时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义 时间的划分 时间的运用 时间的价值
时间的意义
这个故事让人联想到：人们正处在一个激烈竞争的世界，你必须参与一场人生的竞赛，而这场竞赛的对手可能是你的同事，也可能是你生意场上的对手。然而，不管怎样竞争，最让你感到束手无策的一样东西——时间。时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：
什么都做不到，甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题：
(1)你的时间够用吗？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗？ 时间=金钱 金钱对你的意义重于时间吗？ 时间＜金钱 时间对你比金钱更有价值吗？ 时间＞金钱
你选择哪一种答案？_____________________________ 相信每个人答案是不尽相同的。 【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明： 仅有1人认为有足够的时间； 10人认为需要10%的额外时间； 40人认为需要25%的额外时间；
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。 事实上：
●时间不只是金钱； ●时间比金钱更有价值； ●时间就是生命。 时间的特征
如何利用时间
美国有一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样一个问题：如果今天是你生命中
的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是后悔没有多读点书，没有好好地约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。这些结果都说明一点：受访者均后悔没有好好利用时间、争取时间，并利用这些时间做应该做的事。如果仔细分析一下，就会发现，问题不在于有没有时间，而是在分配和使用时间上出了问题。成功人士秘诀之一就是善于利用时间。
【自检】
计算一下你的时间资产有多少？
假如每一个人都是60岁退休，把这60岁减去你现在的年龄，计算一下，你还剩下多少小时。
图1-1 每个人的时间资产计算图
你生命中最重要的只能是你的时间！
时间的运用
时间运用分为几类时间：大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1．大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。
首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。
3．零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。
4．固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。 5．安静时间
读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。
6．弹性时间
每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7．交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。 所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1．工作或学习时间
时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。 学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2．休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3．家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。
4．个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间
就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。
5．思考时间
思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。 无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
●时间对每个人都是平等的； ●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值：
你的时间价值几何
每天________________元 每小时________________元 每分钟________________元
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面，阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱，时间比金钱更有价值，时间就是生命。时间具有无形的价值和有形的价值。时间对每个人都是平等的，每个人都有相同的时间，但时间在每个人手里价值却不同。因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。学习时间的管理是非常必要的。
对时间管理的认识
时间的定义（从一个理性的角度去了解时间） 时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的： ◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1 时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2 单个时间和时间的过去、现在和未来
【本讲要点】
时间管理的定义与目的 时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效
效果，是确定的期待结果；
效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；
效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。 （2008年湖北省就在全省范围内开展了“机关效能建设”！前深圳市市长、现湖北省省长李鸿忠在来到湖北后发现....任职后的第一把火就是开展机关效能建设，可见良好的“效能”才是我们追求的最理想的目标。）
【自检】
描述一下你今天的主要工作，是否达到了“三效
以上效果、效能、效率三个主题，需要你慢慢地在心目中反省、检讨，找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀： ◆时间是珍贵的资源； ◆时间是珍贵的日用品； ◆时间是你生命的基础；
◆没有时间，你什么事都做不成。 怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做； ●暂时把其他的事情抛开；
●把你的全部精力投入到这项活动。 时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢？成功与失败最大的差异性：失败者总会说，我没有时间。而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人，就不能够管理一切。 ——彼得〃杜拉克
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，不是快乐就是痛苦，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。
走出时间管理的误区
在时间管理中，存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管理的误区，就要抛开这三个字。
不要瞎忙，也不要去盲目的乱忙，更不要那种茫茫然，走出时间管理的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心境。
运用时间时应注意的层面
运用时间时应注意的层面主要有： 1：确定我们行动的目标 2：确定时间管理的目标 3：善用时间管理的技巧
所以，一个职业经理人，需要做的是：把你的时间管理好，你怎么能更好的去服
务，让更多的人感到满足，能让大家都感到快乐，这样你就有办法去赚取更多的财富。
美国激励大师金克拉曾说过：“如果你想实现梦想，你必须学习帮别人实现梦想，
