声像电子文件归档范围
建设档案馆搜集、拍摄产生有关的照片电子档案文件及视音频电子档案文件。项目目标是要对这些档案文件信息进行数字化处理，实现档案信息的采集、建库与存储。 主要内容包括：
1. 对上述照片档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。
2. 对上述照片档案按照要求进行入库及标准化著录。
3. 将上述照片档案电子文件信息上传到我馆服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，与照片档案著录数据进行挂接，满足照片档案的查询与利用。
4. 对上述视音频电子档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。
5. 对上述视音频电子档案按照要求进行入库及标准化著录。
6. 将上述视音频电子档案信息上传到我馆声像专用服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，力求与视音频电子档案著录数据进行挂接，满足视音频电子档案的查询与利用。
本项目实施方案对包括档案接收、档案整理与编辑、档案数据采集和著录、档案数据上传与挂接等工序做了描述，所有工序形成一个完整的流水线加工流程，支持工序回馈，形成一个闭环的质量监控系统。方案将对各主要工作流程作
出详细的说明。
声像电子文件工作流程图
一、建设目标：
1．操作简便，功能完善，性能高效的声像电子数据资源管理系统。
2．能够将声像工作管理业务纳入到声像电子数据资源管理的过程中。
3．系统要能够兼容我馆原有的声像档案资源数据。
4. 系统和我馆其他系统要具备开放性（统一的）的通道。
二、功能模块构成：
结合声像工作业务管理及业务流程需求。
1． 基本操作方式
操作方式尽量靠近windows 的操作模式，返回上一级界面，不要均在新的标签页显示。在鼠标操作时，可以双击进入。
2． 任务管理模块
该模块完成拍摄任务的安排，内容由项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目组成, 其中被安排人员，有强制弹出窗口提醒，并确认。
设置两、三种选择，例如：城市建设声像档案拍摄任务管理、征集档案任务管理、工程声像档案接收任务管理。
3． 资源生产模块
该模块主要完成项目声像素材的下载，数据的系统导入，
重点在于需要对各种图片格式和视音频格式兼容，能采集市面上主流声像器材所生成的声像数据文件。
该模块次要完成项目是针对项目的其他电子数据文件（如PPT ）的产生和导入。
该模块能完成声像素材的快速阅览初步筛选、剪辑、制作、格式转换、整理等任务。
该模块内容增加档号、数量、时长、数据量，其余项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目由上一模块信息自动继承录入。键入历史输入内容时，弹出历史下拉菜单。
该模块要求照片、视频可以批量导入、也可以单项导入原素材规定格式的原始文件。
该模块增加审核功能，设定完成时限及任务提示，完成后方可进行下一模块的操作。
注：该模块实际完成的是案卷级（项目）的入库著录功能。
4． 编目及文件管理模块
素材上载时依据规定的标准，系统自动完成文件信息的初级编目著录；著录者可以根据需求完成上载文件信息的完整编目著录；系统预装基于《档案业务管理规范》的编目模板；系统需支持多种编目分类模式；提供编目对象类型，编目结构，编目字段多层次的自定义；支持编目模板定制，编目信息智能化记忆，最大限度的减轻工作量，提高工作效率；
可完成多层次编目。
（1）、完成单张照片的图象显示、信息著录任务。主要内容有：照片号（案卷档号自动继承录入+照片导入顺序号组成）、文件名称（由项目名称自动继承录入+照片具体内容描述组成，并且可以在著录时批量重命名，而非仅在上传时才可以）、照片源信息（照片格式、照片大小、生成时间、最后修改时间、最后修改人、相机型号等，由嵌入系统的EXIF 软件自动提取显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求能够显示原始照片文件，并能够自动生成压缩浏览文件（生成时能够自动嵌入水印），并设置照片下载功能，下载原始文件要有权限限制，其中下载文件必须通过限定路径完成，不可直接下载压缩浏览文件，既禁止右键另存为和打印操作。
