关于《归档文件整理规则》应用与推广的体会
作者：何燕宁
来源：《沿海企业与科技》2010年第10期
［摘要］2002年国家档案局发布实施了《归档文件整理规则》，这是我国机关及企事业单位档案工作改革的一项重要举措。做好邮政档案整理传统方法的改革，简化整理程序，提高档案工作效率，做好《规则》的应用与推广工作，使之更好地服务于邮政企业的各项发展需要，是新时期邮政企业档案工作的当务之急。
［关键词］归档文件整理规则；推广；体会
［作者简介］何燕宁，广西壮族自治区邮政公司档案馆员，广西南宁，530022
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2010）10-0166-0002 2002年12月国家档案局发布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》的制定，是我国机关及企事业单位档案工作改革的一项重要举措。《规则》从我国档案工作的现状出发，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，在遵循文件整理工作基本规则的基础上，对传统的做法和其他国家的经验进行了综合与扬弃，克服了文书立卷烦琐、复杂、量大、增加检索层次等自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，是一种探索追求更符合时代要求的最新的文件整理方法。《规则》对归档文件整理工作的原则和方法作了更合理的规定。新《规则》的施行，对正处于邮政企业改革之际的邮政档案管理工作，更显得恰逢其时。做好邮政档案整理传统方法的改革，简化整理程序，提高档案工作效率，做好《规则》的应用与推广工作，使新《规则》更好地服务于邮政企业的各项发展需要，是新时期邮政企业档案工作的当务之急。
一、 档案整理改革进程中存在的问题
（一）档案案卷整理质量普遍不高
存在的普遍问题有：文件资料收集不齐全，缺少账外文件较多；档案分类中的保管期限划分不准确，未能准确划分文件保管的永久、长期、短期类文件，特别是上级来文笼统地划分为永久或长期类较多，易造成日后该类档案进馆大量重复等；档案分类项目层次划分前后不统一，未能保持案卷内文件之间的历史联系；有些整理把某一具体问题、某一事件的来文和复文、转发和被转发等分散存放，给档案日后查找、利用造成不便；案卷标题拟写不规范，不能有效概括性说明卷内文件内容； 计算机档案管理水平参差不齐，有的兼职档案人员不熟悉计
算机操作，未能对档案原始数据进行著录，对档案软件使用不熟悉等，未能使用计算机软件有效地管理档案。
（二）从事专职档案管理的人员少，无法开展工作
近年来，由于邮政企业改革进程的不断深入，机关管理人员的大量精简，全区从事专职档案管理的人员也日益减少，邮电分营后全区专职档案人员有9人，邮政企业化改革后仅有专职档案人员3人。不少兼职档案人员身兼数职，不能很好地坐下来专心进行档案基础的整理工作。兼职档案人员参加的档案专业培训机会不多，档案专业知识水平不高。档案自身整理程序烦琐，从每份文件的收集、分类、编页码、拟写案卷标韪、著录案卷条目、装订、装盒等共需十几道工序，而且一个环节扣着一个环节，上一步未做完，下一步便没办法开展。所以，文件收集不齐全，便会给整个文件归档编目的进程带来影响。加上年底立卷，正是兼职档案人员各项工作最忙的时间，所以，历年的立卷归档工作总是因为各种原因被延迟推后。
二、《规则》的实践和应用使存在问题得到解决
（一）《规则》的施行，真正实现了档案整理程序的简化，做到了可随办随归
由于文书档案取消了案卷级管理，实行文件级管理，取消了传统案卷标题拟写，使档案人员得以简化档案编目的过程。这为档案收集整理提供了有利条件，文档人员可以做到随办随归。为此，广西邮政局的文件收集形式也实行了改革。过去年度文件收集的时间定在第二年第一季度末由部门兼职档案人员收集归档。这种归档形式档案人员较为被动，往往由于一个部门不能及时归档而影响整个机关的归档立卷工作。现改为当年的文件文印室打印好印发后，集中半个月左右的文件打印人员就可移交档案馆，档案人员便可以及时对移交来的文件提前进行编目整理。这样，可以使当年的档案整理工作提前至一二三季度进行。
（二）根据《规则》的要求，档案整理程序得到改革