你才能够让自己美梦成真！”
时间管理的步骤
时间管理怎么样很轻松地把它管好，要成为自己的时间管理的那个大师，一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间，分成次序，很有系统，很有组织，你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的五个步骤：
确定角色
首先确定个人的角色。如果以前不曾认真考虑过这个问题，可将此事闪过你的脑际。除了你自己、父母、妻子、儿女、职员、老师、经理，凡是属于你定期投入的时间、精力都可纳入其中，不必想得太严肃。只需要考虑未来一周你应当扮演好的角色。如果你是一名销售人员，你的角色就是创造更好的销售业绩；如果你是一名经理人，你的角色就是使
这个团队士气高昂并把任务更快速地完成。
选择目标
每一个角色都有每个角色的目标，但需要注意的是这些短程目标应当同中级目标有联系。你每一周达成的目标要跟你的月目标有联系，你每个月达成的目标要就跟你的年度目标有联系。倘若你未确定中级目标，也可以为自己设立一个重要目标，而且在未来一周的目标中，必须有一些是属于真正重要但是并不紧迫的事情。
安排进度
进度的安排可以根据所列的目标来安排7天的行程。例如目标之一是完成个人使命宣言的初稿，你可以在星期天抽出两个小时完成此事，通常来说星期天是思考如何规划下周事情最好的时候。同时你也要列出锻炼身体的目标，甚至于你的知识目标、成长的目标、与家人相聚的目标、人际关系的目标等等。
逐日调整
每天调整，应依据你的计划安排事情的大小。世界是不断变化的，总会发生你未曾预料的事情，因此对计划要及时地进行调整。
成绩感
当以上的步骤办妥以后，你就会发现，自己比没有计划的日子完成的事情多了，人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报，让你感觉到所付出的努力并没有白费。
可见，要成为一个出色的时间经营者，要管理你自己，并不是一个非常困难的工作。但是缺乏一个良好的时间管理系统就坏处多多。很多人因为不会设定计划，不会评估每天工作的重要性以及加以调配，而感到自己的工作非常沉重，压力很大。缺乏时间管理的人，容易感到灰心、愤怒和焦虑，而且没有多大的成就，甚至缺乏自尊，没有办法真正地享受生活。
时间管理跟你的情绪管理有直接的关系。为什么呢？很简单的一件事情，就是每天你要诚恳地诚实地面对你自己。如果你这样做，情绪自然会变得更热忱。如果你是诚恳的，你是积极的，你的生活会更轻松，更富有活力，能成为自己时间管理大师的人可以享受快乐的心情和丰收的成果。周围的人也会因为你做得很好而受惠。
目标设定与时间管理
【本讲要点】
目标的设定
目标的分析(我要什么) 目标的搜寻
目标的设定
目标
目标是一种未来的远景，为了实现它，人们愿意做些努力。如果说你没有去做努力，那只不过是一个企图。
【案例】
1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。
这3%的同学，他们做了7件事情：
◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情； ◆他们列出了达成目标所得到的好处； ◆他们列出达成目标要克服的障碍；
◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；
◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织； ◆他们总结出一套行动计划；
◆他们写出了达成目标的具体时间。
另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于： ◆他们对目标不了解；
◆他们不知道如何去设立目标； ◆对失败有一种恐惧感； ◆害怕被拒绝； ◆自我形象不佳；
◆他们对自己缺乏热忱。
要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。
目标设定的理由
成功是什么？成功就是目标。一个人之所以会成功，是因为他设定了目标，他也有信心完成他的目标。
设定目标的理由：
◆让生活的方向有一种目标感。 ◆克服懒惰的心态。 ◆专心致志。 ◆产生热忱。
◆区分事情的轻重缓急。
◆节省很多时间，把时间摆在最有生产力的地方。 ◆可以省钱。
◆确认价值重要性。
◆有了目标以后，会提高效率。 ◆有助于成长和进步。 目标设定的指导原则
时间管理跟目标的设定是一体两面的，那边是时间管理，这边是目标，目标的完成必须依靠时间去完成。
有效目标的特征
◆可以实现； ◆具体可以衡量； ◆完成有期限；
◆请教完成目标的人；
◆白纸黑字写下来，注明完成时间表； ◆具备弹性。 目标设定的方法
目标设定是一个持续的过程。因为目标不是永恒不变的，而是有可能随时改变的，如果目标设定的内容错误或者要求太高或太低的时候，就需要重新修订。目标的修订过程中，要有意识地针对特定的准绳与方向。
1．重视书面目标
设定目标最好用白纸黑字写下来。当你的目标是白纸黑字的时候，你一定加倍地重视自己的承诺。当你重视承诺的时候，你的思考是独立的，你也在锻炼你的信心；同时，你的目标明确，会减低不必要的矛盾心理，你的目标明确，会增强你的自尊心；你的目标明确，还会使你的注意力更为专注、集中；你的目标明确，你就会做良性的决策；你有了这个良性决策以后，你才能更进一步地去创造你人生的预期；当你这些都有了，你就会得到高价值的提升。
图5-1 书面目标的设定
2．目标设定要用文字描述出来
在设定目标的时候，最好的方法就是找出10个理由，重要的不是做什么，而是为什么要做这些事情。目标是一种挑战，它能激发你的行动。目标是成绩判断标准，没有目标，就缺乏评估标准。没有目标，即使最好的工作方法也没有用。
目标设定是把你存在或者潜在的需要、兴趣、愿望或者任务，都以明确的意愿表达出来，并且用文字精确地描述出来，同时你的所作所为都瞄准这个目标。这个目标可以让你预见到未来，当你集中力量对着这个目标时，就容易产生专注，专注可以把目标变为现实。目标作为一种描写结果，重要的不是你做什么，而是为什么要做这些事。
目标的分析（我要什么）
目标的分类
目标是一种未来的远景，为了实现它，你愿意为它做些努力；如果没有努力，它只是一种企图，所以目标设定永远是以未来为取向的思考。
目标可以按照时间的长短和目标的对象进行分类。
1．以目标时间的长短分类
◆长期目标◆中期目标◆短期目标
2．根据目标的对象进行分类
◆家庭目标◆健康目标◆工作目标◆财务目标◆人际关系目标◆学习成长目标
◆娱乐目标◆公益目标
目标在时间管理中的作用
有很多的目标都等你去完成。每一天都是那么多的时间，有的人越做越好，有的人原地踏步，关键是你有没有好好地规划你的各种目标，你的人际关系目标、学习目标、家庭目标、公益目标等有没有去完善。
◆目标将有助于把力量集中在真正的重点上
如果你有意识地有目标，会将你潜意识的力量转化到你的行动上。 ◆目标可以让你了解自己的目标并执著地追求
把精力集中在最重要的事情上，而不会把精力浪费在不重要的事情上。 ◆可以引发你对工作强烈的自我驱动力量
图5-2 目标设定图
目标的搜寻
目标分析的原则
◆设定可以立刻转化成行动的目标 ◆努力使目标清晰
【自检】
根据自己的实际情况填写下表，明确你的目标是什么，把你的目标进行排序。在你设定目标的时候要考虑SMART原则。同时说明如何才能达到你的目标？
(1)你的第一目标是什么？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
(2)你的目标彼此之间是否协调？
□是 □是
□不是 □不是
(3)向目标迈进时，是否有最高目标与特定的中期目标？
(4)这些目标中，哪些是你自己能够做的、哪些是你必须加强的？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(5)请你根据目标搜寻的4个阶段来设定你的目标。
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
【总结】
目标是未来的远景。设定目标在时间管理中具有决定性的作用。可以说一个人之所以会成功，是因为他设定了目标，他也完成了他的目标。设定目标是要依据SMART原则。书面化目标具有很多优点。目标的种类很多，设定目标首先就要搜寻目标。搜寻目标有两个原则、四个阶段。
时间管理优先矩阵
新一代的时间管理理论，把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。如下所示：
图4-1 时间管理的优先矩阵
紧迫性是指必须立即处理的事情，不能拖延。重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要，越有利于实现核心目标，就越重要。
图4-2 时间管理的重要性与紧迫性示意图
