毕业论文企业档案管理系统

摘要

企业员工的档案管理是企业员工管理的一个重要内容。当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变得越来越复杂。如何管理好企业员工的信息，成为企业管理中一个大的问题。如果能实现档案管理的自动化，无疑将给公司管理部门带来很大的方便。

本论文对企业档案管理系统进行了设计与实现。此系统能够帮助档案管理员对档案进行方便、快捷、有效的管理，具有增加、删除、修改、和查询员工记录的功能，并且实现了借阅和归还档案的功能。

本系统以Delphi7.0为开发工具，数据库选择SQL Server2008。具有较好的实用价值，其设计思想和相关技术完全适用于其它同类小型系统的开发，并对类似的中型系统的开发也是一个很好的借鉴实例。

关键词

档案；Delphi7.0；SQL Server2008；数据控制

Abstract

The enterprise staffs ‟ archives management is an important part which the enterprise manages staffs. Now the social personnel flows more and more frequently, which causes the management of records also changes more and more complex. How to well manage enterprise staffs ‟ information becomes a major problem in the business management. If enterprise can realize the automation of the archives management, it will give the corporate management department a big convenience.

This paper designs and implements the enterprise records management system. This system can help the clerk to carry on the management of the file conveniently, quickly, and effectively, which has functions of increasing, deleting, changing, and querying the staffs ‟ records. Also the system implements the functions of borrowing and returning archives. This system takes Delphi7.0 as the development tool, and using SQL Server2008 as database which has a well practical value, its designing idea and the correlation technology are completely suitable for other similar small systems‟ developments, and are a very good model example to the development of similar medium systems.

Keywords

Archives; Delphi7.0; SQL Server2008; Data Control

摘要 ............................................................................................................................................ i Abstract ................................................................................................................................... i i

第一章前言 ............................................................................................................................. 1

1.1系统开发的背景和意义 ............................................................................................. 3

1.2可行性分析 ................................................................................................................. 4

1.2.1 技术可行性 ..................................................................................................... 4

1.2.2 经济可行性 ..................................................................................................... 4

1.2.3 社会可行性 ..................................................................................................... 4

1.3 本文主要内容 ............................................................................................................ 4

第二章 SQL 语言基础 ............................................................................................................ 4

2.1 SQL简介 .................................................................................................................... 4

2.2 SQL查询 .................................................................................................................... 4

2.3 SQL数据更新 ............................................................................................................ 5

第三章程序开发环境介绍 ..................................................................................................... 7

3.1 Delphi7开发环境简介 ............................................................................................... 7

3.2 Delphi7语言特点 ....................................................................................................... 7

3.2.1 可视化开发环境 ............................................................................................. 7

3.2.2 丰富的VCL .................................................................................................... 7

3.2.3 面向对象特性 ................................................................................................. 8

3.2.4 高效的编译器 ................................................................................................. 8

3.2.5 强大的数据库开发功能 ................................................................................. 8

3.2.6 良好的分布式应用开发支持 ......................................................................... 8

3.3 SQL语言在Delphi7中的应用 . ................................................................................. 8

第四章应用程序分析设计与功能介绍 ............................................................................... 12

4.1 需求分析 .................................................................................................................. 12

4.2 系统功能模块设计 .................................................................................................. 12

4.3 数据库设计 .............................................................................................................. 13

4.3.1 数据库需求分析 ........................................................................................... 13

4.3.2数据库逻辑结构设计 .................................................................................... 14

4.4 系统主要窗体的功能介绍 ...................................................................................... 17

4.4.1 登录窗口 ....................................................................................................... 17

4.4.2 系统主界面 ................................................................................................... 17

4.4.3 系统管理 ....................................................................................................... 18

4.4.4 档案管理 ....................................................................................................... 19

4.4.5 档案设置 ....................................................................................................... 19

4.4.6 查询 ............................................................................................................... 20

4.4.7 数据库管理 ................................................................................................... 20

4.4.8 帮助 ............................................................................................................... 20

第五章应用程序测试 ........................................................................................................... 21

5.1 测试概述 .................................................................................................................. 21

5.2 系统配置 .................................................................................................................. 22

5.3系统各个模块测试 ................................................................................................... 22

5.3.1 登录模块测试 ............................................................................................... 22

5.3.2 修改密码模块测试 ....................................................................................... 23

5.3.3 新建模块测试 ............................................................................................... 23

5.3.4 借出模块测试 ............................................................................................... 24

5.3.5 归还模块测试 ............................................................................................... 25

5.3.6 迁移模块测试 ............................................................................................... 26

5.3.7系统查询模块测试 ........................................................................................ 26

结论 ......................................................................................................................................... 27

参考文献 ................................................................................................................................. 28

致谢 ......................................................................................................................................... 29

第一章 preface ..................................................................................................................... 1

1.1 System development background and significance ........................ 3

1.2 The feasibility analysis . ................................................................................... 4

1.2.1 Technical feasibility . ............................................................................... 4

1.2.2 Economic feasibility............................................................................... 4

1.2.3 Social feasibility . ...................................................................................... 4

1.3 The main content . ............................................................................................... 4

第二章 SQL Language foundation .............................................................................. 4

