浅议倒签合同
整理︱邵教辉
目前，在公司合同审批中，我们常常可以发现有许多合同是倒签合同。对于倒签合同，公司许多业务员对此几乎是一无所知。所谓倒签合同是指合作双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同项目合作，而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的现象。虽然在很多情况下，合同的相对方都是与我们合作许久的公司，双方都会本着诚实守信的原则实施相关合同事项，双方并不会因为合同倒签而停止合同相关事项的履行，也不会因合同倒签给合同双方的利益造成损失。正是因为这个原因，公司的倒签合同越来越多。但是倒签合同不仅仅存在较大的法律风险，也不符合企业管理制度中关于风险控制的要求。
一、倒签合同存在的原因
倒签合同大部分产生于企业日常经营生产密切相关的项目，而合同的承办部门对合同性质、作用和管理的认识存在误区。倒签合同存在的主要原因包括以下几方面：
（一）合同承办部门人员对合同的性质、目的和作用认识存在误区，导致合同起草不规范、送审资料不完整、审批不及时。公司中有的承办单位没有充分认识到合同的严肃性，不重视合同立项履行过程中相关审批程序的执行，仅仅把合同的签订及审批作为履行结算手续、对外付款的条件，往往在业务实施完毕后，进入履行付款手续时才想到签订合同和审批合同，从而导致倒签合同现象发生。
（二）合作业务的不可预测性、紧急性、偶然性等导致实施前来不及签订合同。在公司经营过程中，往往会有一些业务时间紧迫，在事件发生的第一时间就必须立即作出反应，采取应对措施，若办完审批手续再实施，势必贻误时机，给生产经营带来不必要的经济损失或安全隐患。因此，这些应急业务就会出现合同补签的情况，在业务完成后才通过合同对各方当事人的权利义务进行约定。
（三）企业内部管理疏漏原因，导致合同起草、审批、签订等环节延迟。有些合同业务由于企业内部业务管理松懈，没有按照内控制度流程的要求处理，导致合同延迟签订，影响了业务的正常实施进度。按照合同管理办法规定，合同一旦订立，双方就要严格按照合同的约定履行，如果发生变更，就要签订补充协议，并履行相关审批手续，而有的单位因事前准备工作不细致不严谨，在项目实施过程中边实施边变更设计方案，为了逃避补签合同及办理相关审批手续，就往往采取业务实施完毕后再签合同的方式。
（四）合同审批时限较长，导致合同定稿签订延迟。一份合同从产生意向到最终结算，一般需要履行诸多手续，合同审批涉及部门较多，若承办人员业务不熟悉，在合同签批过程
中由于任何一个环节的滞后，都会导致整个合同审批程序被延误，合同的倒签也就在所难免。
二、合同倒签的法律风险
关于倒签合同的法律风险，主要有以下几个方面：
（一）存在一定的法律风险。对于合同签订前的履行过程，由于存在较大的不确定因素，双方的权利义务不明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷，而一旦产生纠纷后由于证据难以取得，解决起来又比较困难，合同的事前控制作用无法体现，存在较大的法律风险。对于采购合同，可能因为标的物的市场价格浮动或运输损失风险而发生争议，又无法出具相关合同证明，如适用合同履行地或货物交接时的市场价格，可能因市场价格浮动变化较大，导致企业经营付出更高的成本，损害企业的经济利益。
（二）存在一定的管理风险。补签合同违反公司的合同管理规定，导致合同管理质量及效率的下降，扰乱企业正常的管理秩序。如倒签合同使合同的生效时间迟于合同履行，但其他条款内容与正常签订的合同一致，导致合同的生效日期、履行期限及有效期限等有关期限规定产生逻辑上的冲突和混乱（如合同约定自签字盖章之日起生效，而实际生效前，合同已经履行完毕等），同时也可能使合同的交货、验收、付款的时间及条件出现前后矛盾的情况等，这些问题都给合同的管理及履行带来了不良影响。
（三）存在企业内控审计风险。公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了合同管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程，规定了合同管理相关部门的职责和管理权限。倒签合同无论是否给公司造成实际的危害后果，都违反了公司内控管理制度和流程，导致内控制度的执行偏差或发生漏洞，应当避免发生。
（四）存在财务信息失真风险。若不签订书面合同，则会影响财务部门的及时入账管理，在财务部门的成本、应付账款、资产负债表等会计报表上无法如实显示项目相关的费用列支情况，导致会计信息无法真实反映企业的经营状况和成本状况，形成企业会计信息失真，容易引发成本失控、决策失误等经营风险。
