浅论如何做好企业合同管理
[摘 要] 合同管理是企业管理中的一项重要工作，是企业规避法律风险的一项重要措施。伴随着现代企业法律制度的不断完善，合同管理越发严谨，合同管理应采取统一归口管理与分口管理相结合的模式。通过合同管理信息系统上传合同，要建立健全各项管理制度。在日常的合同管理中要做好审查工作，包括合同当事人的资质审查、合同文本的审查、合同履行情况的监督检查及重大合同审查。
[关键词] 企业； 合同； 管理
市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是影响企业经营管理成败的一个重要因素。
1 企业的合同管理机构和管理模式
企业的合同管理应采取企业法规处统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的模式。企业法规处作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并通过合同管理信息系统将合同逐个上报审批。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。
2 合同管理工作
2.1 建立健全规章制度
要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2.2 加强合同管理人员的培训教育
合同管理人员业务素质的高低，直接影响合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了其合同法律意识。
2.3 日常合同的管理
有了制度和人员的准备，接下来重要的就是合同的审理工作。合同的审理必须做到以下几点：
（1） 对合同当事人的资信审查。合同谈判前，首先应对合同相对人的资质进行审查，包括签约资格、履约能力、以往的履约信誉等。签约前的资质审查十分重要，应该引起高度重视，将资质审查作为合同管理中一项必不可少的重要工作来做。资信审查主要看以下几方面。一是相对人的各种执照及资质证明，包括营业执照、组织机构代码证、开户银行许可证、税务登记证等。查看的内容包括：注册资金额、法定代表人的姓名、企业性质、经营范围以及年检情况。二是授权委托书，如果合同对方不是法人签订，必须提供其法定代表人签发的授权委托书原件。三是资产负债情况，从资产负债表和损益表中可以了解到该企业的经济实力和经营状况，要尽可能选择有经济实力、经营状况良好的企业。四是特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证、通信产品的进网许可证、食品行业的食品流通许可证等。另外，质量体系认证书、银行或税务部门出具的信用证书、相关主要荣誉证书对了解合同当事人的资信情况有参考作用，但不是合同当事人必须提供的。
（2） 合同文本的审查。谈合同时，尽量使用本单位草拟的文本为基础，因为用本单位起草的文本，基本用语条款和格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些，用基他单位的文本，往往比较生疏，改动量较大，有时有的单位故意将文本写得很长，其中设置文字陷阱，稍不注意就会签订不利合同。
（3） 企业要保证签订的合同统一合法有效，并得到严格履行，可以使用合同专用章这一方式。在合同管理制度中规定，对外签订合同必须统一加盖合同专用章，只有加盖合同专用章的合同，企业才予以认可，这样可避免一些部门和人员加盖其他公章，对外签订合同，也可避免一些人员逃避合同综合管理部门的监督管理。
（4） 合同履行情况的监督检查和结算管理。合同综合管理部门监督检查合同的履行情况，一般采取重点检查和抽查的方式。检查内容主要包括3方面：一要看各方是否按合同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约；二要看履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况；三要看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务，都会导致违约情况发生，其中最多的是工期逾期、质量不符合约定。因为处理违约情况涉及大量法律规定，所以，合同综合管理部门对此过程应重点监控。合同履行过程中，当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，所以对合同履行每一环节形成的书面材料都应注意完整保存。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，合同主管部门同财务部门密切配合，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
2.4 重大合同审查管理
企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，作为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都要有法律顾问参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
2.5 违约纠纷的及时处理
合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。合同主管部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款非常重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。
合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不仅仅包括要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，企业对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
主要参考文献
[1] 王利明，崔建远. 合同法[M]. 北京：北京大学出版社，2002.
浅论如何做好企业合同管理
[摘 要] 合同管理是企业管理中的一项重要工作，是企业规避法律风险的一项重要措施。伴随着现代企业法律制度的不断完善，合同管理越发严谨，合同管理应采取统一归口管理与分口管理相结合的模式。通过合同管理信息系统上传合同，要建立健全各项管理制度。在日常的合同管理中要做好审查工作，包括合同当事人的资质审查、合同文本的审查、合同履行情况的监督检查及重大合同审查。
[关键词] 企业； 合同； 管理
市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是影响企业经营管理成败的一个重要因素。
1 企业的合同管理机构和管理模式
企业的合同管理应采取企业法规处统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的模式。企业法规处作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并通过合同管理信息系统将合同逐个上报审批。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。
2 合同管理工作
2.1 建立健全规章制度
要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2.2 加强合同管理人员的培训教育
合同管理人员业务素质的高低，直接影响合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了其合同法律意识。
2.3 日常合同的管理
有了制度和人员的准备，接下来重要的就是合同的审理工作。合同的审理必须做到以下几点：
（1） 对合同当事人的资信审查。合同谈判前，首先应对合同相对人的资质进行审查，包括签约资格、履约能力、以往的履约信誉等。签约前的资质审查十分重要，应该引起高度重视，将资质审查作为合同管理中一项必不可少的重要工作来做。资信审查主要看以下几方面。一是相对人的各种执照及资质证明，包括营业执照、组织机构代码证、开户银行许可证、税务登记证等。查看的内容包括：注册资金额、法定代表人的姓名、企业性质、经营范围以及年检情况。二是授权委托书，如果合同对方不是法人签订，必须提供其法定代表人签发的授权委托书原件。三是资产负债情况，从资产负债表和损益表中可以了解到该企业的经济实力和经营状况，要尽可能选择有经济实力、经营状况良好的企业。四是特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证、通信产品的进网许可证、食品行业的食品流通许可证等。另外，质量体系认证书、银行或税务部门出具的信用证书、相关主要荣誉证书对了解合同当事人的资信情况有参考作用，但不是合同当事人必须提供的。
（2） 合同文本的审查。谈合同时，尽量使用本单位草拟的文本为基础，因为用本单位起草的文本，基本用语条款和格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些，用基他单位的文本，往往比较生疏，改动量较大，有时有的单位故意将文本写得很长，其中设置文字陷阱，稍不注意就会签订不利合同。
（3） 企业要保证签订的合同统一合法有效，并得到严格履行，可以使用合同专用章这一方式。在合同管理制度中规定，对外签订合同必须统一加盖合同专用章，只有加盖合同专用章的合同，企业才予以认可，这样可避免一些部门和人员加盖其他公章，对外签订合同，也可避免一些人员逃避合同综合管理部门的监督管理。
（4） 合同履行情况的监督检查和结算管理。合同综合管理部门监督检查合同的履行情况，一般采取重点检查和抽查的方式。检查内容主要包括3方面：一要看各方是否按合同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约；二要看履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况；三要看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务，都会导致违约情况发生，其中最多的是工期逾期、质量不符合约定。因为处理违约情况涉及大量法律规定，所以，合同综合管理部门对此过程应重点监控。合同履行过程中，当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，所以对合同履行每一环节形成的书面材料都应注意完整保存。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，合同主管部门同财务部门密切配合，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
2.4 重大合同审查管理
企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同、独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，作为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都要有法律顾问参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
2.5 违约纠纷的及时处理
合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。合同主管部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款非常重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。
合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不仅仅包括要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，企业对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
主要参考文献
[1] 王利明，崔建远. 合同法[M]. 北京：北京大学出版社，2002.