固定资产管理系统
1 固定资产管理系统的功能与特点
固定资产是指使用年限超过一年的建筑物、机器设备、运输工具等。
“固定”是相对于“流动”而言，流动资产的价值在一个生产周期内得到全部转移，而固定资产的价值能够连续在若干生产周期中发挥作用，并保持其原有实物形态，但其价值随着损耗逐渐地、部分地转移到生产的产品中去，构成产品成本的一部分。
1.1 固定资产管理系统的功能
固定资产管理及核算是企业财务核算的重要组成部分，为此，一般的固定资产管理系统应具备以下主要功能：
（1）管理固定资产卡片。
（2）管理固定资产的增减变动情况。
（3）计提折旧、计算净值。
用友ERP-U8 固定资产管理系统的主要功能包括：设置、卡片、处理、账表和维护等，如图。
1.2 系统应用准备
在正式使用固定资产管理系统前，需要整理以下的资料：
（1）固定资产卡片项目整理。
卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目，如资产名称、原值、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。
（2）卡片样式整理。
卡片样式是指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字号大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。不同的企业所设的卡片的样式可能不同，同一企业对不同的资产，企业管理的内容和侧重点可能不同，所以系统提供卡片样式定义功能，增大了系统的灵活性。
（3）折旧方法整理。
系统给出了最常用的折旧方法：不提折旧、平均年限法（两种计算公式）、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法。如果不能满足要求，可整理出用户需要定义的折旧方法的名称和计算公式，以便在折旧方法定义时使用。
（4）资产类别整理。
资产一般要按类别管理，需要整理出本单位的固定资产是如何分类的，包括编码、名称及其净残值率、使用年限、计量单位、折旧方法等。在使用本系统时必须进行资产类别设置。
（5）建账期初数据整理。
整理单位内所有资产截止建账月份的月初数据及其他资料，目的是为了将这些原始资料，主要是卡片及附属资料，录入系统，保持管理和核算的连贯性。
（6）报表整理。
需要整理常用的资产账和报表，与系统默认的报表及格式对照一下，看是否符合要求，如有不符合要求的，可通过报表自定义或自定义查询表得到。
（7）其他信息整理。
系统中涉及到的设置还有：使用状况、增减方式、部门对应折旧科目等。
系统有默认的内容，检查一下是否可满足要求，如不能满足，请整理出需要设置的内容，以便在系统设置时使用。
2 系统的初始化
2.1 系统的启动与初始设置
在建立了“总账”账套基础上，启动“企业门户”，由【设置】—【基本信息】—
【系统启用】，选择“固定资产”，启用固定资产核算与管理子系统。通过【业务】－
【财务会计】－【固定资产】，可进入固定资产管理的主界面窗口。
如果是第一次使用固定资产模块，系统将提示“是否进行初始化”，进入“固定资产初始化向导”，阅读“约定说明”（见图４-24）；设置“启用月份”、“折旧信息”、“编码方式”、“账务接口”等，完成系统的初始化工作。
图-24
2.2 选项设置
通过【固定资产】－【设置】－【选项】，可对初始控制参数进行补充设置，点击“编辑”，即可进行修订和补充。随后，需要对固定资产的卡片项目、部门对应折旧科目、资产类别、增减方式、使用状况、折旧方法等信息进行设置。
图4-27
由于固定资产的种类繁多，规格不一，要强化和细化对固定资产的日常管理，应做好固定资产的科学分类（见图4-27）。
如，土地使用年限为50年，不计提折旧；房屋及建筑物，使用年限30年，净残值率2%，按平均年限法正常计提；设备使用年限为10年，用双倍余额递减法计提，净残值率为2%。
固定资产的增减方式有多种，其中增加方式包括：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入等。减少方式包括出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、损毁等。
确定固定资产增减方式可以明确固定资产的计价和处理原则。此外，还可以为这些增减方式设置对应的入账科目，以便生成凭证时能自动带入默认科目（见表4-1）。
表4-1 固定资产增减方式对应入账科目
使用状况包括：“使用中”、“未使用”和“不需用”。其中，“使用中”包括：“在用”、“季节性停用”、“经营性出租”和“大修理停用”等。使用状况的设置，不仅可以正确计算和计提折旧，而且便于统计固定资产使用情况。
折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础，系统给出了六种常用的折旧方法和它们的折旧计算公式，这六种方法是系统默认的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。
