1. 目的
为规范公司物料编码申请流程,提高编码分配效率,特制定本文件。
2. 适用范围
公司所有物料,包括自研成品、外购成品、生产物料、生产辅料等的编码分配与管理均需严格遵从本文件。
3. 定义
ERP:企业资源计划或称企业资源规划简称ERP(Enterprise Resource Planning),ERP是一种利用信息技术作为辅助手段的资源管理系统,它集成各物料、资金、生产设备及人员等生产过程中涉及到的信息资源,并加以处理,为生产管理者提供正确、及时的决策信息。
物料编码:是唯一标识物料的代码,也叫P/N(PART NUMBER)。物料编码分配就是对生产过程中涉及到的原料、半成品、成品等物料进行归类编定、系统命名,每个物料的所有信息用一个唯一的简单数据表示出来,作为计算机识别处理的关键字,同时便于我们输入输出及检索查询。
BOM即物料清单(Bill Of Material),是描述公司产品组成的技术文件,用于表达产品的物料构成关系,BOM在某种意义上也反映了产品由原材料到半成品、再到成品的加工装配过程,是指导生产、计划、商务、采购、成本核算及技术管理的基础数据,其源头来自研发,是ERP系统的核心主导文件。
4. 职责
1) 各部门均可提出物料编码申请流程,物料编码申请流程需由提出的部门经理和公共资源部门经
理批准;
2) 各部门需要修改《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》信息时,提出工作联络单,由公共资源部
负责核实并修改;
3) 所有物料编码申请必须由本人填写物料编码申请流程,由研发文控工程师给出新编码,研发文
控工程师给导入到K3系统及OA系统中的物料查询库中,并通过流程告知申请人;
4) 在申请编码之前必须与系统物料进行核对,若出现重复编码或错误分类编码现象,申请人和研
发文控工程师均应承担责任;
5) 填写物料编码申请表时,申请人必须按《物料编码分配与管理规范》填写部门、姓名、申请时
间、申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料; 6) 若申请的物料为PCB板,则要提供PCB制作的工艺要求;
7) 若申请物料有替代料,则要把替代关系和替代料的物料代码描述清楚;
8) 物料编码申请表所有信息必须填写完整,对未填写完整的申请流程,研发文控工程师可以拒绝
接受;
9) 如果申请编码的物料属于外购件,需要采购部门根据实际情况填写物料的采购信息(包括但不
限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等); 10) 申请物料的所属分类依据本公司的《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》。
5. 流程操作文件 5.1 流程图
5.2 流程操作程序文件
5.2.1 物料编码申请
申请人员创建“物料编码申请流程”,每个流程至多可以申请五个物料编码;
申请人根据《物料编码分配与管理规范》和《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》正确填写申请流程;
申请人选定物料分类时,系统查询“物料分类基础信息”(由《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》导入生成的),自动完善各物料的基础信息,无需各部门手工填写;
申请物料编码时,必须正确填写物料信息:申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料等;
通常情况下,研发文控工程师是按顺序来分配物料编码,如果对物料编码有特殊要求,请务必注明; 填写申请时,申请人需要点击“检查相似物料”进行重复物料检查,尽量避免申请重复编码; 点击“检查相似物料”后,系统根据各项申请物料的物料名称在“物料编码查询库”中查找,把所有相似物料罗列出来,供申请人参考处理。
5.2.2 申请部门经理审核
申请部门经理审核每项物料的所有信息,确保申请的必要性及规范性; 物料编码申请填写不规范或没有必要申请,退回提交人。
5.2.3 物料编码预分配
研发文控工程师首先核对申请信息的正确性及完整性,如果填写错误或不完整,退回申请人重新填写;
申请信息准确无误后,研发文控工程师为每项物料预分配物料编码,分配原则为:按该类物料从小到大的顺序分配,中间不允许有断号,如有断号,后续分配时需要优先使用断号;
研发文控工程师预分配物料编码后,系统需要自动判断是否存在重复编码,如果该编码已存在,则提示“该物料编码已存在,物料名称为:(实际物料编码的物料名称)!”,流程不能提交到下一步;
