常见的电子数据的采集及注意事项
结合日常业务咨询中常见的电子数据类型，通过案例分析电子证据的采集及注意事项：
（一） 电子邮件
注意事项：
基于效率考虑，公司业务部门希望通过电子邮件方式进行一些业务活动，如通过电子邮件签订协议或进行续约。如何规避其中法律风险，我们提出以下几点建议：
1. 确保电子邮件是有权人所发。邮件内容应当与发邮件人的身份符合，譬如案件中提到的资金提成邮件，如果不是由该公司法定代表人或其授权代表所发，显然对公司不发生效力。如何确保发件人是有权人，大体可以从以下几方面着手：
（1）对于商务活动，应要求对方提供授权书或其他能证明其有权进行商务活动的证明（名片可以作为参考，但不能作为是否有权的证明）。
（2）通过书面合同的形式确定双方电子邮件往来时有效的电子邮箱地址，则后续从指定邮件发出的邮件，都将被推定为有权人所发。
2. 以邮件直接回复的方式对接收到的电子邮件回复，动态记录双方意思表示的完整过程，也有助于确定接收或发送的对象的真实身份。
3. 业务活动结束前，建议在邮件中对之前双方的谈判情况进行总结，明确双方谈判成果，由另一方邮件确认。
4. 注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需。
鉴于任何人只要掌握了某一注册用户的用户名、密码，就可在任何地方，使用任意一台联网的计算机在该用户所对应的电子信箱上收发、删除E —mail 。因此对于关系重大的业务活动，我们建议在电子邮件确认后，双方仍应签订正式的书面文件，杜绝一方日后否认曾发电子邮件而产生的证明风险。
（二） 传真
注意事项：
公司日常生产经营中，传真是日常交流的较常用方式之一，但是由于传真件证明力弱，传真接收方需提供其他证据加以佐证，否则就可能败诉。所以，在业务活动中，我们建议注意传真使用的场合及方式，同时应做好证据收集和保留工作。
1．应严格按照公司《合同管理》通过书面文本签订合同，如果事情紧急，可以先通过传真件形式缔结合同，再补签书面合同文本。
2．对于重大问题，因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，在发出传真的同时也要将原件寄发给接收人；收件人收到传真件后，也应及时要求对方递交传真件的原件文本。否则，一旦收件人按照传真件要求履行相关事务，而对方翻脸不认账的情形下，收件人必须另外举证证明双方之间的法律关系。
（三） 即时通信软件数据（QQ 、MSN ）
（以下简称聊天工具）
注意事项：
1. 尽一切方法证明网络聊天记录中网名确系对方本人。扩大数据收集范围，尤其是反映聊天记录的用户网名与现实中自然人身份相对应的相关数据。另外也应注意收集其他可以佐证的证据，例如合同中约定的QQ 联系方式、对方的名片、对方写有姓名及QQ 号码的纸条、手机通话录音等。
2. 妥善使用聊天工具的功能。有的聊天工具本身具备管理记录功能，可将聊天记录上传到服务器（如腾讯QQ ），有的可直接将聊天记录储存在服务器上。通过将数据存储在第三方服务器上，增强其安全性与真实性。
3. 注意收集与聊天工具所涉及内容有关的其他证据（合同、短信、签收的文件、银行转账凭证等）予以佐证。
（四） 封闭计算机系统中的电子数据 封闭计算机系统是指未连接互联网的计算机系统，封闭计算机系统中的电子数据包括单个电子文件、数据库、电子报关单、黑匣子、交通信息卡资料等。公司知识门户中的电子文
件也都属于封闭计算机系统中的电子数据。
注意事项：
封闭计算机系统中的电子数据相对于开放系统中的电子数据更易被破坏，影响该电子数据真实性的因素很多，判断电子数据的真实性往往就成为认定电子数据的关键。对该类证据建议由专业单位采集并申请人民法院通知有专门知识的人出庭就专业问题提出意见或申请鉴定单位专业鉴定。
（五） 电子商务网页---淘宝、易趣、糯米团等
注意事项：