2.1 SQL Introduction .................................................................................................. 4

2.2 The SQL query ..................................................................................................... 4

2.3 SQL data update . ................................................................................................. 5

第三章Application development environment is introduced . ...................... 7

3.1 brief introduction Delphi7 development environment ..................... 7

3.2 Delphi7 language features ............................................................................. 7

3.2.1 Visual development environmen ..................................................... 7

3.2.2 Rich VCL ..................................................................................................... 7

3.2.3 Object-oriented features ...................................................................... 8

3.2.4 Efficient compiler .................................................................................... 8

3.2.5 Powerful database development ..................................................... 8

3.2.6 Good distributed application development support . ............. 8

3.3 In the application of Delphi7 SQL language . ......................................... 8

第四章 Design and application analysis function is introduced .............. 12

4.1 Demand analysis .............................................................................................. 12

4.2 System function module design ............................................................... 12

4.3 Database design ............................................................................................... 13

4.3.1 Database needs analysis . .................................................................. 13

4.3.2 Database logical structure design . ............................................... 14

4.4 The function of the system is mainly form is introduced............. 17

4.4.1 The login window .................................................................................. 17

4.4.2 The system main interface................................................................ 17

4.4.3 System management ........................................................................... 18

4.4.4 File management ................................................................................... 19

4.4.5 Profile Settings ....................................................................................... 19

4.4.6 The query................................................................................................... 20

4.4.7 The database management .............................................................. 20

4.4.8 help . .............................................................................................................. 20

第五章 Application testing........................................................................................... 21

5.1 Summary of the test . ....................................................................................... 21

5.2 The system configuration ............................................................................ 22

5.3 Every module test system ........................................................................... 22

5.3.1 The login module test.......................................................................... 22

5.3.2 Change the password module test . .............................................. 23

5.3.3 The new module test............................................................................ 23

5.3.4 Lending module test ............................................................................ 24

5.3.5 Return the module test ....................................................................... 25

5.3.6 The migration module test . ............................................................... 26

5.3.7 Query module test system................................................................ 26 conclusion ......................................................................................................................... 27 reference . ............................................................................................................................ 28 Thank you........................................................................................................................... 29

第一章前言

1.1系统开发的背景和意义

企业员工的档案管理是企业员工管理的一个重要内容。随着时代的进步，企业也逐渐变得庞大起来；当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变的越来越复杂。如何管理好企业员工的信息，成为企业管理中一个大的问题。如果能实现档案管理的自动化，无疑将给公司管理部门带来很大的方便。

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是面临的首要挑战。对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案[1]。

企业职工档案管理是随着人事制度改革应运而生的一项新的工作。近年来，随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人自主权。但由于一些企业的改制，人事的更迭，以及人事档案的多头管理，造成了部分档案的流失，也造成了效率低，办事难的情况。最初的档案管理，都是靠人力来完成的。当企业规模比较小的时候，人力可以完成，随着企业的规模越来越大，企业员工的数目越来越多，依然维持着人力进行档案管理，必然会造成工作效率低，工作错误增高的问题。

企业档案管理就是把分散在企业单位的职工档案实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理为企业单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取；为企业单位和个人提供档案的收集、整理、保管服务。

1.2可行性分析

1.2.1 技术可行性

作为一个应用系统，必须能最大限度的满足用户的需求，并进一步确定目前的软硬件技术是否能够满足用户需求。随着社会的发展，一方面应该考虑到系统的可移植和扩展性要求，达到现实与系统持平；另一方面要求对建立系统的客观条件有充分的了解，掌握国内外有关科学技术的现状与发展，现有各种硬件的性能指标，相关的软件工具，以及开发者的技术水平。而本系统就正是以此技术要求设计开发的[2]。

1.2.2 经济可行性

当今的社会是经济与效益的社会，任何一个部门，要想能顺利的发展，不能仅仅在用人上下功夫，对其所用的软硬件系统都要强加考虑。因此，作为一个应用系统，其经济上是否可行是用户最关注的问题。所以在开发一个系统时，经济可行性分析是必不可少的一步，其中这个分析过程包括：支持某开发的可能的资金量；系统的成本、效益估算；系统运行维护代价等。同时估算应该考虑到信息集成的方式及数量和质量。硬件的构成，如机器的配置、网路、及其他设备。软件的开发费用要尽可能的实惠，维护费用要尽可能的降低到最小限度。运行时的耗材、设备更新尽可能方便廉价。另外，由于企业档案管理系统主要用于管理控制领域，既要考虑有形成本，又要考虑无形成本。

1.2.3 社会可行性

信息系统都是人－机系统，特别是像档案管理这样的系统，更加要强调人机交互，强调社会组织的体制与管理，注重用户的构成及其素质。因此，通过社会可行性的研究，一方面使开发人员掌握档案管理系统开发中会涉及的各种复杂因素，在具体开发过程中加以重视，从而降低系统带来的风险。另一方面，是将系统开发与运行中可能出现的问题告诉用户，提前进行相关的研究。