三、防范合同倒签行为的措施建议
合同管理工作是公司内部控制度执行过程中不可或缺的环节，对合同实行全过程控制和管理，也是规范管理、严格执行内控制度的必然选择。合同管理应成为防范及降低企业经营风险的“守门员”，而不是在出现法律纠纷时才冲锋陷阵。如何避免合同倒签，建议从以下四个方面入手进行防范：
（一）加强合同管理业务培训。加大对各级企业、各部门负责人、合同管理人员和承办人员的培训力度，使其增强依法经营管理意识和重合同守信用意识，充分认识到规范签订合
同对于防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性，熟悉合同法律知识、企业合同管理制度流程和相关工作要求，熟练掌握合同管理操作实务，进一步提高合同管理的质量和效率。
（二）严格执行内控制度和合同管理制度。内控制度规范了经营管理过程中的诸多环节，是规范管理、防范风险的重要手段；合同管理制度是合同管理操作环节中应遵循的基本制度，两者是相互支撑的制度体系，缺一不可。在合同签订之前，务必按照内控制度和合同管理要求，依照公司管理程序，充分做好各项事前准备工作，规范签订相关合同。
（三）优化合同审批流程。在项目实施过程中，加强企业合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调，进一步简化合同审批管理程序，减少重复、无效的管理环节，优化合同管理系统的审批流程，提高合同审批效率，尽快完成合同审批，保证合同的及时签订。
（四）定期组织检查考核。加强对合同管理部门和合同承办单位的管理，对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导，对随意倒签合同的行为进行通报批评并予以考核，对规避监督管理的行为进行严肃处理。
总之，合同是平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是保护合同当事人的合法利益、维护社会的经济秩序的重要依据。合同倒签和补签潜伏着许多风险，各部门合同洽谈人应当按照公司内控制度流程和合同管理的要求，在履行业务前规范签订书面合同，避免合同倒签引起的不必要的合同纠纷，保障各类项目的顺利实施。
浅议倒签合同
整理︱邵教辉
目前，在公司合同审批中，我们常常可以发现有许多合同是倒签合同。对于倒签合同，公司许多业务员对此几乎是一无所知。所谓倒签合同是指合作双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同项目合作，而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的现象。虽然在很多情况下，合同的相对方都是与我们合作许久的公司，双方都会本着诚实守信的原则实施相关合同事项，双方并不会因为合同倒签而停止合同相关事项的履行，也不会因合同倒签给合同双方的利益造成损失。正是因为这个原因，公司的倒签合同越来越多。但是倒签合同不仅仅存在较大的法律风险，也不符合企业管理制度中关于风险控制的要求。
一、倒签合同存在的原因
倒签合同大部分产生于企业日常经营生产密切相关的项目，而合同的承办部门对合同性质、作用和管理的认识存在误区。倒签合同存在的主要原因包括以下几方面：
（一）合同承办部门人员对合同的性质、目的和作用认识存在误区，导致合同起草不规范、送审资料不完整、审批不及时。公司中有的承办单位没有充分认识到合同的严肃性，不重视合同立项履行过程中相关审批程序的执行，仅仅把合同的签订及审批作为履行结算手续、对外付款的条件，往往在业务实施完毕后，进入履行付款手续时才想到签订合同和审批合同，从而导致倒签合同现象发生。
（二）合作业务的不可预测性、紧急性、偶然性等导致实施前来不及签订合同。在公司经营过程中，往往会有一些业务时间紧迫，在事件发生的第一时间就必须立即作出反应，采取应对措施，若办完审批手续再实施，势必贻误时机，给生产经营带来不必要的经济损失或安全隐患。因此，这些应急业务就会出现合同补签的情况，在业务完成后才通过合同对各方当事人的权利义务进行约定。
（三）企业内部管理疏漏原因，导致合同起草、审批、签订等环节延迟。有些合同业务由于企业内部业务管理松懈，没有按照内控制度流程的要求处理，导致合同延迟签订，影响了业务的正常实施进度。按照合同管理办法规定，合同一旦订立，双方就要严格按照合同的约定履行，如果发生变更，就要签订补充协议，并履行相关审批手续，而有的单位因事前准备工作不细致不严谨，在项目实施过程中边实施边变更设计方案，为了逃避补签合同及办理相关审批手续，就往往采取业务实施完毕后再签合同的方式。