具体操作如下：通过【业务】－【财务会计】－【固定资产】－【设置】－【折旧方法】，选择“折旧方法定义”，出现折旧方法窗口，如图4-28所示，可以单击“增加”按钮，可新增自定义的折旧方法。
图4-28
六种折旧方法的计算公式如下：
（1）不提折旧：月折旧率R=月折旧额=0。
（2）平均年限法（一）：月折旧率R=(1－净残值率)/(使用年限×12)；月折旧额=月初原值×R。
（3）平均年限法（二）：月折旧率R=(1－净残值率)/(使用年限×12)；月折旧额=(月初原值－月初累计折旧－月初净残值)/(使用年限×12－已计提月份)。
（4）工作量法：单位折旧R=(月初原值－月初累计折旧－月初净残值)/(工作总量－累计工作量)；月折旧额=本月工作量×R。
（5）年数总和法：月折旧率R=剩余使用年限/(年数总和×12)；月折旧额=(原值－净残值)×R。
（6）双倍余额递减法：月折旧率R=2/(使用年限×12)；月折旧额=期初账面余额×R。
2.3 固定资产卡片项目定义
用友固定资产管理系统提供了一些常用卡片必需的项目，称为系统项目。但这些项目不一定能满足各单位对资产特殊管理的需要，用户可以通过【卡片项目定义】设立自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。在下一步定义卡片样式时，把这些项目选择到样式中，得到真正属于本单位定制的卡片样式。
通过【固定资产】－【卡片】－【卡片项目】，出现固定资产卡片项目列表，可以选中不同的项目（见图４-30），单击“修改”、“增加”或“删除”按钮进行操作，最后按“保存”按钮保存设置内容。
图4-30
2.4 卡片样式定义
系统默认的卡片样式有：通用样式、（有的系统还有：土地房屋类卡片样式、机械设备类卡片样式、运输设备类卡片样式）。用户可以修改默认的样式，也可以定义新的卡片样式。
具体操作如下：通过【固定资产】－【卡片】－【卡片样式】，出现图4-31。
图4-31
2.5 录入原始卡片
在固定资产系统进行核算前，必须把建账日期前的数据录入到系统中，保持历史资料的连续性。
具体操作如下：单击【录入原始卡片】菜单，出现“资产类别参照”表，选择需要增加的原始卡片类型，选定后双击，系统进入“固定资产卡片”录入窗口，如图4-32所示，录入卡片的项目内容，最后按“保存”按钮。
图4-32
2.6 变动单与批量变动
固定资产使用过程中，经常会因为各种情况要求调整固定资产卡片上的内容，这些变动包括：原值变动、使用部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值调整、累计折旧调整、资产类别调整等等，这些调整可以通过【卡片】－【变动单】进行。为了提高工作效率，系统提供了批量处理固定资产变动的功能，成批固定资产的调整可以通过【卡片】－【批量变动】进行。
3 固定资产业务处理
固定资产业务处理内容如图，包括：
3.1 工作量录入
当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量。具体操作通过【固定资产】－【处理】－【工作量输入】进行。
3.2 计提本月折旧
自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。具体操作通过【固定资产】－【处理】－【计提本月折旧】进行。折旧计提完成后可查看折旧清单，如图4-35所示。
图4-35
3.3 查看折旧分配表
折旧分配表是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。折旧分配后自动生成折旧分配表，通过【固定资产】－【处理】－【折旧分配表】进行。折旧分配表有两类：部门折旧分配表和类别折旧分配表，以部门折旧分配表为例，如图4-36所示。
图4-36
4 账表管理及制单、月末处理
4.1 账表管理
固定资产管理系统提供的账表分为5类：分析表、减值准备表、统计表、账簿和折旧表，此外还提供自定义报表功能。
账表管理通过【固定资产】－【账表】－【我的账表】进入，如图4-37所示，可查询各类账表。
图4-37
4.2 制作记账凭证
固定资产管理系统和总账系统之间存在数据自动传送的关系，自动传送通过制作记账凭证完成。可以通过固定资产管理系统制作的记账凭证包括：资产增加、资产减少、原值变动、累计折旧调整以及折旧分配等。制作方法有两种，一种是通过“立即制单”，另一种是通过“批量制单”来实现，前者是通过【固定资产】－【设置】－【选项】，选择“业务发生后立即制单”（见图4-38）。
图4-38
如果采用批量制单功能。具体操作如下：通过【固定资产】－【处理】－【批量制单】，完成记账凭证的自动生成（见图4-39）。
图4-39
4.3 月末处理
月末结账前必须“与财务系统进行对账”。具体操作是：通过【固定资产】－【处理】－【对账】，完成对账工作，系统给出对账结果。对账的操作不限时间，也不限次数，但月末结账之前会自动对账一次。
月末结账，通过【固定资产】－【处理】－【月末结账】进行，当出现图4-40所示窗口，阅读有关说明后，单击“开始结账”，可完成月末的固定资产结账工作。
图4-40
