系和地点的改变（4）机关内部组织机构的调整（5）该机关中止了一段时间的工作，后又恢复，机关的性质、职能、任务都没变。
总的来讲，在实际工作中遇到问题，处理的原则：首先要考虑全宗构成条件，研究实际情况，保持档案间的历史联系；其次从保存档案的实际情况出发，便于保管和利用以及实际工作的开展。
四 人物全宗
人物全宗（个人全宗），是一些著名的政治家、社会活动家、科学家、艺术家、著名的教授以及一些知名人士在其一生活动中形成的全部档案。历史上著名的家庭、家族以及其在社会活动中所形成的档案也归入人物全宗。人物全宗除了立档单位本身的活动所形成的文件以外，还有许多其他的材料，包括手稿、讲话稿、电文、信函、日记、笔记、照片、录音带等等，还包括别人及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。个人全宗是一个人形成的档案就构成一个全宗，若公私档案混杂在一起，个人留复印件，机关留原件。
★ 五 全宗的补充形式
按实际情况来划分全宗，其补充形式：
1 联合全宗
指多个互有联系的立档单位的档案因难以区分，而作为一个全宗来进行整理和保管。构成联合全宗情况：（1）前后存在两个立档单位，工作上有继承关系，一些机关为期较短，且相互交替，档案混杂在一起，不能很好地区分全宗，就可以组成联合全宗，较好地保持文件间的历史联系，便于档案的保管和利用。
（2）多个有密切关系的机关合署办公，对内是统一编制、一套机构、一班人马；对外挂多个牌子，且用不同的名义对外行文，这种机关形成的档案应构成联合全宗，更好地保持文件间的历史联系。
2 汇集全宗
汇集全宗是档案馆将自己保存的性质相近，数量又少，且又不完整的档案暂时汇集，将它作为一个整体予以编号和保管。
* 汇集全宗与联合全宗的区别？
（1）构成不同。联合全宗的档案相互间有密切联系，因档案分不开才构成全宗，目的是保持档案间的历史联系，便于保管和利用才联系在一起；汇集全宗则是不一定有密切联系的档案，但不适宜单独编号和保管，才临时汇集在一起。
（2）性质不同。联合全宗是长久性的，确定下就不再变动；汇集全宗有临时性，当可区别开来时，就重新整理全宗。
3 档案汇集
用人为的方法，把无法确定的残缺档案或零散档案组合起来的档案混合体，将它按全宗的形式进行编号。
六 全宗群 P140
指互有联系的全宗构成的群体。在历史上形成产生的有联系的若干全宗，我们称之为全宗群。
七 判定档案的所属全宗 P135
整理积存档案和零散档案时，要解决某件档案或者某些档案的归属问题。立档单位的内部文件和法文的作者就是其档案的形成者，收文的实际收受者就是其档案的形成者。
八 全宗的编号与排列 P14
第三节 全宗内档案的分类
一 分类的意义
档案实体分类：（1）整体上类集：根据档案的时间、来源、内容等属性把它们整理成有条理的系统。（2）具体文件归类：根据档案的内容、作者等特点将文件归到特定的分类体系中。
区分全宗广义上也是一种分类，我们将全宗内档案的分类，就是按档案的来源、时间、内容以及形式上的异同，用科学的方法分类，将其组成特定的有机体系，有条理地反映立档单位的历史变化。意义体现在：
（1）是实体档案进行科学管理的重要方法。全宗的档案是有机整体，仅以全宗为单位来整理档案不够。需将一个全宗内的档案分成若干个类别，体现各个单位之间的联系，有秩序地按类别予以排列。
（2）是档案系统整理工作的重要环节。经过区分全宗后的档案，内有大量、互有联系的文件。分类后才能有条理地反映立档单位的历史面貌，分类为档案的提供利用提供了有力条件。
（3）分类为档案的管理和利用提供了便利条件。
二 分类的基本要求
1从档案的形成特点和规律出发采用分类的方法，保持档案间的历史联系，要尊重形成规律，符合档案形成的实际条件。
2 分类要注意档案的思想性、科学性、统一性、排斥性和伸缩性。
（1）思想性：指政治思想方向，一些档案有阶级性，分类坚持变动规律和历史唯物主义，目的是反映立档单位的历史面貌。
（2）科学性：指分类要按档案的形成关系和内在联系进行，分出的类别要符合立档单位档案的实际情况从一般到特殊，从简单到复杂，从低级到高级，从抽象到具体。
（3）统一性：要做到分类标准统一，做法一致。
（4）排斥性：在同级分类当中，地位相等的内容上互相排斥。
（5）伸缩性：在类别设计上，项目设置要有限制，要有概括性，可伸可缩。
3 分类要注意实用性和便于保管和利用。
三 常用的全宗内档案分类方法（一般方法：P145-146）
（一）组织机构分类法：按立档单位内部组织机构把全宗内的文件分为各个类别。
1 优点
