办公资源管理规定（初稿）
第一章 总则
1、本规定所指办公资源包括但不限于：公司办公场所、办公家具、办公电话、张贴公告、报刊图书、办公用品、印刷品、快递管理及企业公章等。
2、公司办公设施的申购、配备及维护保养等管理事宜由Admin 行政统一管理。 第二章 办公场所管理
1、范围：
办公场所包括：公司办公区、会议室、展示厅、接待区、大厅等（如下图）。
2、公共办公区：
① VIP 会议室：此会议室用于VIP 人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 ② VIP 接待室：此接待室用于VIP 人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 ③ 国际展示厅：
④ 普通会议室：会议室使用需登记使用，会议室内投影仪设备需按照使用说明规范使用。会议室使用完毕后，需关闭好会议室照明、空调、投影仪等设备设施，并带走一切文字资料。会后，应及时恢复会议室原状。
3、个人办公区：
办公区的个人办公环境需与办公区整体环境协调一致，并保持干净、整洁，做到定期对个人办公桌面进行整理。 所有员工下班前应将电脑等其他桌面电器设备关闭。各办公室及公共办公区域（部门）责任人每天最迟离开公司的员工需关闭照明、空调等电器设备，如因责任人不在，需委托相关代理人。
第三章 办公家具管理
1、公司为每名员工配备一套办公用桌椅及办公柜，员工需爱护使用并保持其清洁，不得随意图画及改装使用。员工要始终保持自己办公桌面上摆放的文件资料与办公用品等的干净与整齐，建立井然有序的工作环境。 2、如办公家具桌椅等非人为损坏的，应及时报备至Admin ，以便及时安排维修事项。 3、如遇会议时使用员工用椅，征用人需在使用完毕后及时归还。
4、如需新添置办公家具的需提前一周报备Admin ，由Admin 统一调配，严禁私自搬用空置办公家具。 第四章 办公电话管理
1、公司为每名员工配备电话，用于业务联络，员工不得利用公司固话机长时间拨打私人电话。（一般私人电话控制时间在5分钟以内）
2、使用公司电话拨打长途业务时，仅限于工作使用并且应注意节约通话时间。 第五章 张贴公示栏
1、管控范围：各种宣传、宣导及张贴活动的彩旗、条幅、通知、公告等悬挂及张贴物品。 2、管控地点：厂区办公区、公司宿舍等。
3、管理部门：Admin 职能部门统一对其进行协调管理。
4、未经许可，各平台/职能部门不允许在办公区域内随意、随地设置各类宣传张贴栏，如需要必须提出申请，报经有关部门领导审批；
5、张贴物等均需经admin 职能部门审核方可在指定位置张贴；（注：张贴期限：一般类：保留3-5天，重要类：保留7-10天）。
6、张贴物：①定点张贴（公示栏）；②规定A3或A4纸张；③下方需署名及注明印发时间；④到期由贴出人负责收回。
注：宣传、宣导及公告等张贴物品必须在规定的公示栏内张贴，公示栏以外的其它任何地方/区域严禁随意张贴。禁止在公司公共区域（如：过道、走廊、楼梯口、洗手间等）的玻璃门、墙壁、门柱及个人办公桌屏风等处张贴各种大小印刷制品。
7、外部单位或个人张贴物不准在公司公示栏中张贴（注：如确实需要，请申报审批通过方可）。 8、各平台/职能部门有权制止他人在公司建筑物及设施上悬挂、张贴任何未经审批的宣传品的行为。 9、张贴公示栏审批流程（见附表一）：
附表（一）：
张贴申请单
第六章 报刊、样书及图书管理
1、Admin 组织各部门订购开展业务所需的专用书籍、报刊、资料。各部门需按时将所需书籍及刊物的名称、数量、产品及价格信息申报给Admin ，由Admin 统一核定后，负责订购。
2、报刊、杂志作为时效性强的资料，由人事行政部统一订购后，定期更新， 放置在公司大厅前台处，供员工业余借阅。
3、对于各类书籍，各部门可根据实际业务需要，向部门主管进行申请、批准后， 进行购买，由Admin 统一登记和保管。 第七章 办公用品 1、办公用品申购
① 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品申购计划，填写办公用品申请表（见附表），由部门负责人审批后报Admin （办公用品按IDL 人员38元/人/月最高标准计算）。
② Admin 定期核查各部门办公用品领用计划及情况，以及办公用品领用台账和库存（领用需登记至个人）。 ③ 采购单价＞2000元以上办公用品及办公设备时，须填写办公低值申请单（见附表）并交由相关主管批复后，交至Admin 处（注：办公低值采购需在全年本部门办公低值预算管控内，方可申请，其它特殊原因除总经理特批外）。 2、办公用品领用
