增强规范意识 提高公文质量
各位老师好！根据校办安排，现在由我来跟大家一起学习公文写作规范，共同探讨公文写作中的常见问题及改进意见，希望能与大家深入地沟通交流。
再说正事之前，我讲几句题外话。
据说，学校老师对这次培训有很多议论和看法，有支持的观点，也有反对的意见，这很正常。就让他们说去吧，我们照常开展工作。借此机会，我们探讨几个实际问题：
一是领导要不要学习公文写作知识？首先，我们不要过分崇拜上级和领导！不要以为凡是上级的文件都没有错误，不要以为凡是领导的讲话都是正确的，上级不一定是绝对权威，领导是人不是神，他们有的是专家，但不一定是通才，他们会写论文，但不一定会写公文。他们在公文写作中也或多或少存在一些不足，只要我们认真阅读每一份文件，深入分析每一句话，就能够发现其中的问题。比如错字、别字、漏字以及表述不规范等问题。有人说“公文写作是秘书的事，领导交给秘书办就行了”。这种认识不对！因为公文姓“公”，公文代表单位，公文写作需要领导与秘书共同完成，再说公文都要经过单位领导审核、签字才正式生效，所以说，公文质量的高低一定程度上跟单位领导有关系。领导在修改文稿时，总不能稀里糊涂地把对的说成错的，或者根据个人好恶任意改动文稿，领导的意见要说得靠谱、讲得有理，才不会让人笑话。二是非党政办公室人员要不要学习公文写作知识？有人说“公文写作是党政办的事，跟其他部门无关”。大家有这样的想法很正常，但是不对。党 —1—
政办拟写公文的基础材料都来自部门，文秘工作的开展离不开各部门的支持配合。再说，各部门也不断加强与校外各级各部门的沟通交流，很多时候也用到公文，我们总不能因为文公不规范的问题耽误事情。去年，省州党委政府办公厅（室）明确要求，凡是不符合规范的文件一律退回重写，我们文山学院是不能有这样先例的，这是丢人的事呀。所以，各部门办公室人员在撰写文稿时都应该按照公文的标准去执行，尽量规范文字材料，与党政部门接轨，让写出来的材料更接近公文标准、更赏心悦目。三是学理科的要不要学习公文写作知识？公文写作规范是一种常识性知识，只要有一点写作基础的人，一看就会、一学就懂，不用花费很多精力，也就不必分学理科还是学文科了。但就是因为简单，很多人不重视、不在乎，在公文来往中因为存在问题和纰漏而吃亏的不在少数，甚至受到上级领导的严厉指责批评。特别是作为部门领导，经常指导办公室人员撰写公文，如果你不懂公文写作规范，靠想当然去颐指气使下属，别人是瞧不起你的。原武汉大学校长刘道玉老先生2011年给清华大学的一封信中，就毫不客气地指出：2005年5月11日，清华大学校长顾秉林主持台湾亲民党主席宋楚瑜的演讲时，竟然因为不会读一个字而语塞，导致举止失措，闹出笑话。刘道玉老校长要强调的是：汉语言文字博大精深，谁都有念错的时候，但作为大学校长，不论你是学文科的还是学理科的，都必须具有较高的人文素质，掌握最起码的公文写作常识。这个故事应该引起我们的深刻反思。所以说，我们学习公文写作规范是十分必要的。
下面，我从三个方面来讲：一是公文格式的新标准，二是公文拟制的基本程序和要求，三是公文撰写中的常见问题及改进意见。 —2—
一、公文格式的新标准 没有规矩不成方圆。写公文有公文的格式，写论文有论文的要求。一个单位的公文，不能各搞一套，五花八门，必须要统一规范、统一格式、统一标准，确保公文的规范性、权威性。为此，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号），对公文格式执行标准作出了新的规定（我将它发到QQ 群共享文件，建议大家抽空看看）。
公文用纸：A4型纸。
字体和字号：一般用三号仿宋体字，特定情况可用小三号仿宋体字。（比如恰好多出来几个字，为了版面的美观，就可用小三号）
行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可作适当调整。（比如恰好多出来几行字，为了版面的美观，就可调整一下行距）
印制装订要求：双面印刷，左侧装订。
公文的基本要素：
公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。（看图例）
1. 版头
份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，在首页左上角第一行顶格编排。（一般文件不标注）
密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，在首页左上角第二行顶格编排。（一般文件不标注）
紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，在首页左上角第三行顶格编排。（一般文件不标注）
—3—
发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，比如文山学院文件。
发文字号：编排在发文机关标识下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