系统自动判断申请物料中是否存在“外购”件, 如果存在,则只能提交给采购部经理处理,如果不存在,则只能提交给公共资源部经理处理;
申请单据提交给公共资源部经理处理时,同时发送邮件给采购部、计划生产部门、仓储部、品质部、财务部等相关部门经理、部门副经理,邮件主题为“请确认物料编码分配信息是否正确,如有问题,请立即反馈给研发文控工程师”。
5.2.4 填写物料采购信息
在为属性为“外购”的物料分配编码时,需要采购部根据物料实际情况填写采购信息(包括但不限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等);
采购部填写物料采购信息时,需要与供应商核实,确保物料的交期(固定提前期)、批量增量、最小包装量、采购难易程度等符合公司的供应要求,对于比较难把握的物料,可与计划生产部、销售部沟
通确认。
5.2.5 公共资源经理审核
公共资源部门经理审核每项物料的所有信息,确保物料分配的正确性及规范性; 物料编码分配不正确或不规划,退回到“物料编码预分配”阶段;
公共资源经理审核通过时,系统自动为每一个“外购”物料创建一个“物料认证流程”。
5.2.6 物料编码导入
研发文控工程师点击按钮“导入查询库及K3编码格式文件”后,系统自动把每项物料信息导入到OA系统的物料编码查询库,并根据K3导入文件格式(模板文件附在电子流中)为所有物料导出生成excel文件;
研发文控工程师然后在OA系统的物料编码查询库中检查物料信息,确保申请流程中所有物料信息都正确导入到OA系统的物料编码查询库中;
研发文控工程师把导出生成的excel文件导入到K3系统中,并附上该excel文件,然后提交流程到下一步。
5.2.7 系统数据检查
试制工程师检查K3系统中是否正确导入申请的物料编码,并验证编码的可用性; 检查不通过,则与研发文控工程师沟通处理,如果无法处理,找IT部协助处理; 检查通过后,关闭流程,系统自动发送邮件给申请人,同时抄送给流程中所有相关人员。
6. 相关、支持文件与记录 6.1 相关文件
《物料编码分配与管理规范》
6.2 支持文件(无) 6.3 质量记录
物料编码申请表 (电子表格,参见附件一)
物料编码查询表 (电子表格,参见目前流程中的表单) 物料编码K3导入表 (电子表格,按K3的物料表格)
7. 附件
附件一:物料编码申请表
1. 目的
为规范公司物料编码申请流程,提高编码分配效率,特制定本文件。
2. 适用范围
公司所有物料,包括自研成品、外购成品、生产物料、生产辅料等的编码分配与管理均需严格遵从本文件。
3. 定义
ERP:企业资源计划或称企业资源规划简称ERP(Enterprise Resource Planning),ERP是一种利用信息技术作为辅助手段的资源管理系统,它集成各物料、资金、生产设备及人员等生产过程中涉及到的信息资源,并加以处理,为生产管理者提供正确、及时的决策信息。
物料编码:是唯一标识物料的代码,也叫P/N(PART NUMBER)。物料编码分配就是对生产过程中涉及到的原料、半成品、成品等物料进行归类编定、系统命名,每个物料的所有信息用一个唯一的简单数据表示出来,作为计算机识别处理的关键字,同时便于我们输入输出及检索查询。
BOM即物料清单(Bill Of Material),是描述公司产品组成的技术文件,用于表达产品的物料构成关系,BOM在某种意义上也反映了产品由原材料到半成品、再到成品的加工装配过程,是指导生产、计划、商务、采购、成本核算及技术管理的基础数据,其源头来自研发,是ERP系统的核心主导文件。
4. 职责
1) 各部门均可提出物料编码申请流程,物料编码申请流程需由提出的部门经理和公共资源部门经
理批准;
2) 各部门需要修改《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》信息时,提出工作联络单,由公共资源部
负责核实并修改;
3) 所有物料编码申请必须由本人填写物料编码申请流程,由研发文控工程师给出新编码,研发文
控工程师给导入到K3系统及OA系统中的物料查询库中,并通过流程告知申请人;
4) 在申请编码之前必须与系统物料进行核对,若出现重复编码或错误分类编码现象,申请人和研
发文控工程师均应承担责任;
5) 填写物料编码申请表时,申请人必须按《物料编码分配与管理规范》填写部门、姓名、申请时
间、申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料; 6) 若申请的物料为PCB板,则要提供PCB制作的工艺要求;
7) 若申请物料有替代料,则要把替代关系和替代料的物料代码描述清楚;
8) 物料编码申请表所有信息必须填写完整,对未填写完整的申请流程,研发文控工程师可以拒绝
