机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求
第一部分 机关档案工作的基本任务
第一章 档案及其作用
第二章 档案工作的性质、内容和原则
第三章 机关档案工作的性质、地位和基本任务 第二部分归档文件整理的基本要求
第四章 归档文件整理工作的意义
第五章 归档文件整理工作的组织
第六章 归档文件的价值鉴定
第七章 归档文件整理的基本步骤和要求
第一章 档案及其作用
一、档案的概念
档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。
档案概念的基本含义：
（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;
（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；
（三）档案是由文件有条件地转化而来的；
（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。
二、档案的作用
（一）档案可以作为机关工作查考的依据。
（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。
（三）档案可以作为政治斗争的工具。
（四）档案可以作为科学研究的必要条件。
（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。
三、档案作用的性质
1、凭证作用
2、参考作用
第二章
档案工作的性质、内容和原则
一、档案工作及其性质
档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。 档案工作的性质：
1、管理性；
2、服务性；
3、政治性。
二、档案工作的内容
1、档案业务管理工作
2、档案事业管理工作
三、档案工作的原则
统一领导，分级管理
第 三 章
机关档案工作的性质、地位和
机关档案部门的基本任务
一、机关档案工作的性质和地位
1、机关档案工作是机关工作的组成部分；
2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；
3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。
二、机关档案部门的主要职责和基本任务
1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;
2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；
3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；
4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；
5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；
6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
第二部分
归档文件整理工作的基本要求
第 四 章
归档文件整理工作的意义
第 五 章
归档文件整理的组织工作
一、确定整理工作的环节
1、文书部门负责立卷制度的确立
２、实行文书处理部门立卷的优点
第一、利于提高归档文件材料的质量和工作效率
第二、利于对文件的利用、归档和保密
第三、利于档案室开展各项业务工作
第 六 章
归档文件的价值鉴定
第一节 鉴定的原则和标准
1、历史的观点
2、全面的观点
3、发展的观点
4、效益的观点
二、鉴定的标准
1、职能标准
2、来源标准
3、内容标准
4、形式特征标准
第二节 归档和不归档的范围
一、文书归档的总范围
凡机关工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，办理完毕均应进行整理并定期向档案部门归档。
这些文件材料包括党、政、工、团及人事、保卫、业务等工作中形成的文件、图表、照片、
录音、录像以及以电子形式存在的电子文件。
二、文书归档的重点
1、本机关在进行主要职能活动中制成的重要文件。
2、与本机关主要职能活动有密切联系的上下级和有关单位的来文。
三、机关文件材料归档和不归档范围
（一） 机关应归档文件材料范围
（二） 1、应归档的上级来文
（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
（2）上级机关颁发的属于本机关主管业务并要求贯彻执行的法规性文件；
（3）上级机关领导等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等材料；
（4）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
（5）上级机关转发本机关的文件和对本机关的批示、批复。
2、应归档的本机关文件
（1）本机关党、工、团、妇等召开的代表会议或工作会议等形成的全套会议文件，以及各种音像材料；
（2）本机关党组、行政领导召开会议形成的文件材料，以及本机关召开工作会议、专题会议的材料；
（3）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本级机关的批复文件；
（4）本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件修改稿；
（5）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
（6）反映本机关业务活动和科技管理的专业文件材料；
（7）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；
（8）本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片）；
（9）本机关形成的审计文件材料；
（10）本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
（11）重要的人民来信和处理群众来信来访记录、摘要单、处理报告等；
（12）本机关成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料；
（13）本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
（14）干部、工人转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
（15）本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、反映本机关重要活动事件的剪报、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
（16）本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（17）本机关移交财产、物资、档案等工作的交接凭证、清册；
