综合部本部门档案档案管理建议
一、归档范围及其文件编号和建议保存期限
01对外合同------长期 5年
02标书（地区）-----短期。
03. 公司经营资质、获奖证书原件（纸质）、资质照片-----永久。
04. 留底用的项目申报资料----永久
05外来文件（包括行业标准、行业规定相关文献资料、上级部门下发文件）---长期 06各种检查表格（按检查机构进行分类）----长期
07人事档案资料：（以员工个人为单位，建议将年度和月份更换成岗位顺序号进行排序）-----长期
071 员工基本材料（岗位责任、各类证件、证书复印件，之后获得的证书也要加入更新）
072 员工入职合同以及保险办理材料
073 培训---入职以后参加各种培训的资料（培训计划、结业证书、获得资格证书等）比如：某员工的岗位编号为001 保存期限为短期3年 则该员工的基本资料档案号为：ZH-071-001D3
08广告资料：宣传制作的手袋、彩页资料的电子档----长期
09酒店的合作协议----长期
10 年度会议材料：以会议名称为单位，按照会议纪要—会议记录—会议中各部门的总结报告、考察报告、工作计划的顺序进行装订-----长期
11 视频录像资料：影片、录音、录像资料-----永久
12. 考勤记录，包括请假条、派车单、油卡单等，以月为单位归档-----短期，保存期限一年。
13 内部文件（公司内部发放、合作单位对发）-----短期，一年。
销售公司档案
01. 销售合同---永久
02. 客户满意度调查表-----永久
03. 客户信息资料------永久
04. 销售工作人员日志-----一年
周总的文件：文稿以及指定留存的资料。----永久
档案管理具体操作：
1. 各项归档材料做好电子登记以及纸质登记
2. 没有电子档的文件应该扫描存档，并且与纸质档的存档编号一致，便于查询
3. 按照编号、时间的顺序进行存放，每个文件编号一个格子（或者存放地点，并表明编号）
综合部应该制作的材料：
1. 档案目录登记表格，包括部门、年度、归档文件以及编号、保管期限、案卷号几部分。综合部本部门一份，公司各部门案卷目录汇总表格一份。电子档和纸质档共四份。
2. 档案借出记录表格，包括借用人，单位\部门，借出日期，借用期限，归还日期，管理人员签字，备注。
3. 档案借用申请单。
4. 档案销毁记录登记表
综合部本部门档案档案管理建议
一、归档范围及其文件编号和建议保存期限
01对外合同------长期 5年
02标书（地区）-----短期。
03. 公司经营资质、获奖证书原件（纸质）、资质照片-----永久。
04. 留底用的项目申报资料----永久
05外来文件（包括行业标准、行业规定相关文献资料、上级部门下发文件）---长期 06各种检查表格（按检查机构进行分类）----长期
07人事档案资料：（以员工个人为单位，建议将年度和月份更换成岗位顺序号进行排序）-----长期
071 员工基本材料（岗位责任、各类证件、证书复印件，之后获得的证书也要加入更新）
072 员工入职合同以及保险办理材料
073 培训---入职以后参加各种培训的资料（培训计划、结业证书、获得资格证书等）比如：某员工的岗位编号为001 保存期限为短期3年 则该员工的基本资料档案号为：ZH-071-001D3
08广告资料：宣传制作的手袋、彩页资料的电子档----长期
09酒店的合作协议----长期
10 年度会议材料：以会议名称为单位，按照会议纪要—会议记录—会议中各部门的总结报告、考察报告、工作计划的顺序进行装订-----长期
11 视频录像资料：影片、录音、录像资料-----永久
12. 考勤记录，包括请假条、派车单、油卡单等，以月为单位归档-----短期，保存期限一年。
13 内部文件（公司内部发放、合作单位对发）-----短期，一年。
销售公司档案
01. 销售合同---永久
02. 客户满意度调查表-----永久
03. 客户信息资料------永久
04. 销售工作人员日志-----一年
周总的文件：文稿以及指定留存的资料。----永久
档案管理具体操作：
1. 各项归档材料做好电子登记以及纸质登记
2. 没有电子档的文件应该扫描存档，并且与纸质档的存档编号一致，便于查询
3. 按照编号、时间的顺序进行存放，每个文件编号一个格子（或者存放地点，并表明编号）
综合部应该制作的材料：
1. 档案目录登记表格，包括部门、年度、归档文件以及编号、保管期限、案卷号几部分。综合部本部门一份，公司各部门案卷目录汇总表格一份。电子档和纸质档共四份。
2. 档案借出记录表格，包括借用人，单位\部门，借出日期，借用期限，归还日期，管理人员签字，备注。
3. 档案借用申请单。
4. 档案销毁记录登记表