（四）合同审批时限较长，导致合同定稿签订延迟。一份合同从产生意向到最终结算，一般需要履行诸多手续，合同审批涉及部门较多，若承办人员业务不熟悉，在合同签批过程
中由于任何一个环节的滞后，都会导致整个合同审批程序被延误，合同的倒签也就在所难免。
二、合同倒签的法律风险
关于倒签合同的法律风险，主要有以下几个方面：
（一）存在一定的法律风险。对于合同签订前的履行过程，由于存在较大的不确定因素，双方的权利义务不明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷，而一旦产生纠纷后由于证据难以取得，解决起来又比较困难，合同的事前控制作用无法体现，存在较大的法律风险。对于采购合同，可能因为标的物的市场价格浮动或运输损失风险而发生争议，又无法出具相关合同证明，如适用合同履行地或货物交接时的市场价格，可能因市场价格浮动变化较大，导致企业经营付出更高的成本，损害企业的经济利益。
（二）存在一定的管理风险。补签合同违反公司的合同管理规定，导致合同管理质量及效率的下降，扰乱企业正常的管理秩序。如倒签合同使合同的生效时间迟于合同履行，但其他条款内容与正常签订的合同一致，导致合同的生效日期、履行期限及有效期限等有关期限规定产生逻辑上的冲突和混乱（如合同约定自签字盖章之日起生效，而实际生效前，合同已经履行完毕等），同时也可能使合同的交货、验收、付款的时间及条件出现前后矛盾的情况等，这些问题都给合同的管理及履行带来了不良影响。
（三）存在企业内控审计风险。公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了合同管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程，规定了合同管理相关部门的职责和管理权限。倒签合同无论是否给公司造成实际的危害后果，都违反了公司内控管理制度和流程，导致内控制度的执行偏差或发生漏洞，应当避免发生。
（四）存在财务信息失真风险。若不签订书面合同，则会影响财务部门的及时入账管理，在财务部门的成本、应付账款、资产负债表等会计报表上无法如实显示项目相关的费用列支情况，导致会计信息无法真实反映企业的经营状况和成本状况，形成企业会计信息失真，容易引发成本失控、决策失误等经营风险。
三、防范合同倒签行为的措施建议
合同管理工作是公司内部控制度执行过程中不可或缺的环节，对合同实行全过程控制和管理，也是规范管理、严格执行内控制度的必然选择。合同管理应成为防范及降低企业经营风险的“守门员”，而不是在出现法律纠纷时才冲锋陷阵。如何避免合同倒签，建议从以下四个方面入手进行防范：
（一）加强合同管理业务培训。加大对各级企业、各部门负责人、合同管理人员和承办人员的培训力度，使其增强依法经营管理意识和重合同守信用意识，充分认识到规范签订合
同对于防范经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性，熟悉合同法律知识、企业合同管理制度流程和相关工作要求，熟练掌握合同管理操作实务，进一步提高合同管理的质量和效率。
（二）严格执行内控制度和合同管理制度。内控制度规范了经营管理过程中的诸多环节，是规范管理、防范风险的重要手段；合同管理制度是合同管理操作环节中应遵循的基本制度，两者是相互支撑的制度体系，缺一不可。在合同签订之前，务必按照内控制度和合同管理要求，依照公司管理程序，充分做好各项事前准备工作，规范签订相关合同。
（三）优化合同审批流程。在项目实施过程中，加强企业合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调，进一步简化合同审批管理程序，减少重复、无效的管理环节，优化合同管理系统的审批流程，提高合同审批效率，尽快完成合同审批，保证合同的及时签订。
（四）定期组织检查考核。加强对合同管理部门和合同承办单位的管理，对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导，对随意倒签合同的行为进行通报批评并予以考核，对规避监督管理的行为进行严肃处理。
总之，合同是平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是保护合同当事人的合法利益、维护社会的经济秩序的重要依据。合同倒签和补签潜伏着许多风险，各部门合同洽谈人应当按照公司内控制度流程和合同管理的要求，在履行业务前规范签订书面合同，避免合同倒签引起的不必要的合同纠纷，保障各类项目的顺利实施。