（18）本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（19）外事活动形成的文件材料；
（20）本机关干部任免（包括备案）调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、 退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
（21）机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；
（22）本机关及本机关批准的有关区域变化，征用土地、解决产权、地界纠纷等方面的文件材料；
（23）各种普查工作中形成的文件材料；
（24）按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关文件材料
（1）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
（2）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
（3）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作形成的文件材料。
4、应归档的下级机关文件材料
（1）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件；
（2）下级机关报送的法规性备案文件。
（二）不需归档的文件材料
1、不归档的上级文件材料
（1）上级机关任命、奖惩非本机关工作人员的文件，普发而不需办理的文件材料；
（2）上级机关发来供工作参考的抄件；
（3）上级机关征求意见的未定稿文件。
2、不归档的本机关文件材料
1）重份文件；
2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3）未经领导审阅、签发的未生效文件草稿，一般性文件的历次修改稿；
4）无特殊保存价值的函件、信封；
5）机关内部互相抄送的文件材料；
6）本机关领导兼任外机关职务所形成的文件材料；
7）为参考目的从各方面搜集的文件材料。
3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2）非隶属机关的一般通知（如省人事局送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）
4、不归档的下级机关文件材料
1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；
2）越级抄送不需要办理的文件材料；
3）下级机关抄报备案的一般性文件材料；
四、确定归档范围时应注意的问题
（一）归档不全的主要表现
1、只注重“红头文件”，而没有归“白头文件”，有的甚至“红头文件”也不齐全；
2、只归了有登记的收发文，而没有归内部使用的文件。如领导活动形成的文件（党委、党组会议记录、领导同志讲话材料等）以及领导和各业务部门外出开会带回的材料，不上报的统计表、登记表、计划、总结等；
3、只归了一些一般的通知和来往文书，而把常用的规章制度留在业务人员手中；
4、只归文字材料，而没有归表格、簿册、名册、照片等；
5、只归“正式文件”而没有归其它材料，如各种刊物等；
6、只归业务性文件，人事工作的文件没有归 。
（二）机关档案必须包括的8种文件
1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、•批转文件等；
2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；
3、公布性文件，如公告、通告、布告等；
4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、•工作总结、某些名册、统计表、登记表等；
5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；
6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；
7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；
8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。
上述８种文件较全面的概括了文书档案的归档范围。
第三节 划分保管期限
保管期限的划分方法
（一）永久
凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治活动和科学研究中，需要长远利用的文件，应列为永久保管（无止期）。
具体包括以下几种：
1、本单位制定的属于政策法规性的文件；
2、处理重要问题形成的文件材料；
3、召开重要会议形成的文件材料；
4、重要的请示、报告、总结、综合统计报表；
5、机构演变、单位领导人任免的文件材料；
6、直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；
7、非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
（二）长期
凡是在相当长时间内本机关需要查考的文件,应列为长期保管（16—50年）。
具体包括以下几种：
1、本单位一般工作问题的文件材料；
2、本单位一般会议的主要材料；
3、本机关人事管理工作形成的一般文件材料；
4、直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的一般文件材料；
5、下级机关报送的重要总结、报告和统计表等文件材料。
（三）短期
凡是在较短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管（15年以内）。
1、本机关召开会议的服务机构的计划、总结、会议参考材料；
2、与有关机关协商工作的一般往来文书；
3、内部组织机构的一般性工作计划、总结、会议记录；
4、与有关单位签订的一般性合同、协议，外事活动形成的具体事务性文件；
5、上级机关召开会议的简报，下级机关报送的一般性工作报告、总结及季度月份的统计表等。
第 七 章
归档文件整理的步骤与要求归档文件整理共分
装订
分类
排列
编号
编目
装盒
六个步骤，具体内容和要求如下：
一、装订
即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
装订的作用是固定文件页次，并从实体上将归档文件整理的基本单位---“件”确定下来， 为后续工作的开展提供条件。 这个环节需要注意四个问题：
1、准确界定“件”的范围
2、文件的修整
3、装订的顺序
4、装订方式和要求
1、准确界定“件”的范围
（1）文件正本与定稿一般应作为一件；定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需要保留不同稿本，也可将正本与历次稿各为一件。
（2）正文与附件一般为一件；如果附件数量较多，或太厚不易装订，也可各为一件。
（3）正文与文件处理单应为一件。