1.3 本文主要内容

本文介绍了企业档案管理系统的全过程。整个系统从设计到实现过程中，主要应用了Delphi7作为开发工具，后台使用SQLServer2008数据库。本系统主要通过SQL 语句实现的，所以文章在开头部分对SQL 语言的做了描述。为了阅读的清晰、易懂，本文还用了大量的图形化界面，将用户可能涉及到的每一步操作做了必要的说明以便用户能更轻松的使用好本系统。

第二章 SQL 语言基础

2.1 SQL 简介

用户对数据库的使用，是通过数据库管理系统提供的语言来实现的。不同的数据库管理系统提供不同的数据库语言。关系数据库管理系统几乎都提供关系数据库标准语言——SQL 。

SQL 的全称是Structured Query Language，即结构化查询语言。SQL 语句可以从关系数据库中获得数据，也可以建立数据库、增加数据、修改数据。1986年ANSI 采用SQL 语言作为关系数据库系统的标准语言，后被国际化标准组织（ISO ）采纳为国际标准。SQL 语言使用方便、功能丰富、简洁易学，是操作数据库的工业标准语言，得到广泛地应用。例如关系数据库产品DB2、ORACLE 等都实现了SQL 语言。同时，其它数据库产品厂家也纷纷推出各自的支持SQL 的软件或者与SQL 的接口软件。这样SQL 语言很快被整个计算机界认可。

SQL 语言是一种非过程化语言，它一次处理一个记录集合，对数据提供自动导航。SQL 语言允许用户在高层的数据结构上工作，而不对单个记录进行操作。SQL 语言不要求用户指定数据的存取方法，而是使用查询优化器，由系统决定对指定数据存取的最快速手段。当设计者在关系表上定义了索引时，系统会自动利用索引进行快速检索，用户不需知道表上是否有索引或者有什么类型的索引等细节。

SQL 语言可以完成许多功能，例如：

1. 查询数据

2. 在数据库表格中插入、修改和删除记录

3. 建立、修改和删除数据对象

4. 控制对数据和数据对象的存取

5. 确保数据库的一致性和完整性等

2.2 SQL 查询

数据查询是关系运算理论在SQL 语言中的主要体现，SELECT 语句是SQL 查询的基本语句，当我们在对一个数据库进各种各样的操作时，使用的最多的就是数据查询，在以SQL 为基础的关系数据库中，使用的最多的就是SELECT 查询语句。

SELECT 语句的完整句法如下：

SELECT 目标表的列名或列表达式序列

FROM 基本表和（或）视图序列

[WHERE 行条件表达式]

[GROUP BY 列名序列]

[HAVING 组条件表达式]

[ORDER BY列名 [ASC │DEAC ]„]

本文在SELECT 语句中还使用了大量的保留字和通配符以进行各种各样的条件查询。在系统中有大量的查询按钮，其使用了大量的查询语句，而且这些查询语句大部分使用的是模糊查询，所以大量的使用了模式匹配符LIKE(判断值是否与指定的字符通配格式相符) 。在包含LIKE 的查询语句中可以使用两个通配符：%（百分号）：与零个或多个字符组成的字符串匹配；_（下划线）：与单个字符匹配。系统中的条件判断往往包含多个条件，这时就需要使用逻辑运算符NOT 、AND 、OR (用于多条件的逻辑连接) ，谓词ALL 以及保留字DISTINCT 等等。

2.3 SQL 数据更新

使用数据库的目的是为了有效地管理数据，而数据的插入、删除和修改则是必不可少的一个功能。在本系统中就大量地使用了数据插入、删除和修改这三种操作，现做一个简单地介绍。

1. 数据插入

往数据库的基本表中插入数据使用的是INSERT 语句，其方式有两种：一种是元组值的插入，另一种是查询结果的插入。在本系统中使用的是前一种方式，其句法如下： I NSERT INTO 基本表名（列表名）VALUES （元组值）

2. 数据删除

往数据库的基本表中删除数据使用的是DELETE 语句，其句法如下：

DELETE FROM 基本表名 [WHERE 条件表达式]

在作一点说明，删除语句实际上是“SELECT * FROM 基本表名 [WHERE 条件表达式]”和DELETE 操作的结合，每找到一个元组，就把它删除。此外，DELETE 语句只能从一个基本表中删除元组，WHERE 子句中条件可以嵌套，也可以是来自几个基本表的复合条件。

3. 数据修改

当需要修改基本表中元组的某些列值时，可以用UPDATE 语句实现，其句法如下：

UPDATE 基本表名

SET 列名=值表达式[，列名=值表达式…] [WHERE条件表达式]

在Delphi 中使用SQL 语句是很方便的，一般来说，都是通过TQuery 组件来使用SQL 语言的[3]。

第三章程序开发环境介绍

3.1 Delphi7开发环境简介

Delphi 是Borland(现Inprise) 公司于1995年推出的快速应用软件开发工具RAD （Rapid Application Development)，最新的版本是Delphi 7，它以组件化的编程方式、面向对象的程序设计、快速的Pascal 编译器、众多的组件和强大的数据库及网络应用开发支持，在竞争激烈的开发工具市场中越来越赢得程序设计者的青睐，是开发客户机-服务器程序的高效工具，是面向对象编程的典范。