是最常用的一种方法，优点：（1）符合全宗档案形成的特点和规律，较好地保持全宗内档案间的历史联系，能较好反映立档单位的历史面貌。按组织机构分类法完全符合档案形成的实际情况。（2）有问题分类法的主要优点，机关内部设立的各个组织机构，是按分工来主管机关某一方面的业务，机构形成的档案就是某一问题的档案，使相同的问题相对集中。（3）方法简便，分类准确，便于掌握，利于实际工作的开展与进行。（4）与我国文书处理部门立卷归档制度相吻合。是比较科学合理的分类方法。
2 组织机构分类法的适用条件
（1）单位内部设有组织机构。（2）组织机构比较稳定。（3）机关各组织机构职能要明确，文件能够按各自的机构分开。（4）全宗内档案齐全，若全宗内档案不全，就要选择恰当的分类方法。
3 应注意的几个问题
（1）分类要分到哪一层，由立档单位的实际情况等多方面因素决定。文件能够分开就可以。（2）文件的归类问题，哪个机构承办就归到哪个机构。
（二）问题分类法（事由分类法）：把全宗内的档案按文件的说明和反映的问题分类。
1 优缺点
优点:（1）保持文件在内容方面的历史联系。文件是机关在自身工作生产活动中为解决问题而产生的，它能够较好反映问题。（2）能突出地反映机关的中心工作和主要活动，反映机关的活动面貌。（3）使相同性质的文件集中，便于查找利用。
缺点：档案全宗内容包罗万象，判断全宗内的档案是何类别，容易掺杂较多的人为因素，导致分类不准确。 2 适用条件
（1）机关小，人员少，没内部组织机构。（2）内部组织机构不稳定。（3）组织机构分工不明确，职责常有变动。（4）全宗档案采用组织机构分类后，若每一类的档案数量还是比较多，那下一层次的分类就可用问题分类法，将二者结合使用。
3 应注意的几个问题
（1）类与项的设置与立档单位的实际情况相吻合。（2）设置要合乎逻辑，层次要清楚，用词恰当。类与项是平行关系，注意简称的应用。（3）设置总类：先设置总类、总项，即第一类、第一项。第一类综合类，第一项应设合项。（4）按文件的主要内容归类，文件记述和反映的问题在标题上都能体现。
（三）年度分类法：按形成和处理文件日期所属的年度分类。
1 主要优点
（1）符合档案按时间形成的特点和规律，保持文件在形成时间方面的历史联系，反映立档单位逐年工作的变化，大体上反映了机关活动的历史面貌。（2）便于按时间的角度查找利用档案，与我们推行的归档制度相吻合。（3）普遍地结合其他分类方法，分层联用，界限分明。两种例外情况：一立档单位存在时间短，二是全宗内档案被打乱年度或已按其他分类方法分类。
2 准确判断档案所属的年度
文件形成时间和记述内容是一致的。特殊文件：若文件出现跨年度，就要分析实际情况归入最合适的年度。要对这两类文件妥善处理：一是文件有不同年度的日期，二是文件没标日期。
一份文件有多个日期，就要根据文件特点确定主要日期，归入相应的年度类别。内部文件和一般发文以写成日期为依据，来往文书收文以手稿日期为依据，法律、法令、条例等法规性文件以批准日期或生效日期为依据，指示、命令等该类文件以签署日期为依据，计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容针对的年度为依据，跨年度计划归入开始的那一年，跨年度的总结归入最后一年度。若文件没标明日期，就要对文件进行考证，根据文件的内容、材料、格式、字体以及文件上的各种标记来确定相对准确的日期。有立档单位的工作是专门年度，自然年度与专门年度相结合，两种文件分别分类，交叉设类。
四 复式结构分类方法（联合分类法）的选择与分类方法的编制
实际工作中几种分类方法结合使用。
（一）年度组织机构分类法
先按年度分类，再在年度下面按组织机构分类。适用于立档单位内部组织机构相对稳定，每年归档的案卷一次性上架不需留空。缺点，按年度分割，前后联系不紧密。
（二）组织机构年度法
先按组织机构分类，再按年度分类，若按年度分文件较多，再按问题分类。适用于：单位内部机较稳定的全宗，多用于撤销机关的档案，用于现行机关时排架则需留空。
（三）年度问题分类法
先按年度分类，在年度下按问题分类。适用于单位内部机构变动大且复杂，或是机构之间分工不明确，在不适用于按年度组织机构分类时而采用该方法，适用于现行机关的小单位。
（四）问题年度分类法
先按的问题分，在问题下按年度分类。不适用于：现行机关档案分类，在整理历史档案或撤销机关档案时采用。
注意：实际分类中，在保存全宗内档案历史联系的前提下，按实际具体情况灵活采用合适的分类方法。采用复式结构分类法时：要掌握全宗内档案分类统一性原则，同级分类只能采用一种分类方法，不宜层次太多。