固定资产管理系统
1 固定资产管理系统的功能与特点
固定资产是指使用年限超过一年的建筑物、机器设备、运输工具等。
“固定”是相对于“流动”而言，流动资产的价值在一个生产周期内得到全部转移，而固定资产的价值能够连续在若干生产周期中发挥作用，并保持其原有实物形态，但其价值随着损耗逐渐地、部分地转移到生产的产品中去，构成产品成本的一部分。
1.1 固定资产管理系统的功能
固定资产管理及核算是企业财务核算的重要组成部分，为此，一般的固定资产管理系统应具备以下主要功能：
（1）管理固定资产卡片。
（2）管理固定资产的增减变动情况。
（3）计提折旧、计算净值。
用友ERP-U8 固定资产管理系统的主要功能包括：设置、卡片、处理、账表和维护等，如图。
1.2 系统应用准备
在正式使用固定资产管理系统前，需要整理以下的资料：
（1）固定资产卡片项目整理。
卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目，如资产名称、原值、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。
（2）卡片样式整理。
卡片样式是指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字号大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。不同的企业所设的卡片的样式可能不同，同一企业对不同的资产，企业管理的内容和侧重点可能不同，所以系统提供卡片样式定义功能，增大了系统的灵活性。
（3）折旧方法整理。
系统给出了最常用的折旧方法：不提折旧、平均年限法（两种计算公式）、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法。如果不能满足要求，可整理出用户需要定义的折旧方法的名称和计算公式，以便在折旧方法定义时使用。
（4）资产类别整理。
资产一般要按类别管理，需要整理出本单位的固定资产是如何分类的，包括编码、名称及其净残值率、使用年限、计量单位、折旧方法等。在使用本系统时必须进行资产类别设置。
（5）建账期初数据整理。
整理单位内所有资产截止建账月份的月初数据及其他资料，目的是为了将这些原始资料，主要是卡片及附属资料，录入系统，保持管理和核算的连贯性。
（6）报表整理。
需要整理常用的资产账和报表，与系统默认的报表及格式对照一下，看是否符合要求，如有不符合要求的，可通过报表自定义或自定义查询表得到。
（7）其他信息整理。
系统中涉及到的设置还有：使用状况、增减方式、部门对应折旧科目等。
系统有默认的内容，检查一下是否可满足要求，如不能满足，请整理出需要设置的内容，以便在系统设置时使用。
2 系统的初始化
2.1 系统的启动与初始设置
在建立了“总账”账套基础上，启动“企业门户”，由【设置】—【基本信息】—
【系统启用】，选择“固定资产”，启用固定资产核算与管理子系统。通过【业务】－
【财务会计】－【固定资产】，可进入固定资产管理的主界面窗口。
如果是第一次使用固定资产模块，系统将提示“是否进行初始化”，进入“固定资产初始化向导”，阅读“约定说明”（见图４-24）；设置“启用月份”、“折旧信息”、“编码方式”、“账务接口”等，完成系统的初始化工作。
图-24
2.2 选项设置
通过【固定资产】－【设置】－【选项】，可对初始控制参数进行补充设置，点击“编辑”，即可进行修订和补充。随后，需要对固定资产的卡片项目、部门对应折旧科目、资产类别、增减方式、使用状况、折旧方法等信息进行设置。
图4-27
由于固定资产的种类繁多，规格不一，要强化和细化对固定资产的日常管理，应做好固定资产的科学分类（见图4-27）。
如，土地使用年限为50年，不计提折旧；房屋及建筑物，使用年限30年，净残值率2%，按平均年限法正常计提；设备使用年限为10年，用双倍余额递减法计提，净残值率为2%。
固定资产的增减方式有多种，其中增加方式包括：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入等。减少方式包括出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、损毁等。
确定固定资产增减方式可以明确固定资产的计价和处理原则。此外，还可以为这些增减方式设置对应的入账科目，以便生成凭证时能自动带入默认科目（见表4-1）。
表4-1 固定资产增减方式对应入账科目
使用状况包括：“使用中”、“未使用”和“不需用”。其中，“使用中”包括：“在用”、“季节性停用”、“经营性出租”和“大修理停用”等。使用状况的设置，不仅可以正确计算和计提折旧，而且便于统计固定资产使用情况。
折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础，系统给出了六种常用的折旧方法和它们的折旧计算公式，这六种方法是系统默认的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。