有些事情紧迫又重要，如有限期压力的计划；可能有些事情是紧迫但不重要，如有不速之客，或者某些电话；有些事重要，但是不紧迫，如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。当然有很多事情不重要，又不紧迫，如琐碎的杂事，无聊的谈话等。
不同类的事情要如何去安排，时间如何加以调整，加以运用，这些事情让你去做一个什
压力人（A），认为每样事情都很重要，很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完
成你的工作，你应该学习投资你的时间，去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急，但不重要的，那种叫做没有用的人(C)，你总在应付一些杂事，做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人（D）。注重哪一类事务，你就成为哪一类人。
【自检】
请回答下列问题：
(1)ABCD这四类人中，你认为自己属于哪一类人？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
你要成为一名从容不迫的人，成为一名压力很重的人，成为一名无用的人，甚至要成为一名懒人的话，选择权在于你，决定权在于你。上述的情形都是决定于人们的心态，应如何看待自己，以及怎样决定让自己成为一名什么样的人，才能够适应这个社会，能够让你的未来活得更潇洒，活得更有意义。
(2)你是否是一名目标明确的人？
来一起来玩个游戏。现在给每个人都发500元钱，你可以用这些钱去买下列的每一种商品，直到把钱花完为止。同时买完商品以后，不能退货，请慎重考虑。
如果你经过认真思考，把它记下来，因为他们就是你要的东西，这些都是您的时间与精力所实现的人生目标。你来想一想看一下，这500元钱你会买什么。
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
相信每个人一定会想，时光倒流200元，当然愿意买。时间大于金钱，时间比金钱更重要。你应该重新地检讨自己，确立你人生的目标。
因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成，能够直接帮助你在人生奋斗目标中，或者是日常生活中具体的目标，也可以帮助实现人生的目标，所以时间管理中一定要对时间善加运用或投资，因为时间永远没有办法倒流。
【总结】
本讲首先阐述了心理建设的重要性以及如何进行心理建设。第二让你更能够去体验一件事情，时间比金钱更重要。相对于金钱，时间就是你生命的本身，你应在时间、金钱、生活的这种一体的关系中去找到你人生的成就感。最后运用时间管理的优先矩阵来进行有效的时间管理。
时间管理的策略
成功人士时间管理的特征
任何一个有成就的人，在时间管理方面，他们都有几个共同的特征。
1．明确的目标
世界上没有懒惰的人，只有没有足够吸引他目标的人。也就是说，你没有目标的话，生活一定是属于那种茫茫然的，你也就会是没有成就的人。
2．积极的心态
你知道只有积极的面对生活，只有积极地面对行动，你才可以把事情做得更好。
3．善于自我激励
要对自己诚恳，要对自己负责，要对自己热忱，要不断地激励自己：我是最棒的，我喜欢我自己，我相信我可以做得很好。
4．高度重视时间管理
认为时间是管理之道中最具重要性的一环。
时间管理的法则
法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心，而且面对职场的人来讲，做好时间管理，不仅意味着你有丰厚的经济利益，更能够让自己的事业突飞猛进。
1．永远保持焦点
保持焦点的意思就是一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明的人要学会抓重点，远离琐碎杂事。
2．善用80/20法则
你应该把精力用在最见成效的地方。
【案例】
美国一名叫威廉·努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他只赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他的销售员，而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久，他一个月就赚到了1000美金。威廉·努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则，20%的顾客掌握了80%的业绩。
3．格式化
许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化，到用的时候，你只需要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。
4．马上行动
许多人都习惯于呆会儿再说，这一呆会儿就不知呆到多少时候，花费了很多的时间才能进入状态，却不知道状态是干出来的，而不是等出来的。
5．不得不走
要学会限制时间，不仅给自己，也给别人。一个人只有学会说不，他才能够得到真正的自由。
6．避开高峰
避开在高峰期搭车，避开在高峰期购物，避开在高峰期进餐，你可以省下很多的时间。
7．巧用电话
尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前，要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说些无关紧要的话，或传达与主题无关的信息、感受。
8．成本观念
时间是一种成本，过了就过了，所以你要事先规划如何去用，要树立成本观念。
9．慎选朋友
多而无益的朋友是有害的，他们不仅浪费了你的时间、精力和金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友还会危及到你的事业。
10．避免争论
无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系，还会浪费大量的时间。
11．积极的休闲
不同的休闲会带给你不同的结果，积极的休闲，应该是有利于身心的轻松、精神的陶冶和人际的交往。
12．集腋成裘
生活中有许多零碎的时间都不为人注意，其实这些时间虽然短，却可以充分地利用起来。
13．提前休息
人需要休息，休息是为了走更长远的路，所以在疲劳之前，休息片刻，也就避免了过渡的疲劳所导致超时休息，又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态，从而大大地提高工作效率。
14．搁置的哲学
不要固执于解决不了的问题，你可以把问题记下来，让你的潜意识，或者时间稍稍等待一下，然后再去解决它们。
15．学会速读
绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般一部三、四百页的图书，有20页可取的内容就已经很不错了，你的任务就是把有价值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代，需要速读，速读还要抓住重点。
16．机会成本
美国西屋电脑公司的总经理，他的办公室门上写有一句标语：“不要带问题给我，带答案来。”这是值得你学习的一句话。
【自检】
你能否进行有效的时间管理？请结合自己的实际情况回答下列的问题。
(1)你有随时记录的习惯吗？ □有 □没有 (2)你是否经常注意到避开交通高峰？ □是 □不是 (3)你是否在晚上睡觉之前为明天的行程安排好计划？ □是 □不是 (4)你是否充分利用电话，在工作中不打与工作无关的电话？
□是 □不是
(5)如果你有重要的工作要处理，而你的同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？
□能 □不能
(6)你每天下班之前，是否将未完成的工作列入第二天的计划？
□是 □不是
(7)你是否在工作中利用80/20法则？ □是 □不是 (8)你读书时经常采用速读的方法吗？ □是 □不是 (9)你是否善用平时的零碎时间？ □是 □不是
【总结】
时间管理就是要发挥你的潜能，在21世纪飞速发展的商业环境中，最大的挑战来自于每天大量的信息，最佳管理的关键，就是你如何管理你的时间。时间管理是一种习惯。当你有好的习惯，你的时间管理就会越管越好，你的生命就会越来越丰富。21项时间管理策略
1．确定明确的目标
明确的目标，这一目标便是你身体健康的目标，家庭的目标，人际关系的目标，工作
的目标，理财的目标，心智成长的目标，休闲的目标，以及你心灵的目标。
2．这些目标你要去分割，量化
把你所有的目标分割，量化。你的健康目标要达到什么样状态，你的家庭的生活目标要达到什么状态，以及你的工作目标要如何，等等。
3．方向大于效率
时间管理着重的是一种自然的法则，也就是你必须要有一个人生的方向，才能够引导你做得更好，你所设定的目标都不要背离你的方向，所以在时间管理的策略里永远找你的正北方向。要知道，方向大于效率。
4．目标要与价值观吻合
如果目标不能够与你的价值观吻合，你就是一个失败的时间管理者。你所设定的目标一定要与价值观吻合。