Delphi 是Windows 系统下的可视化集成开发工具，提供了强大的可视化组件VCL （Visual Component Library）功能，使程序员能够快速、高效地开发出Windows 系统下的应用程序，特别是在数据库和网络方面，Delphi 与其他开发工具相比更是胜出一筹。Delphi 7是2002年8月推出的应用程序开发工具，之前的版本是2001年推出的Delphi 6，Delphi 7有了一定的发展，在保持了其原有的各种优势之外，又在对网络应用程序开发方面提供了更强大的支持，而且增加了对Linux 平台下应用程序开发的更强大支持。

Delphi 7有3个版本，分别是标准版（Standard ）、专业版（Professional ）和企业版（Enterprise ），分别适用于一般用途开发、较高层次开发和进行多层数据库及分布式应用的开发。

3.2 Delphi7语言特点

3.2.1 可视化开发环境

可视化主要是指开发图形用户界面时，不需要编写大量程序代码以描述界面的外观特性，而只要把所需的组件加入窗体相应位置即可。Delphi 的集成开发环境IDE （Integrated Development Environement）设计紧凑合理，众多的组件被精心编排于组件面板中，使用很方便。它有1个建立于面向对象框架结构之上的窗体设计器，当在窗体中操作组件时，其后台自动为其生成代码。

3.2.2 丰富的VCL

VCL 是Delphi 最总要的组件成分，包含多种类别的组件。这些组件是进行各种程序开发的有力工具。Delphi 的VCL 组件还具有很好的可扩充性，允许使用者添加第三方组件，可以如同使用Delphi 自带组件一样使用添加的组件。

3.2.3 面向对象特性

面向对象程序设计OOP （Object-Oriented Programming ）是Delphi 诞生的基础。OOP 立意于创建软件重用代码，具备更好地模拟现实世界环境的能力，是最先进的程序设计方法。Delphi 是完全面向对象的，它使用面向对象的Pascal （Object Pascal）作为程序设计语言，提供了一个具有真正OOP 扩展的可视化编程环境，使得可视化编程与面向对象的开发框架紧密地结合起来。

3.2.4 高效的编译器

Pascal 编译器以编译速度快而著名，Delphi 正是建立在此基础上的，它是针对Windows 系统的最快的高级语言本地代码便一起。

3.2.5 强大的数据库开发功能

Delphi 提供了一整套数据库解决方案，包括建立数据库、连接数据库、SQL 操作、保存、编辑和显示数据集等功能的组件或工具。开发数据库应用程序是Delphi 7的主要功能之一。

3.2.6 良好的分布式应用开发支持

Delphi 支持多种分布式应用模式的开发，从简单的消息通信程序到庞大的多层次应用。在Delphi 中，既可以方便地建立客户机-服务器结构的二层分布式应用，又可以方便地建立客户机-应用服务器-数据库服务器结构的三层分布式应用。在多层体系结构方面，Delphi 7提供了MIDAS （Multi-tier Distributed Application Service Suite，多层分布式应用程序服务包）技术，其中利用了当前大多数分布计算标准、如DCOM ，Sockets ，HTTP ，SOAP （Simple Object Access Protocol ，简单对象访问协议）、CORBA 和MTS/COM+，这使得它不但用于建立通常的应用系统，也适于建立电子商务应用系统。Delphi 同时支持2种主流的分布对象标准，即CORBA 和COM/COM+，这也使其在对象结构标准纷争中立于不败之地[4]。

3.3 SQL 语言在Delphi7中的应用

在Delphi 中使用SQL 语言非常方便，一般来说，都是通过TQuery 组件来使用SQL 语言的。可以在TQuery 组件的SQL 属性中设置SQL 语句。设计程序时，在该组件的属性对话框中选择SQL 属性，单击带省略号的按钮，就可以打开String List Editor对话框，然后我们就可以在对话框中添加SQL 语句。还可以使用Delphi 的SQL Builder 来自动生成SQL 语句，这样可以避免手工编写SQL 而可能造成的语法错误。

静态SQL 语句在程序设计时便已固定下来，它不包含任何参数和变量。

动态SQL 语句，也被称作参数化的语句，在其中间包含着表示字段名或表名的参数，例如下面的语句是一条动态SQL 语句：

Select * From Students Where StudentCode =: StudentCode;

其中的变量StudentCode 便是一个参数变量，它由一个冒号引导，在程序运行过程中，必须要为该参数赋值，该条SQL 语句才能正确执行，每次运行应用程序时可以为该参数变量赋予不同的值。为参数赋值有三种方法：

①根据参数在SQL 语句中出现的顺序，设置TQuery 部件的Params 属性值为参数赋值。

②直接根据SQL 语句中各参数的名字，调用ParamByName 方法来为各参数赋值。 ③将TQuery 部件的DataSource 属性设置为另一个数据源，这样将另一个数据源中与当前TQuery 部件的SQL 语句中的参数名相匹配的字段值赋给其对应的参数。利用这种方法也能实现所谓的连接查询，创建主要—明细型数据库应用。

