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从档案信息流失看档案管理中保密工作的重要性
!宗
档案信息是党和国家的宝贵财富，是企事业单位的无形资产，重视档案管理工作，有效维护档案资料的完整性、保密性，是确保档案信息资源不流失的根本措施。大量的工作实践使我们体会到，在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中，不断加强宏观指导，努力提高从业人员的认识，切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要。
一、对档案信息流失原因的分析
档案资料具有历史保存价值和现实利用价值。它特定的历史性记载和凭证性作用决定了档案管理工作具有涉密级别、涉密范围和涉密时限。无论是档案
失密，载体丢失、缺失、毁坏，还是档案资料内容失窃、
都将导致档案信息资源流失，档案的凭证作用降低，档案的秘密等级失效，由此而造成的政治影响、社会影响及经济损失不可估量。在基层档案管理工作中，造成档案信息流失的原因有很多种，综合分析，最直接、最根本的原因有以下几点：
１．保密意识弱化。近年来，有些主管或分管领导，特别是档案管理工作人员缺乏严谨的工作作风，法制观念淡薄，保密思想麻痹，松懈了档案管理过程中对保密工作的警惕性。总是认为市场经济无密可保，忽视了在市场经济的无情竞争中，信息、技术、产品专利、市场占有以及价格优势等诸多商业机密决定着一个企业的经济效益；认为高科技发展的时代有密难保，忽视了加大技术手段提高防范能力的必要性和有效性，从思想上感到束手无策，造成了工作上的被动。
一些单位和部门，特别是一些基２．档案设施老化。
层单位，往往不重视也不舍得在档案管理方面的投入。库房设备简陋，防盗设施简易，档案柜架十几年甚
保险锁、防盗器不能发至几十年不更新加固，保险柜、
挥应有的作用，监控及报警装置缺乏或失灵。这些问题的存在，致使档案资料特别是一些高密级的资料始终处于不安全的环境之中，也给偷窥者、盗窃者以可乘之机。
由于档案管理工作的随意性，３．档案工作随意化。
造成信息资料流失的案例非常之多。而最为突出的是，一些三资企业的决策者或高层管理人员往往一味追求工作效率和经济效益，安排不具备档案管理方面专业知识的人员兼职、代管。他们不仅缺乏档案管理方面的系统理论和实践常识，而且缺乏保密观念和防范意识，结果由随意导致混乱，由混乱引发流失，由流失造成无法挽回的损失。
由于基础性工作过于粗糙，该４．档案手续简单化。
履行的手续简单化，直接影响档案管理质量，甚至造成信息资料流失。特别是该分类立目的混合存放；该设密加锁的随意存放；该存原件的却保存了复印件。同时，在使用或调阅档案资料图纸时，没有详细登记，没有本人签名，没有追缴返还时限。出现问题时往往因手续不明而导致责任不清、追无线索、查无下落。
二、档案保密工作应采取的对策建议
１．充分认识档案保密工作的重要性。档案保密工作是档案管理工作的一个重要组成部分，是检验档案
玲
管理工作质量的硬性指标。做好档案保密工作不仅能确保档案资料完整的保存、有效的利用、历史性记载和凭证性作用。而且还能在一定的时期内、在一定的范围内充分体现出它的权威性、惟一性和特殊性。尤其是一些国家机密、军事机密、科研尖端技术成果、重要的商业机密、重大的会议纪要等秘密、机密、甚至绝密的要件一旦进入档案管理程序，就更加凸显出档案管理过程中保密工作的重要。
一是２．完善档案保管设施，为档案工作保驾护航。
库房设施标准化。应投入大量的精力关心和支持这一事业，想方设法创造条件，投入资金，配备先进设备。
阅览室分开，严禁无关人首先，档案库房要与办公室、
员进入库房接近档案资料柜架。库房位置的选择应考虑防火、防盗、防水、防潮。其次，分类管理档案厨柜、
密码锁、防涉密文件及资料，并严格存入设有保险锁、
盗报警器的保险柜。有条件的应该将档案库房的防盗防火报警装置与当地公安及消防系统联网，进而加大和突出重点部位的安全管理，确保档案资料始终处于安全状态。
３．加强宏观管理，建立健全企业管理制度。根据《档案法》的有关规定，健立建全与企业体制相适应的档案管理制度。特别是三资企业档案，具有来源广、国际性、语种多、载体多样等特点，档案工作难度较大。应申请在建立之初就把档案工作的要求明确提出，作为三资企业发展的一项必要保证条件，并对其进行有效的督促，确保在企业发展的同时档案工作不被削弱，使档案信息资源得到保护。档案行政主管机关还应加强企业档案工作的管理，使企业档案管理纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业发展速度。
４．严格遵守立卷归档原则，加强档案工作规范化、标准化工作。在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，对完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷归档；而对没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率。三是要注意有效维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，又要切实加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定
签手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、
字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时核对、检查，如发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。同时，应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以计算机检索为主，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地进行联网，从而提高档案利用价值，使档案信息既完整又不庞杂，为保密工作奠定基础。
（作者单位：莱州市渔政渔港监督管理站）