（4）原件与复制件应作为一件。
（5）转发文与被转发文应作为一件。
（6）报表、名册、图册等，应按其本来的装 订方式一册作为一件。
（7）来文与复文可为一件。
2、文件的修整
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易退变的文件进行复制；
（3）去除文件上易锈蚀金属物；
（4）对过大纸张进行折叠
3、装订的顺序
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。
收发文签一般附在文件正本之后，定稿之前。
4、装订方式和要求
装订要结实美观，无掉页压字现象，永久、长期档案要用线装方式进行装订，装订前要求去掉金属物。
一般情况，采用左侧装订，文件左、下侧对齐；如左侧装订线内有图文内容的，不必衬纸贴边，可选在左上角或其它方便位置装订。 此步骤常见的错误：
1、未对不符合要求的文件材料进行处理。
2、对“件”的处理扩大或缩小。
二、分类
即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
（一）《规则》提供了3种分类方法，即：
1、年度分类法
2、保管期限分类法
3、机构或问题分类法
1、年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
归档文件按年度分类，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。
2、保管期限分类法：即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
采用期限分类法，能将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性的采取整
理和保护措施。
3、机构或问题分类法
机构分类法：即根据文书处理阶段形成和处
理文件的承办单位对归档文件进行分类。
采用机构分类法时，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构在前，再依次排列各业务部门。
问题分类法：即按文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。
采用问题分类法，能够较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。可避免或减少同类问题文件分散现象，便于专题查找和利用档案。
（二）复式分类法与分类方案
“保管期限--年度--机构”分类法及分类方案：
永久： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
长期： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
短期： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
如“年度-机构-期限”分类法，其分类方案为:
1995年： 办公室„„永久、长期、短期
业务处„„永久、长期、短期
人事处„„永久、长期、短期
……
1996年： 办公室„„永久、长期、短期
业务处„„永久、长期、短期
人事处„„永久、长期、短期
……
1997年： „„
或“机构--年度--期限”分类法,其分类方案为:
办公室: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
人事处: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
业务处: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
“期限--年度”或“年度--期限”分类法。
此时的分类方案为：
“期限—年度”法 “年度—期限”法
永久：1995年、1996年„ 1995年：永久、长期、短期
长期：1995年、1996年„ 或 1996年：永久、长期、短期
短期：1995年、1996年„ „„ ：永久、长期、短期
以上是对分类方法和分类方案的具体掌握。 分类中对归档文件所属年代问题的要求：
在运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。
一般情况下很简单，依文件落款日期（即签发日期）定，但有以下几种情况需要注意。
1、对于计划、规划、总结、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期），判定文件的所属年度。
2、跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，
分类时也都归入办结年度。
3、来文与复文作为一件时，复文在前，编目
只对复文进行，日期以复文日期为准。 此环节上容易出现的错误：
一是选择的分类方法交叉。
二是采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法。
三、排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》要求，“归档文件应在分类方案的最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。
对此，可分三部分来理解。
1、“归档文件应在分类方案的最低一级类目内排列”。
以“期限—年度—机构 ”分类法为例，“机构”项是最低一级类目，其排列方法为： 永久：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
长期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
短期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
以“期限—年度 ”分类法为例，“年度”项是最低 一级类目，其排列方法为：
永久：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
长期：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
短期：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
2、归档文件应“按事由”排列，即同一事由的相关文件应集中排列。
以办公室为例，信访工作、信息工作、提案工作等都是事由，同一事由形成的文件应尽量集中排列。其排列方法如下：
永久:1995年 办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
长期:1995年 办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
短期:1995年办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
3、同一事由内或不同事由间的归档文件，应“结合时间或重要程度等排列”。
一是按文件形成时间的先后顺序排列；
二是按文件的重要程度排列，即先排结论性