对全宗内档案具体分类时，应选择最符合实际的分类大纲。分类大纲是各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的一个纲要。制定步骤：（1）调查研究，了解立档单位的职责和工作范围，提出初步方案，确定要设定的大类，对类目范围和归类方法说明。（2）根据初步方案进行归类，根据实际分类过程中出现的问题修正和补充。（3）确定类项名称和顺序。
五 机关内党、政、工、团档案的分类
（1）把机关内党、政、工、团各级组织形式的档案全部集中在一起，然后分别设立党、工、团类（党群类）。当然也有些小的单位就设有党工团类，以下再设类、目，我们把这方种法称为相对集中做法。
（2）把机关内党、工、团组织的档案一分为二，分开整理。一是机关一级的党工团形成的档案分别单独设类，二是下属党工团所形成的档案分别与同级行政组织的档案归在一起，作为一个统一的类来整理，我们把这种做法称为相对分散做法。至于采用何种做法则需根据档案的实际情况来进行选择。
六 人物全宗内档案的分类
（1）第一, 立档单位的生平、个人自传、传记材料、履历、身份证明、学历证明、奖状、奖章、证书等，还应包括遗嘱。
（2）第二, 创造性的材料，手稿、乐谱、画作、著作手稿及日记、笔记、记事簿、回忆录、译稿等。
（3）第三, 反映立档单位公共活动和社会活动的文件，出席重要会议的记录、发言底稿、提纲、聘书、参
与签名的声明、通电等。
（4）第四, 个人书信。
（5）第五, 财产状况和经济活动的文件，包括动产与不动产的契约、票据、账簿等。
（6）第六, 评价材料，别人收集与撰写的有关立档单位的材料。
（7）第七, 亲属材料，指直系亲属说明立档单位的材料。
（8）第八, 音像、图书材料，包括录音、录像、图片、画册等。
（9）第九, 立档单位本人收集的材料。
（10）最后是其他材料。
第四节 立卷（组成保管单位）分类大纲
一 立卷的几个基本概念
1 含义：立卷(组卷) ，全宗文件经分类后，部分文件需系统化，立卷把零散文件按形成特点和相互联系组成案卷（档案保管的单位是卷，科技文件档案保管的单位是套）。案卷是文书档案保管的基本单位，也是统计数量的基本单位。案卷既可保持的历史联系和反映工作来龙去脉，也便于查找和利用
2 立卷内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内目录和备考表、案卷封面的编目、案卷装订。
3 立卷方法 P171-183
按文件本身特点，将其中具有共同点的组合在一起，形成案卷
方法：按问题、作者、时间、名称、地区、收发文机关来组卷，立卷的六个特征。
（1）最常用问题立卷：按文件记述和反映的问题特征，把同一问题的文件组成一个案卷。
（2）作者(责任者) 立卷：按作者立卷，把同一作者文件组成一个案卷。
（3）时间立卷：按文件内容真正的时间或文件形成的时间，将同一时间段的文件组成一个案卷。
（4）名称(文种) 立卷：按文件的名称(文种) 特征，把同一名称的文件组成一个案卷。（如命令、指示、计划、总结、报表等）
（5）地区(地理概念) 立卷：涉及到同一地区的文件组在一起，或将同一地区的作者文件组在一起，多用于下属机关来文和调查材料。
（6）收发文机关(通讯者) 立卷：按文件的往来机关特征，把同一机关(个人) 往来文件组成一个案卷。 4 运用立卷方法应该注意的几个问题：
（1）要熟悉立卷的各种方法，结合利用。
（2）全面了解实际情况，立卷时要考虑文件的重要程度等多方面的因素来组卷。
二 卷内文件的整理
1 卷内文件的排列与编号
每份文件固定位置，排列有序，保持历史联系。可以按时间、问题、作者、名称、收发文机关、地区以及文件的重要程度，涉及到人物的可以按姓氏笔画等等方法来排列。要做到保持来文与复文、正文与附件以及同一文件的不同稿本等之间的不可分离的关系。卷内文件排列好以后，应该按统一的方法编上张(页) 号及件 号，固定次序，其目的是便于查找和利用。
2 填写卷内目录与备考表
卷内目录放卷首，备考表放卷后，备考表上应写上立卷人的签字，若文件有变动，备考表里应注明。 3 案卷封面的填写和案卷的装订
封面填写包括：案卷机关名称、标题、起止页数、起止日期、保管期限、目录号、卷号、全宗号。填写时用耐久性好的墨水，字迹清楚。案卷标题是揭示和概括文件内容与成分的标识，是案卷的具体名称，可为查找和利用提供线索，是编制各种检索工具的基础。文字简练，通顺确切，基本结构完整。永久卷要装订成册或盒，按“件”整理的要将其装订在一起。
第五节 案卷排列与案卷目录的编制
案卷系统排列编号与案卷目录编制是档案整理的最后工序，确定案卷排列顺序和固定案卷的位置，巩固整理成果。
一 案卷排列
