一、函件的起草
（一）需要发函的几种情况
1、催告：目的在于催告合同义务方履行合同规定的相关义务，比如甲方工程款的支付、甲方指定材料品牌及价格的确定、结算书的审核、分部分项工程的验收等等。
2、意见、异议、建议：此种情况适用于对业主、监理等的指令提出不同意见，对业主的函件有不同的看法等。
3、请求、要求：请求业主给与相关的支持，为满足业主的特殊需要，需要其提前支付一定数量的工程款。
4、其它工作事项。
（二）主要函件的写法
1、催款函。此种函件在建筑施工领域很普遍，主要是用来督促甲方按照合同规定支付相应的工程款，一般分为首部、正文、落款等几个部分。首部包括函件名称及文号。函件名称没有统一的格式，可据实来写，但应该简洁明晰，一目了然，准确反映函件的内容，当事人不用看正文就能知道来函的目的，比如：“关于尽快支付xx年x月工程进度款的函”；题目下方应该有发函号，发函号由来函单位简称、文件号等组成，以便登记、流转、利用，同时不至于混淆。正文部分是最主要的部分，
首先，要写明抬头，抬头名称要写全称，避免混淆与搞错发文对象；
其次，内容部分要简洁明确，写明应支付时间、金额以及应支付的依据，比如“我公司已于xx年xx月xx日已完成约定的工程量，按照双方达成的合同，贵司应该于xx年xx月xx日之前支付上月进度款xx元，但贵司至今未付”。
第三，其它情况的说明。如果发生或者需要的话，写明催款过程，比如“我司曾于xx年xx月xx日发函贵司催告”，同时写明因欠款导致工程停工、窝工等事项发生。最后，要注意语气，委婉、真诚、恳切，避免激化矛盾。落款部分包括日期和印章，有的还包括抄报、抄送等内容。印章应该使用法人章，避免未来引起纠纷。
2、结算函。结算函是用来催告甲方审核结算的文件，在建筑施工合同履行过程中比较常见，发生纠纷时可用来向法院诉求作为结算依据的证据。在撰写此类函件时要做到及时、全面准确、合规。所谓及时，就是一旦甲方出现不按合同约定的期限完成结算，就需要据实立即召集相关部门研究相关材料，编写自己的结算报告并且及时发出；所谓全面准确，首先，函件应该对送审时间、送审价格进行清楚描述，如“xx年xx月xx日我司将结算书送交贵司，送审价xx元”，其次，观点要明确，应写明送审价时限及依据，指出对方已违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方以送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
二、发函的签收确认与保留
发函登记应以今后可作为证据使用为原则，并注意保证其证明力。
第一、应注意函件的形式。函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。
第二、应注意函件的签收形式。函件的签收应直接在函件上签收，要有签名及日期，不要只采用签收本的方式签收，因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真正名称不一致，或无法反应内容。
第三、应关注签收人的身份。一旦发生纠纷，只有有权签收人签收的文件才能作为证据使用。如果不是有权人签收，需要佐以其他身份证明才能作为证据使用。
第四、拒绝签收文件的处理。? EMS方式送达：一般函件采用EMS方式快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式；一旦被邮局退回（查找不到收件人、对方拒签等，邮局退回时，会有邮局附上退回的凭证，收到后，不要拆封，原封完整保留）? 重要函件（比如：结算书之类）要采取公证EMS送达的方式。
第五、原件留存。函件的一个重要作用就是当纠纷出现时，发挥其证据效力，如无原件，则无法辨别真伪。所有发文原件及登记应该由一个部门统一保管。
三、收函的处理
处理收到的函件应注意以下几个问题：
第一、及时登记。做好收文件登记工作，包括以下几个方面：来文单位、文件名称、文号、内容摘要、收到日期、签收人等。
第二、异议回函。如果对来文有异议，则应该及时回函，表明观点和看法，提出应对措施。
第三、分门别类，妥善保管。对双方合同履行过程中发生的来往函件，要妥善保管。最好复印几份，以便借阅时使用（必须借阅原件时应该经过审批并登记在案，确保资料的完整和系统）。
