起草汇报材料，是各级机关文字秘书经常遇到的任务。
由于上级检查重点的不同，汇报内容也各有侧重。从类别上分有业务工作的专题汇报，也有政治工作或后勤工作方面的；从性质上分有军事训练方面的，有部队管理教育的，也有部队政治思想教育或文化宣传的，还有车辆、装备、财务、给养等；从时间上分，有半年、一年或更长时间的；从范围上分，有全总队的、也有各支队、边防检查站的等等。一般说来，各单位的领导比较重视这类材料，要求也很高。既强调文字简洁、篇幅短小，又要求尽量全面反映工作情况；既强调突出重点，又要求周到得体。准备这类稿件时往往有一定难度，结合多年从事秘书工作的经验，我觉得要特别注意把握五个问题。
第一，不要给人讲道理。通常情况下，听汇报者多为上级机关首长或部门领导，汇报人则是下级机关、部门或单位的负责人。这种差异决定了汇报工作的人必须摆正自己的位置，不能出现错位。体现在汇报材料上就是不要给听汇报者讲道理。听汇报者的上级领导中，多是参与某些政策制定或某项工作决策，了解的情况多，理论政策水平比较高的。到基层来，他们主要目的是想掌握更多的情况。如果在汇报工作时总是讲开展某项工作或实行某项政策的重大意义、理论依据，大段阐述道理，就像在给领导人上课。这种角色上出现的错位，于情于理都说不过去。但是，如果上级领导下来主要是了解某项政策实施后基层的反应，或是为制定新的政策而进行调查研究，汇报时就得有必要的理论思考。不过，这种情况下最好用探讨问题的口气，将基层广大官兵在实践中形成的一些观点和看法加以提炼概括。
第二，不宜面面俱到。上级领导去一个单位，多是检查某项工作或了解某方面的情况，而且往往与他自己的工作分工密切相关，所以，秘书人员或写汇报材料的同志应当根据领导的身份、主管或分管的工作来确定汇报的主要内容（或者是核心内容）。起草时要按一定的逻辑顺序筹划汇报稿件的结构，既考虑整个汇报的主线和逻辑关系，又要将一个时期或某方面的工作重点凸现出来。如果是上级领导机关核心层的主要领导，那就应当全面汇报本单位或本部门的工作情况以及最近一个时期的重点工作的开展或完成情况。如果是主管或分管领导，那就应当在简要介绍整体工作情况后，再集中汇报与领导分工密切相关的工作。这样考虑详略得当，便于控制字数，有利于节约时间，让上级领导在基本掌握一个单位或部门总体工作情况的同时，对自己关心的事情有更为详尽、具体的了解。尤其要注意的是该领导曾经多次来过的地方，千万不能每次都把基本情况、优劣势分析等重复汇报，这样容易让人产生反感情绪。
第三，不必齐头并进。一个地区、一个单位、一个部门，无论是总队机关，还是边防支队、边防检查站，或者是边防大队、派出所、工作站等，涉及的事情尽管谈不上千头万绪，但总有若干个方面。一项工作，哪怕是当前最为重要的任务，在不同地方、部门和单位的工作重点也不相同，比如开展先进性教育分为两个阶段，上半年是支队以上机关，下半年是各大队、所站，同样是一个内容在时间上就不同；再比如全国边防部队开展“三访四见”活动，派出所就要全力以赴深入群众中进行走访，坚持“四必到”，帮抚弱势群体等；边防检查站则以开展“四心两满意”为主，积极为过往旅客提供良好的服务等等。另外，每一项工作各地、各单位不是在同一时间、运用同一种方式部署下去的，具体抓法也不完全相同，其开始、进展和结果肯定也不一样。有些工作开展起来在时间上是交叉的，有的在内容上也会出现一些重叠等，起草汇报时，怎样才能将几项不同工作或者同一工作在不同地方的进展情况，如实、客观、全面、准确地反映出来?关键是要选择好侧重点。可分别介绍成绩、做法、体会、思路甚至下一步的打算，而不必把每一项工作都从开始部署罗列到最后取得成绩。这就是说，汇报工作要坚持有什么说什么，不要用相同的时间去交待每一件事情，也不要用相同的标准去衡量同一项工作。总之，不必时时、事事、处处齐头并进，这也是汇报工作的要害所在。一般地讲，对实施时间比较长、取得成绩比较突出的工作，重点讲取得的成效；对各单位都下力抓又都取得明显成绩的事情，就重点说说自己抓这项工作的具体做法和特点；对上级特别关心、本地也真正抓出了成绩的工作，则以体会的形式将深层次思考谈出来；对刚刚安排的一些工作，主要汇报工作思路；对有些在本地还没有完全铺开或没有做好的工作，交待清楚原因即可，尤其要交待工作未能开展起来的主观因素。