全宗内档案经分类、立卷后，还需系统排列，案卷排列确定案卷的前后顺序和安放位置，确保案卷间的联系。排列方法:(1)按案卷工作联系排列。(2)按问题排列，把有关的同一问题的案卷集中排列。(3)问题较多时，按问题的重要程度排列。(4)按时间排列，按案卷起止时间的先后排列案卷，用于专题性的档案。(5)按作者(级别) 排列。(6)按地区排列。
二 案卷目录的编制
案卷是档案室(馆) 最基本的保管单位，案卷目录是档案室（馆）保存档案的名册，所以案卷排列顺序确定以后应逐卷登记到案卷目录上。
★ 1 案卷目录的作用
（1）用目录形式固定全宗内档案的分类体系和排列次序，巩固档案整理的成果。
（2）揭示、介绍全宗内档案的内容，是最基本的检索工具。
（3）是案卷清册和总账，是统计和保管档案的依据。
★ 2 案卷目录的类型
按全宗来编制，不能将全宗混杂。常见的类型有：(1)以全宗为单位编制的综合性目录。(2)以全宗各个门类为单位编制的分册目录，它按门类特征又可以分为：a. 以全宗内档案类别为单位编制的目录b. 按保管期限编制的目录c. 保管期限结合分类方案编制目录d. 按机密程度编制目录。
3 案卷目录的编制方法 P190-192
★ 三 档号P193
档案馆中常用到全宗号、目录号、案卷号、卷内文件的张(页) 号，我们将其称为档号。用数字表示的代号是用来表示类别及其相互关系符号，它也是揭示文件出处的依据，对档案的管理和利用、对档案的现代化和规范化有现实作用。
1 遵循的基本原则：唯一性、合理性、稳定性。
2 档号的构成：全宗号、案卷目录号、案卷号、页号。
★ 3 使用规则：(1)在实有档案的基础上，相应的档号应完整成套。(2)档案馆内不能有完全相同的全宗号。
(3) 全宗内不能有完全相同的目录号。(4) 案卷目录内不能有完全相同的目录号。(5) 案卷内不能有完全相同的页号或件号。
思考题：
1 档案系统整理工作的原则。
2 全宗的基本含义与类型。
3 什么是立档单位？如何理解在立档单位的变化中
区分全宗？ 4 全宗的补充形式。 5 常用的全宗内档案分类方法，如何结合使用？ 6 案卷目录的作用与类型。 7 什么是档号及其使用规则。
第三章 档案价值的鉴定
第一节 档案价值鉴定工作的内容与意义
★ 一 档案价值鉴定工作的内容
1 含义：指档案室（馆）按一定的原则、标准和方法判定档案价值，确定保管期限，剔除失去价值的档案，这个工作过程，称之为档案价值的鉴定。判定档案的价值，决定档案的存毁。
2 广义上的档案价值鉴定有两层含义：鉴定档案的真伪和判定档案的价值。档案鉴定工作的主要内容:(1)制定出鉴定档案价值的标准和档案保管期限。(2)审核鉴定档案的价值。(3)把没保存价值的或保管期限已满的档案剔除并销毁。
★ 二 档案价值鉴定工作的意义
1 便于对有价值的档案查找和利用。
2 便于档案的整理和保管。根据其价值大小确定整理程度及保管条件。
3有助于在应对突发事件时重点抢救。
第二节 档案的保存价值及其鉴定方法
一 决定档案价值的因素（主要是讲档案的保存价值）
档案的价值由档案对社会和后代的作用决定的，保存价值取决于：
1 档案自身的特点和状况。档案自身的特点决定了它是否有保存价值和有怎样的保存价值。
2 社会利用的需求是决定档案价值的主体因素。
上述两因素是相互作用，辩证统一的。档案客体是档案价值实现的物质承担者，利用档案的需求是档案价值实现的社会条件，两个因素都客观存在，只有将两者客观地结合起来，才能决定档案的保存价值。
★ 二 鉴定档案价值工作的原则P48-50
鉴定档案的保存价值是科学性较强的工作，必须对社会和子孙后代负责，坚持历史唯物主义的观点，从生产、科研、政治、当今和未来等多方面加以考虑，我们坚持全面、历史、发展、效益的观点，判定档案价值。
★ 三 具体分析档案保存价值的方法
为了准确地鉴别档案的价值，要具体分析档案自身情况，判定档案的保存价值应以立档单位的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者、名称等因素研究档案的利用情况，全面预测估计未来对档案的需求，确定档案的保存价值。主要从以下几个方面着手：
1 看文件与立档单位的关系站在本机关的角度来考虑问题，同本机关的职能活动联系起来，凡是反映本机关职能活动的文件都是重要文件。
2 看文件内容，是鉴定档案价值的基础，也是对档案价值起决定作用的重要方面。档案的价值与文件的作用密切相关，而文件的作用是通过文件的内容加以反映的。看文件的内容就是看它反映的问题是否是本质性、原则性、反映职能活动、反映中心工作、反映全面工作、需本机关长期执行、典型。前者保存时间长，后者保存时间要短。应注意：