5．明确详细的计划
要有明确详细的计划，必须白纸黑字地写下来。如果你没有计划，你的很多事情就不太容易完成。一个有成就的人，他永远知道做计划，有了计划要去执行，即管理循环里的ＰDCA。
6．每天的目标必须完成
你每一天的目标都要想尽办法去达成。因为所有的大目标是由小目标累计而来，一天一天地，逐步地去完成，你才能够完成你的目标。
图15-1 PDCA循环图
7．辅助方案
有些一件事情，有时候会受到客观因素的不良影响，所以制定时间管理策略时，一定要制定一套辅助方案。当你有A计划以后，还应有一个辅助方案。当A方案不能达成的时候，你立即有一个补充行动方案。
8．固定的时间做计划
一日之计在于昨天，也就是你每一天的行动都是在前一天晚上就已经计划好了。你要养成一个很好的习惯，每一天晚上睡觉之前，必须要习惯性地安排你第二天的工作。甚至有哪些可能会遇到障碍的也列到你的行程上面。如果你能够养成一个很好的习惯，相信你就能找到成就感。
9．每一件事情都要设定期限
在设定目标的时候，有一个SMART原则，即设定的目标是具体的，可以计量的，可以达成的，还是合理的，同时又是有时间性的。每一件事情都要设定期限，如果你的目标没有期限，那就不叫做目标。
10．马上行动
积极的人，脑袋里面永远是四个字：马上行动。所有有成就的人，他们的思路都非常清晰，永远知道一件事情，把时间用在最有价值的地方，或者是把时间用在高效益活动的事情上面。
11．辨清事情的轻、重、缓、急
辨别清楚事件的重要性和紧迫性。把事情分为ABCD等级，辨清什么事情是重要，什么事情是紧急，什么事情既重要又紧急，什么事情是重要不紧急，什么事情是不重要可紧急，又有什么事情是不重要不紧急。所以重要紧急的事情，你要在有限时间内去处理，重要不紧急的，你应该安排适当的时间去处理，紧急但不重要，你必须马上做。
12．把重要的事情办成很紧急
当你能量最足或者说是精力旺盛的时候，永远要去办最重要的事情，或者说是最紧急的事情。一定把重要的事情办得很紧急。
13．改变自我的意向
在时间管理的策略上，永远要注意到自我的意向。
在计算机里有这么一句话，输入决定了你的输出。如果你时时刻刻可以积极地自我对话：我是一个责任者，我喜欢我自己，我是最棒的。在这个时候，你做起事来，你就会知道轻重缓急，你就永远不会耽搁工作，你喜欢你自己，就会改变你的外在，甚至还会调试你的内在。你是一个喜欢自己的人，你的外在，你的服装，你的发型，甚至你走路的样子。你要让自己很自信，让自己感觉到很舒服，而且永远是一个目标导向的人。你知道你做得每一样事情都离你未来的目标很近。
14．专心专注于每一件事情
每一段时间要专心处理每一件事情。在工作的时候，永远培养的是一种叫做专心与专注的状态。若你是一个销售人员，当你去拜访客户的时候，你要专心地检查自己的服装，是不是穿对了，专心地检查你的道具，或是销售的工具是不是准备好了，当你在静下来的时候，你要去专心地研究你的产品，甚至当你休息的时候，你也要专注地放松自己，要养成专心专注于每一件事情的好习惯。
15．遵循“40/30/30法则”
40/30/30法则：40%是被动的事情，30%是主动的事情，30%是突破的事情。你在每一天里，永远把30%的时间去做最有价值的事情，那30%是遗留在做一些突发性的事情，有40%是在做你一般性的工作。
16．第一次就把事情做对
做事情时，脑袋里面要有一种非常专注的意识，第一次就要把它做好。从很简单的事
情，你一开始就专注，之后，你就可以把大事情一次做好。
17．检讨是成功之母
可以这么说，检讨是成功之母。一日之计在于昨天，每一天你都要去检讨，你今天所做的每一样事情，在工作上，在家庭上，在人际关系上，理财上等等，有没有离你的目标很近。
18．做最有价值的事情
你的工作就是你的目标，成功就等于目标，所以你每天要做的就是最有价值的事情。
19．每天30分钟的独处时间
在每一天都要有自己一段单独的思考时间，这个单独的思考时间可能是20分钟，也可能是30分钟，聆听一下自己的声音，我今天哪些事情离目标很近，或者我达成了目标；今天我有哪些事情，或者哪些行为我做错了，我明天不再犯。
20．注意行动的姿势
随时注意自己的行为语言。当你走路快速，你就会显得积极；当你面带微笑，你心情就会很好；当你衣服穿得很整齐，你就会感觉到自己很自信，这也是一种时间管理。
21．把握痛苦和快乐的杠杆
你做每件事情，不是快乐就是痛苦，当你选择痛苦你就没有快乐，所以你最好的方式就是每天跟自己说一句话：今天会有很棒的事情发生在我身上。
【自检】
检查以上时间管理的策略你是否做到？提出你的改进计划。
【总结】
一般人对时间的态度是极为主观的，有四种时间观念妨碍时间管理：视时间为主宰，视时间为敌人，视时间为神秘物，视时间为奴隶。成功人士对于时间管理具有四种特征：明确的目标，积极的心态，善于自我激励，重视时间管理。最后重点介绍了时间管理的21项策略。
时间管理规划的原理与规则
规划的原理
让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务，才能够达成你的目标。
规划的规则
1基本原则——60/40
60%的时间可能是在工作，你的收入来源，你的需求；40%的时间可能是完成目标所做的一些努力。如果只把你工作时间的特定部分纳入计划，就是60分。60%是你的工作，40%可能都是在延续你未来的目标。
2．行事与时间分析表
在做每一天的工作以及时间分析表时，书面记录要仔细检查，你如何以及为什么使用你的时间。
3．任务总表——行事计划表
你要达到目标，首先就把要达成的目标做详尽的描述。其次是弄清具体的任务，即任务总表。
4．规则的、系统的、执着的
根据任务总表你必须有规则的、系统的、执着地去安排事情。
5．务实的规划
你要务实，千万不要好高鹜远，只在你实际上能够处理的范围内做规划。
6．学习保持弹性
弹性是时间的计划，是用来实现目标的，而不是用来限制自己的。
培养时间管理的好习惯
【本讲要点】
时间管理的好习惯 时间管理的法则
引 言
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态，也是一种习惯。
时间管理的好习惯
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态，也是一种习惯。
时间管理就是要培养一种好习惯。
1．随手记
随时随地记笔记，一本好的时间管理手册是必要的。
2．一日之计在于昨天
在每天晚上睡觉之前，你永远要给自己一小段时间，为明天的行程安排好计划。
一日之计在于昨天，今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。你要立于不败之地，就必须做好万全的准备，而这种万全的准备，就是要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。
3．培养自己的敏锐度
养成随时记录的习惯，随时记录事件、心得和灵感，这样可以训练你敏锐的观察力，以及思维能力，不要相信你的记忆，要相信你的记录，这是一种要养成的好习惯。
吴教授在给即将毕业的MBA班的学生上最后一次课。令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还有一堆拳头大小的石块。“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停下了来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的经验，学生们变得谨慎了。
“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出的是一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。
水罐里的水倒完了，教授抬起头来，微笑着问在《有影响力的领导者的七大习惯》中，作者以“重要?不重要”为横向坐标，以“紧迫?不紧迫”为纵向坐标，建立一个坐标系，用来量度管理者面对的各种事务：
在低绩效或失败的管理者中，不少人最易犯的错误是把“重要的事”与“紧迫的事”混为一谈，把战略与战术、“做正确的事”与“正确地做事”混为一谈。这令人想起德鲁克的话：“最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。”在分清楚“重要的事”与“紧迫的事”之后，如何“把第一位的事放在第一位”(Put the First on First)就是最重要的了。这个坐标系分别由四个象限组成：重要且紧迫、不重要而紧迫、不重要且不紧迫、重要而不紧迫。最好的管理者总是把目光聚集在第一象限(重要而紧迫)，最差的管理者常常做不重要也最不紧迫的事(第三象限)。总是做重要且紧迫的事的人，常常有很多的剩余时间。做完“正事”之后，他们有相当多的时间去做“重要而不紧迫”、“不重要且紧迫”甚至“不重要且不紧迫”的事(不论在办公室之内还是之外)，就像装石块的铁桶里有意想不到的剩余空间来装碎石、沙子和水。