1）耐用办公用品的领用：
① 耐用办公用品包括：计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、剪刀、直尺。 (计算器在领用时需写明领用原因，核准后领用) 。
② 耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧（或）需更换的必须以坏（旧）换新。 ③ 所有耐用办公用品在离职都需归还，如有遗失需原价赔偿。 2）易耗办公用品的领用：
① 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
② 部门所需用品包括：打印纸、白板笔、标签打印纸。
③ 个人所需用品包括：签字笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、标签纸、长尾夹。 ④ 每月22日前，由各部门将次月《易耗办公用品需求计划表》填好（易耗办公用品不得超过每月10元/人），经申请部门初核，Admin 审核批准后统一采购。
⑤ 发放时间：每月1-2号（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
⑥ 领用方法：由各部门专员按发放日期统一到办公用品仓申领，填写《办公用品领用单》，签字后交仓管员按《易耗办公用品需求计划表》发放，若部门领用超出需求计划的，须经Admin 批准后方可发放。 ⑦ 部分办公用品（白板笔、电池）实行以旧换新原则。
附件（一）：耐用办公用品领用表 附件（二）：易耗办公用品清单 附件（三）：易耗办公用品需求计划表 附件（四）：办公用品领用单
附件（一）：
耐用办公用品领用表
附件（二）：
附件（三）：
易耗办公用品需求计划表
申请部门： 申请人： 日期：
第八章 印刷品管理 1、印刷品申请:
①各部门根据各自的业务需要及活动安排, 需提前一周告知Admin 需要印刷品的种类及数量（如更新版本及格式需提前提供给Admin ），Admin 根据需求进行调配或印刷。
②Admin 每半年对各部门印刷品库存及需求进行统计，并根据各部门实际库存及需求进行调配或印刷。 2、印刷品管理: 印刷品由各部门助理按照之前申请需求进行领取分发并做记录备案。印品分发后由各部门自行管理。 第九章 快递管理
1、凡公司工作需要邮寄、快递信函需在公司指定的机构进行，并由主管负责人 签字确认，每月25日前各项相关费用单据统一汇交到Admin 统计并支付相关费用。
2、各部门需合理使用快递，并且应写明送往的（客户）单位、姓名、联系方式等。 3、各部门提交快递物品的时间、地点(待定) ： 时间：09:00Am -10:00Am;
14:00Pm-16:00Pm 地点：前台处（研发栋访客大厅）
由Admin 统一安排快递物品的递送及周转（如快递到达以邮件形式告知）。
4、Admin 根据每月统一汇总各部门的快递费，合理对其进行控制并尽量降低快递费的支出。 5、公司业务以外的个人快递，费用由其个人承担。 第十章 公司公章管理
1、目的：规范和加强公章的使用和管理，明确操作流程和审批程序，保证公章使用的严肃性，特制定本规定。
2、适用范围：根据公司业务开展需要，在合同、介绍信、报表、委托书、申请书、承诺函、证明等相关书面材料上加盖上海XXXX 有限公司公章和上海XXXX 有限公司合同章(以下简称“公章”) 的行为。
3、管理职责：综合办公室负责公章的日常使用管理和保管。 4、用印原则
4.1 凡能使用业务专用章的，不用公章。 4.2 凡能使用部门印章的，不用公章。 4.3 不得在空白介绍信及空白纸页上盖公章。 4.4 不符合本管理程序的，一律不予盖印。
5、工作程序 5.1 申请
凡需使用公章，经办人应详细填写《使用公司公章申请单》（见附件一）。写明盖印工作流、经办人、用印数量和发往单位等情况；并对盖印材料内容进行摘要，写明合同、报表、情况说明或证明等材料的具体名称，委托、承诺、证明的具体事项，以及相关的金额、货品名称等。申请用印的单份材料（如为二页以上）必须装订好。《使用公司公章申请单》填写的内容一般不得涂改。 5.2 审批
5.2.1 经办人将《使用公司公章申请单》交所属工作流负责人审核、签字、批准。 5.2.2 根据个别业务需要，各工作流可以授权指定人员签署批准《使用公司公章申请单》。 5.3 授权文书