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从档案信息流失看档案管理中保密工作的重要性
!宗
档案信息是党和国家的宝贵财富，是企事业单位的无形资产，重视档案管理工作，有效维护档案资料的完整性、保密性，是确保档案信息资源不流失的根本措施。大量的工作实践使我们体会到，在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中，不断加强宏观指导，努力提高从业人员的认识，切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要。
一、对档案信息流失原因的分析
档案资料具有历史保存价值和现实利用价值。它特定的历史性记载和凭证性作用决定了档案管理工作具有涉密级别、涉密范围和涉密时限。无论是档案
失密，载体丢失、缺失、毁坏，还是档案资料内容失窃、
都将导致档案信息资源流失，档案的凭证作用降低，档案的秘密等级失效，由此而造成的政治影响、社会影响及经济损失不可估量。在基层档案管理工作中，造成档案信息流失的原因有很多种，综合分析，最直接、最根本的原因有以下几点：
１．保密意识弱化。近年来，有些主管或分管领导，特别是档案管理工作人员缺乏严谨的工作作风，法制观念淡薄，保密思想麻痹，松懈了档案管理过程中对保密工作的警惕性。总是认为市场经济无密可保，忽视了在市场经济的无情竞争中，信息、技术、产品专利、市场占有以及价格优势等诸多商业机密决定着一个企业的经济效益；认为高科技发展的时代有密难保，忽视了加大技术手段提高防范能力的必要性和有效性，从思想上感到束手无策，造成了工作上的被动。
一些单位和部门，特别是一些基２．档案设施老化。
层单位，往往不重视也不舍得在档案管理方面的投入。库房设备简陋，防盗设施简易，档案柜架十几年甚
保险锁、防盗器不能发至几十年不更新加固，保险柜、
挥应有的作用，监控及报警装置缺乏或失灵。这些问题的存在，致使档案资料特别是一些高密级的资料始终处于不安全的环境之中，也给偷窥者、盗窃者以可乘之机。
由于档案管理工作的随意性，３．档案工作随意化。
造成信息资料流失的案例非常之多。而最为突出的是，一些三资企业的决策者或高层管理人员往往一味追求工作效率和经济效益，安排不具备档案管理方面专业知识的人员兼职、代管。他们不仅缺乏档案管理方面的系统理论和实践常识，而且缺乏保密观念和防范意识，结果由随意导致混乱，由混乱引发流失，由流失造成无法挽回的损失。
由于基础性工作过于粗糙，该４．档案手续简单化。
履行的手续简单化，直接影响档案管理质量，甚至造成信息资料流失。特别是该分类立目的混合存放；该设密加锁的随意存放；该存原件的却保存了复印件。同时，在使用或调阅档案资料图纸时，没有详细登记，没有本人签名，没有追缴返还时限。出现问题时往往因手续不明而导致责任不清、追无线索、查无下落。
二、档案保密工作应采取的对策建议
１．充分认识档案保密工作的重要性。档案保密工作是档案管理工作的一个重要组成部分，是检验档案
玲
管理工作质量的硬性指标。做好档案保密工作不仅能确保档案资料完整的保存、有效的利用、历史性记载和凭证性作用。而且还能在一定的时期内、在一定的范围内充分体现出它的权威性、惟一性和特殊性。尤其是一些国家机密、军事机密、科研尖端技术成果、重要的商业机密、重大的会议纪要等秘密、机密、甚至绝密的要件一旦进入档案管理程序，就更加凸显出档案管理过程中保密工作的重要。
一是２．完善档案保管设施，为档案工作保驾护航。
库房设施标准化。应投入大量的精力关心和支持这一事业，想方设法创造条件，投入资金，配备先进设备。
阅览室分开，严禁无关人首先，档案库房要与办公室、
员进入库房接近档案资料柜架。库房位置的选择应考虑防火、防盗、防水、防潮。其次，分类管理档案厨柜、
密码锁、防涉密文件及资料，并严格存入设有保险锁、
盗报警器的保险柜。有条件的应该将档案库房的防盗防火报警装置与当地公安及消防系统联网，进而加大和突出重点部位的安全管理，确保档案资料始终处于安全状态。
３．加强宏观管理，建立健全企业管理制度。根据《档案法》的有关规定，健立建全与企业体制相适应的档案管理制度。特别是三资企业档案，具有来源广、国际性、语种多、载体多样等特点，档案工作难度较大。应申请在建立之初就把档案工作的要求明确提出，作为三资企业发展的一项必要保证条件，并对其进行有效的督促，确保在企业发展的同时档案工作不被削弱，使档案信息资源得到保护。档案行政主管机关还应加强企业档案工作的管理，使企业档案管理纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业发展速度。
４．严格遵守立卷归档原则，加强档案工作规范化、标准化工作。在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，对完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷归档；而对没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率。三是要注意有效维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，又要切实加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定
签手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、
字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时核对、检查，如发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。同时，应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以计算机检索为主，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地进行联网，从而提高档案利用价值，使档案信息既完整又不庞杂，为保密工作奠定基础。
（作者单位：莱州市渔政渔港监督管理站）