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义 时间的划分 时间的运用 时间的价值
时间的意义
这个故事让人联想到：人们正处在一个激烈竞争的世界，你必须参与一场人生的竞赛，而这场竞赛的对手可能是你的同事，也可能是你生意场上的对手。然而，不管怎样竞争，最让你感到束手无策的一样东西——时间。时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：
什么都做不到，甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题：
(1)你的时间够用吗？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗？ 时间=金钱 金钱对你的意义重于时间吗？ 时间＜金钱 时间对你比金钱更有价值吗？ 时间＞金钱
你选择哪一种答案？_____________________________ 相信每个人答案是不尽相同的。 【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明： 仅有1人认为有足够的时间； 10人认为需要10%的额外时间； 40人认为需要25%的额外时间；
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。 事实上：
●时间不只是金钱； ●时间比金钱更有价值； ●时间就是生命。 时间的特征
如何利用时间
美国有一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样一个问题：如果今天是你生命中
的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是后悔没有多读点书，没有好好地约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。这些结果都说明一点：受访者均后悔没有好好利用时间、争取时间，并利用这些时间做应该做的事。如果仔细分析一下，就会发现，问题不在于有没有时间，而是在分配和使用时间上出了问题。成功人士秘诀之一就是善于利用时间。
【自检】
计算一下你的时间资产有多少？
假如每一个人都是60岁退休，把这60岁减去你现在的年龄，计算一下，你还剩下多少小时。
图1-1 每个人的时间资产计算图
你生命中最重要的只能是你的时间！
时间的运用
时间运用分为几类时间：大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1．大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。
首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。
3．零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。
4．固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。 5．安静时间
读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。
6．弹性时间
每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7．交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。 所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1．工作或学习时间
时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。 学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2．休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3．家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。
4．个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间
就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。
5．思考时间
思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。 无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
●时间对每个人都是平等的； ●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值：
你的时间价值几何
每天________________元 每小时________________元 每分钟________________元
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面，阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱，时间比金钱更有价值，时间就是生命。时间具有无形的价值和有形的价值。时间对每个人都是平等的，每个人都有相同的时间，但时间在每个人手里价值却不同。因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。学习时间的管理是非常必要的。
对时间管理的认识
时间的定义（从一个理性的角度去了解时间） 时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的： ◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1 时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2 单个时间和时间的过去、现在和未来
【本讲要点】
时间管理的定义与目的 时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效
效果，是确定的期待结果；
效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；
效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。 （2008年湖北省就在全省范围内开展了“机关效能建设”！前深圳市市长、现湖北省省长李鸿忠在来到湖北后发现....任职后的第一把火就是开展机关效能建设，可见良好的“效能”才是我们追求的最理想的目标。）
【自检】
描述一下你今天的主要工作，是否达到了“三效
以上效果、效能、效率三个主题，需要你慢慢地在心目中反省、检讨，找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀： ◆时间是珍贵的资源； ◆时间是珍贵的日用品； ◆时间是你生命的基础；
◆没有时间，你什么事都做不成。 怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做； ●暂时把其他的事情抛开；
●把你的全部精力投入到这项活动。 时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢？成功与失败最大的差异性：失败者总会说，我没有时间。而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人，就不能够管理一切。 ——彼得〃杜拉克
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，不是快乐就是痛苦，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。
走出时间管理的误区
在时间管理中，存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管理的误区，就要抛开这三个字。
不要瞎忙，也不要去盲目的乱忙，更不要那种茫茫然，走出时间管理的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心境。
运用时间时应注意的层面
运用时间时应注意的层面主要有： 1：确定我们行动的目标 2：确定时间管理的目标 3：善用时间管理的技巧
所以，一个职业经理人，需要做的是：把你的时间管理好，你怎么能更好的去服
务，让更多的人感到满足，能让大家都感到快乐，这样你就有办法去赚取更多的财富。
美国激励大师金克拉曾说过：“如果你想实现梦想，你必须学习帮别人实现梦想，