签发人：上行文一般要求标注“签发人”，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标识下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
版头中的分隔线：发文字号下居中有一条与版心等宽的红色分隔线。（党委文件与行政文件有区别，党委文件的分隔线中间有红色实心五角星）（看图例）
2. 主体
标题：一般用2号小标宋体字，也可视情况适当调整（比如恰好多出来一个字），编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（举例说明）
主送机关：编排于标题下空一行位臵，居左顶格，机关名称后标全角冒号。
正文：正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
—4—
附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（看图例）
发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名和成文日期在正文下空两行、右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全；盖章要做到上不压正文，下要骑年盖月。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距来解决。
附注：附注（如联系人）编排在成文日期下一行左空二字加圆括号。（上行文要标注联系人姓名、电话和手机号码，以便联系）
附件编排：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
3. 版记（看图例）
抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。 —5—
页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（展示范本：标准文件）
二、公文拟制的基本程序和要求
可能有人会问，公文拟制不就是写个稿子、套个文件、盖个公章吗？还有什么特殊的过程和要求？写公文不是写散文，公文写作不是文学创作，公文拟制就是要严格遵循规范，不得随心所欲、信口开河。
（一）公文拟制的基本程序。共分七个阶段，分别是：交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。
1. 交拟。交拟又叫交办，是领导将公文拟写任务交给秘书人员。 秘书人员在接受公文拟写任务阶段应该注意什么呢？
专心地听：就是要听明白领导的意图；
认真地记：就是要记下领导交代的全部内容；
敏捷地想：就是要尽快构思写作提纲；
恰当地问：就是要虚心向领导请教不懂的地方。
2. 议拟。内容复杂的，或比较重要的公文，办公室要组建写作团队，集思广益，共同完成写作任务。这个阶段可分为三个步骤：
认真领会，准确表达。就是要将写作任务同党和国家的方针政策、法律法规，以及本单位的实际情况结合起来，加以分析、比较，融会贯通，使公文准确地表达出领导的意图。
调查研究，收集材料。就是要根据公文的主旨和内容，去查阅、收集和选择有关的材料，为拟稿奠定基础。
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明确构思，拟写提纲。就是要将构思的结果，如基本观点、主要材料、框架结构等用文字记录下来，形成写作提纲。
3. 拟写。公文质量关系到党和国家方针政策的贯彻执行，关系到机关单位的工作效率。所以，秘书要严肃认真地对待公文拟写工作。
拟写公文有哪些具体要求呢？
符合政策，切实可行。文稿提出的观点和措施要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规。
材料真实，准确无误。选用材料必须实事求是，对材料的加工处理要做到去伪存真、去粗取精，人名、地名、数字、时间、引文必须准确无误。
表达明确，力求简练。文稿的观点要明确，条理要清楚，避免引起歧义。
符合规定，文本规范。标点符号、数字、缩略语、计量单位的使用，必须符合国家的有关规定。 4. 审核。是指文稿在送交机关领导人签发前，对文稿进行的检查、核对和修改。审核公文主要是“六查”：
查有无矛盾抵触。文稿的基本精神同党和国家的方针政策、法律法规有无抵触；公文本身的各章节、段落条款之间有无矛盾；本文稿与上级机关发布的公文有无矛盾；与本机关以前的发文有无矛盾等。
查政策界限。公文中规定要做什么、不要做什么，应当怎样做、不应当怎样做，界限必须明确。
查措施落实。公文提出措施的理由是否充分，措施是否符合实 —7—
际，是否切实可行，由谁执行、怎样执行等。
查程序和手续。审批手续是否符合要求；应当用什么名义发布；是否提交会议讨论通过；是否需要与有关机关会签或上报主管机关批准等。
查文字表达。公文的字词是否规范，语句是否遵守语法、合乎逻辑；是否简明扼要、通俗易懂；是否正确使用了标点符号等。 查公文体式。是否准确地体现了发文机关与受文机关的关系，如文种、语气选择是否恰当；行文形式是否正确；标题、发文字号、主送、抄送机关、密级、时限等是否准确等。
