采购业务流程及管理制度
为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，特制定此制度。
3. 定义
采购申请单, 公司内部使用，作为采购的依据和报销凭证之一；
采购订单，公司对外使用，作为供应商付款凭证之一。
入库单，公司内部使用，采购物资唯一有效证明资料，也是报销的关键资料之一。
4. 职责
2.1 申请人
✓ 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交部门领导核准；
✓ 接收和检验请购的物品和服务。
2.2 采购人
✓ 根据申请人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 ✓ 根据计划需求和资金情况，编制采购计划及付款计划；
✓ 采购员在考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等因素前提下，做好询价、报价依据，并作好比较记录。
✓ 采购员同请购人应一同参与询价和比价的讨论及应用。
✓ 采购员做好采购物质的入库、送检及异常情况的退库工作。
✓
2.3 仓储物流部
✓ 保证采购物质的及时入库，及验收手续登记。
2.4 质量部
✓ 质量部质量人员负责对供方(物料供应商及承包商) 的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。
✓ 接到采购人送检的物质必须及时作出质量判断，并签署意见。
2.5 财务部
✓ 按要求对采购审批流程后进行核对。
✓ 将供应商的发票与采购申请单、采购订单、收货入库清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并及时做好报销及记账处理，为付款做出依据。
✓ 按采购部提交的付款计划及时沟通，办理付款手续。
3、采购部门的划分
只有物资采购的责任部门（以下简称采购部门）具备实施相应物资采购的权限。其他部门无权采购。
3.1 与生产有关的原材料、设备、工装等物质采购：由采购部负责办理
3.2 日常办公用品、设备、后勤、物业生活物质采购：由办公室负责办理。
3.3 对于项目设备、工程材料采购，原则由采购部负责办理；必要时由总经理指派
专人或指定部门办理采购作业。
采购部门应承担对采购物资的采购管理，包括供应商的选定、定价、合同管理、验收、请
款、挂账、付款等相关事宜。
4、 请购申请及审批流程
1．对生产物资，生产部门按照生产的要求，编制《物料需求计划》（应充分考虑安全库存等信息），递交技术质量部对其技术状态要求做具体的技术要求，提交部门经理审批后交采购部备案执行。
2．对于超计划和计划外采购项目，采购部部长需对申请部门需求进行审核，特殊情况报总经理审批后才能给予办理。
3. 预算内其他物资的采购，由使用部门提出申请经部门经理审批后，全部提交采购部门备案执行。
4、对于日常办公用品、设备、后勤、物业生活物质采购，由综合部提出申请经部门经理审批后提交采购部门备案执行。
5、对于项目设备、工程材料采购，由申请经部门提出，交与采购部登记备案，由采购部长组织进行集中或招标采购。
请购审批流程图：
请购人 --→ 请购部门经理 -→ 采购人 -→ 采购部经理
采购方式控制
公司的采购业务相对分散，原则按以下方式进行采购。
1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3、零星采购方式：单批物资总价值低于1000元人民币时，由采购人员直接从商家购买，采用实报实销的采购方式。
询价、议价、报价
1、采购部门接到请购部门（生产部、总经理）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
2、在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价、询价：
3、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
4、采购员在与供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员与请购人应一同参与同供应商的讨论。
5、在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。
采购物资的跟催
1、采购员在物料交货期内定时跟进督促供应商的生产和发货情况。如遇特殊情况供应商无法按时按量交付时，应尽早将信息传递给制造部门，必要时向部门经理说明情况，及时采取应急措施。
货物验收
第八条
第九条 采购物资到公司后，采购人员及时将采购物资送检质量部门对来料进行检验。合格，即批准入库；不合格，即按退货办理退回处理。
第十条 交货数量未达到订购数量，以要求补足为原则，由生产部门通知采购部门联络供应商进行处理。
第十一条 退换货作业
1．检验不合格的货物退货时，采购员根据经采购部门经理签字确认后的《退货通知单》办理退货。
2．货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部。
3．货物在保修期或保质期内出现质量问题时，由质量部门负责办理索赔手续，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上报财务部。
