商务文员岗位分析报告
内容摘要
随着全球经济一体化趋势的加强，企业面临着不断巨变的市场需求和改进服务的压力，而商务文员在供应链企业中，是连接企业与客户的桥梁。他们代表了企业的形象，他们服务的好与坏，直接影响到企业的业绩。本文通过作者的实习经历，来分析商务文员这个岗位。首先介绍了商务文员的工作内容，其次分析此了岗位中容易出现的问题，最后为避免这些问题，提出解决问题的方法。
关键词：商务文员；供应链；岗位分析
目录
一、公司介绍................................................................................................................ 1
（一）朗华简介..................................................................................................... 1
（二）朗华规模..................................................................................................... 1
（三）朗华优势..................................................................................................... 1
（四）主营业务..................................................................................................... 1
二、商务部介绍............................................................................................................ 3
（一）商务人员需要具备的素质......................................................................... 3
（二）商务文员岗位的工作内容......................................................................... 3
1、新客户转入，提前准备前期工作，提前与客户沟通............................ 3
2、订单处理.................................................................................................... 3
3、收款，提前制作《预收款通知书》........................................................ 4
4、登帐............................................................................................................ 4
5、制作合同、发票和箱单............................................................................ 4
6、物流配送.................................................................................................... 4
7、开发票........................................................................................................ 5
三、工作中容易出现的问题........................................................................................ 5
（一）不熟悉整个工作流程................................................................................. 5
（二）做订单，容易报错型号、产地和价格..................................................... 5
（三）制作报关所需单据，品名，参数容易做错或遗漏................................. 5
（四）与客户的沟通问题。................................................................................. 5
四、处理问题的主要对策............................................................................................ 6
（一）公司对新同事要做好培训......................................................................... 6
（二）避免报错产地，型号，产地..................................................................... 6
（三）避免报错品名，参数................................................................................. 6
（四）学会与客户沟通......................................................................................... 6
五、商务文员岗位工作体会........................................................................................ 7
