长宁区委、区政府按照上海城市信息化发展战略和建设“数字长宁”的总体规划，积极探索建设以电子公文运转、归档为主体的全区机关电子政务系统。经过３年时间努力，在全区范围内初步形成了一个集文件形成、办理、流转、归档、移交进馆及发布利用等功能于一体的电子政务系统，取得了实质性进展。全区５７个职能部门和街道（镇）机关在政务网上全部实行电子公文归档管理，截至２００４年５月底，区档案馆在线接收电子档案３１８５７件。
提高认识，统一行动，全面推行电子公文归档管理
（一）统一认识，把电子公文归档管理纳入电子政务建设
进入新世纪，长宁区委、区政府提出了“数字长宁”的发展理念，把信息化建设作为带动长宁经济发展的一个强力引擎。在“数字长宁”规划中，电子政务系统居于十分突出的位置，而在电子政务系统中，电子公文归档管理又处于核心地位。实行电子公文归档管理涉及全区档案文件管理以至全区行政管理体制、机制的重大变革，是一项事关长宁发展的全局性、战略性工作，而不仅仅是一项技术层面的工作。因此，我们从一开始就把电子公文归档管理纳入电子政务系统建设，并以此为抓手推进整个电子政务系统建设。去年，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中共中央办公厅主任王刚指出：“电子公文的归档和管理，档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”王刚同志的批示给了我们很大的鼓舞，进一步坚定了我们的信心。
（二）统一规划，建立电子公文归档和网络共享平台
在全区机关统一实施电子公文网上归档，涉及区委、人大、政府、政协各个部门和街道（镇）机关，涉及网上文件运转的各个环节，必须实行统一规划。区委、区政府提出，以整体性、集约性和规范性为要求，把电子公文产生、归档，到移交进馆作为一个整体纳入电子政务系统，进行统一规划、统一设计。从而形成了覆盖所有部门的三个层面的网络管理系统。由于坚持统一规划，统一建设，避免了各部门自行开发软件的重复投资，大大降低了建设成本。
（三）统一标准，严格规范电子公文归档管理
在全区机关实行电子公文归档管理，关键是要统一标准，严格规范。区委、区政府十分强调统一标准，要求区档案局、区信息中心严格按照国家档案局《关于档案管理软件功能要求暂行规定》和《电子公文归档管理暂行办法》设计、完善应用系统。区档案局结合实际制定电子公文归档管理制度；各部门和街道（镇），都制定《电子文件归档范围和保管期限表》，以规范电子公文的归档，确保电子档案质量，推进电子档案建设。
（四）统一步骤，有序推进电子公文归档管理
在统一认识、统一规划、统一标准的基础上，我们坚持有计划、有步骤地推进电子公文归档管理。
第一步，明确要求，落实责任。区委、区政府召开信息化工作会议，提出了包括电子公文归档工作在内的电子政务建设要求，并要求档案局提前介入电子政务系统建设。区档案局抓住机遇，及时提出需求分析，及时进行应用测试，不断完善系统功能。电子公文归档系统初步建成后，区政府明确提出由档案局负责推进电子公文归档管理，并要求各部门积极配合，在人、财、物方面给予保障。区政府办公室、区信息中心多次到区档案局协商工作，强调电子文件管理是电子政务系统建设的核心，是检验电子政务系统成败的重要标志。
第二步，组织试点。２００３年３月，档案局确定三家试点单位，进行电子公文网上试运行。各试点单位制定实施计划，修订归档范围和保管期限表，并按要求认真实践，积极探索，达到了预期效果。
第三步，组织培训。区档案局和区信息中心采取集中培训和上门指导相结合的方法，分期分批举办技术维护人员、文书处理人员和档案人员培训班。对文件流转、文件归档和在线移交进馆的每一个环节进行详细讲解，对操作仍有困难的同志还进行个别指导，并针对不同对象，提出不同要求。迄今为止，共培训了约６００人次。通过培训，使有关人员既掌握了操作技能，又转变了传统观念，为顺利实施电子公文归档和电子档案管理打下了坚实基础。
第四步，全面推进。在试点、培训的基础上，全面推行机关公文归档管理。区档案局要求各机关部门、街道办事处从２００３年９月起，都在区政务网上运行电子公文，实行办理完毕即时归档、定期移交，并将２００３年１―８月形成的电子公文逐步归入数据库。为保证此项工作顺利开展，区档案局发起建立了电子档案建设联席会议制度。每月召开一次会议，探讨解决工作中遇到的问题，及时统一标准，规范操作。同时，每月召开一次机关部门档案干部会议，指导业务、检查进度。在各部门共同努力下，２００３年度机关电子公文归档率达到９３．７％。
