公文处理与应用技巧（一）
---公文页面设置
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”），要求从2012年7月1日起施行。同时，国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了国家标准GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（简称“新标准”），并与2012年7月1日实施，从而实现了党政两大系统公文的统一，初步形成了规范、科学、高效的党政机关公文处理体系。 笔者在对新《条例》和新标准学习的同时进行了一些探索，现将取得经验与技巧与大家分享和交流。
公文页面设置
新标准规定：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm*297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm*225mm。
我们来具体分析一下：纸张为A4，宽为210毫米、高为297毫米，版心宽为156毫米、高为225毫米。那么左右页边距就为210-156=54毫米，54÷2=27毫米，因为左边需要装订故加上1毫米为28毫米，则右边距为26毫米。同理，上下页边距为297-225=72毫米，72÷2=36毫米，所以上边距为37毫米，下边距为35毫米。 换算成厘米，即左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米，上边距为3.7厘米，下边距为3.5厘米。下面我们就对Word文档进行相关页面设置。
打开或新建一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，将“纸张”设置成A4，“页边距”按下图设置。
设好后点“确认”按钮即可完成。如果经常使用此种格式，点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，就能设成默认格式。（王志龙）
—1—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（二）
---行数和字数的设置
行数和字数的设置
新标准规定：公文每页排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
如何做到每页22行，每行28字，下面笔者就为大家演示一下相关设置。 新建或打开一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，选择“文档网络”选项卡，进行如图设置。
—2—
注意，此种设置必须是在默认字体大小为“三号”下进行的，如果默认字体不是“三号”，请先按照《计算机基础与应用技巧（七）--- Word中默认字体格式的设置》将默认字体大小改成“三号”，再进行设置。
最后，点击“确定”按钮即可生效，如经常使用此格式，请设置成“默认”。
公文处理与应用技巧（三）
---页码的规范设置
页码的规范设置
—3—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
我们平时设置页码时，为了方便，总是将页码设成“居中”。其实，这种做法是错误的。
“新标准”规定：公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
下面我们来具体分析：
首先，单页码居右空一字；双页码居左空一字。意思为：公文双面打印，页码正面居右，空一个汉字；反面居左，空一格汉字。特殊情况，单面打印页码“居右”。
再次，页码数字为阿拉伯数字，大小为4号。页码左右各放一条一字线，所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。
最后，页码应当连续编排，空白页不编排页码。
在Word文档中，公文页码的格式具体细节设置如下：
打开或新建一个Word文档，在在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在“板式”选项卡下，将页眉和页脚设成“奇偶页不同”，点击“确定”。如图1
—4—
然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项（或使用快捷键Alt+V+H），点击图2红圈内的按钮，从默认“页眉”转换到“页脚”。
—5—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（四）
---公文字体的设置
公文字体的设置
注：此处字体仅指公文标题和正文的字体，抄送和附件等模块字体另作专题说明。 新标准规定：公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空两行位置。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文档结构层次序数依次可以使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
在日常公文处理中，一般使用方正小标体字、仿宋GB-2312字体、楷体GB-2312字体和黑体字。其中， Word自带黑体字，其余字体需下载安装。
—6—
打开浏览器，在“百度”中搜索并下载以上字体；然后打开“控制面板”，找到“字体”，双击打开；将下载的相关字体（后缀为.TTF）拷贝到里面，即可完成字体的安装。
注意，将标题设为方正小标宋体2号时，若为两行则行距比较宽，需重新设置“行距”。《国家行政机关公文格式》规定：“公文标题以2号字高度加2号字高度的八分之七的距离为以基准行”，这个行距大概是35磅左右。选中标题内容，右键单击，选择“段落”，在“缩进和间距”选项卡下，将行距设为“固定值”，“35磅”。如图1：
公文字体的整体设置如图2：
—7—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（五）
公文版记的规范设置
公文版记的规范设置
—8—
党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。
版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。 新标准规定：
（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。
（2）抄送机关：公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（3）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
（4）版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。我们可以换算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。下面我们来具体设置分隔线。
点击“绘图”工具栏的“直线”（如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”），将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅（粗线），细线设为0.71磅，如图1；同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2：
—9—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
—10—
公文处理与应用技巧（六）
---附件格式的设置
附件格式的设置
公文的附件一般包含两个部分，一部分为正文下面的附件说明，另一部分为附件内容。
新标准规定：
（1）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。
（2）附件内容：附件应当另面排版，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编写公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
下面笔者给出附件设置的具体示例：
—11—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（七）
---发文机关署名和印章的设置
—12—
发文机关署名和印章的设置
平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了？事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样！”
对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。
新标准规定：
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
下面笔者给出具体的实例：
现在大家明白为什么有些公文不加盖公章了，但是对于不加盖公章的公文有着清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印发的公文就是不规范的，公文效力就会受到质疑。
为什么说新标准对于发文机关署名和印章有着明确而又模糊的规定。新标准清楚规定了公文可以加盖公章，也可以不加盖公章，并对具体的格式设置进行了规定，这点是非常明确的。但是，新标准并没有对二者的使用范围加以界定，这点是非常模糊的，对此也产生了一定的消极效果。那我们发文究竟该如何采用哪种格式？老秘网通过总结和探究后认为：一般下行文可以采用不加盖印章的格式，因为是上级给下级发文，红头已经代表了效力；如果是下级给上级行文，我们建议采用加盖印章的格式，
—13—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
以显庄严。总之，为了维护文件的权威，我们建议不论是上行文、还是下行文，尽量采用加盖印章的格式。
以上为个人观点，不足处，请指正。