（一）要细心，谨慎............................................................................................. 7
（二）良好的服务态度，真诚对待客户。......................................................... 7
（三）一份收获，三份耕耘................................................................................. 7
（四）良好的心态，面对每一天的工作............................................................. 8 参考文献...................................................................................... 错误！未定义书签。 致谢.............................................................................................. 错误！未定义书签。
一、公司介绍
（一）朗华简介
深圳市朗华供链服务有限公司是经海关总暑务案及国家外贸总局批准享有进出口经营权的公司。公司于2007年成立，其总部是位于深圳，在香港、上海设子公司，在全国各中心城市设立了物流配送中心。目前已与多家国内、国际知名的公司建立了良好的业务关系，客户包括多家世界500强企业和国内骨干企业。
我们公司的服务是广泛而又多元，已经涉及通讯、网络、电脑周边、电子消费类产品、医疗设备等行业。
（二）朗华规模
公司在快速发展，相应员工队伍也不断地壮大，目前已拥有170多位员工，办公场地在市民中心这边，目前已扩大到将近2000平方米。
我们公司约有10个部门，每个部门都发挥各自独特的作用。
（三）朗华优势
朗华拥有专业的供应链管理技术能力，汇聚了供应链管理、贸易、金融、信息技术、法律、策划咨询等各个领域的精英，并自主开发了供应链管理信息系统—CBSCS ，实现物流、信息流、增值流、商流、资金流“五流合一”的创新经营，向客户提供更加完善和全面的供应链服务，满足客户高层次的物流需求，在最大程度上获得供应链管理的效率和效益，把供应链服务转化为企业的一种竞争优势资源。
（四）主营业务
朗华提供“ 境外口岸/工厂交接货－境外物流配送－口岸进出口通关－国内物流配送－国内工厂交接货 ” 等服务，为客户提供一个完整的供应链服务流程。并提供全程的信息系统支持、资金增值服务，以及深港仓储、深港运输、国内各地的运输和仓储的保险支持。
二、商务部介绍
我所在的部门是商务部，属于营运中心的。商务部是公司对外的窗口，是公司对外展现的平台，号称核心部门，所有的客户的实际运作都在商务部得以实现。客户在进口过程中，直接与商务人员沟通联系，商务人员代表了公司的形象，商务部服务的好与坏，同时也直接影响到公司的业绩。因此，身在此部门里，每位商务人员都责任重大。
（一）商务人员需要具备的素质
1、良好的服务心态
2、外贸进出口、报关、物流、仓储及国际贸易结算等知识及经验的储备及积累。
3、严谨仔细的工作态度
（二）商务文员岗位的工作内容
进口的工作流程是“供应商送货到香港仓库---香港海关----深圳海关----深圳仓库---送至客户指定地点”，而商务人员是负责整个流程中的对内（各部门同事）对外（客户）的沟通协调，并且准备报关单据，以及一系列后续问题。
1、 新客户转入，提前准备前期工作，提前与客户沟通
当接到新客户的时候，首先需要熟悉结算条款，明白大概的操作重点，包括税单方式（分自营和代理两种方式），结算汇率，综合税，购汇款汇率，代理费率（最低消费额）放货条件，发票要求等，操作的时候要准确按照这些信息去执行。另外还要制作操作文档，建立客户档案。
然后就及时与客户联系，做自我介绍，将我司业务的具体运作向客户介绍，及时解决客户的质疑。
2、订单处理
（1）审核客户进口委托书内容与协议、实际货物情况是否一致
①商务人员拿到订单，首先检查委托方的名称是否与协议上的客户名称一致，如有异同一定要与客户确认，并坚持以协议名称下单的原则。
其次初次运作切记要收到签字盖章后的委托书才正式运作。
②商务要及时在系统中检查客户进口产品的品名，型号，价格等是否与曾
经进口过的产品一致。
③及时联系香港同事，让他们帮忙看客户到仓的货物的实际情况，包括货 物的型号，品牌，产地，数量
④预先确认客户服务要求。若需要商检的货物，需要客户提供货物说明书，递交给关务做检。
⑤制作订单，要明确物品报关需要提供的参数，订单内容要包括所有需要的参数。
3、收款，提前制作《预收款通知书》
（1）若客户协议上标明“先收款后放货”，则在进口前收到客户的货款，再将货款支付给供应商。提前做“预收款通知书”，财务审核后盖完章，传真给客户，请客户安排付货款，增值税，代理费款。
（2）若客户协议上标明“先放货后收款“，客户只需安排付增值税和代理费。
4、登帐
《预收款通知书》审核完毕后即可登帐，商务需要等月对帐表和一般贸易手工帐表。客户付款后，商务要及时到系统中认领款项，并及时登帐。
5、制作合同、发票和箱单
（1）确认到货：与客户确认，方便时直接与供应商确认送货时间及大概的到货时间。
有部分情况供应商会要求商务帮忙安排约车提货，此种情况商务要先与客户确认，是否到供应商处提货及提货费用由哪一方承担，确认以后及时制作《提货委托书》盖章后提交给物流部，请物流部同事安排约车提货。
(2)制单：供应商货到香港后，请香港仓库同事及时验货，有必要时要求仓库同事开箱验货或拍照，传真验货备注的INVOICE 及PACKING ，商务收到单据后进入系统制单。
(3)报关发送：报关资料准备好以后，商务要找另外一位商务帮忙对单，确认无误后可先发EMAIL 或MSN 通知关务报关，然后再口头通知关务以保证报关的及时性。有些货属于经常进口（或每天都有进口）并客户紧急缺货的情况下，商务可据具体情况向上级反应，请求提前做单申报。但是申报以后商务要时时跟进供应商的送货情况，有任何异常及时通知关务以便调整并在供应商的货物到仓后及时通知关务，可现场递单缴税。
(4)商务人员要时时跟进报关状态，海关放行后商务及时通知客户，以便客户做收货安排。如客户的单没有正常出单或放行，商务要及时与主管或经理协商沟通，以合适的方式与客户解释并寻求客户的帮助与理解，以便尽快解决问题，满足客户需求。
6、物流配送