在程序运行过程中，要想设置TQuery 部件的SQL 属性，必须首先调用Close 方法，关闭TQuery 部件，然后再调用Clear 方法清除SQL 属性中现存的SQL 命令语句，最后再调用Add 方法为SQL 属性设置新的SQL 命令语句。例如：

Query1.Close {关闭Query1)

Query1.SQL.Clear {清除SQL 属性中的SQL 命令语句} Query1.SQL.Add(„Select * From Students„); Query1.SQL.Add(„ Where Name ="Lucy" „);

在为TQuery 部件设置SQL 属性时调用Close 方法总是很安全的，如果TQuery 部件已经被关闭了，调用Close 方法时不会产生任何影响。在应用程序中为SQL 属性设置新的SQL 命令语句时，必须要调用Clear 方法以清除SQL 属性中现存的SQL 命令语句，如果不调用Clear 方法，便调用Add 方法向SQL 属性中设置SQL 命令语句，那么新设置的SQL 命令语句会追加在现存SQL 命令语句后面，在程序运行时常常会出现出乎意料的查询结果甚至程序无法运行下去。

在这里要特别注意的，一般情况下TQuery 部件的SQL 属性只能包含一条完整的SQL 语句，它不允许被设置成多条SQL 语句。当然有些数据库服务器也支持在TQuery 部件的SQL 属性中设置多条SQL 语句，只要数据库服务器允许这样，我们在编程时可以为 SQL 属性设置多条SQL 语句。

在为TQuery 部件设置完SQL 属性的属性值之后，也即编写好适当的SQL 程序之后，可以有多种方式来执行SQL 程序。

在设计过程中，设置完TQuery 部件的SQL 属性之后将其Active 属性的值置为True ，这样便可以执行SQL 属性中的SQL 程序，如果应用中有与TQuery 部件相连的数据浏览部件( 如TDDGrid TDBEdit等) 那么在这些数据浏览部件中会显示SQL 程序的执行结果。在应用程序运行过程中，通过程序调用TQuery 部件的Open 方法或ExecSQL 方法可以执行其SQL 属性中的SQL 程序。Open 方法和ExecSQL 方法是不一样的。Open 方法只能用来执行SQL 语言的查询语句(Select命令) ，并返回一个查询结果集，而ExecSQL 方法还可以用来执行其它常用的SQL 语句(如INSERT, UPDATE, DELETE等命令) ，例如：Query1.Open (这样会返回一个查询结果集)

如果调用Open 方法，而没有查询结果时，会出错。此时应该调用ExecSQL 方法来代替Open 方法。如：

Query1.ExecSQL (没有返回结果)

当然在设计应用程序时，程序设计人员是无法确定TQuery 部件中的SQL 语句是否会返回一个查询结果的。对于这种情况应当用Try…Except模块来设计程序。在 Try 部分调用Open 方法，而在Except 部分调用ExceSQL 方法，这样才能保证程序的正确运行。 Delphi 中用ADOQuery 来使用SQL 语句同样十分方便。在ADOQuery 组件中首先通过ConnectionString 属性值来联接数据源，然后就通过双击SQL…属性值来写入SQL 语句。在Delphi 中调用数据库，就可以调用ADOQuery 组件，通过修改其中的SQL…属性中的SQL 语句来实现对数据库的各项操作。

值得注意的是，ADOQuery 组件只有在激活的情况下才可以被正确地使用，这样就提出了一个问题，也就是说，在每次修改ADOQuery 组件的SQL…属性时都必须先行进行关闭，待清除掉SQL…中所有的SQL 语句后才可以添加新的SQL 语句。而且，在每一次修改完成以后，还应该记得重新将ADOQuery 激活。其它的使用方法与TTQuery 有许多的相似之处[5]。

第四章应用程序分析设计与功能介绍

4.1 需求分析

目前，世界上有上千万的软件开发团体正在为各种行业开发着各种各样的应用软件，尽管他们使用不同的语言为不同行业工作，然而, 他们确有同一个目标：在预算内按时开发出符合客户真正需要的高质量软件。需求分析是开发出符合客户真正需求的高质量的最重要的一步[6] 。

需求分析简单来说就是分析出系统要做一件什么事情，企业档案管理系统开发的总体任务是实现档案的借阅和管理信息化。

所以对上述的“需求”进行分析之后，得出系统应该至少做到的几点：

1. 系统为档案管理员建立用户档案，用户进入系统前需要身份验证，用户编号、密码输入正确后方可进入系统。

2. 系统需对档案进行分类管理，档案管理可为不同部门建立各自的档案资料库。 3. 系统需提供对档案柜资料信息的维护功能，档案管理员可对资料信息进行录入、查询、修改及删除操作。档案管理员可在不同的分类设置下，在建立或维护档案信息时，可选择该档案所使用的档案柜。

4. 在系统中，档案管理员可根据档案状态对档案进行借用管理。如果档案状态标识为“新建”时，该档案可被借出；借出后，将档案状态标识为“借出”。系统需保留所有档案的借用信息，方便管理员进行查询、修改和删除。当执行删除操作时，系统需保证档案借用信息的一致性。