的材料，再排事务性和过程性的文件。 不同事由间的归档文件排列有以下几种方法：
1）按不同事由形成时间的先后顺序排列
2）按事由的重要程度排列
3）按事由具有的共同属性分别集中排列
一是按文号排列。
二是将全部归档文件按时间顺序排列。
三是不按保管期限排列，直接按事由排列。 四、编号
归档文件的编号是指将归档文件在全宗内的位置标识为符号，并以归档章的形式在文件上注明。
编号的目的是反映分类、排列这些系统化的成果。
作用是确定归档文件在全宗中的位置，为查找利用时的档案实体存取提供条件。
（一）编号项目
编号项目是指包括全宗号、年度、保管期限、机构、件号等分类、排列因素在内的 一组数字和字符的集合。
1、必备项目：全宗号、年度、保管期限、页数、件号
2、选择项目：机构（问题）
3、空置项目：馆编件号、盒号
1、必备项目
包括：全宗号、年度、保管期限、页数和件号。
（1）全宗号：填写同级档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。
（2）年 度：要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1999”。
（3）期 限：填写归档文件保管期限的简称，即“永”、“长”等。
（4）页 数：填写该份文件总页数。可将文件各部分的页数合
计相加，计算页数时以文件中有图文的页面为一页。
（5）件 号：即归档文件的排列顺序号，包括室编件号与馆编件号两种。具体填写要求如下：
1）室编件号的编制
归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，按顺序给每份文件一个流水号，就是室编件号。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 以“期限—年度—机构 ”分类方案为例，
永久： 1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
长期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
短期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
以“期限—年度 ”分类法为例，
室编件号的编制方法为：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
长期：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
短期：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
2）馆编件号的编制（档案室无须编制）
在移交进馆时，由于再鉴定、整理等原因，使归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。
由于进馆档案整理状况不同、档案馆接收要求不同，是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同。
如果档案室阶段整理基础较好，价值鉴定也较准确，进馆时档案变动情况不大，则档案馆可直接以室边件号作为进馆后使用的件号，无须重编馆编件号。
2、选择项目---“机构（问题）”
（6）机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。
3、空置项目
（7）馆编件号：
（8）盒号：
这两个项目是我们根据工作实际，为档案馆预留的
（二）盖 章
1、归档章的项目及填写方法
2、盖章的位置
一是跨年度编大流水号；
二是跨保管期限编流水号；
三是分盒编号；
四是在归档章中使用代号代表机构名称
五、编目
（一）归档文件目录的项目
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 各项目的具体填写要求如下：
1、件 号：按文件排列顺序填写室编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
3、文 号：填写文件的发文字号或者期刊编号；没有文号或期刊编号的，可不填。
4、题 名：填写文件标题，没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，外加“[ ]”。
5、日 期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
6、页 数：填写一件文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。
7、备 注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况等。
(二）归档文件目录格式
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注
*** *** *** ****************** *** *** ***
**** *** *** ************************* **** *** ***
*** *** *** ******************* *** *** ***
鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用的空间也不同，目录中的行距允许有所不同。 1、归档文件目录应集中存放，作为检索工具使用，不需要放入档案盒中，如认为必要也允许将多打印的一套放入盒中。
2、目录项目不再增加机构、期限等项目除可在目录封皮上标明外，还可根据需要在每页表格的上方标明。文件题名中与责任者重复的部分可省略，其它照录。
六、装盒
（一）装盒应注意的问题和要求
1、装盒应视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，避免文件弯曲受损；
2、档案盒只是归档文件装具，不具备保管单位作用，因此，装盒时按照归档文件排列的
先后顺序进行，一般一盒装满后顺次装入下一盒即可，同一事由的文件不必装入同一 盒内。
3、应将不同类别的文件装入不同盒中，具体讲就是：不同年度、不同期限的文件不应装入同一盒中，按机构（问题）分类时，不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。
（二）备考表和盒面、盒脊内容的填写。
1、盒内应附备考表，置于所有归档文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。其作用是明确整理工作责任，强化监督，是每盒归档文件的重要组成部分。
2、档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称。
3、盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。其中期限以汉字全称表示,起止件号在室编栏内填写盒内排在最前和最后的文件的
件号，其它各项目的填写要求与归档章中相同。 此环节应注意的问题：
1、“盒号”。一般情况下，在档案室保存阶段无需编写盒号，自认为有必要的，可用铅笔标注。