5.3.1 授权必须以书面形式注明授权的内容、范围、使用频次、授权有效期等，如授权项目为空白表格的必须
注明，并附相关材料的清单和范例。
5.3.2 授权文书必须经工作流负责人同意、公司负责人批准。
5.3.3 被授权工作流应将授权文件及其附件交综合办公室备案，以便盖印前核查。 5.4 登记
申请人持审批好的《使用公司公章申请单》和需加盖公章的书面材料，至综合办公室办理用印登记手续，详细填写《使用公章登记簿》（见附件二），写明日期、经办人、盖印内容摘要、用印数、用印批准人以及发往
单位等信息。 5.5 核对
盖印人参照《使用公司公章申请单》，核对相关书面材料是否与申请用印内容保持一致，核查审批、登记手续是否完备。 5.6 盖印
经办人逐项指明用印位置。盖印人在相关书面材料上加盖公章，注意保持印位端正，印记清晰；用印数量与申请数量必须保持一致。合同、协议等须附上已会审完毕的合同会审单后才可盖章，且材料必须加盖骑缝章。 5.7 确认
用印后，盖印人须在《使用公司公章申请单》中“盖印人”处签字确认。 5.8 归档
5.8.1 盖印人每月将《使用公司公章申请单》装订成册。该册与《使用公章登记簿》纳入综合办公室档案，由
公司档案室统一保存和管理。
5.8.2 经办人需提供加盖公章文件的复印件交给综合办公室备案、归档。
6、用印须知 6.1 用印时间:
工作日 上午9:00-12:00 下午13:00-17:00
（如遇特殊情况，可向综合办公室负责人说明缘由。符合用印手续的，予以盖印。） 6.2 用印地点：综合办公室办公地点。
7、公章保管
7.1 专人保管：由综合办公室负责人指定专人保管, 另一人作为备份。如两人因工作原因都无法盖章，由综合办
公室负责人指定临时盖印人。
7.2 妥善存放：每次用印完毕，盖印人应立即把公章锁好，每天下班时将公章放入保险柜存放，保险柜钥匙由
盖印人负责保管。
7.3 公章外借：原则上公司公章不得离开综合办公室保管区域。
附件（一）：《使用公司公章申请单》 附件（二）：《使用公章登记簿》
附件（一）：《使用公司公章申请单》
上海XXXX 有限公司
使用公司公章申请单
附件（二）：《使用公章登记簿》
8 改版履历表
办公资源管理规定（初稿）
第一章 总则
1、本规定所指办公资源包括但不限于：公司办公场所、办公家具、办公电话、张贴公告、报刊图书、办公用品、印刷品、快递管理及企业公章等。
2、公司办公设施的申购、配备及维护保养等管理事宜由Admin 行政统一管理。 第二章 办公场所管理
1、范围：
办公场所包括：公司办公区、会议室、展示厅、接待区、大厅等（如下图）。
2、公共办公区：
① VIP 会议室：此会议室用于VIP 人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 ② VIP 接待室：此接待室用于VIP 人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 ③ 国际展示厅：
④ 普通会议室：会议室使用需登记使用，会议室内投影仪设备需按照使用说明规范使用。会议室使用完毕后，需关闭好会议室照明、空调、投影仪等设备设施，并带走一切文字资料。会后，应及时恢复会议室原状。
3、个人办公区：
办公区的个人办公环境需与办公区整体环境协调一致，并保持干净、整洁，做到定期对个人办公桌面进行整理。 所有员工下班前应将电脑等其他桌面电器设备关闭。各办公室及公共办公区域（部门）责任人每天最迟离开公司的员工需关闭照明、空调等电器设备，如因责任人不在，需委托相关代理人。
第三章 办公家具管理
1、公司为每名员工配备一套办公用桌椅及办公柜，员工需爱护使用并保持其清洁，不得随意图画及改装使用。员工要始终保持自己办公桌面上摆放的文件资料与办公用品等的干净与整齐，建立井然有序的工作环境。 2、如办公家具桌椅等非人为损坏的，应及时报备至Admin ，以便及时安排维修事项。 3、如遇会议时使用员工用椅，征用人需在使用完毕后及时归还。
4、如需新添置办公家具的需提前一周报备Admin ，由Admin 统一调配，严禁私自搬用空置办公家具。 第四章 办公电话管理
1、公司为每名员工配备电话，用于业务联络，员工不得利用公司固话机长时间拨打私人电话。（一般私人电话控制时间在5分钟以内）
2、使用公司电话拨打长途业务时，仅限于工作使用并且应注意节约通话时间。 第五章 张贴公示栏