5. 在系统中，档案管理员可根据档案状态对档案进行归还管理。如果档案状态标识为“借出”时，该档案可被归还；归还后，将档案状态标识为“归还”。系统需保留所有档案的归还信息，方便管理员进行查询、修改和删除。当执行删除操作时，系统需保证档案借用信息的一致性[7]。

6. 档案管理员可通过不同的查询条件（如：档案的编号、名称、类别，柜等）对档案的基本信息、借阅信息进行查询。

7. 系统的客户端和服务器在Windows 平台下运行。系统需要有交好的安全性和可扩展性，并提供简洁方便的图形用户界面。

4.2 系统功能模块设计

对上述各项功能进行集中分块，按照结构化程序设计的要求，得到如图4-1所示的

系统功能模块图[8]。

图4-1 企业档案管理系统功能模块图

4.3 数据库设计

4.3.1 数据库需求分析

在仔细分析和调查档案管理过程的基础上，得到本系统所处理的数据流程图如图4-2所示。

通过档案管理系统的内容分析和数据流程分析，设计的数据项和数据结构如下。 1. 档案分类资料：包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期。

2. 档案柜资料：档案柜号、档案柜名称、备注。

3. 档案记录：包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、建

档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。

4. 档案借用记录：包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。 5. 档案归还记录：包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。 6. 档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。 7. 档案记录的修改、删除和查询功能。

8. 档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。 9. 操作员信息记录：编号、密码、权限。

图4-2 企业档案管理系统数据流程图

4.3.2数据库逻辑结构设计

通过上面的分析，经过合理规划，本数据库中需要设计一个数据表（档案记录信息表）来保存档案记录，一个数据表（档案状态信息表）来记录档案状态，一个管理操作员的数据表（操作员信息表）。为了实现档案的分类和分柜管理，系统中还需要两个数据表（档案分类资料信息表、档案柜资料信息表）分别用来保存档案分类资料和档案柜资料。另外还需要一个数据表（档案更新信息表）用来记录每条档案记录的最新情况。总共6个数据表[9]。

列名 Id Da_name State Operator Tank Place Class Times Returnt Tnum Anum Pnum Remark

数据类型 Char Char Char Char Char Char Char Datetime Datetime Int Int Int Char

长度 10 20 2 2 4 4 2 8 8 4 4 4 50

允许空 Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Null Not Null Not Null Null Null Null Null Null

表4-2 档案分类信息表

列名 Class Lb_name Operator Remark

数据类型 Char char Char Char

长度 2 10 2 50

允许空 Not Null Not Null Not Null Null

表4-3 档案柜信息表

列名 Tank Dag_name Operator Remark

数据类型 Char Char Char Char

长度 4 10 2 50

允许空 Not Null Not Null Not Null Null

列名 Operator Czy_name Password Borrowp Returnp Establishp Modifyp Deletep Sysp Backp Resumep

数据类型 Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char

长度 2 10 20 1 1 1 1 1 1 1 1

允许空 Not Null Not Null Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

表4-5 档案更新信息表

列名 Id Ywlsh Da_name State Operator Tank Place Class Times Returnt Tnum Anum Pnum Remark

数据类型 Char Int Char Char Char Char Char Char Datetime Datetime Int Int Int Char

长度 10 4 20 2 2 4 4 2 8 8 4 4 4 50

允许空 Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Null Not Null Not Null Null Null Null Null Null

表4-6档案状态信息表

列名

State

Zt_name

数据类型 Char Char 长度 2 10 允许空 Not Null Not Null

4.4 系统主要窗体的功能介绍

4.4.1 登录窗口

程序运行时，首先出现如图4-3所示的登录界面。该界面实现了系统对操作员的身份验证功能。操作员输入正确的编号和密码就能进入系统主界面。

图4-3 系统登录界面

4.4.2 系统主界面

操作员通过身份验证会进入如图4-4所示系统主界面。主要包括系统管理、档案管理、档案设置、数据库管理和帮助菜单。系统主界面除了有菜单项，还有一个快捷工具栏位于菜单项下方，方便操作员快速使用。左下方是查询区域包括查询类型和查询条件。右侧为其他界面显示区域。下面通过几个小节分别对它们进行介绍。

图4-4 系统主界面

4.4.3 系统管理

系统管理菜单包括操作权限和修改密码两项。如图4-5所示，操作权限可以新建多个操作员并使其具有某种权限，操作员权限是控制操作员具有那方面的权限，有借出权、归还权、新建权、删除权、备份权、还原权、系统权限。权限值为Y 表示该操作员具备该权限能力，为N 则不具有使用该权限能力[10]。

图4-5 操作员权限

如图4-6所示，修改密码界面。操作员输入新旧密码和确认新密码可以实现操作员的密码修改功能。

图4-6 修改密码界面

4.4.4 档案管理

如图4-7所示档案管理包括建立档案、修改档案、档案借出、档案归还、档案迁移和档案丢失。可以建立新的档案记录，可以借出，借出后归还，还可以对新建的档案进行修改。迁移和丢失档案都被当作档案已经删除。通过修改档案分类可以实现企业职工从一个部门转到另一个部门工作。档案迁移可以实现职工从该公司转到别的公司工作。状态为迁移和丢失的档案不能对该档案进行任何操作[11]。