2、 “盒标题”。档案盒仅仅起装具的作用，不再是保管单位的封皮，不允许模拟案卷题名编写所谓“盒标题”。
空置项目。
档案室管理阶段，一定不要使用。
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求
第一部分 机关档案工作的基本任务
第一章 档案及其作用
第二章 档案工作的性质、内容和原则
第三章 机关档案工作的性质、地位和基本任务 第二部分归档文件整理的基本要求
第四章 归档文件整理工作的意义
第五章 归档文件整理工作的组织
第六章 归档文件的价值鉴定
第七章 归档文件整理的基本步骤和要求
第一章 档案及其作用
一、档案的概念
档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。
档案概念的基本含义：
（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;
（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；
（三）档案是由文件有条件地转化而来的；
（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。
二、档案的作用
（一）档案可以作为机关工作查考的依据。
（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。
（三）档案可以作为政治斗争的工具。
（四）档案可以作为科学研究的必要条件。
（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。
三、档案作用的性质
1、凭证作用
2、参考作用
第二章
档案工作的性质、内容和原则
一、档案工作及其性质
档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。 档案工作的性质：
1、管理性；
2、服务性；
3、政治性。
二、档案工作的内容
1、档案业务管理工作
2、档案事业管理工作
三、档案工作的原则
统一领导，分级管理
第 三 章
机关档案工作的性质、地位和
机关档案部门的基本任务
一、机关档案工作的性质和地位
1、机关档案工作是机关工作的组成部分；
2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；
3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。
二、机关档案部门的主要职责和基本任务
1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;
2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；
3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；
4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；
5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；
6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
第二部分
归档文件整理工作的基本要求
第 四 章
归档文件整理工作的意义
第 五 章
归档文件整理的组织工作
一、确定整理工作的环节
1、文书部门负责立卷制度的确立
２、实行文书处理部门立卷的优点
第一、利于提高归档文件材料的质量和工作效率
第二、利于对文件的利用、归档和保密
第三、利于档案室开展各项业务工作
第 六 章
归档文件的价值鉴定
第一节 鉴定的原则和标准
1、历史的观点
2、全面的观点
3、发展的观点
4、效益的观点
二、鉴定的标准
1、职能标准
2、来源标准
3、内容标准
4、形式特征标准
第二节 归档和不归档的范围
一、文书归档的总范围
凡机关工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，办理完毕均应进行整理并定期向档案部门归档。
这些文件材料包括党、政、工、团及人事、保卫、业务等工作中形成的文件、图表、照片、
录音、录像以及以电子形式存在的电子文件。
二、文书归档的重点
1、本机关在进行主要职能活动中制成的重要文件。
2、与本机关主要职能活动有密切联系的上下级和有关单位的来文。
三、机关文件材料归档和不归档范围
（一） 机关应归档文件材料范围
（二） 1、应归档的上级来文
（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
（2）上级机关颁发的属于本机关主管业务并要求贯彻执行的法规性文件；
（3）上级机关领导等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等材料；
（4）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
（5）上级机关转发本机关的文件和对本机关的批示、批复。
2、应归档的本机关文件
（1）本机关党、工、团、妇等召开的代表会议或工作会议等形成的全套会议文件，以及各种音像材料；
（2）本机关党组、行政领导召开会议形成的文件材料，以及本机关召开工作会议、专题会议的材料；
（3）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本级机关的批复文件；
（4）本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件修改稿；
（5）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
（6）反映本机关业务活动和科技管理的专业文件材料；
（7）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；
（8）本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片）；
（9）本机关形成的审计文件材料；
（10）本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
（11）重要的人民来信和处理群众来信来访记录、摘要单、处理报告等；
（12）本机关成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料；
（13）本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
（14）干部、工人转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
（15）本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、反映本机关重要活动事件的剪报、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
