商务信函：完美开发信之问答
问：我进公司两个多月了,起码也发了一百封开发信,可是几乎都象石沉大海一样,我很困惑,不知道是不是自己的开发信定得不好,不够吸引人,引不起人阅读的兴趣来?措辞方面一定也有不当. 我很想请各位过来人指点一下,一般第一次写给客户的开发信,
应该如何措辞? 要写得详细些好还是简单明了些好?标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢?
回答1：
Dear Mr. Jones:
We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.
We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at Http://xxxxxxxxxx.alibaba.com which includes our latest product line.
Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.
We look forward to receiving your enquires soon.
Sincerely,
John Roberts
回答2：商务信函写作要点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通
过信函中的语气语调来表现。
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事
实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
回答3：
可能你的prospects都不感兴趣吧，这种情况好多人都遇到的。第一次给人家写信，正规的格式还是应该有的，尤其是英国的客人。首先要说明来意，包括你通过什么途径知道他们公司和地址的,这一点很重要，不要让人家觉得你来路不明，否则第一印象就大打折扣了。其次，突出重点，简单介绍你的公司，不要罗里罗嗦的，如果你们有自己的网站，告诉他网址，他可以仔细看。最后注意一下信尾的敬语，虽然外国人对中国人的英语要求不会高，但是写得地道一点印象也自然会好一点。
除了上面的写信技巧外，我想发出去的信没有回头也可能有网络的原因，因为国外好多国家都对中国的IP地址发过去的邮件全都当垃圾邮件处理，你的邮件对方可能根本没收到就被对方的服务器删掉了，这个你就要查查你的网络服务商的邮箱系统是否是可靠的。建议使用国际性的邮箱，如hotmail.
一封正规非常美丽的英文开发信
KCT Co., Ltd.
REPLY
September 10, 2006
To : .
Subject : Supplier of Hard wood Charcoal Polymer based Kitchenware
Dear Sir / Madam,
It is glad to write to you with keen hope to open a business relation ship with you. Your company name and email address have been introduced by e-Marketplace. 非常兴奋能够写信给您，我们热切的希望能够与您建立友好的业务关系 .我们从E市场得悉贵公司的名称和邮箱号码 .
KCT Co., Ltd. is one of the best professionalcompany to develop and manufacture functional and new materials. KCT Co., Led. is manufacturing hardwood charcoal polymer that can be applied to our daily goods with its antimicrobial effect, deodorization and infrared ray (Examples: Hardwood charcoal polymer receptacle, chopping board, food waste collecting container and bedclothes).
KCT Co., Ltd
是一家...的公司
In addition, we have developed and are currently manufacturing the antistatic laminated sheet which can be used semi-permanently; replacing a disposable papers sheet used for loading goods on the pallet.
另一方面，WO们...
In order to diversify our existing market, we are interested in supplying our high quality products to you on favorable terms and conditions. Upon receipt of your inquiries.
For more information, we would like to let you know our company web site as below.
http://kct2004.en.ecplaza.net
If you are interested in our products, please contact us at any time.
Hope to hear good news from you.
We thank you very much for your attention and look forward to your reply soon. Sincerely Yours,
Oh, Kyu Bong
KCT Co., Ltd.
一封经典的开发信：
开发信：
Dear Mr. Steven Hans,
We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen.We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.
We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designswith series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source.You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something latest designs.
Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.
As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasureto offer news to you regular.
Best regards,
Dafu Wong
为了提高订单的获取机率，用以下的方式会有较明显的效果：
发过邮件，如果客户没回，不要泄气，第二天直接打电话骚扰。打到前台，转到采购经理那，跟他聊。聊的内容，呵呵，写几个参考：
1）是否收到我的邮件？确认邮箱。
2）谈谈他们对货物的具体需求：质量、价格还有用途方面有没有什么特殊要求？
3）谈谈自己对当地市场的看法，介绍自己有哪些产品可以在配合客户的销售，成为BESTSELLER?
顺便根客户了解一下当地是市场情况，验证自己之前的判断是否准确？
总之目的两个，获得直接联系人的联系方式，和让客户知道有自己这么个人。
说一下我的粘人功，自小修炼到如今~~~~~~~~~~~~~~~`
接到客户询盘，我针对性的回复以后客户直接忽视我的存在，没有理我，那我会在之后的两天里给客户一份认真的报价；
如果还不理我，我就接着在发信或者打电话骚扰，我会继续跟客户确认产品信息，是否有什
么问题？是价格的问题？还是别的？
如果还不回信，我再次骚扰，直接问是什么原因不回我呢？是不是已经选择了别的家？别家价格低么？你为什么不选择我的呢？反正是真诚请教。
如果客户依然不回，我会做一个最简单的yes or no 的questionair 大致是，
你们是不是经营。。。。。。产品
2）你们是不是进口。。。。。产品呢？
3）你们是不是从中国进口呢？
4）如果不是，那通常是从哪个国家进口呢？
为什么不从中国进口呢？价格？质量？交期
商务信函：完美开发信之问答
问：我进公司两个多月了,起码也发了一百封开发信,可是几乎都象石沉大海一样,我很困惑,不知道是不是自己的开发信定得不好,不够吸引人,引不起人阅读的兴趣来?措辞方面一定也有不当. 我很想请各位过来人指点一下,一般第一次写给客户的开发信,
应该如何措辞? 要写得详细些好还是简单明了些好?标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢?
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写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
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想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
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特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
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