图4-7 新建界面

4.4.5 档案设置

档案设置包括档案分类和档案分柜管理。如图4-8所示为档案柜界面，可以新建和修改档案柜，档案分类管理功能同上[12]。

图4-8 档案柜界面

4.4.6 查询

如图4-9所示档案查询包括查询类型和查询条件两项。可以根据查询类型，输入相应的查询条件值按回车键查找某条档案记录。

图4-9 档案记录查询界面

4.4.7 数据库管理

数据库管理包括备份数据库和还原数据库。主要对该系统的数据进行安全的管理防止出现软件错误或系统出现故障造成的数据丢失[13]。

4.4.8 帮助

帮助菜单包括系统信息，用来显示系统的版本信息等。

第五章应用程序测试

5.1 测试概述

无论怎样强调软件测试的重要性和它对软件的可靠性的影响都不过分。在开发大型的软件过程中，面对着极其错综复杂的问题，人的通讯和配合也不可能完美无缺。因此，在软件生命周期的每个阶段都不可避免地会出现差错。我们力求在每个阶段借助通过严格的技术审查，尽可能地发现并纠正错误。但是，经验表明审查并不能发现所有差错，此外，在编码过程中还不可避免地会引入新的错误。如果在软件投入运行之前，没有发现并纠正软件中的大部分差错，则这些差错会迟早在生产过程中暴露出来，那时不仅改正这些错误的代价更高，而且会造成更恶劣的后果。测试的目的就是在软件投入生产性运行之前，尽可能地发现软件中的错误。目前软件测试仍然是保证质量的关键步骤，它是对软件的规格说明、设计和编码的最后复审。

软件测试在软件生命周期中横跨两个阶段。通常在编写出每个模块之后就对它作必要的测试（称为单元测试），模块的编写者和测试者是同一个人，编码和单元测试属于软件生命周期的同一阶段。在这个阶段之后还应该对软件进行综合测试，这是软件生命周期中的另一个独立阶段，通常由专门的测试人员来承担这项工作。

大量统计资料表明，软件测试的工作量往往占软件开发工作量的40%以上，在极端情况时，测试那种关系人的生命安全的软件所花费的成本，可能相当于软件工程其它步骤总成本的三到五倍。因此，必须高度重视软件测试工作，决不要以为写出程序以后软件开发工作就接近完成了。实际上，大约还有同样多的工作量需要完成。

仅就测试而言，它的目标是为了发现软件中的错误。但是，发现错误并不是我们的最终目的。软件工程的目的是开发出高质量的完全符合用户需要的软件。因此，通过测试软件发现的错误必须诊断并改正错误，这就是调试的目的。调试是测试阶段最困难的工作。对软件测试的结果也是分析软件的重要依据[14]。

1. 软件测试的目标

（1）测试是为了发现程序中的错误而执行的过程；

（2）好的测试方案实际可能发现迄今为止尚为发现的错误的测试方案；

（3）成功的测试是发现了至今为止尚未发现的错误测试。

2. 应用软件测试的方法

测试任何产品都有两种方法：如果已经知道了产品的内部工作过程，可以通过测试

来检验内部是否每个功能都能正常使用；如果知道了产品的内部工作过程，可以通过测试来检验内部动作是否按照规格说明书的规定正常进行。前一个方法称为黑盒测试，后一个方法称为白盒测试。

对于软件测试而言，黑盒测试法把程序看成一个黑盒子，完全不考虑程序的内部结构和处理过程。也就是说，黑盒测试是在程序的接口进行测试。它只检查程序功能是否按照规格说明书的规定正常使用，程序是否能接受输入数据产生正确的输出信息，并且保证外部数据（数据库和文件）的完整性。黑盒测试又称为功能测试。与黑盒测试法相反，白盒测试法的前提是可以把程序看成装在一个透明的白盒子里，也就是完全了解程序的结构和处理过程。这种方法按照程序内部的逻辑测试程序，检查程序中的每条通路是否能按预定的要求正确工作。白盒测试又称为结构测试。

无论黑盒测试还是白盒测试都不可能做到穷尽测试。因为不可能穷尽测试，所以软件测试中不可能发现程序中的所有错误。也就是说，通过测试并不能证明程序是完全正确的。但是，我们的目的是要通过测试保证程序的可靠性。因此，必须仔细设计测试方案，力争用可能少的测试发现尽可能多的错误[15]。

5.2 系统配置

1. 软件配置

（1）操作系统：Microsoft Windows XP Professional

（2）程序开发工具：Delphi 7.0

（3）数据库开发工具：SQL Server2008

2. 硬件配置

（1）CPU: Intel Celeron 1GHz

（2）内存：256MB

（3）外存: 20G

5.3系统各个模块测试

5.3.1 登录模块测试

操作员需要通过身份验证输入正确的操作员编号和操作员密码点击认证登录按钮才能进入系统主界面。否则，如果输入操作员编号不正确系统会弹出输入代码错误，什么也不输入软件会弹出请输入操作员编号，如果操作编号正确而操作员密码输入不正确，系统会弹出如图5-1所示界面提示输入密码错误。