商务文员岗位分析报告
内容摘要
随着全球经济一体化趋势的加强，企业面临着不断巨变的市场需求和改进服务的压力，而商务文员在供应链企业中，是连接企业与客户的桥梁。他们代表了企业的形象，他们服务的好与坏，直接影响到企业的业绩。本文通过作者的实习经历，来分析商务文员这个岗位。首先介绍了商务文员的工作内容，其次分析此了岗位中容易出现的问题，最后为避免这些问题，提出解决问题的方法。
关键词：商务文员；供应链；岗位分析
目录
一、公司介绍................................................................................................................ 1
（一）朗华简介..................................................................................................... 1
（二）朗华规模..................................................................................................... 1
（三）朗华优势..................................................................................................... 1
（四）主营业务..................................................................................................... 1
二、商务部介绍............................................................................................................ 3
（一）商务人员需要具备的素质......................................................................... 3
（二）商务文员岗位的工作内容......................................................................... 3
1、新客户转入，提前准备前期工作，提前与客户沟通............................ 3
2、订单处理.................................................................................................... 3
3、收款，提前制作《预收款通知书》........................................................ 4
4、登帐............................................................................................................ 4
5、制作合同、发票和箱单............................................................................ 4
6、物流配送.................................................................................................... 4
7、开发票........................................................................................................ 5
三、工作中容易出现的问题........................................................................................ 5
（一）不熟悉整个工作流程................................................................................. 5
（二）做订单，容易报错型号、产地和价格..................................................... 5
（三）制作报关所需单据，品名，参数容易做错或遗漏................................. 5
（四）与客户的沟通问题。................................................................................. 5
四、处理问题的主要对策............................................................................................ 6
（一）公司对新同事要做好培训......................................................................... 6
（二）避免报错产地，型号，产地..................................................................... 6
（三）避免报错品名，参数................................................................................. 6
（四）学会与客户沟通......................................................................................... 6
五、商务文员岗位工作体会........................................................................................ 7