你才能够让自己美梦成真！”
时间管理的步骤
时间管理怎么样很轻松地把它管好，要成为自己的时间管理的那个大师，一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间，分成次序，很有系统，很有组织，你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的五个步骤：
确定角色
首先确定个人的角色。如果以前不曾认真考虑过这个问题，可将此事闪过你的脑际。除了你自己、父母、妻子、儿女、职员、老师、经理，凡是属于你定期投入的时间、精力都可纳入其中，不必想得太严肃。只需要考虑未来一周你应当扮演好的角色。如果你是一名销售人员，你的角色就是创造更好的销售业绩；如果你是一名经理人，你的角色就是使
这个团队士气高昂并把任务更快速地完成。
选择目标
每一个角色都有每个角色的目标，但需要注意的是这些短程目标应当同中级目标有联系。你每一周达成的目标要跟你的月目标有联系，你每个月达成的目标要就跟你的年度目标有联系。倘若你未确定中级目标，也可以为自己设立一个重要目标，而且在未来一周的目标中，必须有一些是属于真正重要但是并不紧迫的事情。
安排进度
进度的安排可以根据所列的目标来安排7天的行程。例如目标之一是完成个人使命宣言的初稿，你可以在星期天抽出两个小时完成此事，通常来说星期天是思考如何规划下周事情最好的时候。同时你也要列出锻炼身体的目标，甚至于你的知识目标、成长的目标、与家人相聚的目标、人际关系的目标等等。
逐日调整
每天调整，应依据你的计划安排事情的大小。世界是不断变化的，总会发生你未曾预料的事情，因此对计划要及时地进行调整。
成绩感
当以上的步骤办妥以后，你就会发现，自己比没有计划的日子完成的事情多了，人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报，让你感觉到所付出的努力并没有白费。
可见，要成为一个出色的时间经营者，要管理你自己，并不是一个非常困难的工作。但是缺乏一个良好的时间管理系统就坏处多多。很多人因为不会设定计划，不会评估每天工作的重要性以及加以调配，而感到自己的工作非常沉重，压力很大。缺乏时间管理的人，容易感到灰心、愤怒和焦虑，而且没有多大的成就，甚至缺乏自尊，没有办法真正地享受生活。
时间管理跟你的情绪管理有直接的关系。为什么呢？很简单的一件事情，就是每天你要诚恳地诚实地面对你自己。如果你这样做，情绪自然会变得更热忱。如果你是诚恳的，你是积极的，你的生活会更轻松，更富有活力，能成为自己时间管理大师的人可以享受快乐的心情和丰收的成果。周围的人也会因为你做得很好而受惠。
目标设定与时间管理
【本讲要点】
目标的设定
目标的分析(我要什么) 目标的搜寻
目标的设定
目标
目标是一种未来的远景，为了实现它，人们愿意做些努力。如果说你没有去做努力，那只不过是一个企图。
【案例】
1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。
这3%的同学，他们做了7件事情：
◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情； ◆他们列出了达成目标所得到的好处； ◆他们列出达成目标要克服的障碍；
◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；
◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织； ◆他们总结出一套行动计划；
◆他们写出了达成目标的具体时间。
另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于： ◆他们对目标不了解；
◆他们不知道如何去设立目标； ◆对失败有一种恐惧感； ◆害怕被拒绝； ◆自我形象不佳；
◆他们对自己缺乏热忱。
要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。
目标设定的理由
成功是什么？成功就是目标。一个人之所以会成功，是因为他设定了目标，他也有信心完成他的目标。
设定目标的理由：
◆让生活的方向有一种目标感。 ◆克服懒惰的心态。 ◆专心致志。 ◆产生热忱。
◆区分事情的轻重缓急。
◆节省很多时间，把时间摆在最有生产力的地方。 ◆可以省钱。
◆确认价值重要性。
◆有了目标以后，会提高效率。 ◆有助于成长和进步。 目标设定的指导原则
时间管理跟目标的设定是一体两面的，那边是时间管理，这边是目标，目标的完成必须依靠时间去完成。
有效目标的特征
◆可以实现； ◆具体可以衡量； ◆完成有期限；
◆请教完成目标的人；
◆白纸黑字写下来，注明完成时间表； ◆具备弹性。 目标设定的方法
目标设定是一个持续的过程。因为目标不是永恒不变的，而是有可能随时改变的，如果目标设定的内容错误或者要求太高或太低的时候，就需要重新修订。目标的修订过程中，要有意识地针对特定的准绳与方向。
1．重视书面目标
设定目标最好用白纸黑字写下来。当你的目标是白纸黑字的时候，你一定加倍地重视自己的承诺。当你重视承诺的时候，你的思考是独立的，你也在锻炼你的信心；同时，你的目标明确，会减低不必要的矛盾心理，你的目标明确，会增强你的自尊心；你的目标明确，还会使你的注意力更为专注、集中；你的目标明确，你就会做良性的决策；你有了这个良性决策以后，你才能更进一步地去创造你人生的预期；当你这些都有了，你就会得到高价值的提升。
图5-1 书面目标的设定
2．目标设定要用文字描述出来
在设定目标的时候，最好的方法就是找出10个理由，重要的不是做什么，而是为什么要做这些事情。目标是一种挑战，它能激发你的行动。目标是成绩判断标准，没有目标，就缺乏评估标准。没有目标，即使最好的工作方法也没有用。
目标设定是把你存在或者潜在的需要、兴趣、愿望或者任务，都以明确的意愿表达出来，并且用文字精确地描述出来，同时你的所作所为都瞄准这个目标。这个目标可以让你预见到未来，当你集中力量对着这个目标时，就容易产生专注，专注可以把目标变为现实。目标作为一种描写结果，重要的不是你做什么，而是为什么要做这些事。
目标的分析（我要什么）
目标的分类
目标是一种未来的远景，为了实现它，你愿意为它做些努力；如果没有努力，它只是一种企图，所以目标设定永远是以未来为取向的思考。
目标可以按照时间的长短和目标的对象进行分类。
1．以目标时间的长短分类
◆长期目标◆中期目标◆短期目标
2．根据目标的对象进行分类
◆家庭目标◆健康目标◆工作目标◆财务目标◆人际关系目标◆学习成长目标
◆娱乐目标◆公益目标
目标在时间管理中的作用
有很多的目标都等你去完成。每一天都是那么多的时间，有的人越做越好，有的人原地踏步，关键是你有没有好好地规划你的各种目标，你的人际关系目标、学习目标、家庭目标、公益目标等有没有去完善。
◆目标将有助于把力量集中在真正的重点上
如果你有意识地有目标，会将你潜意识的力量转化到你的行动上。 ◆目标可以让你了解自己的目标并执著地追求
把精力集中在最重要的事情上，而不会把精力浪费在不重要的事情上。 ◆可以引发你对工作强烈的自我驱动力量
图5-2 目标设定图
目标的搜寻
目标分析的原则
◆设定可以立刻转化成行动的目标 ◆努力使目标清晰
【自检】
根据自己的实际情况填写下表，明确你的目标是什么，把你的目标进行排序。在你设定目标的时候要考虑SMART原则。同时说明如何才能达到你的目标？
(1)你的第一目标是什么？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
(2)你的目标彼此之间是否协调？
□是 □是
□不是 □不是
(3)向目标迈进时，是否有最高目标与特定的中期目标？
(4)这些目标中，哪些是你自己能够做的、哪些是你必须加强的？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(5)请你根据目标搜寻的4个阶段来设定你的目标。
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
【总结】
目标是未来的远景。设定目标在时间管理中具有决定性的作用。可以说一个人之所以会成功，是因为他设定了目标，他也完成了他的目标。设定目标是要依据SMART原则。书面化目标具有很多优点。目标的种类很多，设定目标首先就要搜寻目标。搜寻目标有两个原则、四个阶段。
时间管理优先矩阵
新一代的时间管理理论，把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。如下所示：
图4-1 时间管理的优先矩阵
紧迫性是指必须立即处理的事情，不能拖延。重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要，越有利于实现核心目标，就越重要。
图4-2 时间管理的重要性与紧迫性示意图