经过实际操作和应用，现采用的固定整理程序，一是在档案分类上，继续采用企业十大类分类法，区级采用三级分类法，市级和县级视情况可采用二级及一级分类法，采用保管期限+年度+(机构)问题的分类形式；二是在档案编目整理上，整理单位按“件”， 采取“一事一件”即一份文件为一件，请示和批复为一件,转发和被转发为一件。流水号排列为一“件”一个流水页号，一“盒”一个流水序号，一“类”一个流水盒号。页号标识可采用手写标识，左页的编左下角,右页的编右下角。每件文件的右上角加盖标识档号章。档号章的构成为全宗号+年度+分类号+盒号+盒内流水号。档案盒只标识档号章、保管期限即可。档案盒内的文件排列顺序依次为：归档文件目录+文件资料+盒内备考表。档案采用“文件式”的装订方式，使用不锈钢钉子装订即可。
三、《规则》推广工作的体会
（一）单位领导对档案立卷改革工作的重视，使《规则》得以尽快施行和推广
为尽快学习新的文件整理方法，邮政公司多次派出档案人员参加了国家邮政局信访档案处及广西区档案局举办的《规则》培训班。通过培训，档案人员对立卷改革的意义有了深刻的了解和认识，从理论上掌握了《规则》的思路和方法，为尽快推广实施新的立卷方法的改革奠定了基础。
（二）做好《规则》相配套的各项档案管理基础工作
一是重新编制了《广西邮政档案管理分类实施细则》。随着邮政业务的不断变化、发展和扩大，迫切需要补充和完善原有的为邮政档案分类服务的《广西邮政档案分类实施细则》。经过研究，我们将原有的十个一级类目ABCD文书档案类下的二级类目进行了重新划分和补充，特别是补充增加了生产技术管理类的二级类目的内容：如：D01为综合业务、D02物流业、D03邮政金融、D04邮资票品、D05报刊发行、D06图书、报刊批销、D07网络运行、D08质量管理、D09基建管理、D10科技管理等。二是重新研制开发了能按“件”管理档案的计算机软件。原使用的档案微机软件是按“卷”管理的档案软件。文书立卷改革后，该软件已不适应需要。为保证改革后档案计算机管理档案的沿袭，公司领导根据企业的特点，为适应不久即将试行的办公自化动管理，下达科研项目自行开发了能按“件”管理的邮政档案计算机管理软件。
（三）认真做好《规则》的培训和推广，是文件立卷改革工作的重要环节
根据广西档案工作的实际特点，邮政公司采取的培训形式是：全区统一培训与分散的“三集中”培训相结合。由于基层档案人员兼职较多，不少档案人员都是新接触档案，对很多基础的档案知识都不了解；所以，有时培训一次后一些档案人员回去还是不会操作。为此，先采用了全区集中统一培训的方式，后又采取了分散的“三集中”等方式进行培训。全区统一集中培训的形式是：下文召集全区各市县基层档案人员统一参加由区档案局老师进行授课的培训。这种培训形式着重讲解理论方面的知识，能够使兼职档案员全面了解和掌握档案的业务知识。分散“三集中”培训的形式是：要求各市局档案人员集中时间、集中人员、集中文件材料到各局指定的地点进行边整理文件边归档的培训。例如在全区较大的地市邮政局柳州、桂林、梧州、河池、百色、南宁等举办小型的“文件归档整理培训班”，公司派出档案人员到现场指导。培训中，档案员可以互相学习、互相交流、互相提问，区局档案人员现场解答并及时解决计算机软件归档整理中的实际问题。由于采取了这些较灵活的培训形式和方法，基层档案人员普遍反映较好，效果较佳。既提高了基层档案人员的业务水平和实际操作能力，又保证了当年归档文件整理工作的开展。
通过对新的立卷方法的学习和实践，我们认识到，《规则》打破了旧有的案卷整理以“卷”为单位的整理模式，简化了档案的整理程序，为计算机进行档案管理提供了更加科学化和规范化的手段。经过几年的实际应用，证明新的归档文件整理方法的应用，很好地起到了提高企业档案的整体管理水平的作用。今后，档案人员继续面临着邮政企业改革后公司化的各项档案工作，这就要求档案人员更加需要继续努力地学习各项新的档案管理的新知识和新技能，跟上企业各项发展的步伐。同时需要档案人员更多地互相交流，互相学习，取长补短。愿邮政企业的
档案工作在众多档案人员的努力下，更快更好地向企业档案管理的科学化、现代化迈进，为促进企业的各项发展作出应有的贡献。
［参考文献］
［1］王振耀,田小红.中国自然灾害应急救助管理的基本体系［J］.新华文摘,2008,(11). ［2］郑宏远,等.档案部门如何经营好自身的社会关系［J］.档案学通讯,2008,(4). ［3］王保国.从边际关系谈综合档案馆的自身建设［J］.山西档案,2006,(4).
［4］宋建玲,马学强.档案员应该协调好三种关系［J］.中国档案,2007,(9).
