公文处理注意事项讲座
根据公司有关领导安排和一些部门要求，今天在这里和大家就公文处理的一些注意事项进行一个交流。为了能使我们的交流具有侧重点和针对性，我对今年投资公司制作的150多份公文进行了一个回头看，逐份进行了翻阅，对存在的问题进行了收集，结合铁路公文处理办法进行了梳理。按照公文处理的一般流程，现在分十个方面介绍如下，不妥之出请领导和同志们批评指证。
下面涉及的问题实际都是独立存在的问题，每一个小题目都基本能说明一个问题。有些内容为了强调和从不同角度深入说明，会重复或交叉提及，请大家理解。
一、发文稿纸填写
发文稿纸填写似乎很熟悉，很简单，但实际存在的问题不少，问题都是从发文稿纸填写不规范开始的。不少该填写的栏目没有填写。发文部门核稿人和综合部门核稿人主要是检查各项内容是否正确，并不应承担拟稿人剩余的工作。
二、公文格式
主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
正文。公文的主体，用来表述公文的内容。从发文稿纸开
始书写（包括打印）。不能写此页无正文。
成文日期。署领导签发的日期。拟稿写年月日时，日子可以空着。
附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件一一列出，不能写“附件1-3”，或“附件1-10”。
抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
页码。公文页数顺序号。应当从发文稿纸开始编页码，发文稿纸就是第一页。
文头纸上文字语句与次页文字语句要紧密衔接。
打印稿件，文头纸上要求填写的栏目和所打印的内容要对齐，不要错行，主送就主送，抄送就抄送。
文件总份数如何计算：主送单位数、抄送单位数、存档（1份）、办文部门（1份）之和。
三、拟稿
题目如何构成：“四合一”：由发文单位、关于、事由和文种组成，也可不加发文单位。
正确使用文种（发文种类）。我们公司常用的文种是：通知、通报、函、请示和报告。
如何确定文种：正确确定文件种类的关键是：明确发文目的。
通知的使用：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
通报的使用：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
函的使用：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
请示的使用：请求上级机关指示、批准。
报告的使用：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
我公司只对“中国铁路总公司”（以公章为准）发送请示或汇报，不包括总公司各部门。
文稿中正文前不重复写主送单位，主送、抄送单位填写在指定位置。
四、修改
修改符号要规范，删除，增加，移位等修改应按规定标示。
五、公文核稿：
分为发文部门核稿和综合部门核稿。
一是发文部门核稿：
公文文稿送出本部门前，应当先由发文部门负责人进行审
核。审核的重点是：
行文理由是否充分，行文依据是否准确；
内容是否完整、准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；
内容涉及的部门或者部门职责范围内的工作事项是否经过充分协商并达成一致意见;
文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
二是综合部门核稿：按铁路公文处理办法执行。
综合部门核稿与发文部门核稿的关系：各负其责，互不替代。发文稿纸上有两栏，分清了责任。本部门核稿（审核订正文稿）是综合部门核稿的基础，如果发文部门公文质量不高，综合部门核稿就没有办法有效提高和保证文稿的质量。
目前最突出的问题是无法在书面上做到整洁。
六、校对
校对有两个阶段：
一是复制前校对，二是复制后校对。拿到综合部门打印稿后，办文部门再审查一遍，主要检查成文后的页码是否连续，有没有漏业、重页，少页；打印件文字与原稿是否一致；公章是否加盖。
在这里，有的同志或许会问：盖章是综合部门职责，应当由综合部门负责。这个说法没有错，但有责任不等于解决了所有问题；同样道理，公文起草是执笔人和拟稿部门的责任，但这个责任同样需要各级领导审核检查，才能减少和避免问题。公文处理就是这样由执笔人、承办部门、综合部门、会签部门、有关领导分工负责、共同把关的工作过程。出现差错有一定客观原因，即使简单重复性工作也平均出现万分之六的错误，但是，可以通过层层把关来消灭错误，提高质量。
