档案管理具体流程

一、 目的:为加强和规范公司档案管理,建立起良好的档案运行管理制度,提高档案利用效率及品质。

二、 档案整理:

编 码:由综合部统一编码。(见附件一)

备 注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到综合部

门进行统一的编码。

整理方法:由综合部整理出„范本‟,各部门则按„范本‟对各自部门的文件进行整理。(见附件一)

备 注:如在整理的方法上有更好的建议,请及时联络综合部门进行修正。

档案归档:(1)、原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好„预先归档‟工作,整理方法

与„范本‟雷同。

外来文件的收发:由档案室进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个职能部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注:原则上档案室均保留原稿,如有特殊情况需保留复印件需在„文件收发记录表‟(见附件三)上的备注栏上注明。

档案资料的发行:如因工作上的需要,有些部门需备有相关档案资料,此时应填写„档案资料发行申请表‟(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。

备 注:(1)、当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

(2)、各种发行档案资料需盖有„档案发行章‟才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理:闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章,并各分设„受付‟、„发行‟、„作废‟三枚印章盖在文件背面,执照等证件除外)。

(1)所有的档案资料需盖有„受付‟章 ------ 红色

(2)发行的档案资料需盖有„发行‟章 ------- 兰色

(3)对于过期或失效的档案应改有„作废‟章------- 兰色

(4)档案的„受付‟、„发行‟、„作废‟应做相关的履历(如附件五)。

档案的使用审批程序:(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)

(1) 查阅:在档案室现场查阅,不得带离。

A:查阅本部门档案:查阅人填申请表 → 部门负责人审批

B:查阅非部门档案:

① B级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

② A级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)

(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批,其余只需副总审批即可)

(2) 借阅:只限于B级档案。

A:程序:填申请表 → 部门负责人审批

B:时间:三天,如续借则需再次填写申请表。

(3) 复印、摘抄:

A:程序:填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

(4) 备注:A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。

(5) “档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

(1) 借阅:只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。

(2) 领用:只限于宣传资料,但也需在„宣传资料领用登记表‟上登记(如附件

八)。

备注:在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件,此资料的整理方法待原件全部整理完毕后,再进行统一的收集、整理、发行。

一、 目的:为加强和规范公司档案管理,建立起良好的档案运行管理制度,提高档案利用效率及品质。

二、 档案整理:

编 码:由综合部统一编码。(见附件一)

备 注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到综合部

门进行统一的编码。

整理方法:由综合部整理出„范本‟,各部门则按„范本‟对各自部门的文件进行整理。(见附件一)

备 注:如在整理的方法上有更好的建议,请及时联络综合部门进行修正。

档案归档:(1)、原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好„预先归档‟工作,整理方法

与„范本‟雷同。

外来文件的收发:由档案室进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个职能部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注:原则上档案室均保留原稿,如有特殊情况需保留复印件需在„文件收发记录表‟(见附件三)上的备注栏上注明。

档案资料的发行:如因工作上的需要,有些部门需备有相关档案资料,此时应填写„档案资料发行申请表‟(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。

备 注:(1)、当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

(2)、各种发行档案资料需盖有„档案发行章‟才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理:闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章,并各分设„受付‟、„发行‟、„作废‟三枚印章盖在文件背面,执照等证件除外)。

(1)所有的档案资料需盖有„受付‟章 ------ 红色

(2)发行的档案资料需盖有„发行‟章 ------- 兰色

(3)对于过期或失效的档案应改有„作废‟章------- 兰色

(4)档案的„受付‟、„发行‟、„作废‟应做相关的履历(如附件五)。

档案的使用审批程序:(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)

(1) 查阅:在档案室现场查阅,不得带离。

A:查阅本部门档案:查阅人填申请表 → 部门负责人审批

B:查阅非部门档案:

① B级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

② A级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)

(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批,其余只需副总审批即可)

(2) 借阅:只限于B级档案。

A:程序:填申请表 → 部门负责人审批

B:时间:三天,如续借则需再次填写申请表。

(3) 复印、摘抄:

A:程序:填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

(4) 备注:A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。

(5) “档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

(1) 借阅:只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。

(2) 领用:只限于宣传资料,但也需在„宣传资料领用登记表‟上登记(如附件

八)。

备注:在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件,此资料的整理方法待原件全部整理完毕后,再进行统一的收集、整理、发行。


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