审核的方法主要有以下三种：
审阅修改法。边审阅边在有问题处作下标记，审阅结束后再逐一修改存在的问题。
讨论修改法。组织有关人员对文稿作深入细致的研讨，集思广益，形成修改意见。
特邀修改法。邀请熟悉政策的领导和有关专家对文稿中的政策性问题、专业性强的问题进行把关，提出修改意见。
5. 签发。就是单位领导审核批准同意印发，并签署姓名和审批时间。
6. 印刷。印刷就是将领导签发的定稿转化成正本。
7. 用印。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
（二）公文写作的基本要求。要做到开门见山、直奔主题，表述规范、言简意赅，要求文稿内容要符合党和国家的法律法规和方针 —8—
政策，主题要明确，格式要规范，语言要庄重，逻辑要严谨，表达要平实得体。
三、公文撰写中的常见问题及改进意见
习近平总书记在中央党校2010年春季学期第二批学员开学典 礼上的讲话中专门谈了改进文风的问题，习总指出：当前，在一些党政机关文件、领导干部讲话、理论文章中存在长、空、假的问题。为此，中央大力倡导改进文风，提倡写文章要做到 短、实、新，并对此作了精辟的论述。习总书记的这个讲话值得一看。那么，回过头来看我们的公文又存在哪些差距呢？我们对照习总书记的要求、对照新的公文格式标准、对照自己的责任心，就能找到答案。我结合学习工作实践，谈谈自己在公文写作中发现的问题和改进措施：
（一）发文字号的问题。前面说过，发文字号就是机关单位的简称+年份+发文顺序号，虽说简单，但就是容易出现不规范的问题。
1. 党政不分。如文山学院请示的发文字号，写成“文院请”，简单看没什么问题，但仔细看就发现“文院请”到底是党委的文件还是行政的文件？不清楚！所以，应该把党委和行政区别开来，党委的就多加个“党”字，行政的就多加个“行”字，如“文院党请”、“文院行请”，“文院党发”、“文院行发”等，依此类推。
2. 文种简称不准确。如过去经常用“文院党字”代表请示、报告等文种，但现在要求党委的请示就是“文院党请”，党委的报告就用“文院党报”，行政的就是“文院行请”、“文院行报”。
3. 年份括号用错。有的时候会错用方括号，正确的应该是六角符号。
（二）标题中的问题。有的请示报告同时出现，有的标题不够通顺 —9—
和精练，有的长标题排列不科学。如“文山学院关于恳请解决科研经费的请示”中的“恳请”是多余的，如“关于将文山学院新图书馆建设列入云南省国门大学基础能力建设工程项目的请示”，标题较长，需要排列两行，但词义内容需要完整，不能断了连接。有的乱用标点符号，如在标题中使用双引号、逗号等，都不规范。标题中除法律法规外，一般不用标点符号。
（三）主送机关的问题。主送机关不明确。一般情况，上行文的主送机关就是一个，但是有人为了以防万无一失，就以主观意志报多个部门，这是不规范的。州政府副秘书长、办公室主任李付珠就曾多次指出“文山学院的文件既报州委，又报州政府，有的还报州委常委，你们到底要报给谁？你们到底懂不懂公文规范？这样既不便于领导审批，又容易造成混乱和重复批示，希望下不为例”。按照归口管理要求和公文规范，属于党内问题就以党委文件报上一级党委，属于行政问题就以行政文件报上一级政府或主管部门”。
（四）正文中的问题。
1. 有的铺垫交代过多，内容繁杂冗长。比如，有的背景交代一大通，最后问题一小个。
2. 有的理由不充分、依据不准确。比如，有的申请资金，没有说明依据什么政策、什么文件、什么项目，就直接喊着要钱，上级怎么会答应你，再说也难以对口拨付款项。
3. 有的逻辑不清楚，重点不突出，表述不规范，内容不连贯。文件中一般不出现第一人称，常见的问题是“我、我们”。不能出现“今年”、“明年”，因为不便于将来的查证。有的文件里面既报告情况，又夹杂请求事项，不便于领导批示。有的是党委文件却 —10—
又去谈行政工作，有点文不对题。有的是请示、报告之类的上行文，但文中又带有诸如“必须、一定、要”等指使、要求的口气，都不符合规范。
4. 有的公文要素不全，如附件、附注。上行文要有签发人、联系人，请示结尾要有“当否，请批示或请批复”。文件的主体不能说成是附件，如印发书记讲话的通知，明明“讲话”就是主体，但有的人又把他标注为“附件”，所谓“附件”是指主体之外需要附加的。
5. 有的画蛇添足，擅自加入个人感情色彩。如“特”、“特此通知”、“以此为感”、“以此为谢”，有的还写“此致敬礼”。其实“你谢或不谢，他就在那里”，不会为你所动，都是公事公办。
6. 有的结构层次不规范。正确的是“一、”“（一）”“1. ”“（1）”。特别是指出“1. ”后面是点号不是顿号。
7. 有的乱省单位、乱用符号。如“5万-10万”不能写成“5-10万”；连接号用“—”，不用“～”。
8. 有的落款、盖章不规范。如发文机关名称、落款时间应在正文下空二行右空四字。盖章应上不压正文、下骑年盖月。
（五）版记中的问题。有的仍然沿用原来的老办法，是不对的。新的规定是版记文字用仿宋小四号字体，不写主题词，不写校对人。一般情况就写送哪些部门？发哪些部门？某某办公室，某年某月某日印，就行了。（请看图例）
