COP4.2.3-2 外来文件控制程序
版号：B
编制： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：
COP4.2.3-2 外来文件控制程序 B/0 1/2
1.0 目的
确保外来文件的批阅、收发、作废处于受控状态。
2.0 适用范围：
本程序适用于与质量体系有关文件的管理与控制。
3.0 职责
3.1 总经办负责对各部门外来文件的控制进行指导和监控。
3.2 各部门文件管理人员负责本部门外来文件的管理和控制。
3.3 公司总经办文员负责建立外来文件清单。
4.0 程序内容
4.1 外来文件的主要分类
A类：相关政策、法规类，编号（FG）,包括：国家、部委、省委、省府、
市委、市府、相关职能部门的政策、法规，
B类：相关标准、规范类，编号（GF）,包括：国际标准、国家标准、行
业标准、地方标准、区域标准；建筑规范、设计规范、采暖、供热、
给水、排水、管材、空调、水处理、消防等规范；
C类：其他类，编号（QT）,包括：外颁证照、政府主管部门文件、通知、
行业信息的传递文件；
D类：图书类，编号（TS）,包括工程图书、杂志、技术资料等。
4.2 外来文件的控制
4.2.1 A类、B类外来文件的控制
1、公司各部门应建立本部门A类、B类外来文件清单，并定期随时领
取或购买、上网查询与本部门有关的最新政策、法规、标准等文件，
随时更新本部门的外来文件清单；
2、各部门在更新外来文件清单的同时，及时销毁作废文件。如作废文
件需存档，应在作废文件封面加盖“作废”章，并在文件清单中注明。
3、文件保存部门应每半年将本部门建立的最新外来文件清单递交至总
§质量管理体系（文件控制）
COP4.2.3-2 外来文件控制程序 B/0 2/2
经办文员处，由总办文员建立公司总的外来文件清单。
4.2.2 C类外来文件的控制
相关部门在收到、领取到C类文件时，应及时递交总经办文员进行处理，
总经办文员应建立收交、存档记录。执行《公司文件管理作业指导书》。
4.2.3 D类外来文件的控制
由公司总经办建立“档案室图书一览表”予以公布，并定期（每个月）
补充新的图书信息，供各部门查阅。
4.3 文件的借阅
由借出部门办理文件借阅登记，填写《文件（记录）借阅登记表》。借
出期限最长为15天。如需续借，须重新办理借阅登记；文档查阅应当
在文件存放处进行查看。
4.4 文件复印
公司职员不得使用非受控外来文件及不得私自复印外来文件。如因工作
所需复印外来文件，应填写《质量体系文件复印申请单》，经文件保管
部门及需求部门经理签字同意后方可复印。复印完毕后加盖红色受控
章，并补充至需求部门的外来文件清单。
4.5 总经办有责任监督外来文件的控制情况，对违反控制规定的现象应予以
纠正，各部门不得以任何借口拒不执行。
4.6 各部门外来文件的传递均用《外来文件发放记录》和《外来文件收交记
录》记载收发文情况。
5.0 相关文件与记录：
QR-C4.2.3-1 质量提体系文件控制程序
QR-C4.2.3-2-01 外来文件收交记录
QR-C4.2.3-2-02 外来文件清单
QR-C4.2.3-2-03 档案室图书一览表
WI-ZB-002 公司文件管理作业指导书
QR-C4.2.3-2-01
QR-C4.2.3-2-02
保存部门： B/0 1/1
档 案 室 图 书 一 览 表
制表部门：
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1.0 目的
确保外来文件的批阅、收发、作废处于受控状态。
2.0 适用范围：
本程序适用于与质量体系有关文件的管理与控制。
3.0 职责
3.1 总经办负责对各部门外来文件的控制进行指导和监控。
3.2 各部门文件管理人员负责本部门外来文件的管理和控制。
3.3 公司总经办文员负责建立外来文件清单。
4.0 程序内容
4.1 外来文件的主要分类
A类：相关政策、法规类，编号（FG）,包括：国家、部委、省委、省府、
市委、市府、相关职能部门的政策、法规，
B类：相关标准、规范类，编号（GF）,包括：国际标准、国家标准、行
业标准、地方标准、区域标准；建筑规范、设计规范、采暖、供热、
给水、排水、管材、空调、水处理、消防等规范；
C类：其他类，编号（QT）,包括：外颁证照、政府主管部门文件、通知、
行业信息的传递文件；
D类：图书类，编号（TS）,包括工程图书、杂志、技术资料等。
4.2 外来文件的控制
4.2.1 A类、B类外来文件的控制
1、公司各部门应建立本部门A类、B类外来文件清单，并定期随时领
取或购买、上网查询与本部门有关的最新政策、法规、标准等文件，
随时更新本部门的外来文件清单；
2、各部门在更新外来文件清单的同时，及时销毁作废文件。如作废文
件需存档，应在作废文件封面加盖“作废”章，并在文件清单中注明。
3、文件保存部门应每半年将本部门建立的最新外来文件清单递交至总
§质量管理体系（文件控制）
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经办文员处，由总办文员建立公司总的外来文件清单。
4.2.2 C类外来文件的控制
相关部门在收到、领取到C类文件时，应及时递交总经办文员进行处理，
总经办文员应建立收交、存档记录。执行《公司文件管理作业指导书》。
4.2.3 D类外来文件的控制
由公司总经办建立“档案室图书一览表”予以公布，并定期（每个月）
补充新的图书信息，供各部门查阅。
4.3 文件的借阅
由借出部门办理文件借阅登记，填写《文件（记录）借阅登记表》。借
出期限最长为15天。如需续借，须重新办理借阅登记；文档查阅应当
在文件存放处进行查看。
4.4 文件复印
公司职员不得使用非受控外来文件及不得私自复印外来文件。如因工作
所需复印外来文件，应填写《质量体系文件复印申请单》，经文件保管
部门及需求部门经理签字同意后方可复印。复印完毕后加盖红色受控
章，并补充至需求部门的外来文件清单。
4.5 总经办有责任监督外来文件的控制情况，对违反控制规定的现象应予以
纠正，各部门不得以任何借口拒不执行。
4.6 各部门外来文件的传递均用《外来文件发放记录》和《外来文件收交记
录》记载收发文情况。
5.0 相关文件与记录：
QR-C4.2.3-1 质量提体系文件控制程序
QR-C4.2.3-2-01 外来文件收交记录
QR-C4.2.3-2-02 外来文件清单
QR-C4.2.3-2-03 档案室图书一览表
WI-ZB-002 公司文件管理作业指导书
QR-C4.2.3-2-01
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保存部门： B/0 1/1
档 案 室 图 书 一 览 表
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