—14—
公文处理与应用技巧（一）
---公文页面设置
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”），要求从2012年7月1日起施行。同时，国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了国家标准GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（简称“新标准”），并与2012年7月1日实施，从而实现了党政两大系统公文的统一，初步形成了规范、科学、高效的党政机关公文处理体系。 笔者在对新《条例》和新标准学习的同时进行了一些探索，现将取得经验与技巧与大家分享和交流。
公文页面设置
新标准规定：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm*297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm*225mm。
我们来具体分析一下：纸张为A4，宽为210毫米、高为297毫米，版心宽为156毫米、高为225毫米。那么左右页边距就为210-156=54毫米，54÷2=27毫米，因为左边需要装订故加上1毫米为28毫米，则右边距为26毫米。同理，上下页边距为297-225=72毫米，72÷2=36毫米，所以上边距为37毫米，下边距为35毫米。 换算成厘米，即左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米，上边距为3.7厘米，下边距为3.5厘米。下面我们就对Word文档进行相关页面设置。
打开或新建一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，将“纸张”设置成A4，“页边距”按下图设置。
设好后点“确认”按钮即可完成。如果经常使用此种格式，点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，就能设成默认格式。（王志龙）
—1—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（二）
---行数和字数的设置
行数和字数的设置
新标准规定：公文每页排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
如何做到每页22行，每行28字，下面笔者就为大家演示一下相关设置。 新建或打开一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，选择“文档网络”选项卡，进行如图设置。
—2—
注意，此种设置必须是在默认字体大小为“三号”下进行的，如果默认字体不是“三号”，请先按照《计算机基础与应用技巧（七）--- Word中默认字体格式的设置》将默认字体大小改成“三号”，再进行设置。
最后，点击“确定”按钮即可生效，如经常使用此格式，请设置成“默认”。
公文处理与应用技巧（三）
---页码的规范设置
页码的规范设置
—3—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
我们平时设置页码时，为了方便，总是将页码设成“居中”。其实，这种做法是错误的。
“新标准”规定：公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
下面我们来具体分析：
首先，单页码居右空一字；双页码居左空一字。意思为：公文双面打印，页码正面居右，空一个汉字；反面居左，空一格汉字。特殊情况，单面打印页码“居右”。
再次，页码数字为阿拉伯数字，大小为4号。页码左右各放一条一字线，所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。
最后，页码应当连续编排，空白页不编排页码。
在Word文档中，公文页码的格式具体细节设置如下：
打开或新建一个Word文档，在在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在“板式”选项卡下，将页眉和页脚设成“奇偶页不同”，点击“确定”。如图1
—4—
然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项（或使用快捷键Alt+V+H），点击图2红圈内的按钮，从默认“页眉”转换到“页脚”。
—5—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（四）
---公文字体的设置
公文字体的设置
注：此处字体仅指公文标题和正文的字体，抄送和附件等模块字体另作专题说明。 新标准规定：公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空两行位置。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文档结构层次序数依次可以使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
在日常公文处理中，一般使用方正小标体字、仿宋GB-2312字体、楷体GB-2312字体和黑体字。其中， Word自带黑体字，其余字体需下载安装。
—6—
打开浏览器，在“百度”中搜索并下载以上字体；然后打开“控制面板”，找到“字体”，双击打开；将下载的相关字体（后缀为.TTF）拷贝到里面，即可完成字体的安装。
注意，将标题设为方正小标宋体2号时，若为两行则行距比较宽，需重新设置“行距”。《国家行政机关公文格式》规定：“公文标题以2号字高度加2号字高度的八分之七的距离为以基准行”，这个行距大概是35磅左右。选中标题内容，右键单击，选择“段落”，在“缩进和间距”选项卡下，将行距设为“固定值”，“35磅”。如图1：
公文字体的整体设置如图2：
—7—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（五）
公文版记的规范设置
公文版记的规范设置
—8—
党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。
版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。 新标准规定：
（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。
（2）抄送机关：公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（3）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
（4）版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。我们可以换算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。下面我们来具体设置分隔线。
点击“绘图”工具栏的“直线”（如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”），将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅（粗线），细线设为0.71磅，如图1；同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2：
—9—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
—10—
公文处理与应用技巧（六）
---附件格式的设置
附件格式的设置
公文的附件一般包含两个部分，一部分为正文下面的附件说明，另一部分为附件内容。
新标准规定：
（1）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。
（2）附件内容：附件应当另面排版，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编写公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
下面笔者给出附件设置的具体示例：
—11—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
公文处理与应用技巧（七）
---发文机关署名和印章的设置
—12—
发文机关署名和印章的设置
平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了？事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样！”
对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。
新标准规定：
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
下面笔者给出具体的实例：
现在大家明白为什么有些公文不加盖公章了，但是对于不加盖公章的公文有着清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印发的公文就是不规范的，公文效力就会受到质疑。
为什么说新标准对于发文机关署名和印章有着明确而又模糊的规定。新标准清楚规定了公文可以加盖公章，也可以不加盖公章，并对具体的格式设置进行了规定，这点是非常明确的。但是，新标准并没有对二者的使用范围加以界定，这点是非常模糊的，对此也产生了一定的消极效果。那我们发文究竟该如何采用哪种格式？老秘网通过总结和探究后认为：一般下行文可以采用不加盖印章的格式，因为是上级给下级发文，红头已经代表了效力；如果是下级给上级行文，我们建议采用加盖印章的格式，
—13—
错误！未指定书签。 老秘网www.caiyes.cn
以显庄严。总之，为了维护文件的权威，我们建议不论是上行文、还是下行文，尽量采用加盖印章的格式。
以上为个人观点，不足处，请指正。
—14—