七、主件附件关系处理
主要内容必须在正文中简要表述清楚。但不少文件主要内容没有在正文中体现，正文中没有主要内容，内容不完整。 附件的定义：附件是对主件的补充说明，不能代替正文对主要内容的表述。假如没有附件，主件也应当能独立说明主要内容。主件为主，附件为次，如果主要内容不在主件里而在附件里，就是主次颠倒。
比如：关于谈判结果的函，却没有结果；既然说“详见附件”，那对“粗见”概要的说明或叙述、介绍在哪里？
如：谈判小组按照采购文件规定，对报价文件进行了评审，形成了谈判报告，提出了合同授予建议（详见附件一），这样的表述实际没有主要内容。主要内容在附件里，正文中反而没有。
评标报告问题。格式要规范，签名要清楚并注明时间。评标报告的内容我们不干涉，但对格式要按公文处理办法去要求。
八、原件和复制件的关系
前边我所说的七个问题，都属于一个大的方面的问题：就是公文原件范围内的问题。与原件相对应的的是：复制件。 什么是复制件？打印盖章的文件。
原件与复制件的关系是：
原件是主件,打印件是复制件,原稿的重要程度高于复制件。
了解了这个关系，我们就会认识到，原来这原件“辈份”很高，原件是复制件的“长辈”，重要程度更高，原件不是办完就不要了，也不是存起来再也没有用了，而是原件永远都对复制件起着规定、约束的作用。
确实是这样，有些公文也不一定得有复制件，机关的有些公文经领导签发后，就已经成为标准意义的公文，但根据需要并不复制或印发，存档备查，落实文件通过会议传达进行。又比如签报，在机关，签报仅此一份，也不复制，并不能说它不是文件。所以说没有复制件，不等于这个文件不是文件。 由此可见，原件确实比复制件重要，所以对原件的起草、审核、修改、管理就十分重要，我们一定要重视提高公文稿件
的处理质量。既然认识到原件这么重要，就能更好地理解今天我们为今天交流的第一个问题是从发文稿纸的正确使用开始讲起。原来，发文稿纸承载了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和权威性集中体现在发文稿纸上。发文稿纸填写不全或不写正文，实际是很“奇葩”的一种做法。
九、公文管理
领导签发的文件不得改动，确有必要改动的，必须列出充足理由，报请签发该文件的领导同意。
部门承办发出的文件，包括收到的文件，应当集中管理，有个发文本，有个收文本，各员工、各小组暂时不用的文件，及时交出统一管理；需要时借阅，用过归还。
十、其他问题
今天我的发言，提出这些问题和建议，首先是从铁路公文处理办法出发的，按照铁路公文处理办法和公司有关领导的要求进行公文处理。同时，也实际上坚持一个方法：这个方法就是：分清“行、对、好”的标准。我们应当坚持的标准不能停留在也行、也对的水平上，而是应当要求自己向更好的标准努力。因为，如果只满足“也行”、“也对”的程度，我们的公文处理工作质量就会越来越下降，而只有坚持“好”、“更好”的标准，我们的公文质量才能越来越高。
如何追求更好这个标准？
一是严格要求自己，严肃认真地对待公文处理工作： 我们可以对自己提个要求，文件拿出来，让别人难以找到可以改动的地方。
把字写好，可以不是书法，但能体现认真。发文稿纸填写有的实在潦草，涂改混乱。要把自己姓名写工整，有的实在难以辨认。
二是抽出时间系统地学习公文处理有关规定：
学习铁路公文处理办法；
学习铁路公文格式；
学习标点符号用法；
学习国务院关于在公文和出版物上正确使用数字的规定。 三是讲究语法和修辞：
语法就是就是把话说得对，修辞就是把话说得好。高质量的公文拟稿要语法和修辞相得益彰。
四是注意文字表述的一些具体问题
“贵单位”与“你单位”的用法确定和统一：对地方政府、总公司各部门用“贵部门”即可。对其他单位一般用“你单位”较好。
凡签名，请注明时间。
“等”字，不用在句末。“等+数字”时，等前不等后。等是“类”、“前列所有”的意思，注意体会，正确使用。
加括号的情况和位置：一是属于相同的句子成分，二是括号里的内容可以用所注解的内容替换。
数字用法，按规定使用。
连词（和、与、及）的用法。
助词（的、得、地）的用法。
校对时请注意我改动过的地方，体会为什么改；不理解、不赞成的提出商榷，共同探讨。
表达尽量简练，套用文件表达方式也不要一成不变，根据需要尽量简化。
修改得多的，应当清稿。
每写下一个字，要确切，要有确定的内容，要有针对性，有对应的内容。
公文处理的内容比较多，今天我们就主要的注意事项和常见问题进行了一个交流，没有涉及的事项还有很多，在今后的工作中我们随时继续交流。今天说得不妥的地方，请领导和同志们批评指正。
