新政函[2010] 15 号
关于申请审定机关档案分类方案、归档范围、
保管期限表(“三合一”制度)的函
京山县档案局:
根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》的要求,我镇对机关档案分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)重新进行了编制,现将送审稿报送县档案局,请予以审定。
2010年 10月9日
主题词:机关档案 审定申请 函 新市镇人民政府办公室 2010年10月9日印发 共印5份
京山县新市镇人民政府机关档案
分类编号办法
为了提高我镇机关档案工作规范化管理水平,根据国家档案局第8号令(《机关文件材料归档范围和保管期限规定》)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《湖北省机关档案工作业务建设规范》等的有关要求,制定本办法。
一、文件材料分类
㈠分类原则:以本镇全部文件材料为对象,根据机构管理职能,结合文件材料内容和形成特点,保持文件材料之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。
㈡类目设置:设置6个一级类目:文书文件材料(W )、会计文件材料(KJ )、科技文件材料(K )、声像文件材料(S )、电子文件材料(D )、实物(SW )。
设置23个二级类目:综合类(W01)、计划统计类(W02)、组织人事监察类(W03)、工交邮电类(W04)、农林水类(W05)、财贸工作类(W06)、宣教文卫类(W07)、政法武装类(W08)、政协群团类(W09)、机关行政类(W10)、会计凭证(KJp )、会计账簿(KJz )、财务报告(KJb )、其他类(KJq )、基建文件材料(Kj )、设备文件材料(Ks )、照片(Sz )、录音(Sy )、录像(Sx )、光盘(Dg )、奖品(SWj )、印章(SWy )、其他(SWq )。
二、档号编制
㈠档号:档案室在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的代码。用以固定档案分类排列的顺序,作为存取档案的标记,并具有统计监督作用。
㈡档号编制原则:符合唯一性、合理性、稳定性的要求(即同一档案室内档案不得重号);方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要;发挥排架、检索的双向功能。
㈢档号构成: 1.文书档案:
⑴年度:用4位阿拉伯数字标识。
⑵类别 名称:用W 与阿拉伯数字混合标识,如W02表示政工类。 ⑶保管期限:永久、30年、10年标识。
⑷室编件号:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标识。
2.科技档案:类别号-目录号-顺序号。 示意图:
3位阿拉伯标识)
1位阿拉伯数字标识)
类别号(基建类)
3.会计档案:类别号-目录号
-
案卷号 示意图:
001-999标识)
目录号(用1位阿拉伯数字标识) 类别号(会计凭证类)
4.声像、电子档案:类别号-目录号-案卷号 示意图: 3位阿拉伯标识) 1位阿拉伯数字标识) 3位阿拉伯标识) 1位阿拉伯数字标识) 类别号(电子光盘类) 5.实物档案:类别号-目录号-案卷号 示意图: 001-999标识)
1位阿拉伯数字标识) 类别号(实物奖品类) ㈣档号的标识:
1.采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、类别号、目录号、案卷号(或顺序号)之间,用连接符号“-”连结。
2.不同级位的类别号、目录号可直接连接。 三、文件材料整理
㈠文书档案:综合类(W01)、计划统计类(W02)、组织人事监察类(W03)、工交邮电类(W04)、农林水类(W05)、财贸工作类(W06)、宣教文卫类(W07)、政法武装类(W08)、政协群团类(W09)、机关行政类(W10)参照《归档文件整理规则》进行归档整理。
㈡科技、会计、声像、电子、实物档案按照有关规定进行分类、整理。
㈢各目录的案卷号或保管单位号应编制在1000以内。
京山县新市镇人民政府机关档案 分类方案、归档范围、保管期限表
新政函[2010] 15 号
关于申请审定机关档案分类方案、归档范围、
保管期限表(“三合一”制度)的函
京山县档案局:
根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》的要求,我镇对机关档案分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)重新进行了编制,现将送审稿报送县档案局,请予以审定。
2010年 10月9日
主题词:机关档案 审定申请 函 新市镇人民政府办公室 2010年10月9日印发 共印5份
京山县新市镇人民政府机关档案
分类编号办法
为了提高我镇机关档案工作规范化管理水平,根据国家档案局第8号令(《机关文件材料归档范围和保管期限规定》)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《湖北省机关档案工作业务建设规范》等的有关要求,制定本办法。
一、文件材料分类
㈠分类原则:以本镇全部文件材料为对象,根据机构管理职能,结合文件材料内容和形成特点,保持文件材料之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。
㈡类目设置:设置6个一级类目:文书文件材料(W )、会计文件材料(KJ )、科技文件材料(K )、声像文件材料(S )、电子文件材料(D )、实物(SW )。
设置23个二级类目:综合类(W01)、计划统计类(W02)、组织人事监察类(W03)、工交邮电类(W04)、农林水类(W05)、财贸工作类(W06)、宣教文卫类(W07)、政法武装类(W08)、政协群团类(W09)、机关行政类(W10)、会计凭证(KJp )、会计账簿(KJz )、财务报告(KJb )、其他类(KJq )、基建文件材料(Kj )、设备文件材料(Ks )、照片(Sz )、录音(Sy )、录像(Sx )、光盘(Dg )、奖品(SWj )、印章(SWy )、其他(SWq )。
二、档号编制
㈠档号:档案室在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的代码。用以固定档案分类排列的顺序,作为存取档案的标记,并具有统计监督作用。
㈡档号编制原则:符合唯一性、合理性、稳定性的要求(即同一档案室内档案不得重号);方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要;发挥排架、检索的双向功能。
㈢档号构成: 1.文书档案:
⑴年度:用4位阿拉伯数字标识。
⑵类别 名称:用W 与阿拉伯数字混合标识,如W02表示政工类。 ⑶保管期限:永久、30年、10年标识。
⑷室编件号:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标识。
2.科技档案:类别号-目录号-顺序号。 示意图:
3位阿拉伯标识)
1位阿拉伯数字标识)
类别号(基建类)
3.会计档案:类别号-目录号
-
案卷号 示意图:
001-999标识)
目录号(用1位阿拉伯数字标识) 类别号(会计凭证类)
4.声像、电子档案:类别号-目录号-案卷号 示意图: 3位阿拉伯标识) 1位阿拉伯数字标识) 3位阿拉伯标识) 1位阿拉伯数字标识) 类别号(电子光盘类) 5.实物档案:类别号-目录号-案卷号 示意图: 001-999标识)
1位阿拉伯数字标识) 类别号(实物奖品类) ㈣档号的标识:
1.采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、类别号、目录号、案卷号(或顺序号)之间,用连接符号“-”连结。
2.不同级位的类别号、目录号可直接连接。 三、文件材料整理
㈠文书档案:综合类(W01)、计划统计类(W02)、组织人事监察类(W03)、工交邮电类(W04)、农林水类(W05)、财贸工作类(W06)、宣教文卫类(W07)、政法武装类(W08)、政协群团类(W09)、机关行政类(W10)参照《归档文件整理规则》进行归档整理。
㈡科技、会计、声像、电子、实物档案按照有关规定进行分类、整理。
㈢各目录的案卷号或保管单位号应编制在1000以内。
京山县新市镇人民政府机关档案 分类方案、归档范围、保管期限表