1．对于电子商务的贸易双方而言, 可以收集并提取网络服务商储存的资料。由于网络服务商具有资料保密和存储的义务, 对于用户和数据采用密码方法或其他方法给予特殊保护, 所以当贸易双方发生纠纷时, 可以将存放在网络服务商那里的电子档案作为有效的诉讼证据。
2．对于电子商务的销售方，应注意上传销售信息的准确性，否则即便在诉讼中能够成功说服法院以“重大误解”为由撤销交易，但也会损害销售方的声誉。2012年以来，亚马逊网络商城多次单方撤销消费者订单，导致信誉危机。公司目前也正在开展电子商务，需要引起我们的重视。
（六） 手机短信
注意事项：
手机短信作为证据存在着短信发送主体无法确定、短信内容的真实性存疑等电子证据普遍存在的缺点，因此作为证据使用时需注意如下要点：
1．对手机短信进行公证，对该短信证据的生成过程和内容的真实性进行公证，提高手机短信的证明效力。
2．尽可能获取证据以证明短信的真实发送主体。一般可采取的途径如下： 第一、注意诉讼相对方向法院提交的材料，如诉状、答辩状中留给法院供联系的手机号码是否就是己方提供的短信证据的发送号码。如果两个号码一致，则可证明诉讼相对方即为短信的发送方。
第二、通过查找实名登记信息或调取手机话费单等方法，确定手机号码的实际使用人。这种方式往往需要借助于法院的调查令方能实现，另外，许多手
机并非实名登记，因此通过此方法不一定能确定短信发送方。
第三、获取名片等信息材料。如果这些材料上的联系方式与己方所主张的短信证据发送主体相一致，也可以起到一定的证明作用。但是这种方法证明力偏弱，对方有可能否认名片或宣传材料的真实性来进行抗辩。
第四、在签订的协议或合同中加入“通知与联系”条款，约定双方的联系人、联系地址、手机号码、电子邮箱等。只要是合同“通知与联系”条款中所列的手机号码所发送的消息，一般即可被认定为该合同一方联系人所发。目前公司签订合同中已经采用了此种方法。
3．对于重大问题，尽量通过书面合同、书面函件的形式进行确认，如果没有书面的材料，应注意及时收集其他相关证据，以便形成完整的证据链，增强证据的被采信度。
（七）电话录音
注意事项：
除非是以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的，否则录音资料具有证据效力，未经对方同意所录制的录音也属于合法有效的证据，但是录音资料要起到证明作用，需注意以下几点：
1．录音材料中，对话应明确表明录音的日期、当事人身份、地点，尤其是要体现当事人身份，只有先确定主体，才能谈得上通过录音证明双方存在什么关系，发生了什么事。需要注意的是，要以合适的、自然的方式明确对方的这些情况，以免引起对方的警惕。
2．要尽可能的明确事件发生的时间、地点、过程和结果。涉及数额的，相关数额务必明确具体。
3．录音人应提出话题或者提出质疑问题以便引导、促使对方自己说出事实真相，坚持录音者少说话让被录者多说话，被录者沉默并不表示其承认。
4．录音过程不要间断，不能因为被录音者说别的与案件无关的事情就暂时停录，否则会被认为录音有剪辑的嫌疑而否定该录音的真实性和合法性。
5．录音完毕后，要整理出文字稿，并将其中与案件有重大联系的内容用彩笔标出，连同录音证据一同提交法院。
6．录音的原始载体及录音的原始文件必须保存好，切勿修改、剪辑或移动存储。
总结
在信息时代的今天，电子数据将在越来越多的领域出现，在证明案件事实的过程中起着越来越重要的作用，我们需要重视对电子数据的运用。由于电子数据的复杂性和特殊性，在实践中，要求举证人特别注意收集内容和方式方法。单纯依靠电子数据来证明案件事实或当事人的主张会存在许多风险和障碍，应尽可能多的收集能够证明其真实性及发送（或接收）主体真实身份的电子证据及相关证据，通过各项证据之间相互印证，形成完整的证据链，从而对案件事实起到充分确凿的证明作用。
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常见的电子数据的采集及注意事项