（16）本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（17）本机关移交财产、物资、档案等工作的交接凭证、清册；
（18）本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（19）外事活动形成的文件材料；
（20）本机关干部任免（包括备案）调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、 退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
（21）机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；
（22）本机关及本机关批准的有关区域变化，征用土地、解决产权、地界纠纷等方面的文件材料；
（23）各种普查工作中形成的文件材料；
（24）按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关文件材料
（1）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
（2）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
（3）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作形成的文件材料。
4、应归档的下级机关文件材料
（1）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件；
（2）下级机关报送的法规性备案文件。
（二）不需归档的文件材料
1、不归档的上级文件材料
（1）上级机关任命、奖惩非本机关工作人员的文件，普发而不需办理的文件材料；
（2）上级机关发来供工作参考的抄件；
（3）上级机关征求意见的未定稿文件。
2、不归档的本机关文件材料
1）重份文件；
2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3）未经领导审阅、签发的未生效文件草稿，一般性文件的历次修改稿；
4）无特殊保存价值的函件、信封；
5）机关内部互相抄送的文件材料；
6）本机关领导兼任外机关职务所形成的文件材料；
7）为参考目的从各方面搜集的文件材料。
3、不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1）参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2）非隶属机关的一般通知（如省人事局送给其他厅局的一般通知）以及抄送的不需要办理的文件材料（需要执行的规定性文件除外）
4、不归档的下级机关文件材料
1）下级机关送来参阅的简报、情况反映，以及不应抄报或不必备案的文件材料；
2）越级抄送不需要办理的文件材料；
3）下级机关抄报备案的一般性文件材料；
四、确定归档范围时应注意的问题
（一）归档不全的主要表现
1、只注重“红头文件”，而没有归“白头文件”，有的甚至“红头文件”也不齐全；
2、只归了有登记的收发文，而没有归内部使用的文件。如领导活动形成的文件（党委、党组会议记录、领导同志讲话材料等）以及领导和各业务部门外出开会带回的材料，不上报的统计表、登记表、计划、总结等；
3、只归了一些一般的通知和来往文书，而把常用的规章制度留在业务人员手中；
4、只归文字材料，而没有归表格、簿册、名册、照片等；
5、只归“正式文件”而没有归其它材料，如各种刊物等；
6、只归业务性文件，人事工作的文件没有归 。
（二）机关档案必须包括的8种文件
1、“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、•批转文件等；
2、“白头文件”，如会议文件，经验介绍等，某些调查报告、通知，也用白头文件形式出现；
3、公布性文件，如公告、通告、布告等；
4、内部使用文件，如会议记录、内部使用的规章制度、工作计划、•工作总结、某些名册、统计表、登记表等；
5、记载性文件，如大事记、工作日记、调度日记；
6、报导性文件，如有关本机关活动的报导、本机关领导人答记者问等；
7、契约性文件，如协议、合同、意向书等；
8、证明性文件，如介绍信存根、党员转移组织关系存根等。
上述８种文件较全面的概括了文书档案的归档范围。
第三节 划分保管期限
保管期限的划分方法
（一）永久
凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治活动和科学研究中，需要长远利用的文件，应列为永久保管（无止期）。
具体包括以下几种：
1、本单位制定的属于政策法规性的文件；
2、处理重要问题形成的文件材料；
3、召开重要会议形成的文件材料；
4、重要的请示、报告、总结、综合统计报表；
5、机构演变、单位领导人任免的文件材料；
6、直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；
7、非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
（二）长期
凡是在相当长时间内本机关需要查考的文件,应列为长期保管（16—50年）。
具体包括以下几种：
1、本单位一般工作问题的文件材料；
2、本单位一般会议的主要材料；
3、本机关人事管理工作形成的一般文件材料；
4、直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的一般文件材料；
5、下级机关报送的重要总结、报告和统计表等文件材料。
（三）短期
凡是在较短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管（15年以内）。
1、本机关召开会议的服务机构的计划、总结、会议参考材料；
2、与有关机关协商工作的一般往来文书；
3、内部组织机构的一般性工作计划、总结、会议记录；
4、与有关单位签订的一般性合同、协议，外事活动形成的具体事务性文件；
5、上级机关召开会议的简报，下级机关报送的一般性工作报告、总结及季度月份的统计表等。
第 七 章
归档文件整理的步骤与要求归档文件整理共分
装订
分类
排列
编号
编目
装盒
六个步骤，具体内容和要求如下：
一、装订
即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
装订的作用是固定文件页次，并从实体上将归档文件整理的基本单位---“件”确定下来， 为后续工作的开展提供条件。 这个环节需要注意四个问题：
1、准确界定“件”的范围
2、文件的修整
3、装订的顺序
4、装订方式和要求
1、准确界定“件”的范围
（1）文件正本与定稿一般应作为一件；定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需要保留不同稿本，也可将正本与历次稿各为一件。
（2）正文与附件一般为一件；如果附件数量较多，或太厚不易装订，也可各为一件。
（3）正文与文件处理单应为一件。
（4）原件与复制件应作为一件。
（5）转发文与被转发文应作为一件。
（6）报表、名册、图册等，应按其本来的装 订方式一册作为一件。