（五）统一考核，保证电子公文归档管理顺利进行
区委、区政府在推进电子公文归档管理过程中，一方面要求区档案局对机关各部门加强检查、指导，另一方面采取了目标管理和年度考核措施，加大推进力度。在电子文件归档的起步年，区政府在布置工作时，把电子档案建设列入政府重点工作，列入分管区长的个人目标，列入各部门的公共目标，实行年度目标管理；年底，对各部门电子公文归档情况进行考核，并将考核结果作为部门评优的重要依据，从而推动了全区机关电子公文归档工作。实践证明，这种机制十分重要，非常有效，需要继续保持，长期实行。
整合文档，改革立卷，档案工作水平跨上新的台阶
（一）实现了全区机关文档一体化管理
文件是档案的前生，档案是文件的归宿。文书处理和档案管理是两个工作流程，但实际上是一个管理系统。只有把档案管理纳入电子政务系统建设，把办公自动化与档案管理紧密结合起来，才能从根本上建好电子政务系统。以前，一些部门在实施办公自动化过程中，往往把电子档案管理排斥在外，结果使办公自动化系统和档案管理系统的应用、推广都受到了很大局限。而我区统一推行电子政务系统后，各机关部门和街道（镇）都在一个平台上实行网上收文、网上办文。文件办理完毕后，即时在线归档，在线移交档案目录及其全文信息。进馆和未进馆的电子档案都可在政务网上查询。避免了各自为政、文档脱节的现象，突破了传统管理模式，把文件和档案管理提高到一个新的境界。文档一体化管理使各部门档案人员开始由后台走向前台，凭借掌握的电子信息为机关现实工作及时提供服务。区档案馆因为参与电子政务系统建设、组织电子公文归档管理、汇集各部门档案信息，已成为事实上的电子文件管理中心，发挥了档案部门应有的作用。
（二）推动了全区机关文书立卷改革
我区电子政务系统建设的发展，电子公文归档管理的推行，为实行文书立卷改革提供了有利条件。区档案部门按照国家档案局印发的《归档文件整理规则》，突破沿用几十年的“六个特征”组卷方法，一事一件，以“件”为单位进行整理，与电子文件同步编目、统一编目，实行双轨制归档，使纸质文件归档成为机关档案部门的一项经常性工作，随办随归，即时归档，从而简化了文件整理，提高了管理效率。
（三）加强了区档案馆馆藏档案资源建设
实行电子公文归档和在线移交进馆，给区档案馆馆藏档案资源建设带来了深刻变化。综合档案馆是保管国家重要档案资源的基地，是社会各方面利用档案信息的中心。但是，几十年来，档案接收进馆的滞后性和档案门类的单一性始终困扰着档案馆，档案馆服务功能发挥因此受到了很大制约。随着全区机关电子公文归档和在线移交进馆的推行，区档案馆的档案接收范围扩大了，接收时间提前了。各部门即时归档，档案馆即时接收定为永久、长期和短期保存的电子档案，不仅使馆藏信息量迅速增长，而且信息时效性大增，为档案馆主动开发资源，扩大档案服务奠定了重要基础。
（四）提高了档案利用工作水平
实行电子公文归档管理后，打破了利用档案的时空局限，大大方便了检索，扩大了利用。利用者可到区档案馆查询档案资料，也可在政务网、长宁门户网站上查询档案资料。机关每一位工作人员都享有利用档案的权利，可在政务内网上直接查阅档案信息。普通市民可通过上网，查找我区已开放的档案目录，浏览现行文件，了解与百姓生活密切相关的政策规定。长宁区档案信息网自去年９月开通以来，访问量达到１２２７０人次，远远超过上门查档的人数。今年５月起，上海市实行政府信息公开，区档案馆作为集中查阅区政府公开信息的受理点，通过计算机系统发挥了重要作用，进一步拓宽了档案馆的社会服务渠道。依托政务网提供档案服务，提高了档案信息的查全率、查准率和利用效率，提高了档案利用服务的总体水平。
（五）提升了档案干部综合素质
实行区机关电子公文的网上归档，客观上对档案干部提出了更高的要求。不仅要求档案干部懂得业务，而且必须熟练操作电脑，运用档案管理系统，并把操作档案管理系统作为日常工作的一种基本方式。于是，档案干部纷纷参加培训，学习计算机知识，学习电子政务系统，学习档案管理系统。在边学边干中，档案干部队伍整体素质得到了提高。