一、函件的起草
（一）需要发函的几种情况
1、催告：目的在于催告合同义务方履行合同规定的相关义务，比如甲方工程款的支付、甲方指定材料品牌及价格的确定、结算书的审核、分部分项工程的验收等等。
2、意见、异议、建议：此种情况适用于对业主、监理等的指令提出不同意见，对业主的函件有不同的看法等。
3、请求、要求：请求业主给与相关的支持，为满足业主的特殊需要，需要其提前支付一定数量的工程款。
4、其它工作事项。
（二）主要函件的写法
1、催款函。此种函件在建筑施工领域很普遍，主要是用来督促甲方按照合同规定支付相应的工程款，一般分为首部、正文、落款等几个部分。首部包括函件名称及文号。函件名称没有统一的格式，可据实来写，但应该简洁明晰，一目了然，准确反映函件的内容，当事人不用看正文就能知道来函的目的，比如：“关于尽快支付xx年x月工程进度款的函”；题目下方应该有发函号，发函号由来函单位简称、文件号等组成，以便登记、流转、利用，同时不至于混淆。正文部分是最主要的部分，
首先，要写明抬头，抬头名称要写全称，避免混淆与搞错发文对象；
其次，内容部分要简洁明确，写明应支付时间、金额以及应支付的依据，比如“我公司已于xx年xx月xx日已完成约定的工程量，按照双方达成的合同，贵司应该于xx年xx月xx日之前支付上月进度款xx元，但贵司至今未付”。
第三，其它情况的说明。如果发生或者需要的话，写明催款过程，比如“我司曾于xx年xx月xx日发函贵司催告”，同时写明因欠款导致工程停工、窝工等事项发生。最后，要注意语气，委婉、真诚、恳切，避免激化矛盾。落款部分包括日期和印章，有的还包括抄报、抄送等内容。印章应该使用法人章，避免未来引起纠纷。
2、结算函。结算函是用来催告甲方审核结算的文件，在建筑施工合同履行过程中比较常见，发生纠纷时可用来向法院诉求作为结算依据的证据。在撰写此类函件时要做到及时、全面准确、合规。所谓及时，就是一旦甲方出现不按合同约定的期限完成结算，就需要据实立即召集相关部门研究相关材料，编写自己的结算报告并且及时发出；所谓全面准确，首先，函件应该对送审时间、送审价格进行清楚描述，如“xx年xx月xx日我司将结算书送交贵司，送审价xx元”，其次，观点要明确，应写明送审价时限及依据，指出对方已违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方以送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
二、发函的签收确认与保留
发函登记应以今后可作为证据使用为原则，并注意保证其证明力。
第一、应注意函件的形式。函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。
第二、应注意函件的签收形式。函件的签收应直接在函件上签收，要有签名及日期，不要只采用签收本的方式签收，因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真正名称不一致，或无法反应内容。
第三、应关注签收人的身份。一旦发生纠纷，只有有权签收人签收的文件才能作为证据使用。如果不是有权人签收，需要佐以其他身份证明才能作为证据使用。
第四、拒绝签收文件的处理。? EMS方式送达：一般函件采用EMS方式快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式；一旦被邮局退回（查找不到收件人、对方拒签等，邮局退回时，会有邮局附上退回的凭证，收到后，不要拆封，原封完整保留）? 重要函件（比如：结算书之类）要采取公证EMS送达的方式。
第五、原件留存。函件的一个重要作用就是当纠纷出现时，发挥其证据效力，如无原件，则无法辨别真伪。所有发文原件及登记应该由一个部门统一保管。
三、收函的处理
处理收到的函件应注意以下几个问题：
第一、及时登记。做好收文件登记工作，包括以下几个方面：来文单位、文件名称、文号、内容摘要、收到日期、签收人等。
第二、异议回函。如果对来文有异议，则应该及时回函，表明观点和看法，提出应对措施。
第三、分门别类，妥善保管。对双方合同履行过程中发生的来往函件，要妥善保管。最好复印几份，以便借阅时使用（必须借阅原件时应该经过审批并登记在案，确保资料的完整和系统）。