单证遗失事故的处理
2008-03-22 09:36:03| 分类： 外贸园地|举报|字号 订阅
最近一段时间，公司的外贸出口单证不止一次在传递途中遗失，有在银行交单的时候丢失，有在邮递快寄的途中遗失，无论问题出在哪个环节，都给企业乃至我们的客户的正常经营带来很大的损失和麻烦。在此，就单证遗失事故的处理，发表一点意见，希望能够给相关的工作有些帮助。
单证遗失，可能是由于企业制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要自己去尽力补救。
首先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递制度。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的“真空”缺漏。所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。
单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发票装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。详细如下：
1．报关单据的遗失
发票等单据在报关前遗失的，尽量自己补发并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人，不妨预先留几份签章空白发票箱单等，以便急需时由报关代理人帮忙填写。这在外贸工作中比较常见。但这样做的风险很大，存在着报关代理人私用于伪造单据的可能。
随付报关的核销单遗失，必须将所遗失的核销单立即报告外汇管理局，
登报声明作废，再另外出具一份核销单。海关已签发的报关单证明联、核销联遗失，可以向海关提出书面申请补签，并随附有关证明材料，海关审核同意后，可予以补签。海关在证明联、核销联上注明“补签”字样，并按规定收取工本费。
2．提单的遗失
提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放（收货人无需正本提单，凭货代电报指示放货）形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果因此出现冒领或其他纠纷----比如出口企业恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣留货物----货代难脱干系。特别地，如果是“记名提单”（即提单上限定具体的提货人）比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单”就麻烦了。如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函（担保因此出现的所有责任由发货人自己承担）即可解决；而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一、二年。这对于货主而言将是个沉重的负担。
发生在我公司的实例：
一份提单在交付快递公司后遗失，船公司要求我公司首先提供遗失声明，在船公司指定的刊物上声明提单作废，最后再交纳200%的货值担保金。最后在买卖双方的配合下，我们的客户信誉不错，以T/T方式支付给我公司货款，但那一笔数额远超货值的保证金依然被冻结在银行至少一年内无法使用；此过程非常耗时耗力。提单一般三正三副，因此，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。
单证遗失事故的处理
2008-03-22 09:36:03| 分类： 外贸园地|举报|字号 订阅
最近一段时间，公司的外贸出口单证不止一次在传递途中遗失，有在银行交单的时候丢失，有在邮递快寄的途中遗失，无论问题出在哪个环节，都给企业乃至我们的客户的正常经营带来很大的损失和麻烦。在此，就单证遗失事故的处理，发表一点意见，希望能够给相关的工作有些帮助。
单证遗失，可能是由于企业制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要自己去尽力补救。
首先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递制度。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的“真空”缺漏。所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。
单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发票装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。详细如下：
1．报关单据的遗失
发票等单据在报关前遗失的，尽量自己补发并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人，不妨预先留几份签章空白发票箱单等，以便急需时由报关代理人帮忙填写。这在外贸工作中比较常见。但这样做的风险很大，存在着报关代理人私用于伪造单据的可能。
随付报关的核销单遗失，必须将所遗失的核销单立即报告外汇管理局，
登报声明作废，再另外出具一份核销单。海关已签发的报关单证明联、核销联遗失，可以向海关提出书面申请补签，并随附有关证明材料，海关审核同意后，可予以补签。海关在证明联、核销联上注明“补签”字样，并按规定收取工本费。
2．提单的遗失
提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放（收货人无需正本提单，凭货代电报指示放货）形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果因此出现冒领或其他纠纷----比如出口企业恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣留货物----货代难脱干系。特别地，如果是“记名提单”（即提单上限定具体的提货人）比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单”就麻烦了。如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函（担保因此出现的所有责任由发货人自己承担）即可解决；而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一、二年。这对于货主而言将是个沉重的负担。
发生在我公司的实例：
一份提单在交付快递公司后遗失，船公司要求我公司首先提供遗失声明，在船公司指定的刊物上声明提单作废，最后再交纳200%的货值担保金。最后在买卖双方的配合下，我们的客户信誉不错，以T/T方式支付给我公司货款，但那一笔数额远超货值的保证金依然被冻结在银行至少一年内无法使用；此过程非常耗时耗力。提单一般三正三副，因此，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。