1、管控范围：各种宣传、宣导及张贴活动的彩旗、条幅、通知、公告等悬挂及张贴物品。 2、管控地点：厂区办公区、公司宿舍等。
3、管理部门：Admin 职能部门统一对其进行协调管理。
4、未经许可，各平台/职能部门不允许在办公区域内随意、随地设置各类宣传张贴栏，如需要必须提出申请，报经有关部门领导审批；
5、张贴物等均需经admin 职能部门审核方可在指定位置张贴；（注：张贴期限：一般类：保留3-5天，重要类：保留7-10天）。
6、张贴物：①定点张贴（公示栏）；②规定A3或A4纸张；③下方需署名及注明印发时间；④到期由贴出人负责收回。
注：宣传、宣导及公告等张贴物品必须在规定的公示栏内张贴，公示栏以外的其它任何地方/区域严禁随意张贴。禁止在公司公共区域（如：过道、走廊、楼梯口、洗手间等）的玻璃门、墙壁、门柱及个人办公桌屏风等处张贴各种大小印刷制品。
7、外部单位或个人张贴物不准在公司公示栏中张贴（注：如确实需要，请申报审批通过方可）。 8、各平台/职能部门有权制止他人在公司建筑物及设施上悬挂、张贴任何未经审批的宣传品的行为。 9、张贴公示栏审批流程（见附表一）：
附表（一）：
张贴申请单
第六章 报刊、样书及图书管理
1、Admin 组织各部门订购开展业务所需的专用书籍、报刊、资料。各部门需按时将所需书籍及刊物的名称、数量、产品及价格信息申报给Admin ，由Admin 统一核定后，负责订购。
2、报刊、杂志作为时效性强的资料，由人事行政部统一订购后，定期更新， 放置在公司大厅前台处，供员工业余借阅。
3、对于各类书籍，各部门可根据实际业务需要，向部门主管进行申请、批准后， 进行购买，由Admin 统一登记和保管。 第七章 办公用品 1、办公用品申购
① 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品申购计划，填写办公用品申请表（见附表），由部门负责人审批后报Admin （办公用品按IDL 人员38元/人/月最高标准计算）。
② Admin 定期核查各部门办公用品领用计划及情况，以及办公用品领用台账和库存（领用需登记至个人）。 ③ 采购单价＞2000元以上办公用品及办公设备时，须填写办公低值申请单（见附表）并交由相关主管批复后，交至Admin 处（注：办公低值采购需在全年本部门办公低值预算管控内，方可申请，其它特殊原因除总经理特批外）。 2、办公用品领用
1）耐用办公用品的领用：
① 耐用办公用品包括：计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、剪刀、直尺。 (计算器在领用时需写明领用原因，核准后领用) 。
② 耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧（或）需更换的必须以坏（旧）换新。 ③ 所有耐用办公用品在离职都需归还，如有遗失需原价赔偿。 2）易耗办公用品的领用：
① 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
② 部门所需用品包括：打印纸、白板笔、标签打印纸。
③ 个人所需用品包括：签字笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、标签纸、长尾夹。 ④ 每月22日前，由各部门将次月《易耗办公用品需求计划表》填好（易耗办公用品不得超过每月10元/人），经申请部门初核，Admin 审核批准后统一采购。
⑤ 发放时间：每月1-2号（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
⑥ 领用方法：由各部门专员按发放日期统一到办公用品仓申领，填写《办公用品领用单》，签字后交仓管员按《易耗办公用品需求计划表》发放，若部门领用超出需求计划的，须经Admin 批准后方可发放。 ⑦ 部分办公用品（白板笔、电池）实行以旧换新原则。
附件（一）：耐用办公用品领用表 附件（二）：易耗办公用品清单 附件（三）：易耗办公用品需求计划表 附件（四）：办公用品领用单
附件（一）：
耐用办公用品领用表
附件（二）：
附件（三）：
易耗办公用品需求计划表
申请部门： 申请人： 日期：
第八章 印刷品管理 1、印刷品申请:
①各部门根据各自的业务需要及活动安排, 需提前一周告知Admin 需要印刷品的种类及数量（如更新版本及格式需提前提供给Admin ），Admin 根据需求进行调配或印刷。