具体操作如下：通过【业务】－【财务会计】－【固定资产】－【设置】－【折旧方法】，选择“折旧方法定义”，出现折旧方法窗口，如图4-28所示，可以单击“增加”按钮，可新增自定义的折旧方法。
图4-28
六种折旧方法的计算公式如下：
（1）不提折旧：月折旧率R=月折旧额=0。
（2）平均年限法（一）：月折旧率R=(1－净残值率)/(使用年限×12)；月折旧额=月初原值×R。
（3）平均年限法（二）：月折旧率R=(1－净残值率)/(使用年限×12)；月折旧额=(月初原值－月初累计折旧－月初净残值)/(使用年限×12－已计提月份)。
（4）工作量法：单位折旧R=(月初原值－月初累计折旧－月初净残值)/(工作总量－累计工作量)；月折旧额=本月工作量×R。
（5）年数总和法：月折旧率R=剩余使用年限/(年数总和×12)；月折旧额=(原值－净残值)×R。
（6）双倍余额递减法：月折旧率R=2/(使用年限×12)；月折旧额=期初账面余额×R。
2.3 固定资产卡片项目定义
用友固定资产管理系统提供了一些常用卡片必需的项目，称为系统项目。但这些项目不一定能满足各单位对资产特殊管理的需要，用户可以通过【卡片项目定义】设立自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。在下一步定义卡片样式时，把这些项目选择到样式中，得到真正属于本单位定制的卡片样式。
通过【固定资产】－【卡片】－【卡片项目】，出现固定资产卡片项目列表，可以选中不同的项目（见图４-30），单击“修改”、“增加”或“删除”按钮进行操作，最后按“保存”按钮保存设置内容。
图4-30
2.4 卡片样式定义
系统默认的卡片样式有：通用样式、（有的系统还有：土地房屋类卡片样式、机械设备类卡片样式、运输设备类卡片样式）。用户可以修改默认的样式，也可以定义新的卡片样式。
具体操作如下：通过【固定资产】－【卡片】－【卡片样式】，出现图4-31。
图4-31
2.5 录入原始卡片
在固定资产系统进行核算前，必须把建账日期前的数据录入到系统中，保持历史资料的连续性。
具体操作如下：单击【录入原始卡片】菜单，出现“资产类别参照”表，选择需要增加的原始卡片类型，选定后双击，系统进入“固定资产卡片”录入窗口，如图4-32所示，录入卡片的项目内容，最后按“保存”按钮。
图4-32
2.6 变动单与批量变动
固定资产使用过程中，经常会因为各种情况要求调整固定资产卡片上的内容，这些变动包括：原值变动、使用部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值调整、累计折旧调整、资产类别调整等等，这些调整可以通过【卡片】－【变动单】进行。为了提高工作效率，系统提供了批量处理固定资产变动的功能，成批固定资产的调整可以通过【卡片】－【批量变动】进行。
3 固定资产业务处理
固定资产业务处理内容如图，包括：
3.1 工作量录入
当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量。具体操作通过【固定资产】－【处理】－【工作量输入】进行。
3.2 计提本月折旧
自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。具体操作通过【固定资产】－【处理】－【计提本月折旧】进行。折旧计提完成后可查看折旧清单，如图4-35所示。
图4-35
3.3 查看折旧分配表
折旧分配表是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。折旧分配后自动生成折旧分配表，通过【固定资产】－【处理】－【折旧分配表】进行。折旧分配表有两类：部门折旧分配表和类别折旧分配表，以部门折旧分配表为例，如图4-36所示。
图4-36
4 账表管理及制单、月末处理
4.1 账表管理
固定资产管理系统提供的账表分为5类：分析表、减值准备表、统计表、账簿和折旧表，此外还提供自定义报表功能。
账表管理通过【固定资产】－【账表】－【我的账表】进入，如图4-37所示，可查询各类账表。
图4-37
4.2 制作记账凭证
固定资产管理系统和总账系统之间存在数据自动传送的关系，自动传送通过制作记账凭证完成。可以通过固定资产管理系统制作的记账凭证包括：资产增加、资产减少、原值变动、累计折旧调整以及折旧分配等。制作方法有两种，一种是通过“立即制单”，另一种是通过“批量制单”来实现，前者是通过【固定资产】－【设置】－【选项】，选择“业务发生后立即制单”（见图4-38）。
图4-38
如果采用批量制单功能。具体操作如下：通过【固定资产】－【处理】－【批量制单】，完成记账凭证的自动生成（见图4-39）。
图4-39
4.3 月末处理
月末结账前必须“与财务系统进行对账”。具体操作是：通过【固定资产】－【处理】－【对账】，完成对账工作，系统给出对账结果。对账的操作不限时间，也不限次数，但月末结账之前会自动对账一次。
月末结账，通过【固定资产】－【处理】－【月末结账】进行，当出现图4-40所示窗口，阅读有关说明后，单击“开始结账”，可完成月末的固定资产结账工作。
图4-40