第四，不能沿用讲话口气。无论是向上级汇报工作的领导同志，还是机关的文秘人员，日常工作中大量运用的是对下的讲话，比较起来，对上的汇报要少一些。由于这个原因，汇报材料里最常见的问题是受习惯的影响，容易把讲话中对某项工作进展情况的分析、取得成绩的概括甚至对下级的指示和要求等自觉不自觉地带到汇报中去，让人感到汇报者骄傲自满、目中无人。这是长期起草“讲话稿”的人在起草“汇报稿”时必须首先克服的问题，实际操作起来也是最难的事情。我觉得一个有效的办法就是起草者多作换位思考，假如是自己去听汇报，看这方面应该汇报什么，自己最想听的话是什么。把这些搞清楚了，也就把“准”了起草汇报材料时应当突出的重点和可以采用的语言的“脉搏”。在具体起草中，要注意语言的运用，既要生动，又要准确；既要大量运用规范的通用语言，又要适当照顾地方方言，同时还要充分考虑听汇报者的处事风格、思维特点、语言习惯，等等。但不管怎么说，在起草汇报稿时，应当追求朴实平和、生动鲜明的语言风格。
第五，不能言之无物。事实胜于雄辩。汇报工作，顾名思义就是要汇报全面工作或者某项工作的进展情况、主要成绩和存在问题，一定要注意用事实说话，并且要把话说得中听些。我们起草汇报稿，既要说清总体情况，又要有一些鲜活的第一手资料，不能只讲面上的宏观情况，更不能用大话、套话、空话去应付差事。起草这类材料往往是时间紧迫、任务繁重。在较短的时间内能完成一份高质量的汇报，要求秘书人员平时必须注意收集、掌握每项工作进展情况，加强对各类动态工作信息的积累，占有第一手材料，否则写起来会摸不着头绪，无处落笔，甚至出现“言之无物”的问题。因此，秘书人员必须经常深入基层，到实际工作中去了解和掌握情况，同时，必须注意浏览甚至仔细阅读上级机关不同时期的工作指示、会议精神及本级制定下发的工作方案、措施和要求，了解基层单位呈报的工作信息、总结等资料，始终做到胸中有全局、手上有典型、笔下有实情。
起草汇报材料，是各级机关文字秘书经常遇到的任务。
由于上级检查重点的不同，汇报内容也各有侧重。从类别上分有业务工作的专题汇报，也有政治工作或后勤工作方面的；从性质上分有军事训练方面的，有部队管理教育的，也有部队政治思想教育或文化宣传的，还有车辆、装备、财务、给养等；从时间上分，有半年、一年或更长时间的；从范围上分，有全总队的、也有各支队、边防检查站的等等。一般说来，各单位的领导比较重视这类材料，要求也很高。既强调文字简洁、篇幅短小，又要求尽量全面反映工作情况；既强调突出重点，又要求周到得体。准备这类稿件时往往有一定难度，结合多年从事秘书工作的经验，我觉得要特别注意把握五个问题。
第一，不要给人讲道理。通常情况下，听汇报者多为上级机关首长或部门领导，汇报人则是下级机关、部门或单位的负责人。这种差异决定了汇报工作的人必须摆正自己的位置，不能出现错位。体现在汇报材料上就是不要给听汇报者讲道理。听汇报者的上级领导中，多是参与某些政策制定或某项工作决策，了解的情况多，理论政策水平比较高的。到基层来，他们主要目的是想掌握更多的情况。如果在汇报工作时总是讲开展某项工作或实行某项政策的重大意义、理论依据，大段阐述道理，就像在给领导人上课。这种角色上出现的错位，于情于理都说不过去。但是，如果上级领导下来主要是了解某项政策实施后基层的反应，或是为制定新的政策而进行调查研究，汇报时就得有必要的理论思考。不过，这种情况下最好用探讨问题的口气，将基层广大官兵在实践中形成的一些观点和看法加以提炼概括。
第二，不宜面面俱到。上级领导去一个单位，多是检查某项工作或了解某方面的情况，而且往往与他自己的工作分工密切相关，所以，秘书人员或写汇报材料的同志应当根据领导的身份、主管或分管的工作来确定汇报的主要内容（或者是核心内容）。起草时要按一定的逻辑顺序筹划汇报稿件的结构，既考虑整个汇报的主线和逻辑关系，又要将一个时期或某方面的工作重点凸现出来。如果是上级领导机关核心层的主要领导，那就应当全面汇报本单位或本部门的工作情况以及最近一个时期的重点工作的开展或完成情况。如果是主管或分管领导，那就应当在简要介绍整体工作情况后，再集中汇报与领导分工密切相关的工作。这样考虑详略得当，便于控制字数，有利于节约时间，让上级领导在基本掌握一个单位或部门总体工作情况的同时，对自己关心的事情有更为详尽、具体的了解。尤其要注意的是该领导曾经多次来过的地方，千万不能每次都把基本情况、优劣势分析等重复汇报，这样容易让人产生反感情绪。