采购业务流程及管理制度
为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，特制定此制度。
3. 定义
采购申请单, 公司内部使用，作为采购的依据和报销凭证之一；
采购订单，公司对外使用，作为供应商付款凭证之一。
入库单，公司内部使用，采购物资唯一有效证明资料，也是报销的关键资料之一。
4. 职责
2.1 申请人
✓ 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交部门领导核准；
✓ 接收和检验请购的物品和服务。
2.2 采购人
✓ 根据申请人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 ✓ 根据计划需求和资金情况，编制采购计划及付款计划；
✓ 采购员在考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等因素前提下，做好询价、报价依据，并作好比较记录。
✓ 采购员同请购人应一同参与询价和比价的讨论及应用。
✓ 采购员做好采购物质的入库、送检及异常情况的退库工作。
✓
2.3 仓储物流部
✓ 保证采购物质的及时入库，及验收手续登记。
2.4 质量部
✓ 质量部质量人员负责对供方(物料供应商及承包商) 的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。
✓ 接到采购人送检的物质必须及时作出质量判断，并签署意见。
2.5 财务部
✓ 按要求对采购审批流程后进行核对。
✓ 将供应商的发票与采购申请单、采购订单、收货入库清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并及时做好报销及记账处理，为付款做出依据。
✓ 按采购部提交的付款计划及时沟通，办理付款手续。
3、采购部门的划分
只有物资采购的责任部门（以下简称采购部门）具备实施相应物资采购的权限。其他部门无权采购。
3.1 与生产有关的原材料、设备、工装等物质采购：由采购部负责办理
3.2 日常办公用品、设备、后勤、物业生活物质采购：由办公室负责办理。
3.3 对于项目设备、工程材料采购，原则由采购部负责办理；必要时由总经理指派
专人或指定部门办理采购作业。
采购部门应承担对采购物资的采购管理，包括供应商的选定、定价、合同管理、验收、请
款、挂账、付款等相关事宜。
4、 请购申请及审批流程
1．对生产物资，生产部门按照生产的要求，编制《物料需求计划》（应充分考虑安全库存等信息），递交技术质量部对其技术状态要求做具体的技术要求，提交部门经理审批后交采购部备案执行。
2．对于超计划和计划外采购项目，采购部部长需对申请部门需求进行审核，特殊情况报总经理审批后才能给予办理。
3. 预算内其他物资的采购，由使用部门提出申请经部门经理审批后，全部提交采购部门备案执行。
4、对于日常办公用品、设备、后勤、物业生活物质采购，由综合部提出申请经部门经理审批后提交采购部门备案执行。
5、对于项目设备、工程材料采购，由申请经部门提出，交与采购部登记备案，由采购部长组织进行集中或招标采购。
请购审批流程图：
请购人 --→ 请购部门经理 -→ 采购人 -→ 采购部经理
采购方式控制
公司的采购业务相对分散，原则按以下方式进行采购。
1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3、零星采购方式：单批物资总价值低于1000元人民币时，由采购人员直接从商家购买，采用实报实销的采购方式。
询价、议价、报价
1、采购部门接到请购部门（生产部、总经理）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
2、在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价、询价：
3、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
4、采购员在与供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员与请购人应一同参与同供应商的讨论。
5、在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。
采购物资的跟催
1、采购员在物料交货期内定时跟进督促供应商的生产和发货情况。如遇特殊情况供应商无法按时按量交付时，应尽早将信息传递给制造部门，必要时向部门经理说明情况，及时采取应急措施。
货物验收
第八条
第九条 采购物资到公司后，采购人员及时将采购物资送检质量部门对来料进行检验。合格，即批准入库；不合格，即按退货办理退回处理。
第十条 交货数量未达到订购数量，以要求补足为原则，由生产部门通知采购部门联络供应商进行处理。
第十一条 退换货作业
1．检验不合格的货物退货时，采购员根据经采购部门经理签字确认后的《退货通知单》办理退货。
2．货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部。
3．货物在保修期或保质期内出现质量问题时，由质量部门负责办理索赔手续，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上报财务部。