长宁区委、区政府按照上海城市信息化发展战略和建设“数字长宁”的总体规划，积极探索建设以电子公文运转、归档为主体的全区机关电子政务系统。经过３年时间努力，在全区范围内初步形成了一个集文件形成、办理、流转、归档、移交进馆及发布利用等功能于一体的电子政务系统，取得了实质性进展。全区５７个职能部门和街道（镇）机关在政务网上全部实行电子公文归档管理，截至２００４年５月底，区档案馆在线接收电子档案３１８５７件。
提高认识，统一行动，全面推行电子公文归档管理
（一）统一认识，把电子公文归档管理纳入电子政务建设
进入新世纪，长宁区委、区政府提出了“数字长宁”的发展理念，把信息化建设作为带动长宁经济发展的一个强力引擎。在“数字长宁”规划中，电子政务系统居于十分突出的位置，而在电子政务系统中，电子公文归档管理又处于核心地位。实行电子公文归档管理涉及全区档案文件管理以至全区行政管理体制、机制的重大变革，是一项事关长宁发展的全局性、战略性工作，而不仅仅是一项技术层面的工作。因此，我们从一开始就把电子公文归档管理纳入电子政务系统建设，并以此为抓手推进整个电子政务系统建设。去年，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中共中央办公厅主任王刚指出：“电子公文的归档和管理，档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”王刚同志的批示给了我们很大的鼓舞，进一步坚定了我们的信心。
（二）统一规划，建立电子公文归档和网络共享平台
在全区机关统一实施电子公文网上归档，涉及区委、人大、政府、政协各个部门和街道（镇）机关，涉及网上文件运转的各个环节，必须实行统一规划。区委、区政府提出，以整体性、集约性和规范性为要求，把电子公文产生、归档，到移交进馆作为一个整体纳入电子政务系统，进行统一规划、统一设计。从而形成了覆盖所有部门的三个层面的网络管理系统。由于坚持统一规划，统一建设，避免了各部门自行开发软件的重复投资，大大降低了建设成本。
（三）统一标准，严格规范电子公文归档管理
在全区机关实行电子公文归档管理，关键是要统一标准，严格规范。区委、区政府十分强调统一标准，要求区档案局、区信息中心严格按照国家档案局《关于档案管理软件功能要求暂行规定》和《电子公文归档管理暂行办法》设计、完善应用系统。区档案局结合实际制定电子公文归档管理制度；各部门和街道（镇），都制定《电子文件归档范围和保管期限表》，以规范电子公文的归档，确保电子档案质量，推进电子档案建设。
（四）统一步骤，有序推进电子公文归档管理
在统一认识、统一规划、统一标准的基础上，我们坚持有计划、有步骤地推进电子公文归档管理。
第一步，明确要求，落实责任。区委、区政府召开信息化工作会议，提出了包括电子公文归档工作在内的电子政务建设要求，并要求档案局提前介入电子政务系统建设。区档案局抓住机遇，及时提出需求分析，及时进行应用测试，不断完善系统功能。电子公文归档系统初步建成后，区政府明确提出由档案局负责推进电子公文归档管理，并要求各部门积极配合，在人、财、物方面给予保障。区政府办公室、区信息中心多次到区档案局协商工作，强调电子文件管理是电子政务系统建设的核心，是检验电子政务系统成败的重要标志。
第二步，组织试点。２００３年３月，档案局确定三家试点单位，进行电子公文网上试运行。各试点单位制定实施计划，修订归档范围和保管期限表，并按要求认真实践，积极探索，达到了预期效果。
第三步，组织培训。区档案局和区信息中心采取集中培训和上门指导相结合的方法，分期分批举办技术维护人员、文书处理人员和档案人员培训班。对文件流转、文件归档和在线移交进馆的每一个环节进行详细讲解，对操作仍有困难的同志还进行个别指导，并针对不同对象，提出不同要求。迄今为止，共培训了约６００人次。通过培训，使有关人员既掌握了操作技能，又转变了传统观念，为顺利实施电子公文归档和电子档案管理打下了坚实基础。
第四步，全面推进。在试点、培训的基础上，全面推行机关公文归档管理。区档案局要求各机关部门、街道办事处从２００３年９月起，都在区政务网上运行电子公文，实行办理完毕即时归档、定期移交，并将２００３年１―８月形成的电子公文逐步归入数据库。为保证此项工作顺利开展，区档案局发起建立了电子档案建设联席会议制度。每月召开一次会议，探讨解决工作中遇到的问题，及时统一标准，规范操作。同时，每月召开一次机关部门档案干部会议，指导业务、检查进度。在各部门共同努力下，２００３年度机关电子公文归档率达到９３．７％。