公文处理注意事项讲座
根据公司有关领导安排和一些部门要求，今天在这里和大家就公文处理的一些注意事项进行一个交流。为了能使我们的交流具有侧重点和针对性，我对今年投资公司制作的150多份公文进行了一个回头看，逐份进行了翻阅，对存在的问题进行了收集，结合铁路公文处理办法进行了梳理。按照公文处理的一般流程，现在分十个方面介绍如下，不妥之出请领导和同志们批评指证。
下面涉及的问题实际都是独立存在的问题，每一个小题目都基本能说明一个问题。有些内容为了强调和从不同角度深入说明，会重复或交叉提及，请大家理解。
一、发文稿纸填写
发文稿纸填写似乎很熟悉，很简单，但实际存在的问题不少，问题都是从发文稿纸填写不规范开始的。不少该填写的栏目没有填写。发文部门核稿人和综合部门核稿人主要是检查各项内容是否正确，并不应承担拟稿人剩余的工作。
二、公文格式
主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
正文。公文的主体，用来表述公文的内容。从发文稿纸开
始书写（包括打印）。不能写此页无正文。
成文日期。署领导签发的日期。拟稿写年月日时，日子可以空着。
附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件一一列出，不能写“附件1-3”，或“附件1-10”。
抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
页码。公文页数顺序号。应当从发文稿纸开始编页码，发文稿纸就是第一页。
文头纸上文字语句与次页文字语句要紧密衔接。
打印稿件，文头纸上要求填写的栏目和所打印的内容要对齐，不要错行，主送就主送，抄送就抄送。
文件总份数如何计算：主送单位数、抄送单位数、存档（1份）、办文部门（1份）之和。
三、拟稿
题目如何构成：“四合一”：由发文单位、关于、事由和文种组成，也可不加发文单位。
正确使用文种（发文种类）。我们公司常用的文种是：通知、通报、函、请示和报告。
如何确定文种：正确确定文件种类的关键是：明确发文目的。
通知的使用：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
通报的使用：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
函的使用：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
请示的使用：请求上级机关指示、批准。
报告的使用：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
我公司只对“中国铁路总公司”（以公章为准）发送请示或汇报，不包括总公司各部门。
文稿中正文前不重复写主送单位，主送、抄送单位填写在指定位置。
四、修改
修改符号要规范，删除，增加，移位等修改应按规定标示。
五、公文核稿：
分为发文部门核稿和综合部门核稿。
一是发文部门核稿：
公文文稿送出本部门前，应当先由发文部门负责人进行审
核。审核的重点是：
行文理由是否充分，行文依据是否准确；
内容是否完整、准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；
内容涉及的部门或者部门职责范围内的工作事项是否经过充分协商并达成一致意见;
文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
二是综合部门核稿：按铁路公文处理办法执行。
综合部门核稿与发文部门核稿的关系：各负其责，互不替代。发文稿纸上有两栏，分清了责任。本部门核稿（审核订正文稿）是综合部门核稿的基础，如果发文部门公文质量不高，综合部门核稿就没有办法有效提高和保证文稿的质量。
目前最突出的问题是无法在书面上做到整洁。
六、校对
校对有两个阶段：
一是复制前校对，二是复制后校对。拿到综合部门打印稿后，办文部门再审查一遍，主要检查成文后的页码是否连续，有没有漏业、重页，少页；打印件文字与原稿是否一致；公章是否加盖。
在这里，有的同志或许会问：盖章是综合部门职责，应当由综合部门负责。这个说法没有错，但有责任不等于解决了所有问题；同样道理，公文起草是执笔人和拟稿部门的责任，但这个责任同样需要各级领导审核检查，才能减少和避免问题。公文处理就是这样由执笔人、承办部门、综合部门、会签部门、有关领导分工负责、共同把关的工作过程。出现差错有一定客观原因，即使简单重复性工作也平均出现万分之六的错误，但是，可以通过层层把关来消灭错误，提高质量。