（2）、完成视频数据采集后的剪辑、著录工作。主要内容有：档案视频生成后文件号、文件名称（由项目名称自动继承录入+具体内容描述组成）、视频编辑信息及原始数据信息（由软件支持显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求视频文件能够对应显示视频原始素材，能够自动生成压缩浏览文件，并设置下载功能，下载原始文件要有权限限制。
5． 目录生成模块
根据实际需求，能够自动生成案卷目录、文件目录、移
交清单等主题及专题目录，目录能够根据一定排序规则（如类型、拍摄时间、格式、修改时间等）进行排序，能够下载及打印。
6． 查询检索模块
设置案卷级及文件级两级查询功能，可以根据各著录级别的数据字段进行单项检索、多项检索利用需求，尽量能够满足全字段自由检索，检索结果按照一定的逻辑顺序排列。
对编目字段进行选取，灵活定制检索字段。
7． 专题制作（照片册、视音频电子档案制作）模块 根据利用及检索需求结果，自动完成专题版式选择与制作（系统预先储备不同专题的版式），并可以进行下载、打印、输出，输出格式可以选择通用媒体文件格式。完成此任务需要进行权限设置。
8． 统计报表模块
完成以上各模块的数据统计（还需要额外统计登陆、下载、利用的人员账户、张数及时间等相关信息。），并生成报表模式。可以将统计报表专设模块，也可以将各项统计功能嵌入以上各模块中。要求能够提供统计内容列表、统计数据结果、生成统计图表（饼图、柱状图等）。
9． 利用模块（略）
利用的方式要统一、单一，方便后台查看利用者和图片的去向，明确图片的使用责任。建议限制利用者每天的利用
数量，利用数量较大的需要另外提出申请。
10． 流程
工作流程图：整个管理系统由声像资料上载子系统、审核子系统、编目子系统、检索子系统、下载子系统、存储子系统、综合管理子系统组成。各子系统采用标准模块化设计，各子系统既可以独立运行，又可以通过标准数据接口进行数据传输，组成完善的声像档案管理系统，并且各子系统可根据需要任意组合，以满足不同规模声像档案管理系统的要求。
声像电子文件归档范围
建设档案馆搜集、拍摄产生有关的照片电子档案文件及视音频电子档案文件。项目目标是要对这些档案文件信息进行数字化处理，实现档案信息的采集、建库与存储。 主要内容包括：
1. 对上述照片档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。
2. 对上述照片档案按照要求进行入库及标准化著录。
3. 将上述照片档案电子文件信息上传到我馆服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，与照片档案著录数据进行挂接，满足照片档案的查询与利用。
4. 对上述视音频电子档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。
5. 对上述视音频电子档案按照要求进行入库及标准化著录。
6. 将上述视音频电子档案信息上传到我馆声像专用服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，力求与视音频电子档案著录数据进行挂接，满足视音频电子档案的查询与利用。
本项目实施方案对包括档案接收、档案整理与编辑、档案数据采集和著录、档案数据上传与挂接等工序做了描述，所有工序形成一个完整的流水线加工流程，支持工序回馈，形成一个闭环的质量监控系统。方案将对各主要工作流程作
出详细的说明。
声像电子文件工作流程图
一、建设目标：
1．操作简便，功能完善，性能高效的声像电子数据资源管理系统。
2．能够将声像工作管理业务纳入到声像电子数据资源管理的过程中。
3．系统要能够兼容我馆原有的声像档案资源数据。
4. 系统和我馆其他系统要具备开放性（统一的）的通道。
二、功能模块构成：
结合声像工作业务管理及业务流程需求。
1． 基本操作方式
操作方式尽量靠近windows 的操作模式，返回上一级界面，不要均在新的标签页显示。在鼠标操作时，可以双击进入。
2． 任务管理模块
该模块完成拍摄任务的安排，内容由项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目组成, 其中被安排人员，有强制弹出窗口提醒，并确认。