（1）立档单位基本情况和主要职能活动的文件都应保存，。
（2）带有历史转折和重大历史事件的文件要重点保存。
（3）路线性、方针性文件重点保存。
（4）重大理论问题、科研项目等重大课题的重点保存。
（5）经济问题的重点保存。
（6）反映本机关全貌的材料和资料都要保存。
（7）查证或者提供某一方面的证明的重点保存。
（8）涉外材料，即协议、协定、合同、条约等有关国际关系的外事材料。涉外材料都要提级保存。
（9）反映某一方面或某一侧面问题的材料要加以保存。
3 看全宗以及全宗内档案的完整程度和保存状况，档案的完整程度会影响档案的保管期限。
4 看文件作者(责任者) 。文件的作者与档案的保存价值有着密切的联系，本机关形成的文件重要，而本机关自身形成的文件比本机关内部组织机构形成的文件重要。
5 看立档单位的社会地位及发挥的作用。不同立档单位由于地位及所发挥作用不同，所以档案有不同的保存价值。
6 看文件形成时间。年代久远的，其保存价值比较大。
7 看文件名称。不同名称的文件表示着不同的作用又有不同的价值。
8 看文件可靠程度。不同的稿本就标志着不同的可靠程度，其价值也就不同。
9 看文件有效性。指文件在工作、生产、生活、法律上的效力，比如合同、协议等尚具法律和工作效力的文件比失去效力的文件更重要。
10 看文件的外形特点、指文件的制成材料，制作方法、笔记、图案等，其外形特点不同，也会影响档案的保存价值。文字有文学研究价值，花边图案具有艺术价值，文件上有著名人物签名题字等。
四 鉴定档案保存价值应注意的几个问题
1以国家各种档案保管期限表区分档案价值的原则和标准。
2 鉴定档案的保存价值必须对档案在各方面所起的作用加以全面考虑。
3 要正确对待重复，以保存本机关形成的档案为主。可以必要重复。
4 妥善解决鉴定过程中的宽与严问题。遵守原则：本单位机关档案从宽，外机关档案从严；首脑机关从宽，一般单位从严；核心工作从宽，反映一般工作的档案从严；建国前从宽，建国后从严；撤销机关从宽，现行机关从严；孤本从宽，复本从严；保存从宽，销毁从严。
第三节 档案保管期限表(P53-62)
一 档案保管期限表的概念与作用
★ 二 档案保管期限表的类型
★ 三 档案保管期限表的结构
第四节 档案鉴定工作的组织(P65-67)
一 机关档案室的档案价值鉴定工作
二 档案馆的档案价值鉴定工作
★ 三 直接鉴定法：即直接审查档案，包括义：
1 鉴定人员根据鉴定档案价值的原则和标准，据档案实际情况，直接鉴定档案价值，不一味地依赖档案保
管期限表。只有实际审查档案，才能确切知道它适合于参照表中的哪一条款来执行。
2鉴定工作人员逐卷审查文件，不是简单地依靠案卷目录或标题来判定其价值，要直接审阅档案的内容。当无法判定其价值时，应持保存从宽，销毁从严的原则。
四 档案的销毁
思考题
1 何谓档案价值鉴定？其意义何在？
2 鉴定档案价值的基本原则
3 分析档案保存价值的一般方法 4 档案保管期限表的类型与结构 5 直接鉴定法
第四章 档案的保管与库房管理
第一节 档案保管工作概述
一 档案保管工作的内容
日常档案管理工作作为档案科学管理的一项业务，有特定含义即据档案的成分与状况采取的存放与安全防护措施。基本内容：一档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；二档案流动过程的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护措施；三是保护档案的专门措施。档案的保管既是整个档案管理业务的一方面，又是相对独立的工作环节。
二 档案保管工作的任务(P204)
建立和维护档案的存放秩序；防止档案的损坏；延长档案的寿命；维护档案的安全。
“四不”：不散、不乱、不丢、不坏。
三 档案保管工作的基本要求(P205)
以防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；自力更生，勤俭节约；立足原件，保证信息；立足长远，保证当前。
第二节 档案保管的基本物质条件(P207-213)
第三节 库房管理(P213-223)
八 档案代理卡(代卷卡)
档案代理卡是库房管理案卷时比较适用的管理方法，在档案馆提供利用和档案室(馆) 内部工作时，为了便于掌握档案的流动情况和进行安全检查，制作档案代理卡放在档案原来存放的位置上，用醒目的红、黄、蓝、绿等颜色予以区别。
九 全宗卷
★ 1 概念