第三，不必齐头并进。一个地区、一个单位、一个部门，无论是总队机关，还是边防支队、边防检查站，或者是边防大队、派出所、工作站等，涉及的事情尽管谈不上千头万绪，但总有若干个方面。一项工作，哪怕是当前最为重要的任务，在不同地方、部门和单位的工作重点也不相同，比如开展先进性教育分为两个阶段，上半年是支队以上机关，下半年是各大队、所站，同样是一个内容在时间上就不同；再比如全国边防部队开展“三访四见”活动，派出所就要全力以赴深入群众中进行走访，坚持“四必到”，帮抚弱势群体等；边防检查站则以开展“四心两满意”为主，积极为过往旅客提供良好的服务等等。另外，每一项工作各地、各单位不是在同一时间、运用同一种方式部署下去的，具体抓法也不完全相同，其开始、进展和结果肯定也不一样。有些工作开展起来在时间上是交叉的，有的在内容上也会出现一些重叠等，起草汇报时，怎样才能将几项不同工作或者同一工作在不同地方的进展情况，如实、客观、全面、准确地反映出来?关键是要选择好侧重点。可分别介绍成绩、做法、体会、思路甚至下一步的打算，而不必把每一项工作都从开始部署罗列到最后取得成绩。这就是说，汇报工作要坚持有什么说什么，不要用相同的时间去交待每一件事情，也不要用相同的标准去衡量同一项工作。总之，不必时时、事事、处处齐头并进，这也是汇报工作的要害所在。一般地讲，对实施时间比较长、取得成绩比较突出的工作，重点讲取得的成效；对各单位都下力抓又都取得明显成绩的事情，就重点说说自己抓这项工作的具体做法和特点；对上级特别关心、本地也真正抓出了成绩的工作，则以体会的形式将深层次思考谈出来；对刚刚安排的一些工作，主要汇报工作思路；对有些在本地还没有完全铺开或没有做好的工作，交待清楚原因即可，尤其要交待工作未能开展起来的主观因素。
第四，不能沿用讲话口气。无论是向上级汇报工作的领导同志，还是机关的文秘人员，日常工作中大量运用的是对下的讲话，比较起来，对上的汇报要少一些。由于这个原因，汇报材料里最常见的问题是受习惯的影响，容易把讲话中对某项工作进展情况的分析、取得成绩的概括甚至对下级的指示和要求等自觉不自觉地带到汇报中去，让人感到汇报者骄傲自满、目中无人。这是长期起草“讲话稿”的人在起草“汇报稿”时必须首先克服的问题，实际操作起来也是最难的事情。我觉得一个有效的办法就是起草者多作换位思考，假如是自己去听汇报，看这方面应该汇报什么，自己最想听的话是什么。把这些搞清楚了，也就把“准”了起草汇报材料时应当突出的重点和可以采用的语言的“脉搏”。在具体起草中，要注意语言的运用，既要生动，又要准确；既要大量运用规范的通用语言，又要适当照顾地方方言，同时还要充分考虑听汇报者的处事风格、思维特点、语言习惯，等等。但不管怎么说，在起草汇报稿时，应当追求朴实平和、生动鲜明的语言风格。
第五，不能言之无物。事实胜于雄辩。汇报工作，顾名思义就是要汇报全面工作或者某项工作的进展情况、主要成绩和存在问题，一定要注意用事实说话，并且要把话说得中听些。我们起草汇报稿，既要说清总体情况，又要有一些鲜活的第一手资料，不能只讲面上的宏观情况，更不能用大话、套话、空话去应付差事。起草这类材料往往是时间紧迫、任务繁重。在较短的时间内能完成一份高质量的汇报，要求秘书人员平时必须注意收集、掌握每项工作进展情况，加强对各类动态工作信息的积累，占有第一手材料，否则写起来会摸不着头绪，无处落笔，甚至出现“言之无物”的问题。因此，秘书人员必须经常深入基层，到实际工作中去了解和掌握情况，同时，必须注意浏览甚至仔细阅读上级机关不同时期的工作指示、会议精神及本级制定下发的工作方案、措施和要求，了解基层单位呈报的工作信息、总结等资料，始终做到胸中有全局、手上有典型、笔下有实情。