（六）用词中的常见问题
常用“汲取”，不用“吸取”， 常用“制定”，不用“制订”，常用“作出”，不用“做出”， 常用“截至”，不用“截止”， 常 —11—
用“其他”，不用“其它”， 常用“有关”，不用“相关”，常用“事项”，不用“事宜”， 常用“当地政府”，不用“地方政府”。 （请看图例）
（七）生搬硬套的问题。我们常说“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”，实际工作中，确实有人不会抄，说直接一点就是不动脑子，想蒙混过关、应付了事。学习借鉴别人的经验本无可厚非，但有的人也实在是懒得出奇了，拿来主义也不能一字不改啊！比如我们学校有个部门写领导讲话稿就一味去照抄其他学校的东西，连学校的基本情况和工作措施都是别人家的，你说笑话不笑话？
（看文件点评，讲典型案例）
下面，我站在个人的角度谈谈改进公文写作的几点体会，仅供大家参考。
一是善于学习。学习是一个永恒的话题，学无止境。我们知道只有不断学习创新、与时俱进，才能跟上时代的发展变化，才能不被历史淘汰，所以我们不能总是用老眼光看新问题，要善于学习，更新知识。我曾经遇到过这样一位老上司，他指导我们撰写公文时常说：“我以前当秘书就是这样做的，不会错”，固执地用老办法，凭经验办事，所以公文中出现问题就在所难免了！随着中央八项规定的出台，各级各部门的文风都有了较大改观，公文规范也作了很多改进，有的老规定废止了，出台了新的要求，需要我们认真学习应用。比如原来公文用纸是16K ，现在公文用纸是A4型纸；原来的文件头分上行文和下行文，现在上下行文都统一了标准；原来文件都写主题词，现在不用了；原来的落款年月日用中文小写，现在用阿拉伯数字，原来的页码在中间，现在的页码居左右，等等。所以 —12—
说，当办公室秘书不学习新的公文规范不行，不学习新知识更是寸步难行。
二是善于积累。办公室的材料涉及方方面面，跨越多个领域，用到多个文种，有的材料专业性较强，外行人不敢随意改动，如何下笔是令人头疼的一件事。当然，碰到这种情况，秘书也不能无动于衷、无所作为，要虚心请教，多学多问，认真对待，反复研读，反复修改，主要从规范文本、理顺逻辑的角度去梳理材料。要写出高质量的公文，就要求秘书平时多看材料、收集素材、广泛阅读、拓展领域，说到底就是知识积累的问题。人们常说：“公文姓公，言不由衷，一声令下，笔快如风”，就是说不管你想写不想写，有没有灵感，只要领导下达任务都得想办法完成，有的材料领导刚刚安排任务马上就要结果，甚至是领导坐在旁边等着要材料，这确实是考验秘书的能力了。如果你平时没有一点知识储备和经验积累，就会临阵慌乱、无从下手。所以说，不论你是工作多年的老秘书，还是刚刚入门的新秘书，知识的积累和更新都十分重要。
三是善于总结。毛主席曾说过：“一个人不怕犯错误，就怕犯了错误不敢承认错误，甚至坚持错误。只有敢于承认错误，才能改正错误”。我对这句话的理解是，人都会犯错误，但要善于分析犯错误的原因，从中汲取经验教训，避免今后再犯同样的错误。我们撰写公文也是一样的道理，新来的秘书刚刚接触公文写作，难免会出现这样那样的错误，这很正常。但聪明的秘书就会在犯错误之后认真总结经验，深入分析犯错误的原因，积极采取改进措施，做到举一反三、触类旁通，避免十次八次地犯同样错误，三年五年仍然没有进步。比如领导修改我们的文稿，为什么要这样取舍？为什么 —13—
要用这个词、这句话？我们要找到不好在哪里？错误在哪里？可以说，秘书要提高公文写作水平，首先要从自我总结、自我超越做起，及时发现问题、解决问题，发扬优点、克服缺点，尽量少犯错误、不犯错误。
四是善于负责。公文质量的高低本质上与执笔者的学历和专业没有太大的关系，主要在于个人的工作责任心和努力程度。所以，秘书要提高公文质量，就必须增强责任意识，严格要求自己，全身心投入公文写作，做到严格执行公文写作规范、广泛查阅图书资料、深入摸清问题脉络、切实理顺逻辑关系、认真草拟写作提纲，尽量避免出现错误和纰漏，确保文稿观点明确、条理清楚、逻辑严谨、要素齐全。针对错字、别字、漏字等小问题，只要我们用心对待、多看几遍、认真校对就可以避免，有的表述只要我们多梳理几次就通顺了，有的情况只要我们认真核实就会准确无误了，关键是看我们肯不肯花时间、肯不肯下工夫。
刚才，我们共同学习了公文新的格式标准和公文拟制基本程序及要求，共同探讨了公文写作中常见问题及改进措施，希望对大家今后的文字工作有所帮助、有所改进。
我的体会是，作为办公室人员，写好材料挺难，做好秘书更难。再难，我们也要学会在夹缝中生存，在逆境中成长，在困难中前行，甘于做大家的出气筒，受得了委屈；善于做领导的传话筒，准确领会领导意图；乐于做幕后的手电筒，默默无闻做事；努力做耐压的秘书，做低调的秘书，做有思想的秘书，以高度的责任心和使命感，促使自己增强规范意识，提高公文质量，提升服务水平。
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增强规范意识 提高公文质量
各位老师好！根据校办安排，现在由我来跟大家一起学习公文写作规范，共同探讨公文写作中的常见问题及改进意见，希望能与大家深入地沟通交流。