结合日常业务咨询中常见的电子数据类型，通过案例分析电子证据的采集及注意事项：
（一） 电子邮件
注意事项：
基于效率考虑，公司业务部门希望通过电子邮件方式进行一些业务活动，如通过电子邮件签订协议或进行续约。如何规避其中法律风险，我们提出以下几点建议：
1. 确保电子邮件是有权人所发。邮件内容应当与发邮件人的身份符合，譬如案件中提到的资金提成邮件，如果不是由该公司法定代表人或其授权代表所发，显然对公司不发生效力。如何确保发件人是有权人，大体可以从以下几方面着手：
（1）对于商务活动，应要求对方提供授权书或其他能证明其有权进行商务活动的证明（名片可以作为参考，但不能作为是否有权的证明）。
（2）通过书面合同的形式确定双方电子邮件往来时有效的电子邮箱地址，则后续从指定邮件发出的邮件，都将被推定为有权人所发。
2. 以邮件直接回复的方式对接收到的电子邮件回复，动态记录双方意思表示的完整过程，也有助于确定接收或发送的对象的真实身份。
3. 业务活动结束前，建议在邮件中对之前双方的谈判情况进行总结，明确双方谈判成果，由另一方邮件确认。
4. 注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需。
鉴于任何人只要掌握了某一注册用户的用户名、密码，就可在任何地方，使用任意一台联网的计算机在该用户所对应的电子信箱上收发、删除E —mail 。因此对于关系重大的业务活动，我们建议在电子邮件确认后，双方仍应签订正式的书面文件，杜绝一方日后否认曾发电子邮件而产生的证明风险。
（二） 传真
注意事项：
公司日常生产经营中，传真是日常交流的较常用方式之一，但是由于传真件证明力弱，传真接收方需提供其他证据加以佐证，否则就可能败诉。所以，在业务活动中，我们建议注意传真使用的场合及方式，同时应做好证据收集和保留工作。
1．应严格按照公司《合同管理》通过书面文本签订合同，如果事情紧急，可以先通过传真件形式缔结合同，再补签书面合同文本。
2．对于重大问题，因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，在发出传真的同时也要将原件寄发给接收人；收件人收到传真件后，也应及时要求对方递交传真件的原件文本。否则，一旦收件人按照传真件要求履行相关事务，而对方翻脸不认账的情形下，收件人必须另外举证证明双方之间的法律关系。
（三） 即时通信软件数据（QQ 、MSN ）
（以下简称聊天工具）
注意事项：
1. 尽一切方法证明网络聊天记录中网名确系对方本人。扩大数据收集范围，尤其是反映聊天记录的用户网名与现实中自然人身份相对应的相关数据。另外也应注意收集其他可以佐证的证据，例如合同中约定的QQ 联系方式、对方的名片、对方写有姓名及QQ 号码的纸条、手机通话录音等。
2. 妥善使用聊天工具的功能。有的聊天工具本身具备管理记录功能，可将聊天记录上传到服务器（如腾讯QQ ），有的可直接将聊天记录储存在服务器上。通过将数据存储在第三方服务器上，增强其安全性与真实性。
3. 注意收集与聊天工具所涉及内容有关的其他证据（合同、短信、签收的文件、银行转账凭证等）予以佐证。
（四） 封闭计算机系统中的电子数据 封闭计算机系统是指未连接互联网的计算机系统，封闭计算机系统中的电子数据包括单个电子文件、数据库、电子报关单、黑匣子、交通信息卡资料等。公司知识门户中的电子文
件也都属于封闭计算机系统中的电子数据。
注意事项：
封闭计算机系统中的电子数据相对于开放系统中的电子数据更易被破坏，影响该电子数据真实性的因素很多，判断电子数据的真实性往往就成为认定电子数据的关键。对该类证据建议由专业单位采集并申请人民法院通知有专门知识的人出庭就专业问题提出意见或申请鉴定单位专业鉴定。
（五） 电子商务网页---淘宝、易趣、糯米团等
注意事项：