关于《归档文件整理规则》应用与推广的体会
作者：何燕宁
来源：《沿海企业与科技》2010年第10期
［摘要］2002年国家档案局发布实施了《归档文件整理规则》，这是我国机关及企事业单位档案工作改革的一项重要举措。做好邮政档案整理传统方法的改革，简化整理程序，提高档案工作效率，做好《规则》的应用与推广工作，使之更好地服务于邮政企业的各项发展需要，是新时期邮政企业档案工作的当务之急。
［关键词］归档文件整理规则；推广；体会
［作者简介］何燕宁，广西壮族自治区邮政公司档案馆员，广西南宁，530022
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2010）10-0166-0002 2002年12月国家档案局发布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》的制定，是我国机关及企事业单位档案工作改革的一项重要举措。《规则》从我国档案工作的现状出发，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，在遵循文件整理工作基本规则的基础上，对传统的做法和其他国家的经验进行了综合与扬弃，克服了文书立卷烦琐、复杂、量大、增加检索层次等自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，是一种探索追求更符合时代要求的最新的文件整理方法。《规则》对归档文件整理工作的原则和方法作了更合理的规定。新《规则》的施行，对正处于邮政企业改革之际的邮政档案管理工作，更显得恰逢其时。做好邮政档案整理传统方法的改革，简化整理程序，提高档案工作效率，做好《规则》的应用与推广工作，使新《规则》更好地服务于邮政企业的各项发展需要，是新时期邮政企业档案工作的当务之急。
一、 档案整理改革进程中存在的问题
（一）档案案卷整理质量普遍不高
存在的普遍问题有：文件资料收集不齐全，缺少账外文件较多；档案分类中的保管期限划分不准确，未能准确划分文件保管的永久、长期、短期类文件，特别是上级来文笼统地划分为永久或长期类较多，易造成日后该类档案进馆大量重复等；档案分类项目层次划分前后不统一，未能保持案卷内文件之间的历史联系；有些整理把某一具体问题、某一事件的来文和复文、转发和被转发等分散存放，给档案日后查找、利用造成不便；案卷标题拟写不规范，不能有效概括性说明卷内文件内容； 计算机档案管理水平参差不齐，有的兼职档案人员不熟悉计
算机操作，未能对档案原始数据进行著录，对档案软件使用不熟悉等，未能使用计算机软件有效地管理档案。
（二）从事专职档案管理的人员少，无法开展工作
近年来，由于邮政企业改革进程的不断深入，机关管理人员的大量精简，全区从事专职档案管理的人员也日益减少，邮电分营后全区专职档案人员有9人，邮政企业化改革后仅有专职档案人员3人。不少兼职档案人员身兼数职，不能很好地坐下来专心进行档案基础的整理工作。兼职档案人员参加的档案专业培训机会不多，档案专业知识水平不高。档案自身整理程序烦琐，从每份文件的收集、分类、编页码、拟写案卷标韪、著录案卷条目、装订、装盒等共需十几道工序，而且一个环节扣着一个环节，上一步未做完，下一步便没办法开展。所以，文件收集不齐全，便会给整个文件归档编目的进程带来影响。加上年底立卷，正是兼职档案人员各项工作最忙的时间，所以，历年的立卷归档工作总是因为各种原因被延迟推后。
二、《规则》的实践和应用使存在问题得到解决
（一）《规则》的施行，真正实现了档案整理程序的简化，做到了可随办随归
由于文书档案取消了案卷级管理，实行文件级管理，取消了传统案卷标题拟写，使档案人员得以简化档案编目的过程。这为档案收集整理提供了有利条件，文档人员可以做到随办随归。为此，广西邮政局的文件收集形式也实行了改革。过去年度文件收集的时间定在第二年第一季度末由部门兼职档案人员收集归档。这种归档形式档案人员较为被动，往往由于一个部门不能及时归档而影响整个机关的归档立卷工作。现改为当年的文件文印室打印好印发后，集中半个月左右的文件打印人员就可移交档案馆，档案人员便可以及时对移交来的文件提前进行编目整理。这样，可以使当年的档案整理工作提前至一二三季度进行。
（二）根据《规则》的要求，档案整理程序得到改革