（7）来文与复文可为一件。
2、文件的修整
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易退变的文件进行复制；
（3）去除文件上易锈蚀金属物；
（4）对过大纸张进行折叠
3、装订的顺序
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。
收发文签一般附在文件正本之后，定稿之前。
4、装订方式和要求
装订要结实美观，无掉页压字现象，永久、长期档案要用线装方式进行装订，装订前要求去掉金属物。
一般情况，采用左侧装订，文件左、下侧对齐；如左侧装订线内有图文内容的，不必衬纸贴边，可选在左上角或其它方便位置装订。 此步骤常见的错误：
1、未对不符合要求的文件材料进行处理。
2、对“件”的处理扩大或缩小。
二、分类
即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
（一）《规则》提供了3种分类方法，即：
1、年度分类法
2、保管期限分类法
3、机构或问题分类法
1、年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
归档文件按年度分类，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。
2、保管期限分类法：即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
采用期限分类法，能将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性的采取整
理和保护措施。
3、机构或问题分类法
机构分类法：即根据文书处理阶段形成和处
理文件的承办单位对归档文件进行分类。
采用机构分类法时，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构在前，再依次排列各业务部门。
问题分类法：即按文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。
采用问题分类法，能够较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。可避免或减少同类问题文件分散现象，便于专题查找和利用档案。
（二）复式分类法与分类方案
“保管期限--年度--机构”分类法及分类方案：
永久： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
长期： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
短期： 1995年 办公室、业务一处、业务二处„„
1996年 办公室、业务一处、业务二处„„
1997年 „„
如“年度-机构-期限”分类法，其分类方案为:
1995年： 办公室„„永久、长期、短期
业务处„„永久、长期、短期
人事处„„永久、长期、短期
……
1996年： 办公室„„永久、长期、短期
业务处„„永久、长期、短期
人事处„„永久、长期、短期
……
1997年： „„
或“机构--年度--期限”分类法,其分类方案为:
办公室: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
人事处: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
业务处: 1995年„„永久、长期、短期
1996年„„永久、长期、短期
……
“期限--年度”或“年度--期限”分类法。
此时的分类方案为：
“期限—年度”法 “年度—期限”法
永久：1995年、1996年„ 1995年：永久、长期、短期
长期：1995年、1996年„ 或 1996年：永久、长期、短期
短期：1995年、1996年„ „„ ：永久、长期、短期
以上是对分类方法和分类方案的具体掌握。 分类中对归档文件所属年代问题的要求：
在运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。
一般情况下很简单，依文件落款日期（即签发日期）定，但有以下几种情况需要注意。
1、对于计划、规划、总结、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期），判定文件的所属年度。
2、跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，
分类时也都归入办结年度。
3、来文与复文作为一件时，复文在前，编目
只对复文进行，日期以复文日期为准。 此环节上容易出现的错误：
一是选择的分类方法交叉。
二是采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法。
三、排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》要求，“归档文件应在分类方案的最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。
对此，可分三部分来理解。
1、“归档文件应在分类方案的最低一级类目内排列”。
以“期限—年度—机构 ”分类法为例，“机构”项是最低一级类目，其排列方法为： 永久：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
长期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
短期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
以“期限—年度 ”分类法为例，“年度”项是最低 一级类目，其排列方法为：
永久：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
长期：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
短期：1995年(办公室)1-15(业务处)16-50„
2、归档文件应“按事由”排列，即同一事由的相关文件应集中排列。
以办公室为例，信访工作、信息工作、提案工作等都是事由，同一事由形成的文件应尽量集中排列。其排列方法如下：
永久:1995年 办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
长期:1995年 办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
短期:1995年办公室(信访工作1.2.3信息工作4.5.6
提案工作7.8.9„)„
3、同一事由内或不同事由间的归档文件，应“结合时间或重要程度等排列”。
一是按文件形成时间的先后顺序排列；
二是按文件的重要程度排列，即先排结论性
的材料，再排事务性和过程性的文件。 不同事由间的归档文件排列有以下几种方法：
1）按不同事由形成时间的先后顺序排列
2）按事由的重要程度排列
3）按事由具有的共同属性分别集中排列
一是按文号排列。
二是将全部归档文件按时间顺序排列。