再说正事之前，我讲几句题外话。
据说，学校老师对这次培训有很多议论和看法，有支持的观点，也有反对的意见，这很正常。就让他们说去吧，我们照常开展工作。借此机会，我们探讨几个实际问题：
一是领导要不要学习公文写作知识？首先，我们不要过分崇拜上级和领导！不要以为凡是上级的文件都没有错误，不要以为凡是领导的讲话都是正确的，上级不一定是绝对权威，领导是人不是神，他们有的是专家，但不一定是通才，他们会写论文，但不一定会写公文。他们在公文写作中也或多或少存在一些不足，只要我们认真阅读每一份文件，深入分析每一句话，就能够发现其中的问题。比如错字、别字、漏字以及表述不规范等问题。有人说“公文写作是秘书的事，领导交给秘书办就行了”。这种认识不对！因为公文姓“公”，公文代表单位，公文写作需要领导与秘书共同完成，再说公文都要经过单位领导审核、签字才正式生效，所以说，公文质量的高低一定程度上跟单位领导有关系。领导在修改文稿时，总不能稀里糊涂地把对的说成错的，或者根据个人好恶任意改动文稿，领导的意见要说得靠谱、讲得有理，才不会让人笑话。二是非党政办公室人员要不要学习公文写作知识？有人说“公文写作是党政办的事，跟其他部门无关”。大家有这样的想法很正常，但是不对。党 —1—
政办拟写公文的基础材料都来自部门，文秘工作的开展离不开各部门的支持配合。再说，各部门也不断加强与校外各级各部门的沟通交流，很多时候也用到公文，我们总不能因为文公不规范的问题耽误事情。去年，省州党委政府办公厅（室）明确要求，凡是不符合规范的文件一律退回重写，我们文山学院是不能有这样先例的，这是丢人的事呀。所以，各部门办公室人员在撰写文稿时都应该按照公文的标准去执行，尽量规范文字材料，与党政部门接轨，让写出来的材料更接近公文标准、更赏心悦目。三是学理科的要不要学习公文写作知识？公文写作规范是一种常识性知识，只要有一点写作基础的人，一看就会、一学就懂，不用花费很多精力，也就不必分学理科还是学文科了。但就是因为简单，很多人不重视、不在乎，在公文来往中因为存在问题和纰漏而吃亏的不在少数，甚至受到上级领导的严厉指责批评。特别是作为部门领导，经常指导办公室人员撰写公文，如果你不懂公文写作规范，靠想当然去颐指气使下属，别人是瞧不起你的。原武汉大学校长刘道玉老先生2011年给清华大学的一封信中，就毫不客气地指出：2005年5月11日，清华大学校长顾秉林主持台湾亲民党主席宋楚瑜的演讲时，竟然因为不会读一个字而语塞，导致举止失措，闹出笑话。刘道玉老校长要强调的是：汉语言文字博大精深，谁都有念错的时候，但作为大学校长，不论你是学文科的还是学理科的，都必须具有较高的人文素质，掌握最起码的公文写作常识。这个故事应该引起我们的深刻反思。所以说，我们学习公文写作规范是十分必要的。
下面，我从三个方面来讲：一是公文格式的新标准，二是公文拟制的基本程序和要求，三是公文撰写中的常见问题及改进意见。 —2—
一、公文格式的新标准 没有规矩不成方圆。写公文有公文的格式，写论文有论文的要求。一个单位的公文，不能各搞一套，五花八门，必须要统一规范、统一格式、统一标准，确保公文的规范性、权威性。为此，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号），对公文格式执行标准作出了新的规定（我将它发到QQ 群共享文件，建议大家抽空看看）。
公文用纸：A4型纸。
字体和字号：一般用三号仿宋体字，特定情况可用小三号仿宋体字。（比如恰好多出来几个字，为了版面的美观，就可用小三号）
行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可作适当调整。（比如恰好多出来几行字，为了版面的美观，就可调整一下行距）
印制装订要求：双面印刷，左侧装订。
公文的基本要素：
公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。（看图例）
1. 版头
份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，在首页左上角第一行顶格编排。（一般文件不标注）
密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，在首页左上角第二行顶格编排。（一般文件不标注）
紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，在首页左上角第三行顶格编排。（一般文件不标注）
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发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，比如文山学院文件。
发文字号：编排在发文机关标识下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