《档案馆通则》规定，每一个单位都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗的历史演变情况。全宗卷是由能够说明某一全宗历史情况的文件，并以全宗为单位组成的专门案卷，是档案室（馆）在管理某一全宗的过程中所形成的专门案卷。
2 全宗卷建立的必要性
建立全宗卷对于管理和利用该全宗档案有作用：
(1)对全宗内档案进行整理、鉴定、统计、提供利用及收集该全宗范围内档案的依据，是工作人员了解和熟悉档案情况的一种工具，是对考查和利用档案有凭证和参与作用。
(2)有助于在档案工作人员变动的情况下，缩短熟悉档案的时间，提高工作效率。
(3)是综合利用档案的辅助工具。当利用者通过一般检索无法满足需求时，可通过查找全宗卷达到目的。 ★ 3 全宗卷的内容
(1)在接收中的形成的文件，文书处理的移交目录，档案工作人员调动的交接书。
(2)在整理中形成的文件，档案整理工作方案，立档单位和全宗历史考证，劳动组织等。
(3)在价值鉴定中形成的文件，鉴定档案价值的分析报告，档案保管期限表等。
(4)在保管工作中形成的文件，档案安全检查的记录、报告，事故后的处理方法、措施、结果及原因及等。
(5)在统计中形成的文件，机关档案室报送的定期与不定期的档案状况与数量的统计表。
(6)在提供利用中形成的文件，全宗指南、大事记，机关组织沿革等。
全宗卷的内容，一是在档案管理和提供利用过程中产生的具有凭证和记录作用的材料，二是对立档单位及档案内容进行研究分析所编写的材料。
4 如何建立全宗卷
全宗卷的建立是一个由少到多，由简到繁，不断积累和逐步完善的过程，首先要把全宗卷包括的内容收集齐全；全宗的包装应用盒的形式保存起来；全宗卷应按全宗号的进行排列和专柜保管。档案移交进馆时，全宗卷一起进馆。
思考题：
1什么叫全宗卷？它包括哪些内容？
第五章 档案检索工作概述
第一节 档案检索工作的地位及其历史沿革
一 档案检索工作的地位
档案检索是为查找或获取档案信息而采取的逻辑系统，通过某种方法或手段达到查找利用的目的，在档案管理工作中的地位非常重要，表现为：
1 档案检索是档案管理工作的重要内容之一，若说档案的收集、整理、保管等等是将档案由分散变集中，凌乱变系统，而检索工作就是把档案的相关信息贮存到检索工具中去，目的是供人准确查找和利用，以发挥档案的作用，所以它直接体现了档案工作的效率。
2 档案检索是档案提供利用的先期工作，档案室(馆) 做好基础工作之后，只能说是为档案的提供利用创造了条件，而检索则是提供利用最直接的准备工作，可以说每条档案信息的获取都是通过检索工作来实现的，所以说利用工作的好坏在一定程度上取决检索工作的好坏。
3 档案检索式打开档案信息保护的一把钥匙，是利用档案的一个门径，一个档案室(馆) 无论馆藏多么丰富，它都不会自动提供利用，要使死材料变活材料，只有通过检索才能实现，也就说我们必须要利用这把钥匙。 4 检索是提高档案室(馆) 工作水平的一个重要手段，衡量一个档案室(馆) 工作水平高低的一个重要标志就是看其能否给用户提供便捷的信息服务，而有效地信息服务在一定程度上建立在档案检索工作的基础上。所以当档案室(馆) 通过一定的业务工作有了一定的发展之后，应该抽出一定的力量做好检索工作。 5 检索式档案管理业务工作的一个独立环节。
二 档案检索工作的历史沿革
第二节 档案检索工具的作用及其种类
一 含义
档案检索工具是指用于记录、报道或者是揭示档案室(馆) 保存档案的内容和成分，存贮档案的线索和查找档案的手段，它是进行档案管理和提供利用的一种工具。档案室(馆) 能否迅速、准确、系统地提供利用，在很大程度上取决于检索工具的完备程度，因此档案检索工具在整个档案管理工作中占有重要地位。
★ 二 作用
1 它是全面揭示档案室(馆) 馆藏内容与成分的重要手段，通过使用档案检索工具，可以迅速准确地位用户提供档案信息服务，使死材料变成活材料，充分发挥档案的作用，从而使馆藏档案做到藏而不死，用而不乱。
2 档案检索工具又是档案室(馆) 工作人员熟悉馆藏的重要手段，通过档案检索工具就可以使工作人员有计划地翻阅案卷，熟悉和了解档案内容，进而了解每个全宗的基本情况，从而做到胸中有数。
3 档案检索工具又是对外宣传和报导馆藏内容和进行馆际交流的重要渠道，这样可以在一定程度上实现资源共享。
4 档案检索工具的编制可以为我们建立目录中心，实现计算机检索打下一定的基础。
★ 三 基本职能
1 把有关档案的内容和外形特征著录下来，组成查找档案的线索，并系统排列，按某种特定体系组织起来。把分散在各个全宗、案卷内的各种档案信息积累，组织，存贮起来。
2 检索过程:提供一定的检索手段，按一定的检索方法从存贮的档案信息中检出所需的档案。
