文书档案归档流程
一、基本定义
(一)归档文件
检察机关在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
(二)归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
(三)事由
指一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
(四)件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分
不同价值，便于保管和利用。
三、整理要求
归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、整理方法
(一)装订
归档文件材料要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
(二)分类、排列
归档文件采用年度—保管期限方法分类。即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结时间先后顺
序排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。 永久：
定期：
(三)编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图1)并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，
并设置了问题选择项目(档案不进馆的单位，全宗号可暂不填写； 不按问题分类的无须设置。)
1、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。
2、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。
3、保管期限：归档文件保管期限分为：永久、30年、10年。
4、问题：问题的名称或规范化简称。
5、件号：文件的排列顺序号，只填室编件号，馆编件号不填。在分类方案的最低一级类目保管期限内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
(四)编目
归档文件应逐件编目。归档文件目录(见图2)设置件号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等项目。
归档文件目录
(图2归档文件目录式样)
1、件号：填写室编件号。
2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文的责任者以发文编写号的单位为主要责任者，加“…等”。责任者文字要写全称。
3、文号：文件的发文字号。
4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”；正文与附件，转发文与被转发文，如果正文、转发文不能反映附件、被转发文内容，附件、被转发文题名要抄录，附在题名后，并加“()”；任免、调配等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，附在题名后，并加“()”。
5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120101。
6、页数：每一份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
7、盒号：即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般不需填写。
8、备注：填写文件材料需要补充说明的情况，如果内容太多，在备注栏加注“＊”，具体内容填在盒内备考表中。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)，区分保管期限装订成册。
(五)装盒
1、将归档文件按件号顺序装入盒，并填写盒脊及备考表项目。不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不能放入同一档案盒。
2、档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为40mm。
3、盒脊(见图3)设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号、盒号等项目，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号链接，填写件号要准确无误，做到盒脊起止件号与盒内归档文件件号完全一致。
4、备考表(见图5)采用国际标准A4型，置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日 期：归档文件整理完毕的日期。
五、接收时间
文书档案要在翌年的第二季度接收整理完毕。
文书档案归档流程
一、基本定义
(一)归档文件
检察机关在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
(二)归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
(三)事由
指一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
(四)件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分
不同价值，便于保管和利用。
三、整理要求
归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、整理方法
(一)装订
归档文件材料要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
(二)分类、排列
归档文件采用年度—保管期限方法分类。即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结时间先后顺
序排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。 永久：
定期：
(三)编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图1)并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，
并设置了问题选择项目(档案不进馆的单位，全宗号可暂不填写； 不按问题分类的无须设置。)
1、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。
2、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。
3、保管期限：归档文件保管期限分为：永久、30年、10年。
4、问题：问题的名称或规范化简称。
5、件号：文件的排列顺序号，只填室编件号，馆编件号不填。在分类方案的最低一级类目保管期限内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
(四)编目
归档文件应逐件编目。归档文件目录(见图2)设置件号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等项目。
归档文件目录
(图2归档文件目录式样)
1、件号：填写室编件号。
2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文的责任者以发文编写号的单位为主要责任者，加“…等”。责任者文字要写全称。
3、文号：文件的发文字号。
4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”；正文与附件，转发文与被转发文，如果正文、转发文不能反映附件、被转发文内容，附件、被转发文题名要抄录，附在题名后，并加“()”；任免、调配等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，附在题名后，并加“()”。
5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120101。
6、页数：每一份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
7、盒号：即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般不需填写。
8、备注：填写文件材料需要补充说明的情况，如果内容太多，在备注栏加注“＊”，具体内容填在盒内备考表中。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)，区分保管期限装订成册。
(五)装盒
1、将归档文件按件号顺序装入盒，并填写盒脊及备考表项目。不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不能放入同一档案盒。
2、档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为40mm。
3、盒脊(见图3)设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号、盒号等项目，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号链接，填写件号要准确无误，做到盒脊起止件号与盒内归档文件件号完全一致。
4、备考表(见图5)采用国际标准A4型，置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日 期：归档文件整理完毕的日期。
五、接收时间
文书档案要在翌年的第二季度接收整理完毕。