签发人：上行文一般要求标注“签发人”，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标识下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
版头中的分隔线：发文字号下居中有一条与版心等宽的红色分隔线。（党委文件与行政文件有区别，党委文件的分隔线中间有红色实心五角星）（看图例）
2. 主体
标题：一般用2号小标宋体字，也可视情况适当调整（比如恰好多出来一个字），编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（举例说明）
主送机关：编排于标题下空一行位臵，居左顶格，机关名称后标全角冒号。
正文：正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
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附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（看图例）
发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名和成文日期在正文下空两行、右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全；盖章要做到上不压正文，下要骑年盖月。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距来解决。
附注：附注（如联系人）编排在成文日期下一行左空二字加圆括号。（上行文要标注联系人姓名、电话和手机号码，以便联系）
附件编排：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
3. 版记（看图例）
抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。 —5—
页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（展示范本：标准文件）
二、公文拟制的基本程序和要求
可能有人会问，公文拟制不就是写个稿子、套个文件、盖个公章吗？还有什么特殊的过程和要求？写公文不是写散文，公文写作不是文学创作，公文拟制就是要严格遵循规范，不得随心所欲、信口开河。
（一）公文拟制的基本程序。共分七个阶段，分别是：交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。
1. 交拟。交拟又叫交办，是领导将公文拟写任务交给秘书人员。 秘书人员在接受公文拟写任务阶段应该注意什么呢？
专心地听：就是要听明白领导的意图；
认真地记：就是要记下领导交代的全部内容；
敏捷地想：就是要尽快构思写作提纲；
恰当地问：就是要虚心向领导请教不懂的地方。
2. 议拟。内容复杂的，或比较重要的公文，办公室要组建写作团队，集思广益，共同完成写作任务。这个阶段可分为三个步骤：
认真领会，准确表达。就是要将写作任务同党和国家的方针政策、法律法规，以及本单位的实际情况结合起来，加以分析、比较，融会贯通，使公文准确地表达出领导的意图。
调查研究，收集材料。就是要根据公文的主旨和内容，去查阅、收集和选择有关的材料，为拟稿奠定基础。
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明确构思，拟写提纲。就是要将构思的结果，如基本观点、主要材料、框架结构等用文字记录下来，形成写作提纲。
3. 拟写。公文质量关系到党和国家方针政策的贯彻执行，关系到机关单位的工作效率。所以，秘书要严肃认真地对待公文拟写工作。
拟写公文有哪些具体要求呢？
符合政策，切实可行。文稿提出的观点和措施要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规。
材料真实，准确无误。选用材料必须实事求是，对材料的加工处理要做到去伪存真、去粗取精，人名、地名、数字、时间、引文必须准确无误。
表达明确，力求简练。文稿的观点要明确，条理要清楚，避免引起歧义。
符合规定，文本规范。标点符号、数字、缩略语、计量单位的使用，必须符合国家的有关规定。 4. 审核。是指文稿在送交机关领导人签发前，对文稿进行的检查、核对和修改。审核公文主要是“六查”：
查有无矛盾抵触。文稿的基本精神同党和国家的方针政策、法律法规有无抵触；公文本身的各章节、段落条款之间有无矛盾；本文稿与上级机关发布的公文有无矛盾；与本机关以前的发文有无矛盾等。
查政策界限。公文中规定要做什么、不要做什么，应当怎样做、不应当怎样做，界限必须明确。
查措施落实。公文提出措施的理由是否充分，措施是否符合实 —7—
际，是否切实可行，由谁执行、怎样执行等。
查程序和手续。审批手续是否符合要求；应当用什么名义发布；是否提交会议讨论通过；是否需要与有关机关会签或上报主管机关批准等。