注意：检索工具必备功能，存贮和检索，存贮是检索的前提，检索是存贮的目的和反馈。
四 种类(P318-322)
第三节 档案检索工具的编制要求
一 档案检索工具的编制要求
编制档案检索工具对提高档案的科学管理和作业水平，及开展工作具有重要作用。是长期业务工作，我们要用科学的方法和标准来做好这项工作。要求：
1 明确编制档案检索工具的计划性和科学性。
计划性：是业务建设，也是细致工作，编制时要根据需求结合实际状况，采取由小到大、从简到详的编制原则，建立起自己的检索工具体系。
科学性：指科学地设置检索工具，种类适当结构体系合理，要便于使用，检索效率高。
2 明确编制档案检索工具的实用性和准确性。
实用性：它是费时费力繁重而细致的工作，使用具有高频率和广泛性的特点，编制一种就要有一种作用。 准确性：要求著录档案内容和外形特征要准确，校对要精细，避免人力物力的浪费。
3 明确编制档案检索工具的规范化和标准化。
按《国家档案著录规则》进行编制，走规范化和标准化道路。
★ 二 建立适用的档案检索工具体系(主要是档案馆建立)
它是多种形式层次，既有明确的分工，又有密切的有机整体。健全的档案检索工具体系应具备：
1由多种不同的检索工具组成
2 各种检索工具分工明确，互为补充。
3 从不同的角度揭示馆藏档案的内容和外形特征。
4 各检索工具相互间构成完整的有机整体。
档案馆应该慎重稳妥地建立适用的档案检索体系。
思考题：
1 档案检索工具的作用
2 档案检索工具的基本职能 3 档案检索工具体系应具备的条件
第六章 档案著录
第一节 档案著录的意义与要求
★ 一 档案著录的含义
档案著录就是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著—★ 标引
主题词——主题标引——条目 —— 目录
录—抄录—形式特征—时间、作者、载体、开本(16开)
二 档案著录的内容与作用P292
三 档案著录的项目P293
第七章 档案目录与指南的编写
第一节 常见的档案目录的编写
★ 一 全宗文件目录(全宗卡片目录)P322
多数用卡片式，以全宗为单位，将全宗内所有文件(指永久与定期保存的文件) 的内容与形式特征记录在卡片上，然后按文件内容所反映的问题加以系统化组织而形成的目录。是机关档案室最常用的检索工具，便于从专业的角度提供比较系统的档案，便于族性检索。
全宗文件卡片目录，采用一文一卡或一文多卡著录，应设置题名、责任者、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、内容提要、分类号、档号等。
二 重要文件目录
三 分类目录P324
将档案室(馆) 保存的全部档案逐件地按内容与形式的特征著录在一定格式上，按分类体系组织的目录。
四 人名目录P329
★ 五 案卷文件目录P323
★ 第二节 档案指南的编写
一 全宗指南P330
第八章 档案的利用
第一节 档案提供利用工作概述
★ 一 档案提供利用工作的含义
档案工作的目的是发挥档案的作用，为社会活动服务。为了达到这一目的，我们开展的一系列工作称之为档案的利用工作。
它的基本内容主要有三点:（1）介绍馆(室) 藏的内容与成分(2)了解客观需求，及时向利用者介绍和报道馆藏(3)通过各种方式查找出利用者所需的档案信息，并了解利用效果。
利用档案与档案的利用工作是两个既有联系又有区别的概念。
区别：前者是指利用者为了满足某种需而到档案室(馆) 利用档案，后者是档室(馆) 为满足利用者需而提供档案信息，它是为利用者服务的工作，前者是借用，后者提供使用；联系：有利用档案的需求才有档案的利用工作，有提供利用工作才能实现对档案的利用。
★ 二 档案提供利用工作的地位(意义)
档案的提供利用是档案工作为社会服务的手段，体现了档案工作的目的，具有极其重要的作用，主要表现： 1 档案提供利用是档案工作的中心任务，体现着档案工作的目的。 是实现档案工作目的的主要手段，是工作业务环节中最重要的环节。
2 档案提供利用体现了档案工作的方向和作用。代表着整个档案工作的成果，体现了档案工作的服务性和政治性，能否快捷准确地提供利用作为衡量档案工作的尺度和标志。
3 档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用。通过利用工作可以对前面的业务工作进行有效的检验。因此这个环节的检验比其他业务工作环节自身的检验更深刻、更全面、更有推动作用。具体表现：
(1)向其他业务部门提出相应的要求，促进该业务的开展和业务水平的提高。
(2)提供利用工作获得的有关档案管理的反馈信息，客观地发现其他工作环节的优劣，不断提高工作水平。