图5-1密码错误提示界面

5.3.2 修改密码模块测试

如图5-2所示，修改密码可以修改操作员的密码。当操作员修改密码时首先输入旧密码，如果旧密码输入不正确，会提示输入旧密码错误，正确后输入新密码与确认密码不一致，会提示输入确认密码错误，否则密码修改成功。

图5-2 旧密码错误界面

5.3.3 新建模块测试

在系统主界面快捷工具栏中点击新建按钮会弹出新建窗口，在新建窗口中建立一条新的档案记录，如果在正文张数、附件张数、附图张数文本框里输入非数字，系统会弹出相应错误提示框，如图所示5-3正文张数错误提示界面。

图5-3 新建界面错误提示界面

5.3.4 借出模块测试

在系统主界面快捷工具栏中点击借出按钮会弹出借出窗口，档案记录只有在状态为新建和归还时该档案才能被借出，如果档案能被借出，在借出界面里必须将档案状态项改成借出点击保存按钮系统会弹出档案借出成功提示对话框。否则，系统会提示选择状态错误如图所示5-4所示。

图5-4 借出错误提示界面

如果对档案状态为迁移或丢失的档案记录进行借出操作，系统会弹出档案已经作废对话框如图5-5所示。

图5-5 档案作废提示界面

5.3.5 归还模块测试

在系统主界面快捷工具栏中点击归还按钮会弹出归还窗口，档案记录只有在状态为借出时该档案才能被归还，如果档案能被归还，在归还界面里必须将档案状态项改成归还点击保存按钮系统会弹出档案归还成功提示对话框。如果对档案状态为迁移或丢失的档案记录进行归还操作，系统同样会弹出档案已经作废对话框。如果对档案状态为新建的记录归还操作系统会提示档案没有借出无法归还如图5-6所示。

图5-6 归还错误提示界面

5.3.6 迁移模块测试

在系统主界面快捷工具栏中点击迁移按钮会弹出迁移窗口，如果对档案记录进行迁移操作必须将档案状态项改成迁移点击保存按钮否则，系统会弹出选择状态错误对话框同图5-4。

5.3.7 系统查询模块测试

档案查询包括查询类型和查询条件两项。可以根据查询类型，输入相应的查询条件值按回车键查找某条档案记录。如果输入数值不正确会显示空的档案记录，否则会显示该条记录。还可以实现查看某条档案的历史记录，并可以打印该档案的历史记录。通过历史记录可以查看该档案记录的变化过程，对档案维护工作有积极的帮助作用。如图5-7所示。

图5-7 档案历史记录界面

结论

本系统是具有一定实用性的数据库信息管理系统。它主要完成对企业员工档案的一系列管理，包括增加、删除、修改、查询、借阅、归还等管理。本系统采用当前流行的面向对象的开发工具—Delphi 来完成整个系统的设计，在数据库的设计上利用了SQL Server2008的便利性和实用性。

本系统具有相当的实用功能。在查询方面，系统实现了多条件查询，可以按档案编号、名称、类别和档案柜进行查询。而且系统可以对每条档案记录进行历史记录查询了解员工档案的使用情况。在操作员管理方面，系统较好地实现了操作员权限功能和密码修改等各项功能。

系统在设计过程中不可避免地遇到了各种各样的问题，由于整个系统完全都是由个人设计的，有关Delphi 许多细节问题都要靠自己去摸索，加之本人水平有限，并没有完全地理解Delphi 的强大功能，而且还存在着许多不足之处。如：1. 系统在设计上可能不够合理，让操作员使用起来不够人性化。2. 对员工档案进行借出和归还并没有记录借阅者和归还者的名字。这些都是需要完善的地方，该系统离实际使用也还有相当的距离，需要我进行不断地补充和完善。

通过本次毕业设计我学到了不少新的东西，也发现了大量的问题，有些在设计过程中已经解决，有些还有待今后慢慢学习。只要学习就会有更多的问题，有更多的难点，但也会有更多的收获。

参考文献

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[12] 康祥顺. Delphi 案例开发集锦[M]. 北京:电子工业出版社，2003:70-85.

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[14] 李献军，许顺斗. 软件项目开发综合实训Delphi 篇[M]. 北京:人民邮电出版社，

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[15] Borland Software Corporation . Delphi7 database application development [M]. 美国:Borland

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致谢

我这篇论文的完成，首先要感谢母校——东北农业大学的辛勤培育之恩。然后，我要感谢计算机学院各位老师五年来给予我的殷殷教诲和深切关怀，他们使我学到了许多有用的知识，使我能够在未来的社会竞争中具有一定的优势。

本论文是在计算机科学技术学院某某老师的指导和帮助下完成的。赵鹏老师渊博的知识，严谨求实的态度，诚恳的为人，使我受益匪浅，他在学习和生活上都给予我许多指导和照顾，使我的毕业设计能够顺利和愉快的完成。在此，我对老师表示最崇高的敬意和最诚挚的谢意。另外，在我做毕业设计期间，还得到了很多同学的支持和帮助，我对这些同学也表示我最衷心的感谢。