1．对于电子商务的贸易双方而言, 可以收集并提取网络服务商储存的资料。由于网络服务商具有资料保密和存储的义务, 对于用户和数据采用密码方法或其他方法给予特殊保护, 所以当贸易双方发生纠纷时, 可以将存放在网络服务商那里的电子档案作为有效的诉讼证据。
2．对于电子商务的销售方，应注意上传销售信息的准确性，否则即便在诉讼中能够成功说服法院以“重大误解”为由撤销交易，但也会损害销售方的声誉。2012年以来，亚马逊网络商城多次单方撤销消费者订单，导致信誉危机。公司目前也正在开展电子商务，需要引起我们的重视。
（六） 手机短信
注意事项：
手机短信作为证据存在着短信发送主体无法确定、短信内容的真实性存疑等电子证据普遍存在的缺点，因此作为证据使用时需注意如下要点：
1．对手机短信进行公证，对该短信证据的生成过程和内容的真实性进行公证，提高手机短信的证明效力。
2．尽可能获取证据以证明短信的真实发送主体。一般可采取的途径如下： 第一、注意诉讼相对方向法院提交的材料，如诉状、答辩状中留给法院供联系的手机号码是否就是己方提供的短信证据的发送号码。如果两个号码一致，则可证明诉讼相对方即为短信的发送方。
第二、通过查找实名登记信息或调取手机话费单等方法，确定手机号码的实际使用人。这种方式往往需要借助于法院的调查令方能实现，另外，许多手
机并非实名登记，因此通过此方法不一定能确定短信发送方。
第三、获取名片等信息材料。如果这些材料上的联系方式与己方所主张的短信证据发送主体相一致，也可以起到一定的证明作用。但是这种方法证明力偏弱，对方有可能否认名片或宣传材料的真实性来进行抗辩。
第四、在签订的协议或合同中加入“通知与联系”条款，约定双方的联系人、联系地址、手机号码、电子邮箱等。只要是合同“通知与联系”条款中所列的手机号码所发送的消息，一般即可被认定为该合同一方联系人所发。目前公司签订合同中已经采用了此种方法。
3．对于重大问题，尽量通过书面合同、书面函件的形式进行确认，如果没有书面的材料，应注意及时收集其他相关证据，以便形成完整的证据链，增强证据的被采信度。
（七）电话录音
注意事项：
除非是以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的，否则录音资料具有证据效力，未经对方同意所录制的录音也属于合法有效的证据，但是录音资料要起到证明作用，需注意以下几点：
1．录音材料中，对话应明确表明录音的日期、当事人身份、地点，尤其是要体现当事人身份，只有先确定主体，才能谈得上通过录音证明双方存在什么关系，发生了什么事。需要注意的是，要以合适的、自然的方式明确对方的这些情况，以免引起对方的警惕。
2．要尽可能的明确事件发生的时间、地点、过程和结果。涉及数额的，相关数额务必明确具体。
3．录音人应提出话题或者提出质疑问题以便引导、促使对方自己说出事实真相，坚持录音者少说话让被录者多说话，被录者沉默并不表示其承认。
4．录音过程不要间断，不能因为被录音者说别的与案件无关的事情就暂时停录，否则会被认为录音有剪辑的嫌疑而否定该录音的真实性和合法性。
5．录音完毕后，要整理出文字稿，并将其中与案件有重大联系的内容用彩笔标出，连同录音证据一同提交法院。
6．录音的原始载体及录音的原始文件必须保存好，切勿修改、剪辑或移动存储。
总结
在信息时代的今天，电子数据将在越来越多的领域出现，在证明案件事实的过程中起着越来越重要的作用，我们需要重视对电子数据的运用。由于电子数据的复杂性和特殊性，在实践中，要求举证人特别注意收集内容和方式方法。单纯依靠电子数据来证明案件事实或当事人的主张会存在许多风险和障碍，应尽可能多的收集能够证明其真实性及发送（或接收）主体真实身份的电子证据及相关证据，通过各项证据之间相互印证，形成完整的证据链，从而对案件事实起到充分确凿的证明作用。
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