查文字表达。公文的字词是否规范，语句是否遵守语法、合乎逻辑；是否简明扼要、通俗易懂；是否正确使用了标点符号等。 查公文体式。是否准确地体现了发文机关与受文机关的关系，如文种、语气选择是否恰当；行文形式是否正确；标题、发文字号、主送、抄送机关、密级、时限等是否准确等。
审核的方法主要有以下三种：
审阅修改法。边审阅边在有问题处作下标记，审阅结束后再逐一修改存在的问题。
讨论修改法。组织有关人员对文稿作深入细致的研讨，集思广益，形成修改意见。
特邀修改法。邀请熟悉政策的领导和有关专家对文稿中的政策性问题、专业性强的问题进行把关，提出修改意见。
5. 签发。就是单位领导审核批准同意印发，并签署姓名和审批时间。
6. 印刷。印刷就是将领导签发的定稿转化成正本。
7. 用印。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
（二）公文写作的基本要求。要做到开门见山、直奔主题，表述规范、言简意赅，要求文稿内容要符合党和国家的法律法规和方针 —8—
政策，主题要明确，格式要规范，语言要庄重，逻辑要严谨，表达要平实得体。
三、公文撰写中的常见问题及改进意见
习近平总书记在中央党校2010年春季学期第二批学员开学典 礼上的讲话中专门谈了改进文风的问题，习总指出：当前，在一些党政机关文件、领导干部讲话、理论文章中存在长、空、假的问题。为此，中央大力倡导改进文风，提倡写文章要做到 短、实、新，并对此作了精辟的论述。习总书记的这个讲话值得一看。那么，回过头来看我们的公文又存在哪些差距呢？我们对照习总书记的要求、对照新的公文格式标准、对照自己的责任心，就能找到答案。我结合学习工作实践，谈谈自己在公文写作中发现的问题和改进措施：
（一）发文字号的问题。前面说过，发文字号就是机关单位的简称+年份+发文顺序号，虽说简单，但就是容易出现不规范的问题。
1. 党政不分。如文山学院请示的发文字号，写成“文院请”，简单看没什么问题，但仔细看就发现“文院请”到底是党委的文件还是行政的文件？不清楚！所以，应该把党委和行政区别开来，党委的就多加个“党”字，行政的就多加个“行”字，如“文院党请”、“文院行请”，“文院党发”、“文院行发”等，依此类推。
2. 文种简称不准确。如过去经常用“文院党字”代表请示、报告等文种，但现在要求党委的请示就是“文院党请”，党委的报告就用“文院党报”，行政的就是“文院行请”、“文院行报”。
3. 年份括号用错。有的时候会错用方括号，正确的应该是六角符号。
（二）标题中的问题。有的请示报告同时出现，有的标题不够通顺 —9—
和精练，有的长标题排列不科学。如“文山学院关于恳请解决科研经费的请示”中的“恳请”是多余的，如“关于将文山学院新图书馆建设列入云南省国门大学基础能力建设工程项目的请示”，标题较长，需要排列两行，但词义内容需要完整，不能断了连接。有的乱用标点符号，如在标题中使用双引号、逗号等，都不规范。标题中除法律法规外，一般不用标点符号。
（三）主送机关的问题。主送机关不明确。一般情况，上行文的主送机关就是一个，但是有人为了以防万无一失，就以主观意志报多个部门，这是不规范的。州政府副秘书长、办公室主任李付珠就曾多次指出“文山学院的文件既报州委，又报州政府，有的还报州委常委，你们到底要报给谁？你们到底懂不懂公文规范？这样既不便于领导审批，又容易造成混乱和重复批示，希望下不为例”。按照归口管理要求和公文规范，属于党内问题就以党委文件报上一级党委，属于行政问题就以行政文件报上一级政府或主管部门”。
（四）正文中的问题。
1. 有的铺垫交代过多，内容繁杂冗长。比如，有的背景交代一大通，最后问题一小个。
2. 有的理由不充分、依据不准确。比如，有的申请资金，没有说明依据什么政策、什么文件、什么项目，就直接喊着要钱，上级怎么会答应你，再说也难以对口拨付款项。
3. 有的逻辑不清楚，重点不突出，表述不规范，内容不连贯。文件中一般不出现第一人称，常见的问题是“我、我们”。不能出现“今年”、“明年”，因为不便于将来的查证。有的文件里面既报告情况，又夹杂请求事项，不便于领导批示。有的是党委文件却 —10—
又去谈行政工作，有点文不对题。有的是请示、报告之类的上行文，但文中又带有诸如“必须、一定、要”等指使、要求的口气，都不符合规范。
4. 有的公文要素不全，如附件、附注。上行文要有签发人、联系人，请示结尾要有“当否，请批示或请批复”。文件的主体不能说成是附件，如印发书记讲话的通知，明明“讲话”就是主体，但有的人又把他标注为“附件”，所谓“附件”是指主体之外需要附加的。
5. 有的画蛇添足，擅自加入个人感情色彩。如“特”、“特此通知”、“以此为感”、“以此为谢”，有的还写“此致敬礼”。其实“你谢或不谢，他就在那里”，不会为你所动，都是公事公办。
6. 有的结构层次不规范。正确的是“一、”“（一）”“1. ”“（1）”。特别是指出“1. ”后面是点号不是顿号。
7. 有的乱省单位、乱用符号。如“5万-10万”不能写成“5-10万”；连接号用“—”，不用“～”。
8. 有的落款、盖章不规范。如发文机关名称、落款时间应在正文下空二行右空四字。盖章应上不压正文、下骑年盖月。