七、主件附件关系处理
主要内容必须在正文中简要表述清楚。但不少文件主要内容没有在正文中体现，正文中没有主要内容，内容不完整。 附件的定义：附件是对主件的补充说明，不能代替正文对主要内容的表述。假如没有附件，主件也应当能独立说明主要内容。主件为主，附件为次，如果主要内容不在主件里而在附件里，就是主次颠倒。
比如：关于谈判结果的函，却没有结果；既然说“详见附件”，那对“粗见”概要的说明或叙述、介绍在哪里？
如：谈判小组按照采购文件规定，对报价文件进行了评审，形成了谈判报告，提出了合同授予建议（详见附件一），这样的表述实际没有主要内容。主要内容在附件里，正文中反而没有。
评标报告问题。格式要规范，签名要清楚并注明时间。评标报告的内容我们不干涉，但对格式要按公文处理办法去要求。
八、原件和复制件的关系
前边我所说的七个问题，都属于一个大的方面的问题：就是公文原件范围内的问题。与原件相对应的的是：复制件。 什么是复制件？打印盖章的文件。
原件与复制件的关系是：
原件是主件,打印件是复制件,原稿的重要程度高于复制件。
了解了这个关系，我们就会认识到，原来这原件“辈份”很高，原件是复制件的“长辈”，重要程度更高，原件不是办完就不要了，也不是存起来再也没有用了，而是原件永远都对复制件起着规定、约束的作用。
确实是这样，有些公文也不一定得有复制件，机关的有些公文经领导签发后，就已经成为标准意义的公文，但根据需要并不复制或印发，存档备查，落实文件通过会议传达进行。又比如签报，在机关，签报仅此一份，也不复制，并不能说它不是文件。所以说没有复制件，不等于这个文件不是文件。 由此可见，原件确实比复制件重要，所以对原件的起草、审核、修改、管理就十分重要，我们一定要重视提高公文稿件
的处理质量。既然认识到原件这么重要，就能更好地理解今天我们为今天交流的第一个问题是从发文稿纸的正确使用开始讲起。原来，发文稿纸承载了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和权威性集中体现在发文稿纸上。发文稿纸填写不全或不写正文，实际是很“奇葩”的一种做法。
九、公文管理
领导签发的文件不得改动，确有必要改动的，必须列出充足理由，报请签发该文件的领导同意。
部门承办发出的文件，包括收到的文件，应当集中管理，有个发文本，有个收文本，各员工、各小组暂时不用的文件，及时交出统一管理；需要时借阅，用过归还。
十、其他问题
今天我的发言，提出这些问题和建议，首先是从铁路公文处理办法出发的，按照铁路公文处理办法和公司有关领导的要求进行公文处理。同时，也实际上坚持一个方法：这个方法就是：分清“行、对、好”的标准。我们应当坚持的标准不能停留在也行、也对的水平上，而是应当要求自己向更好的标准努力。因为，如果只满足“也行”、“也对”的程度，我们的公文处理工作质量就会越来越下降，而只有坚持“好”、“更好”的标准，我们的公文质量才能越来越高。
如何追求更好这个标准？
一是严格要求自己，严肃认真地对待公文处理工作： 我们可以对自己提个要求，文件拿出来，让别人难以找到可以改动的地方。
把字写好，可以不是书法，但能体现认真。发文稿纸填写有的实在潦草，涂改混乱。要把自己姓名写工整，有的实在难以辨认。
二是抽出时间系统地学习公文处理有关规定：
学习铁路公文处理办法；
学习铁路公文格式；
学习标点符号用法；
学习国务院关于在公文和出版物上正确使用数字的规定。 三是讲究语法和修辞：
语法就是就是把话说得对，修辞就是把话说得好。高质量的公文拟稿要语法和修辞相得益彰。
四是注意文字表述的一些具体问题
“贵单位”与“你单位”的用法确定和统一：对地方政府、总公司各部门用“贵部门”即可。对其他单位一般用“你单位”较好。
凡签名，请注明时间。
“等”字，不用在句末。“等+数字”时，等前不等后。等是“类”、“前列所有”的意思，注意体会，正确使用。
加括号的情况和位置：一是属于相同的句子成分，二是括号里的内容可以用所注解的内容替换。
数字用法，按规定使用。
连词（和、与、及）的用法。
助词（的、得、地）的用法。
校对时请注意我改动过的地方，体会为什么改；不理解、不赞成的提出商榷，共同探讨。
表达尽量简练，套用文件表达方式也不要一成不变，根据需要尽量简化。
修改得多的，应当清稿。
每写下一个字，要确切，要有确定的内容，要有针对性，有对应的内容。
公文处理的内容比较多，今天我们就主要的注意事项和常见问题进行了一个交流，没有涉及的事项还有很多，在今后的工作中我们随时继续交流。今天说得不妥的地方，请领导和同志们批评指正。