经过实际操作和应用，现采用的固定整理程序，一是在档案分类上，继续采用企业十大类分类法，区级采用三级分类法，市级和县级视情况可采用二级及一级分类法，采用保管期限+年度+(机构)问题的分类形式；二是在档案编目整理上，整理单位按“件”， 采取“一事一件”即一份文件为一件，请示和批复为一件,转发和被转发为一件。流水号排列为一“件”一个流水页号，一“盒”一个流水序号，一“类”一个流水盒号。页号标识可采用手写标识，左页的编左下角,右页的编右下角。每件文件的右上角加盖标识档号章。档号章的构成为全宗号+年度+分类号+盒号+盒内流水号。档案盒只标识档号章、保管期限即可。档案盒内的文件排列顺序依次为：归档文件目录+文件资料+盒内备考表。档案采用“文件式”的装订方式，使用不锈钢钉子装订即可。
三、《规则》推广工作的体会
（一）单位领导对档案立卷改革工作的重视，使《规则》得以尽快施行和推广
为尽快学习新的文件整理方法，邮政公司多次派出档案人员参加了国家邮政局信访档案处及广西区档案局举办的《规则》培训班。通过培训，档案人员对立卷改革的意义有了深刻的了解和认识，从理论上掌握了《规则》的思路和方法，为尽快推广实施新的立卷方法的改革奠定了基础。
（二）做好《规则》相配套的各项档案管理基础工作
一是重新编制了《广西邮政档案管理分类实施细则》。随着邮政业务的不断变化、发展和扩大，迫切需要补充和完善原有的为邮政档案分类服务的《广西邮政档案分类实施细则》。经过研究，我们将原有的十个一级类目ABCD文书档案类下的二级类目进行了重新划分和补充，特别是补充增加了生产技术管理类的二级类目的内容：如：D01为综合业务、D02物流业、D03邮政金融、D04邮资票品、D05报刊发行、D06图书、报刊批销、D07网络运行、D08质量管理、D09基建管理、D10科技管理等。二是重新研制开发了能按“件”管理档案的计算机软件。原使用的档案微机软件是按“卷”管理的档案软件。文书立卷改革后，该软件已不适应需要。为保证改革后档案计算机管理档案的沿袭，公司领导根据企业的特点，为适应不久即将试行的办公自化动管理，下达科研项目自行开发了能按“件”管理的邮政档案计算机管理软件。
（三）认真做好《规则》的培训和推广，是文件立卷改革工作的重要环节
根据广西档案工作的实际特点，邮政公司采取的培训形式是：全区统一培训与分散的“三集中”培训相结合。由于基层档案人员兼职较多，不少档案人员都是新接触档案，对很多基础的档案知识都不了解；所以，有时培训一次后一些档案人员回去还是不会操作。为此，先采用了全区集中统一培训的方式，后又采取了分散的“三集中”等方式进行培训。全区统一集中培训的形式是：下文召集全区各市县基层档案人员统一参加由区档案局老师进行授课的培训。这种培训形式着重讲解理论方面的知识，能够使兼职档案员全面了解和掌握档案的业务知识。分散“三集中”培训的形式是：要求各市局档案人员集中时间、集中人员、集中文件材料到各局指定的地点进行边整理文件边归档的培训。例如在全区较大的地市邮政局柳州、桂林、梧州、河池、百色、南宁等举办小型的“文件归档整理培训班”，公司派出档案人员到现场指导。培训中，档案员可以互相学习、互相交流、互相提问，区局档案人员现场解答并及时解决计算机软件归档整理中的实际问题。由于采取了这些较灵活的培训形式和方法，基层档案人员普遍反映较好，效果较佳。既提高了基层档案人员的业务水平和实际操作能力，又保证了当年归档文件整理工作的开展。
通过对新的立卷方法的学习和实践，我们认识到，《规则》打破了旧有的案卷整理以“卷”为单位的整理模式，简化了档案的整理程序，为计算机进行档案管理提供了更加科学化和规范化的手段。经过几年的实际应用，证明新的归档文件整理方法的应用，很好地起到了提高企业档案的整体管理水平的作用。今后，档案人员继续面临着邮政企业改革后公司化的各项档案工作，这就要求档案人员更加需要继续努力地学习各项新的档案管理的新知识和新技能，跟上企业各项发展的步伐。同时需要档案人员更多地互相交流，互相学习，取长补短。愿邮政企业的
档案工作在众多档案人员的努力下，更快更好地向企业档案管理的科学化、现代化迈进，为促进企业的各项发展作出应有的贡献。
［参考文献］
［1］王振耀,田小红.中国自然灾害应急救助管理的基本体系［J］.新华文摘,2008,(11). ［2］郑宏远,等.档案部门如何经营好自身的社会关系［J］.档案学通讯,2008,(4). ［3］王保国.从边际关系谈综合档案馆的自身建设［J］.山西档案,2006,(4).
［4］宋建玲,马学强.档案员应该协调好三种关系［J］.中国档案,2007,(9).