（一）要细心，谨慎............................................................................................. 7
（二）良好的服务态度，真诚对待客户。......................................................... 7
（三）一份收获，三份耕耘................................................................................. 7
（四）良好的心态，面对每一天的工作............................................................. 8 参考文献...................................................................................... 错误！未定义书签。 致谢.............................................................................................. 错误！未定义书签。
一、公司介绍
（一）朗华简介
深圳市朗华供链服务有限公司是经海关总暑务案及国家外贸总局批准享有进出口经营权的公司。公司于2007年成立，其总部是位于深圳，在香港、上海设子公司，在全国各中心城市设立了物流配送中心。目前已与多家国内、国际知名的公司建立了良好的业务关系，客户包括多家世界500强企业和国内骨干企业。
我们公司的服务是广泛而又多元，已经涉及通讯、网络、电脑周边、电子消费类产品、医疗设备等行业。
（二）朗华规模
公司在快速发展，相应员工队伍也不断地壮大，目前已拥有170多位员工，办公场地在市民中心这边，目前已扩大到将近2000平方米。
我们公司约有10个部门，每个部门都发挥各自独特的作用。
（三）朗华优势
朗华拥有专业的供应链管理技术能力，汇聚了供应链管理、贸易、金融、信息技术、法律、策划咨询等各个领域的精英，并自主开发了供应链管理信息系统—CBSCS ，实现物流、信息流、增值流、商流、资金流“五流合一”的创新经营，向客户提供更加完善和全面的供应链服务，满足客户高层次的物流需求，在最大程度上获得供应链管理的效率和效益，把供应链服务转化为企业的一种竞争优势资源。
（四）主营业务
朗华提供“ 境外口岸/工厂交接货－境外物流配送－口岸进出口通关－国内物流配送－国内工厂交接货 ” 等服务，为客户提供一个完整的供应链服务流程。并提供全程的信息系统支持、资金增值服务，以及深港仓储、深港运输、国内各地的运输和仓储的保险支持。
二、商务部介绍
我所在的部门是商务部，属于营运中心的。商务部是公司对外的窗口，是公司对外展现的平台，号称核心部门，所有的客户的实际运作都在商务部得以实现。客户在进口过程中，直接与商务人员沟通联系，商务人员代表了公司的形象，商务部服务的好与坏，同时也直接影响到公司的业绩。因此，身在此部门里，每位商务人员都责任重大。
（一）商务人员需要具备的素质
1、良好的服务心态
2、外贸进出口、报关、物流、仓储及国际贸易结算等知识及经验的储备及积累。
3、严谨仔细的工作态度
（二）商务文员岗位的工作内容
进口的工作流程是“供应商送货到香港仓库---香港海关----深圳海关----深圳仓库---送至客户指定地点”，而商务人员是负责整个流程中的对内（各部门同事）对外（客户）的沟通协调，并且准备报关单据，以及一系列后续问题。
1、 新客户转入，提前准备前期工作，提前与客户沟通
当接到新客户的时候，首先需要熟悉结算条款，明白大概的操作重点，包括税单方式（分自营和代理两种方式），结算汇率，综合税，购汇款汇率，代理费率（最低消费额）放货条件，发票要求等，操作的时候要准确按照这些信息去执行。另外还要制作操作文档，建立客户档案。
然后就及时与客户联系，做自我介绍，将我司业务的具体运作向客户介绍，及时解决客户的质疑。
2、订单处理
（1）审核客户进口委托书内容与协议、实际货物情况是否一致
①商务人员拿到订单，首先检查委托方的名称是否与协议上的客户名称一致，如有异同一定要与客户确认，并坚持以协议名称下单的原则。
其次初次运作切记要收到签字盖章后的委托书才正式运作。
②商务要及时在系统中检查客户进口产品的品名，型号，价格等是否与曾
经进口过的产品一致。
③及时联系香港同事，让他们帮忙看客户到仓的货物的实际情况，包括货 物的型号，品牌，产地，数量
④预先确认客户服务要求。若需要商检的货物，需要客户提供货物说明书，递交给关务做检。
⑤制作订单，要明确物品报关需要提供的参数，订单内容要包括所有需要的参数。
3、收款，提前制作《预收款通知书》
（1）若客户协议上标明“先收款后放货”，则在进口前收到客户的货款，再将货款支付给供应商。提前做“预收款通知书”，财务审核后盖完章，传真给客户，请客户安排付货款，增值税，代理费款。
（2）若客户协议上标明“先放货后收款“，客户只需安排付增值税和代理费。
4、登帐
《预收款通知书》审核完毕后即可登帐，商务需要等月对帐表和一般贸易手工帐表。客户付款后，商务要及时到系统中认领款项，并及时登帐。
5、制作合同、发票和箱单
（1）确认到货：与客户确认，方便时直接与供应商确认送货时间及大概的到货时间。
有部分情况供应商会要求商务帮忙安排约车提货，此种情况商务要先与客户确认，是否到供应商处提货及提货费用由哪一方承担，确认以后及时制作《提货委托书》盖章后提交给物流部，请物流部同事安排约车提货。
(2)制单：供应商货到香港后，请香港仓库同事及时验货，有必要时要求仓库同事开箱验货或拍照，传真验货备注的INVOICE 及PACKING ，商务收到单据后进入系统制单。
(3)报关发送：报关资料准备好以后，商务要找另外一位商务帮忙对单，确认无误后可先发EMAIL 或MSN 通知关务报关，然后再口头通知关务以保证报关的及时性。有些货属于经常进口（或每天都有进口）并客户紧急缺货的情况下，商务可据具体情况向上级反应，请求提前做单申报。但是申报以后商务要时时跟进供应商的送货情况，有任何异常及时通知关务以便调整并在供应商的货物到仓后及时通知关务，可现场递单缴税。
(4)商务人员要时时跟进报关状态，海关放行后商务及时通知客户，以便客户做收货安排。如客户的单没有正常出单或放行，商务要及时与主管或经理协商沟通，以合适的方式与客户解释并寻求客户的帮助与理解，以便尽快解决问题，满足客户需求。
6、物流配送