（五）统一考核，保证电子公文归档管理顺利进行
区委、区政府在推进电子公文归档管理过程中，一方面要求区档案局对机关各部门加强检查、指导，另一方面采取了目标管理和年度考核措施，加大推进力度。在电子文件归档的起步年，区政府在布置工作时，把电子档案建设列入政府重点工作，列入分管区长的个人目标，列入各部门的公共目标，实行年度目标管理；年底，对各部门电子公文归档情况进行考核，并将考核结果作为部门评优的重要依据，从而推动了全区机关电子公文归档工作。实践证明，这种机制十分重要，非常有效，需要继续保持，长期实行。
整合文档，改革立卷，档案工作水平跨上新的台阶
（一）实现了全区机关文档一体化管理
文件是档案的前生，档案是文件的归宿。文书处理和档案管理是两个工作流程，但实际上是一个管理系统。只有把档案管理纳入电子政务系统建设，把办公自动化与档案管理紧密结合起来，才能从根本上建好电子政务系统。以前，一些部门在实施办公自动化过程中，往往把电子档案管理排斥在外，结果使办公自动化系统和档案管理系统的应用、推广都受到了很大局限。而我区统一推行电子政务系统后，各机关部门和街道（镇）都在一个平台上实行网上收文、网上办文。文件办理完毕后，即时在线归档，在线移交档案目录及其全文信息。进馆和未进馆的电子档案都可在政务网上查询。避免了各自为政、文档脱节的现象，突破了传统管理模式，把文件和档案管理提高到一个新的境界。文档一体化管理使各部门档案人员开始由后台走向前台，凭借掌握的电子信息为机关现实工作及时提供服务。区档案馆因为参与电子政务系统建设、组织电子公文归档管理、汇集各部门档案信息，已成为事实上的电子文件管理中心，发挥了档案部门应有的作用。
（二）推动了全区机关文书立卷改革
我区电子政务系统建设的发展，电子公文归档管理的推行，为实行文书立卷改革提供了有利条件。区档案部门按照国家档案局印发的《归档文件整理规则》，突破沿用几十年的“六个特征”组卷方法，一事一件，以“件”为单位进行整理，与电子文件同步编目、统一编目，实行双轨制归档，使纸质文件归档成为机关档案部门的一项经常性工作，随办随归，即时归档，从而简化了文件整理，提高了管理效率。
（三）加强了区档案馆馆藏档案资源建设
实行电子公文归档和在线移交进馆，给区档案馆馆藏档案资源建设带来了深刻变化。综合档案馆是保管国家重要档案资源的基地，是社会各方面利用档案信息的中心。但是，几十年来，档案接收进馆的滞后性和档案门类的单一性始终困扰着档案馆，档案馆服务功能发挥因此受到了很大制约。随着全区机关电子公文归档和在线移交进馆的推行，区档案馆的档案接收范围扩大了，接收时间提前了。各部门即时归档，档案馆即时接收定为永久、长期和短期保存的电子档案，不仅使馆藏信息量迅速增长，而且信息时效性大增，为档案馆主动开发资源，扩大档案服务奠定了重要基础。
（四）提高了档案利用工作水平
实行电子公文归档管理后，打破了利用档案的时空局限，大大方便了检索，扩大了利用。利用者可到区档案馆查询档案资料，也可在政务网、长宁门户网站上查询档案资料。机关每一位工作人员都享有利用档案的权利，可在政务内网上直接查阅档案信息。普通市民可通过上网，查找我区已开放的档案目录，浏览现行文件，了解与百姓生活密切相关的政策规定。长宁区档案信息网自去年９月开通以来，访问量达到１２２７０人次，远远超过上门查档的人数。今年５月起，上海市实行政府信息公开，区档案馆作为集中查阅区政府公开信息的受理点，通过计算机系统发挥了重要作用，进一步拓宽了档案馆的社会服务渠道。依托政务网提供档案服务，提高了档案信息的查全率、查准率和利用效率，提高了档案利用服务的总体水平。
（五）提升了档案干部综合素质
实行区机关电子公文的网上归档，客观上对档案干部提出了更高的要求。不仅要求档案干部懂得业务，而且必须熟练操作电脑，运用档案管理系统，并把操作档案管理系统作为日常工作的一种基本方式。于是，档案干部纷纷参加培训，学习计算机知识，学习电子政务系统，学习档案管理系统。在边学边干中，档案干部队伍整体素质得到了提高。