有些事情紧迫又重要，如有限期压力的计划；可能有些事情是紧迫但不重要，如有不速之客，或者某些电话；有些事重要，但是不紧迫，如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。当然有很多事情不重要，又不紧迫，如琐碎的杂事，无聊的谈话等。
不同类的事情要如何去安排，时间如何加以调整，加以运用，这些事情让你去做一个什
压力人（A），认为每样事情都很重要，很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完
成你的工作，你应该学习投资你的时间，去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急，但不重要的，那种叫做没有用的人(C)，你总在应付一些杂事，做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人（D）。注重哪一类事务，你就成为哪一类人。
【自检】
请回答下列问题：
(1)ABCD这四类人中，你认为自己属于哪一类人？
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
你要成为一名从容不迫的人，成为一名压力很重的人，成为一名无用的人，甚至要成为一名懒人的话，选择权在于你，决定权在于你。上述的情形都是决定于人们的心态，应如何看待自己，以及怎样决定让自己成为一名什么样的人，才能够适应这个社会，能够让你的未来活得更潇洒，活得更有意义。
(2)你是否是一名目标明确的人？
来一起来玩个游戏。现在给每个人都发500元钱，你可以用这些钱去买下列的每一种商品，直到把钱花完为止。同时买完商品以后，不能退货，请慎重考虑。
如果你经过认真思考，把它记下来，因为他们就是你要的东西，这些都是您的时间与精力所实现的人生目标。你来想一想看一下，这500元钱你会买什么。
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
相信每个人一定会想，时光倒流200元，当然愿意买。时间大于金钱，时间比金钱更重要。你应该重新地检讨自己，确立你人生的目标。
因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成，能够直接帮助你在人生奋斗目标中，或者是日常生活中具体的目标，也可以帮助实现人生的目标，所以时间管理中一定要对时间善加运用或投资，因为时间永远没有办法倒流。
【总结】
本讲首先阐述了心理建设的重要性以及如何进行心理建设。第二让你更能够去体验一件事情，时间比金钱更重要。相对于金钱，时间就是你生命的本身，你应在时间、金钱、生活的这种一体的关系中去找到你人生的成就感。最后运用时间管理的优先矩阵来进行有效的时间管理。
时间管理的策略
成功人士时间管理的特征
任何一个有成就的人，在时间管理方面，他们都有几个共同的特征。
1．明确的目标
世界上没有懒惰的人，只有没有足够吸引他目标的人。也就是说，你没有目标的话，生活一定是属于那种茫茫然的，你也就会是没有成就的人。
2．积极的心态
你知道只有积极的面对生活，只有积极地面对行动，你才可以把事情做得更好。
3．善于自我激励
要对自己诚恳，要对自己负责，要对自己热忱，要不断地激励自己：我是最棒的，我喜欢我自己，我相信我可以做得很好。
4．高度重视时间管理
认为时间是管理之道中最具重要性的一环。
时间管理的法则
法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心，而且面对职场的人来讲，做好时间管理，不仅意味着你有丰厚的经济利益，更能够让自己的事业突飞猛进。
1．永远保持焦点
保持焦点的意思就是一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明的人要学会抓重点，远离琐碎杂事。
2．善用80/20法则
你应该把精力用在最见成效的地方。
【案例】
美国一名叫威廉·努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他只赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他的销售员，而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久，他一个月就赚到了1000美金。威廉·努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则，20%的顾客掌握了80%的业绩。
3．格式化
许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化，到用的时候，你只需要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。
4．马上行动
许多人都习惯于呆会儿再说，这一呆会儿就不知呆到多少时候，花费了很多的时间才能进入状态，却不知道状态是干出来的，而不是等出来的。
5．不得不走
要学会限制时间，不仅给自己，也给别人。一个人只有学会说不，他才能够得到真正的自由。
6．避开高峰
避开在高峰期搭车，避开在高峰期购物，避开在高峰期进餐，你可以省下很多的时间。
7．巧用电话
尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前，要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说些无关紧要的话，或传达与主题无关的信息、感受。
8．成本观念
时间是一种成本，过了就过了，所以你要事先规划如何去用，要树立成本观念。
9．慎选朋友
多而无益的朋友是有害的，他们不仅浪费了你的时间、精力和金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友还会危及到你的事业。
10．避免争论
无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系，还会浪费大量的时间。
11．积极的休闲
不同的休闲会带给你不同的结果，积极的休闲，应该是有利于身心的轻松、精神的陶冶和人际的交往。
12．集腋成裘
生活中有许多零碎的时间都不为人注意，其实这些时间虽然短，却可以充分地利用起来。
13．提前休息
人需要休息，休息是为了走更长远的路，所以在疲劳之前，休息片刻，也就避免了过渡的疲劳所导致超时休息，又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态，从而大大地提高工作效率。
14．搁置的哲学
不要固执于解决不了的问题，你可以把问题记下来，让你的潜意识，或者时间稍稍等待一下，然后再去解决它们。
15．学会速读
绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般一部三、四百页的图书，有20页可取的内容就已经很不错了，你的任务就是把有价值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代，需要速读，速读还要抓住重点。
16．机会成本
美国西屋电脑公司的总经理，他的办公室门上写有一句标语：“不要带问题给我，带答案来。”这是值得你学习的一句话。
【自检】
你能否进行有效的时间管理？请结合自己的实际情况回答下列的问题。
(1)你有随时记录的习惯吗？ □有 □没有 (2)你是否经常注意到避开交通高峰？ □是 □不是 (3)你是否在晚上睡觉之前为明天的行程安排好计划？ □是 □不是 (4)你是否充分利用电话，在工作中不打与工作无关的电话？
□是 □不是
(5)如果你有重要的工作要处理，而你的同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？
□能 □不能
(6)你每天下班之前，是否将未完成的工作列入第二天的计划？
□是 □不是
(7)你是否在工作中利用80/20法则？ □是 □不是 (8)你读书时经常采用速读的方法吗？ □是 □不是 (9)你是否善用平时的零碎时间？ □是 □不是
【总结】
时间管理就是要发挥你的潜能，在21世纪飞速发展的商业环境中，最大的挑战来自于每天大量的信息，最佳管理的关键，就是你如何管理你的时间。时间管理是一种习惯。当你有好的习惯，你的时间管理就会越管越好，你的生命就会越来越丰富。21项时间管理策略
1．确定明确的目标
明确的目标，这一目标便是你身体健康的目标，家庭的目标，人际关系的目标，工作
的目标，理财的目标，心智成长的目标，休闲的目标，以及你心灵的目标。
2．这些目标你要去分割，量化
把你所有的目标分割，量化。你的健康目标要达到什么样状态，你的家庭的生活目标要达到什么状态，以及你的工作目标要如何，等等。
3．方向大于效率
时间管理着重的是一种自然的法则，也就是你必须要有一个人生的方向，才能够引导你做得更好，你所设定的目标都不要背离你的方向，所以在时间管理的策略里永远找你的正北方向。要知道，方向大于效率。
4．目标要与价值观吻合
如果目标不能够与你的价值观吻合，你就是一个失败的时间管理者。你所设定的目标一定要与价值观吻合。