三是不按保管期限排列，直接按事由排列。 四、编号
归档文件的编号是指将归档文件在全宗内的位置标识为符号，并以归档章的形式在文件上注明。
编号的目的是反映分类、排列这些系统化的成果。
作用是确定归档文件在全宗中的位置，为查找利用时的档案实体存取提供条件。
（一）编号项目
编号项目是指包括全宗号、年度、保管期限、机构、件号等分类、排列因素在内的 一组数字和字符的集合。
1、必备项目：全宗号、年度、保管期限、页数、件号
2、选择项目：机构（问题）
3、空置项目：馆编件号、盒号
1、必备项目
包括：全宗号、年度、保管期限、页数和件号。
（1）全宗号：填写同级档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。
（2）年 度：要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1999”。
（3）期 限：填写归档文件保管期限的简称，即“永”、“长”等。
（4）页 数：填写该份文件总页数。可将文件各部分的页数合
计相加，计算页数时以文件中有图文的页面为一页。
（5）件 号：即归档文件的排列顺序号，包括室编件号与馆编件号两种。具体填写要求如下：
1）室编件号的编制
归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，按顺序给每份文件一个流水号，就是室编件号。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 以“期限—年度—机构 ”分类方案为例，
永久： 1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
长期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
短期：1995年 办公室(1.2.3„)、业务处(1.2.3„)„
以“期限—年度 ”分类法为例，
室编件号的编制方法为：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
长期：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
短期：
1995年(办公室)1-15(业务处)16-50(人事处)51„
2）馆编件号的编制（档案室无须编制）
在移交进馆时，由于再鉴定、整理等原因，使归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的顺序重新编制的件号，称为馆编件号。
馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。
由于进馆档案整理状况不同、档案馆接收要求不同，是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同。
如果档案室阶段整理基础较好，价值鉴定也较准确，进馆时档案变动情况不大，则档案馆可直接以室边件号作为进馆后使用的件号，无须重编馆编件号。
2、选择项目---“机构（问题）”
（6）机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。
3、空置项目
（7）馆编件号：
（8）盒号：
这两个项目是我们根据工作实际，为档案馆预留的
（二）盖 章
1、归档章的项目及填写方法
2、盖章的位置
一是跨年度编大流水号；
二是跨保管期限编流水号；
三是分盒编号；
四是在归档章中使用代号代表机构名称
五、编目
（一）归档文件目录的项目
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 各项目的具体填写要求如下：
1、件 号：按文件排列顺序填写室编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
3、文 号：填写文件的发文字号或者期刊编号；没有文号或期刊编号的，可不填。
4、题 名：填写文件标题，没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，外加“[ ]”。
5、日 期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
6、页 数：填写一件文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。
7、备 注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况等。
(二）归档文件目录格式
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注
*** *** *** ****************** *** *** ***
**** *** *** ************************* **** *** ***
*** *** *** ******************* *** *** ***
鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用的空间也不同，目录中的行距允许有所不同。 1、归档文件目录应集中存放，作为检索工具使用，不需要放入档案盒中，如认为必要也允许将多打印的一套放入盒中。
2、目录项目不再增加机构、期限等项目除可在目录封皮上标明外，还可根据需要在每页表格的上方标明。文件题名中与责任者重复的部分可省略，其它照录。
六、装盒
（一）装盒应注意的问题和要求
1、装盒应视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，避免文件弯曲受损；
2、档案盒只是归档文件装具，不具备保管单位作用，因此，装盒时按照归档文件排列的
先后顺序进行，一般一盒装满后顺次装入下一盒即可，同一事由的文件不必装入同一 盒内。
3、应将不同类别的文件装入不同盒中，具体讲就是：不同年度、不同期限的文件不应装入同一盒中，按机构（问题）分类时，不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。
（二）备考表和盒面、盒脊内容的填写。
1、盒内应附备考表，置于所有归档文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。其作用是明确整理工作责任，强化监督，是每盒归档文件的重要组成部分。
2、档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称。
3、盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。其中期限以汉字全称表示,起止件号在室编栏内填写盒内排在最前和最后的文件的
件号，其它各项目的填写要求与归档章中相同。 此环节应注意的问题：
1、“盒号”。一般情况下，在档案室保存阶段无需编写盒号，自认为有必要的，可用铅笔标注。
2、 “盒标题”。档案盒仅仅起装具的作用，不再是保管单位的封皮，不允许模拟案卷题名编写所谓“盒标题”。
空置项目。
档案室管理阶段，一定不要使用。