（五）版记中的问题。有的仍然沿用原来的老办法，是不对的。新的规定是版记文字用仿宋小四号字体，不写主题词，不写校对人。一般情况就写送哪些部门？发哪些部门？某某办公室，某年某月某日印，就行了。（请看图例）
（六）用词中的常见问题
常用“汲取”，不用“吸取”， 常用“制定”，不用“制订”，常用“作出”，不用“做出”， 常用“截至”，不用“截止”， 常 —11—
用“其他”，不用“其它”， 常用“有关”，不用“相关”，常用“事项”，不用“事宜”， 常用“当地政府”，不用“地方政府”。 （请看图例）
（七）生搬硬套的问题。我们常说“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”，实际工作中，确实有人不会抄，说直接一点就是不动脑子，想蒙混过关、应付了事。学习借鉴别人的经验本无可厚非，但有的人也实在是懒得出奇了，拿来主义也不能一字不改啊！比如我们学校有个部门写领导讲话稿就一味去照抄其他学校的东西，连学校的基本情况和工作措施都是别人家的，你说笑话不笑话？
（看文件点评，讲典型案例）
下面，我站在个人的角度谈谈改进公文写作的几点体会，仅供大家参考。
一是善于学习。学习是一个永恒的话题，学无止境。我们知道只有不断学习创新、与时俱进，才能跟上时代的发展变化，才能不被历史淘汰，所以我们不能总是用老眼光看新问题，要善于学习，更新知识。我曾经遇到过这样一位老上司，他指导我们撰写公文时常说：“我以前当秘书就是这样做的，不会错”，固执地用老办法，凭经验办事，所以公文中出现问题就在所难免了！随着中央八项规定的出台，各级各部门的文风都有了较大改观，公文规范也作了很多改进，有的老规定废止了，出台了新的要求，需要我们认真学习应用。比如原来公文用纸是16K ，现在公文用纸是A4型纸；原来的文件头分上行文和下行文，现在上下行文都统一了标准；原来文件都写主题词，现在不用了；原来的落款年月日用中文小写，现在用阿拉伯数字，原来的页码在中间，现在的页码居左右，等等。所以 —12—
说，当办公室秘书不学习新的公文规范不行，不学习新知识更是寸步难行。
二是善于积累。办公室的材料涉及方方面面，跨越多个领域，用到多个文种，有的材料专业性较强，外行人不敢随意改动，如何下笔是令人头疼的一件事。当然，碰到这种情况，秘书也不能无动于衷、无所作为，要虚心请教，多学多问，认真对待，反复研读，反复修改，主要从规范文本、理顺逻辑的角度去梳理材料。要写出高质量的公文，就要求秘书平时多看材料、收集素材、广泛阅读、拓展领域，说到底就是知识积累的问题。人们常说：“公文姓公，言不由衷，一声令下，笔快如风”，就是说不管你想写不想写，有没有灵感，只要领导下达任务都得想办法完成，有的材料领导刚刚安排任务马上就要结果，甚至是领导坐在旁边等着要材料，这确实是考验秘书的能力了。如果你平时没有一点知识储备和经验积累，就会临阵慌乱、无从下手。所以说，不论你是工作多年的老秘书，还是刚刚入门的新秘书，知识的积累和更新都十分重要。
三是善于总结。毛主席曾说过：“一个人不怕犯错误，就怕犯了错误不敢承认错误，甚至坚持错误。只有敢于承认错误，才能改正错误”。我对这句话的理解是，人都会犯错误，但要善于分析犯错误的原因，从中汲取经验教训，避免今后再犯同样的错误。我们撰写公文也是一样的道理，新来的秘书刚刚接触公文写作，难免会出现这样那样的错误，这很正常。但聪明的秘书就会在犯错误之后认真总结经验，深入分析犯错误的原因，积极采取改进措施，做到举一反三、触类旁通，避免十次八次地犯同样错误，三年五年仍然没有进步。比如领导修改我们的文稿，为什么要这样取舍？为什么 —13—
要用这个词、这句话？我们要找到不好在哪里？错误在哪里？可以说，秘书要提高公文写作水平，首先要从自我总结、自我超越做起，及时发现问题、解决问题，发扬优点、克服缺点，尽量少犯错误、不犯错误。
四是善于负责。公文质量的高低本质上与执笔者的学历和专业没有太大的关系，主要在于个人的工作责任心和努力程度。所以，秘书要提高公文质量，就必须增强责任意识，严格要求自己，全身心投入公文写作，做到严格执行公文写作规范、广泛查阅图书资料、深入摸清问题脉络、切实理顺逻辑关系、认真草拟写作提纲，尽量避免出现错误和纰漏，确保文稿观点明确、条理清楚、逻辑严谨、要素齐全。针对错字、别字、漏字等小问题，只要我们用心对待、多看几遍、认真校对就可以避免，有的表述只要我们多梳理几次就通顺了，有的情况只要我们认真核实就会准确无误了，关键是看我们肯不肯花时间、肯不肯下工夫。
刚才，我们共同学习了公文新的格式标准和公文拟制基本程序及要求，共同探讨了公文写作中常见问题及改进措施，希望对大家今后的文字工作有所帮助、有所改进。
我的体会是，作为办公室人员，写好材料挺难，做好秘书更难。再难，我们也要学会在夹缝中生存，在逆境中成长，在困难中前行，甘于做大家的出气筒，受得了委屈；善于做领导的传话筒，准确领会领导意图；乐于做幕后的手电筒，默默无闻做事；努力做耐压的秘书，做低调的秘书，做有思想的秘书，以高度的责任心和使命感，促使自己增强规范意识，提高公文质量，提升服务水平。
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