②Admin 每半年对各部门印刷品库存及需求进行统计，并根据各部门实际库存及需求进行调配或印刷。 2、印刷品管理: 印刷品由各部门助理按照之前申请需求进行领取分发并做记录备案。印品分发后由各部门自行管理。 第九章 快递管理
1、凡公司工作需要邮寄、快递信函需在公司指定的机构进行，并由主管负责人 签字确认，每月25日前各项相关费用单据统一汇交到Admin 统计并支付相关费用。
2、各部门需合理使用快递，并且应写明送往的（客户）单位、姓名、联系方式等。 3、各部门提交快递物品的时间、地点(待定) ： 时间：09:00Am -10:00Am;
14:00Pm-16:00Pm 地点：前台处（研发栋访客大厅）
由Admin 统一安排快递物品的递送及周转（如快递到达以邮件形式告知）。
4、Admin 根据每月统一汇总各部门的快递费，合理对其进行控制并尽量降低快递费的支出。 5、公司业务以外的个人快递，费用由其个人承担。 第十章 公司公章管理
1、目的：规范和加强公章的使用和管理，明确操作流程和审批程序，保证公章使用的严肃性，特制定本规定。
2、适用范围：根据公司业务开展需要，在合同、介绍信、报表、委托书、申请书、承诺函、证明等相关书面材料上加盖上海XXXX 有限公司公章和上海XXXX 有限公司合同章(以下简称“公章”) 的行为。
3、管理职责：综合办公室负责公章的日常使用管理和保管。 4、用印原则
4.1 凡能使用业务专用章的，不用公章。 4.2 凡能使用部门印章的，不用公章。 4.3 不得在空白介绍信及空白纸页上盖公章。 4.4 不符合本管理程序的，一律不予盖印。
5、工作程序 5.1 申请
凡需使用公章，经办人应详细填写《使用公司公章申请单》（见附件一）。写明盖印工作流、经办人、用印数量和发往单位等情况；并对盖印材料内容进行摘要，写明合同、报表、情况说明或证明等材料的具体名称，委托、承诺、证明的具体事项，以及相关的金额、货品名称等。申请用印的单份材料（如为二页以上）必须装订好。《使用公司公章申请单》填写的内容一般不得涂改。 5.2 审批
5.2.1 经办人将《使用公司公章申请单》交所属工作流负责人审核、签字、批准。 5.2.2 根据个别业务需要，各工作流可以授权指定人员签署批准《使用公司公章申请单》。 5.3 授权文书
5.3.1 授权必须以书面形式注明授权的内容、范围、使用频次、授权有效期等，如授权项目为空白表格的必须
注明，并附相关材料的清单和范例。
5.3.2 授权文书必须经工作流负责人同意、公司负责人批准。
5.3.3 被授权工作流应将授权文件及其附件交综合办公室备案，以便盖印前核查。 5.4 登记
申请人持审批好的《使用公司公章申请单》和需加盖公章的书面材料，至综合办公室办理用印登记手续，详细填写《使用公章登记簿》（见附件二），写明日期、经办人、盖印内容摘要、用印数、用印批准人以及发往
单位等信息。 5.5 核对
盖印人参照《使用公司公章申请单》，核对相关书面材料是否与申请用印内容保持一致，核查审批、登记手续是否完备。 5.6 盖印
经办人逐项指明用印位置。盖印人在相关书面材料上加盖公章，注意保持印位端正，印记清晰；用印数量与申请数量必须保持一致。合同、协议等须附上已会审完毕的合同会审单后才可盖章，且材料必须加盖骑缝章。 5.7 确认
用印后，盖印人须在《使用公司公章申请单》中“盖印人”处签字确认。 5.8 归档
5.8.1 盖印人每月将《使用公司公章申请单》装订成册。该册与《使用公章登记簿》纳入综合办公室档案，由
公司档案室统一保存和管理。
5.8.2 经办人需提供加盖公章文件的复印件交给综合办公室备案、归档。
6、用印须知 6.1 用印时间:
工作日 上午9:00-12:00 下午13:00-17:00
（如遇特殊情况，可向综合办公室负责人说明缘由。符合用印手续的，予以盖印。） 6.2 用印地点：综合办公室办公地点。
7、公章保管
7.1 专人保管：由综合办公室负责人指定专人保管, 另一人作为备份。如两人因工作原因都无法盖章，由综合办
公室负责人指定临时盖印人。
7.2 妥善存放：每次用印完毕，盖印人应立即把公章锁好，每天下班时将公章放入保险柜存放，保险柜钥匙由
盖印人负责保管。
7.3 公章外借：原则上公司公章不得离开综合办公室保管区域。
附件（一）：《使用公司公章申请单》 附件（二）：《使用公章登记簿》
附件（一）：《使用公司公章申请单》
上海XXXX 有限公司
使用公司公章申请单
附件（二）：《使用公章登记簿》
8 改版履历表