5．明确详细的计划
要有明确详细的计划，必须白纸黑字地写下来。如果你没有计划，你的很多事情就不太容易完成。一个有成就的人，他永远知道做计划，有了计划要去执行，即管理循环里的ＰDCA。
6．每天的目标必须完成
你每一天的目标都要想尽办法去达成。因为所有的大目标是由小目标累计而来，一天一天地，逐步地去完成，你才能够完成你的目标。
图15-1 PDCA循环图
7．辅助方案
有些一件事情，有时候会受到客观因素的不良影响，所以制定时间管理策略时，一定要制定一套辅助方案。当你有A计划以后，还应有一个辅助方案。当A方案不能达成的时候，你立即有一个补充行动方案。
8．固定的时间做计划
一日之计在于昨天，也就是你每一天的行动都是在前一天晚上就已经计划好了。你要养成一个很好的习惯，每一天晚上睡觉之前，必须要习惯性地安排你第二天的工作。甚至有哪些可能会遇到障碍的也列到你的行程上面。如果你能够养成一个很好的习惯，相信你就能找到成就感。
9．每一件事情都要设定期限
在设定目标的时候，有一个SMART原则，即设定的目标是具体的，可以计量的，可以达成的，还是合理的，同时又是有时间性的。每一件事情都要设定期限，如果你的目标没有期限，那就不叫做目标。
10．马上行动
积极的人，脑袋里面永远是四个字：马上行动。所有有成就的人，他们的思路都非常清晰，永远知道一件事情，把时间用在最有价值的地方，或者是把时间用在高效益活动的事情上面。
11．辨清事情的轻、重、缓、急
辨别清楚事件的重要性和紧迫性。把事情分为ABCD等级，辨清什么事情是重要，什么事情是紧急，什么事情既重要又紧急，什么事情是重要不紧急，什么事情是不重要可紧急，又有什么事情是不重要不紧急。所以重要紧急的事情，你要在有限时间内去处理，重要不紧急的，你应该安排适当的时间去处理，紧急但不重要，你必须马上做。
12．把重要的事情办成很紧急
当你能量最足或者说是精力旺盛的时候，永远要去办最重要的事情，或者说是最紧急的事情。一定把重要的事情办得很紧急。
13．改变自我的意向
在时间管理的策略上，永远要注意到自我的意向。
在计算机里有这么一句话，输入决定了你的输出。如果你时时刻刻可以积极地自我对话：我是一个责任者，我喜欢我自己，我是最棒的。在这个时候，你做起事来，你就会知道轻重缓急，你就永远不会耽搁工作，你喜欢你自己，就会改变你的外在，甚至还会调试你的内在。你是一个喜欢自己的人，你的外在，你的服装，你的发型，甚至你走路的样子。你要让自己很自信，让自己感觉到很舒服，而且永远是一个目标导向的人。你知道你做得每一样事情都离你未来的目标很近。
14．专心专注于每一件事情
每一段时间要专心处理每一件事情。在工作的时候，永远培养的是一种叫做专心与专注的状态。若你是一个销售人员，当你去拜访客户的时候，你要专心地检查自己的服装，是不是穿对了，专心地检查你的道具，或是销售的工具是不是准备好了，当你在静下来的时候，你要去专心地研究你的产品，甚至当你休息的时候，你也要专注地放松自己，要养成专心专注于每一件事情的好习惯。
15．遵循“40/30/30法则”
40/30/30法则：40%是被动的事情，30%是主动的事情，30%是突破的事情。你在每一天里，永远把30%的时间去做最有价值的事情，那30%是遗留在做一些突发性的事情，有40%是在做你一般性的工作。
16．第一次就把事情做对
做事情时，脑袋里面要有一种非常专注的意识，第一次就要把它做好。从很简单的事
情，你一开始就专注，之后，你就可以把大事情一次做好。
17．检讨是成功之母
可以这么说，检讨是成功之母。一日之计在于昨天，每一天你都要去检讨，你今天所做的每一样事情，在工作上，在家庭上，在人际关系上，理财上等等，有没有离你的目标很近。
18．做最有价值的事情
你的工作就是你的目标，成功就等于目标，所以你每天要做的就是最有价值的事情。
19．每天30分钟的独处时间
在每一天都要有自己一段单独的思考时间，这个单独的思考时间可能是20分钟，也可能是30分钟，聆听一下自己的声音，我今天哪些事情离目标很近，或者我达成了目标；今天我有哪些事情，或者哪些行为我做错了，我明天不再犯。
20．注意行动的姿势
随时注意自己的行为语言。当你走路快速，你就会显得积极；当你面带微笑，你心情就会很好；当你衣服穿得很整齐，你就会感觉到自己很自信，这也是一种时间管理。
21．把握痛苦和快乐的杠杆
你做每件事情，不是快乐就是痛苦，当你选择痛苦你就没有快乐，所以你最好的方式就是每天跟自己说一句话：今天会有很棒的事情发生在我身上。
【自检】
检查以上时间管理的策略你是否做到？提出你的改进计划。
【总结】
一般人对时间的态度是极为主观的，有四种时间观念妨碍时间管理：视时间为主宰，视时间为敌人，视时间为神秘物，视时间为奴隶。成功人士对于时间管理具有四种特征：明确的目标，积极的心态，善于自我激励，重视时间管理。最后重点介绍了时间管理的21项策略。
时间管理规划的原理与规则
规划的原理
让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务，才能够达成你的目标。
规划的规则
1基本原则——60/40
60%的时间可能是在工作，你的收入来源，你的需求；40%的时间可能是完成目标所做的一些努力。如果只把你工作时间的特定部分纳入计划，就是60分。60%是你的工作，40%可能都是在延续你未来的目标。
2．行事与时间分析表
在做每一天的工作以及时间分析表时，书面记录要仔细检查，你如何以及为什么使用你的时间。
3．任务总表——行事计划表
你要达到目标，首先就把要达成的目标做详尽的描述。其次是弄清具体的任务，即任务总表。
4．规则的、系统的、执着的
根据任务总表你必须有规则的、系统的、执着地去安排事情。
5．务实的规划
你要务实，千万不要好高鹜远，只在你实际上能够处理的范围内做规划。
6．学习保持弹性
弹性是时间的计划，是用来实现目标的，而不是用来限制自己的。
培养时间管理的好习惯
【本讲要点】
时间管理的好习惯 时间管理的法则
引 言
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态，也是一种习惯。
时间管理的好习惯
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态，也是一种习惯。
时间管理就是要培养一种好习惯。
1．随手记
随时随地记笔记，一本好的时间管理手册是必要的。
2．一日之计在于昨天
在每天晚上睡觉之前，你永远要给自己一小段时间，为明天的行程安排好计划。
一日之计在于昨天，今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。你要立于不败之地，就必须做好万全的准备，而这种万全的准备，就是要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。
3．培养自己的敏锐度
养成随时记录的习惯，随时记录事件、心得和灵感，这样可以训练你敏锐的观察力，以及思维能力，不要相信你的记忆，要相信你的记录，这是一种要养成的好习惯。
吴教授在给即将毕业的MBA班的学生上最后一次课。令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还有一堆拳头大小的石块。“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停下了来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的经验，学生们变得谨慎了。
“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出的是一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。
水罐里的水倒完了，教授抬起头来，微笑着问在《有影响力的领导者的七大习惯》中，作者以“重要?不重要”为横向坐标，以“紧迫?不紧迫”为纵向坐标，建立一个坐标系，用来量度管理者面对的各种事务：
在低绩效或失败的管理者中，不少人最易犯的错误是把“重要的事”与“紧迫的事”混为一谈，把战略与战术、“做正确的事”与“正确地做事”混为一谈。这令人想起德鲁克的话：“最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。”在分清楚“重要的事”与“紧迫的事”之后，如何“把第一位的事放在第一位”(Put the First on First)就是最重要的了。这个坐标系分别由四个象限组成：重要且紧迫、不重要而紧迫、不重要且不紧迫、重要而不紧迫。最好的管理者总是把目光聚集在第一象限(重要而紧迫)，最差的管理者常常做不重要也最不紧迫的事(第三象限)。总是做重要且紧迫的事的人，常常有很多的剩余时间。做完“正事”之后，他们有相当多的时间去做“重要而不紧迫”、“不重要且紧迫”甚至“不重要且不紧迫”的事(不论在办公室之内还是之外)，就像装石块的铁桶里有意想不到的剩余空间来装碎石、沙子和水。