(3)与广大的利用者发生密切联系，是对档案工作最实际、最有效的宣传，是一最富有活力的工作环节。 4是档案管理系统输出档案、发挥作用、实现价值的主渠道。
档案提供利用工作在整个档案工作业务活动中有突出地位。
三 档案提供利用工作的指导思想P379
全心全意为广大利用者提供档案服务，最大限度地满足利用者的档案需求。
四 怎么样做好档案提供利用工作P380
★ 第二节 档案提供利用服务的方式
1原件提供利用，建立档案阅览室，暂时外借。
2 复制品提供利用。
3 据档案内容，编写档案资料，撰写文章。
具体形式有以下八种：P384—391
阅览服务，档案的外借，制发档案复制本，档案证明，档案目录，档案展览，档案咨询，网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化
第三节 开放档案
★ 一 何谓开放档案
指将已满一定保密期限的和可以公开的档案，向社会开放，允许公民个人经过一定手续利用。
★ 二 开放档案的涵义
1 关于档案开放的期限问题。
《中华人民共和国档案法》规定，国家档案馆保存的档案一般应当自形成之日起，满30年向社会开放，经济、科技、文化类档案可以少于30年，涉及国家安全或者是重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于30年。按规定，我们可以对保管满30年的档案进行开放，尤其是建国前的档案更应该尽快开放，除极少部分档案外，都必须分期分批按时限进行开放。
2 关于档案开放的对象问题。
在国内凡已按规定开放的档案，一定要向党政机关、科研部门，及社会其他部门开放，向全体公民开放，这种开放具有社会性；对国外开放，坚持内外有别的，向外国学者开放又无损国家利益的档案。
3 关于档案开放方式问题。
指利用者可通过哪些形式利用档案及如何公布档案的问题。利用者只要持有合法证明，经档案馆同意后可以通过各种方式利用档案，而档案馆也可通过各种方式和形式公布可开放的档案。
★ 三 开放档案的意义
1 开放档案是利用工作的新发展。标志我国档案工作由封闭走向开放，是我国科学文化事业走向繁荣的发展的标志，是社会进步的体现，是政治民主化的体现。
2推动档案室(馆) 事业发展，实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型转移的重大举措。档案真正开放会会对档案工作形成压力，促使从思想到实际工作进行全面的变革，推动我国各级各类档案馆事业的发展。 3是开发信息资源的社会形式。是档案提供利用适应客观需求的必然结果，也是档案利用制度的重大改革。人使档案信息资源得到充分的开发利用，对我国的社会主义事业起到积极的作用。
4是我国家对外交流的重要部分，也是为对外开放服务的重要方面。无损党和国家利益的档案，应对世界开放，必会促进国家间的学术交流，对世界文化的发展起到一定的作用。
★ 四 如何做好档案开放工作P402
第九章 档案的编研工作
第一节 档案编研工作的内容与意义
★ 一 档案编研工作的内容
1 含义
以本室(馆) 所藏档案为主要对象，以满足社会需求为目的，在研究档案内容的基础上，汇编和出版档案史料，编制档案参考资料，参与编史修志，撰写文章和著作，为此开展的工作，称之为编研工作。
2 内容
工作的内容：
(1)编纂，即汇编档案文集和编辑档案史料
(2)编写各种档案参考资料
(3)编辑档案文摘(对档案原文的缩写)
(4)参与编史修志，撰写文章和著作
★ 二 档案编研工作的意义 P345
1 编研工作是档案馆(室) 积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源，开展利用服务的重要方式。 其突出的特点是：工作成果的研究性、提供方式的主动性、材料的系统性、作用的广泛性。是较高形式的、较高性能的提供利用手段。
2 是提高档案馆(室) 工作水平的重要途径。
3是保护档案原件的有效措施。
4较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展。
★四 档案编研工作中“编”与“研”的关系
如何处理二者的关系是确保档案编研工作质量的关键问题，为此我们应做到：
1 以编为主，编、研结合，是必须遵循的原则。
2以编纂档案史料为主，以编写档案参考资料为辅，是提高档案编研成果质量的重要途径。
第二节 档案参考资料的编写
一 档案文件汇编和档案文摘汇编P347-352
★ 二 大事记P352-360
★ 三 组织沿革P361-364
四 会议简介和统计数字汇编P364-367