设置两、三种选择，例如：城市建设声像档案拍摄任务管理、征集档案任务管理、工程声像档案接收任务管理。
3． 资源生产模块
该模块主要完成项目声像素材的下载，数据的系统导入，
重点在于需要对各种图片格式和视音频格式兼容，能采集市面上主流声像器材所生成的声像数据文件。
该模块次要完成项目是针对项目的其他电子数据文件（如PPT ）的产生和导入。
该模块能完成声像素材的快速阅览初步筛选、剪辑、制作、格式转换、整理等任务。
该模块内容增加档号、数量、时长、数据量，其余项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目由上一模块信息自动继承录入。键入历史输入内容时，弹出历史下拉菜单。
该模块要求照片、视频可以批量导入、也可以单项导入原素材规定格式的原始文件。
该模块增加审核功能，设定完成时限及任务提示，完成后方可进行下一模块的操作。
注：该模块实际完成的是案卷级（项目）的入库著录功能。
4． 编目及文件管理模块
素材上载时依据规定的标准，系统自动完成文件信息的初级编目著录；著录者可以根据需求完成上载文件信息的完整编目著录；系统预装基于《档案业务管理规范》的编目模板；系统需支持多种编目分类模式；提供编目对象类型，编目结构，编目字段多层次的自定义；支持编目模板定制，编目信息智能化记忆，最大限度的减轻工作量，提高工作效率；
可完成多层次编目。
（1）、完成单张照片的图象显示、信息著录任务。主要内容有：照片号（案卷档号自动继承录入+照片导入顺序号组成）、文件名称（由项目名称自动继承录入+照片具体内容描述组成，并且可以在著录时批量重命名，而非仅在上传时才可以）、照片源信息（照片格式、照片大小、生成时间、最后修改时间、最后修改人、相机型号等，由嵌入系统的EXIF 软件自动提取显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求能够显示原始照片文件，并能够自动生成压缩浏览文件（生成时能够自动嵌入水印），并设置照片下载功能，下载原始文件要有权限限制，其中下载文件必须通过限定路径完成，不可直接下载压缩浏览文件，既禁止右键另存为和打印操作。
（2）、完成视频数据采集后的剪辑、著录工作。主要内容有：档案视频生成后文件号、文件名称（由项目名称自动继承录入+具体内容描述组成）、视频编辑信息及原始数据信息（由软件支持显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求视频文件能够对应显示视频原始素材，能够自动生成压缩浏览文件，并设置下载功能，下载原始文件要有权限限制。
5． 目录生成模块
根据实际需求，能够自动生成案卷目录、文件目录、移
交清单等主题及专题目录，目录能够根据一定排序规则（如类型、拍摄时间、格式、修改时间等）进行排序，能够下载及打印。
6． 查询检索模块
设置案卷级及文件级两级查询功能，可以根据各著录级别的数据字段进行单项检索、多项检索利用需求，尽量能够满足全字段自由检索，检索结果按照一定的逻辑顺序排列。
对编目字段进行选取，灵活定制检索字段。
7． 专题制作（照片册、视音频电子档案制作）模块 根据利用及检索需求结果，自动完成专题版式选择与制作（系统预先储备不同专题的版式），并可以进行下载、打印、输出，输出格式可以选择通用媒体文件格式。完成此任务需要进行权限设置。
8． 统计报表模块
完成以上各模块的数据统计（还需要额外统计登陆、下载、利用的人员账户、张数及时间等相关信息。），并生成报表模式。可以将统计报表专设模块，也可以将各项统计功能嵌入以上各模块中。要求能够提供统计内容列表、统计数据结果、生成统计图表（饼图、柱状图等）。
9． 利用模块（略）
利用的方式要统一、单一，方便后台查看利用者和图片的去向，明确图片的使用责任。建议限制利用者每天的利用
数量，利用数量较大的需要另外提出申请。
10． 流程
工作流程图：整个管理系统由声像资料上载子系统、审核子系统、编目子系统、检索子系统、下载子系统、存储子系统、综合管理子系统组成。各子系统采用标准模块化设计，各子系统既可以独立运行，又可以通过标准数据接口进行数据传输，组成完善的声像档案管理系统，并且各子系统可根据需要任意组合，以满足不同规模声像档案管理系统的要求。