接受;
9) 如果申请编码的物料属于外购件,需要采购部门根据实际情况填写物料的采购信息(包括但不
限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等); 10) 申请物料的所属分类依据本公司的《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》。
5. 流程操作文件 5.1 流程图
5.2 流程操作程序文件
5.2.1 物料编码申请
申请人员创建“物料编码申请流程”,每个流程至多可以申请五个物料编码;
申请人根据《物料编码分配与管理规范》和《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》正确填写申请流程;
申请人选定物料分类时,系统查询“物料分类基础信息”(由《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》导入生成的),自动完善各物料的基础信息,无需各部门手工填写;
申请物料编码时,必须正确填写物料信息:申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料等;
通常情况下,研发文控工程师是按顺序来分配物料编码,如果对物料编码有特殊要求,请务必注明; 填写申请时,申请人需要点击“检查相似物料”进行重复物料检查,尽量避免申请重复编码; 点击“检查相似物料”后,系统根据各项申请物料的物料名称在“物料编码查询库”中查找,把所有相似物料罗列出来,供申请人参考处理。
5.2.2 申请部门经理审核
申请部门经理审核每项物料的所有信息,确保申请的必要性及规范性; 物料编码申请填写不规范或没有必要申请,退回提交人。
5.2.3 物料编码预分配
研发文控工程师首先核对申请信息的正确性及完整性,如果填写错误或不完整,退回申请人重新填写;
申请信息准确无误后,研发文控工程师为每项物料预分配物料编码,分配原则为:按该类物料从小到大的顺序分配,中间不允许有断号,如有断号,后续分配时需要优先使用断号;
研发文控工程师预分配物料编码后,系统需要自动判断是否存在重复编码,如果该编码已存在,则提示“该物料编码已存在,物料名称为:(实际物料编码的物料名称)!”,流程不能提交到下一步;
系统自动判断申请物料中是否存在“外购”件, 如果存在,则只能提交给采购部经理处理,如果不存在,则只能提交给公共资源部经理处理;
申请单据提交给公共资源部经理处理时,同时发送邮件给采购部、计划生产部门、仓储部、品质部、财务部等相关部门经理、部门副经理,邮件主题为“请确认物料编码分配信息是否正确,如有问题,请立即反馈给研发文控工程师”。
5.2.4 填写物料采购信息
在为属性为“外购”的物料分配编码时,需要采购部根据物料实际情况填写采购信息(包括但不限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等);
采购部填写物料采购信息时,需要与供应商核实,确保物料的交期(固定提前期)、批量增量、最小包装量、采购难易程度等符合公司的供应要求,对于比较难把握的物料,可与计划生产部、销售部沟
通确认。
5.2.5 公共资源经理审核
公共资源部门经理审核每项物料的所有信息,确保物料分配的正确性及规范性; 物料编码分配不正确或不规划,退回到“物料编码预分配”阶段;
公共资源经理审核通过时,系统自动为每一个“外购”物料创建一个“物料认证流程”。
5.2.6 物料编码导入
研发文控工程师点击按钮“导入查询库及K3编码格式文件”后,系统自动把每项物料信息导入到OA系统的物料编码查询库,并根据K3导入文件格式(模板文件附在电子流中)为所有物料导出生成excel文件;
研发文控工程师然后在OA系统的物料编码查询库中检查物料信息,确保申请流程中所有物料信息都正确导入到OA系统的物料编码查询库中;
研发文控工程师把导出生成的excel文件导入到K3系统中,并附上该excel文件,然后提交流程到下一步。
5.2.7 系统数据检查
试制工程师检查K3系统中是否正确导入申请的物料编码,并验证编码的可用性; 检查不通过,则与研发文控工程师沟通处理,如果无法处理,找IT部协助处理; 检查通过后,关闭流程,系统自动发送邮件给申请人,同时抄送给流程中所有相关人员。
6. 相关、支持文件与记录 6.1 相关文件
《物料编码分配与管理规范》
6.2 支持文件(无) 6.3 质量记录
物料编码申请表 (电子表格,参见附件一)
物料编码查询表 (电子表格,参见目前流程中的表单) 物料编码K3导入表 (电子表格,按K3的物料表格)
7. 附件
附件一:物料编码申请表