一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、 档案整理：
编 码：由综合部统一编码。（见附件一）
备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部
门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出„范本‟，各部门则按„范本‟对各自部门的文件进行整理。（见附件一）
备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好„预先归档‟工作，整理方法
与„范本‟雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在„文件收发记录表‟（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写„档案资料发行申请表‟（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备 注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
（2）、各种发行档案资料需盖有„档案发行章‟才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设„受付‟、„发行‟、„作废‟三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。
（1）所有的档案资料需盖有„受付‟章 ------ 红色
（2）发行的档案资料需盖有„发行‟章 ------- 兰色
（3）对于过期或失效的档案应改有„作废‟章------- 兰色
（4）档案的„受付‟、„发行‟、„作废‟应做相关的履历（如附件五）。
档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）
（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。
A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批
B：查阅非部门档案：
① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批
② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）
（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）
（2） 借阅：只限于B级档案。
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批
B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。
（3） 复印、摘抄：
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批
（4） 备注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。
（5） “档案使用申请表”详见附件六。
书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的
（1） 借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。
（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在„宣传资料领用登记表‟上登记（如附件
八）。
备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。
一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、 档案整理：
编 码：由综合部统一编码。（见附件一）
备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部
门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出„范本‟，各部门则按„范本‟对各自部门的文件进行整理。（见附件一）
备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好„预先归档‟工作，整理方法
与„范本‟雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在„文件收发记录表‟（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写„档案资料发行申请表‟（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备 注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
（2）、各种发行档案资料需盖有„档案发行章‟才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设„受付‟、„发行‟、„作废‟三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。
（1）所有的档案资料需盖有„受付‟章 ------ 红色
（2）发行的档案资料需盖有„发行‟章 ------- 兰色
（3）对于过期或失效的档案应改有„作废‟章------- 兰色
（4）档案的„受付‟、„发行‟、„作废‟应做相关的履历（如附件五）。
档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）
（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。
A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批
B：查阅非部门档案：
① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批
② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）
（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）
（2） 借阅：只限于B级档案。
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批
B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。
（3） 复印、摘抄：
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批
（4） 备注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。
（5） “档案使用申请表”详见附件六。
书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的
（1） 借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。
（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在„宣传资料领用登记表‟上登记（如附件
八）。
备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。