5 日常账务处理 在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。
2.1 重新注册企业门户
以会计于红的身份重新注册企业门户。
用户名“111”；密码为空；账套“456 电算化考试练习账套”；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。 操作步骤
（1）执行“文件→重新注册”命令。
（2）输入相关信息。如图2-1所示。
用户名“111”；密码为空；账套“666 ；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。
（3）单击“确定”按钮。
2.2 填制凭证
1、1月3日，财务部从工行提取现金10 000元，现金支票号XJ001. 摘要 提现
借： 库存现金 10 000 贷： 银行存款—工行存款 10 000 2、1月6日，预支销售部王利赴西安差旅费3 000元。
摘要 出差借款
借：其他应收款 3 000
贷：库存现金 3000
3、 1月16日，销售部王利报销差旅费 2 270元，余额收回现金730元。
摘要 报销差旅费
借：销售费用 2 270
库存现金 730
贷：其他应收款 3 000
4、1月18日，车间领用主板（单价 1 150元）、硬盘（单价 800元）各10盒，用于生产P4-1台式电脑。
摘要 领用材料
借：生产成本——直接材料 19500
贷：原材料——主板 11 500
——硬盘 8 000
5、1月24日，收到某集团投资资金10 000美元，汇率1:6.25.转账支票号ZZW001。
摘要 接受投资
借：银行存款——中行存款 62 500
贷：实收资本 62500
操作步骤
(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
(2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。
(3)选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2014/01/03”。
(4)输入摘要“提现”；输入借方科目“1001”，输入借方金额“10 000”，回车；摘要自动带到下一行，
(5)输入贷方科目“100201”，按回车键，选择结算方式“现金支票”并输入票号“XJ001”，输入贷方金额“10 000”。
(6)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。如图2-2所示。
图2-2 填制记账凭证
其他（1）出差借款凭证。
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（2）报销差旅费凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，
（3）领用材料凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（4）接受投资凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（1） 审核凭证、出纳签字
操作员 333 重新注册“登录日期：2014年1月31日”、审核所有凭证、出纳签字，并记账。
操作步骤
以账套主管何霞的身份重新注册信息门户。
用户名“333”；密码为空；账套“666”；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。
(1)执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。
(2)输入查询条件，可采用默认值。
(3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。
(4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。
(5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。如图2-5所示。
图2-5 审核凭证
(6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。
2.6 记账
例 2-6
将已审核凭证全部记账。
操作步骤
(1) 执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。
(2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。如图2-6所示。
图2-6记账-选择凭证
(3) 单击“下一步”按钮。
(4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。
(5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。如图2-7所示。
图2-7 记账-期初试算平衡表
(6) 单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。
(7) 单击“确定”，记账完毕。
1、 说 明
在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。
通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。
凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。
(1) 凭证头：反映凭证编号和制单日期等内容。
凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。 凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统
分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。
制单日期：系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。 附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。
(2) 凭证主体：输入本张凭证的分录信息。包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。
摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。
科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。
辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。
如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。
若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。
金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
操作注意事项：
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。
金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。
可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
2、 说 明
为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。
注意事项：
所有填制的凭证必须经过审核。
审核人必须具有审核权。
审核人和制单人不能是同一个人。
凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
凭证可以单张审核也可以成批审核。
3、 说 明
计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经
过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。
系统记账过程：
(1)选择记账凭证
即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第19号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。
（2）记账报告
系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。
（3）记账
记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。 注意事项：（1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。（2）上月未记账，本月不能记账。（3）只有审核无误的记账凭证才能作为记账依据。（4）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。（5）每月可多次记账。
5 日常账务处理 在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。
2.1 重新注册企业门户
以会计于红的身份重新注册企业门户。
用户名“111”；密码为空；账套“456 电算化考试练习账套”；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。 操作步骤
（1）执行“文件→重新注册”命令。
（2）输入相关信息。如图2-1所示。
用户名“111”；密码为空；账套“666 ；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。
（3）单击“确定”按钮。
2.2 填制凭证
1、1月3日，财务部从工行提取现金10 000元，现金支票号XJ001. 摘要 提现
借： 库存现金 10 000 贷： 银行存款—工行存款 10 000 2、1月6日，预支销售部王利赴西安差旅费3 000元。
摘要 出差借款
借：其他应收款 3 000
贷：库存现金 3000
3、 1月16日，销售部王利报销差旅费 2 270元，余额收回现金730元。
摘要 报销差旅费
借：销售费用 2 270
库存现金 730
贷：其他应收款 3 000
4、1月18日，车间领用主板（单价 1 150元）、硬盘（单价 800元）各10盒，用于生产P4-1台式电脑。
摘要 领用材料
借：生产成本——直接材料 19500
贷：原材料——主板 11 500
——硬盘 8 000
5、1月24日，收到某集团投资资金10 000美元，汇率1:6.25.转账支票号ZZW001。
摘要 接受投资
借：银行存款——中行存款 62 500
贷：实收资本 62500
操作步骤
(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。
(2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。
(3)选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2014/01/03”。
(4)输入摘要“提现”；输入借方科目“1001”，输入借方金额“10 000”，回车；摘要自动带到下一行，
(5)输入贷方科目“100201”，按回车键，选择结算方式“现金支票”并输入票号“XJ001”，输入贷方金额“10 000”。
(6)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。如图2-2所示。
图2-2 填制记账凭证
其他（1）出差借款凭证。
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（2）报销差旅费凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，
（3）领用材料凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（4）接受投资凭证
在“填制凭证”窗口，点【增加】按钮，完毕，点【保存】。
（1） 审核凭证、出纳签字
操作员 333 重新注册“登录日期：2014年1月31日”、审核所有凭证、出纳签字，并记账。
操作步骤
以账套主管何霞的身份重新注册信息门户。
用户名“333”；密码为空；账套“666”；会计年度“2014”；日期“2014-01-31”。
(1)执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。
(2)输入查询条件，可采用默认值。
(3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。
(4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。
(5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。如图2-5所示。
图2-5 审核凭证
(6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。
2.6 记账
例 2-6
将已审核凭证全部记账。
操作步骤
(1) 执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。
(2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。如图2-6所示。
图2-6记账-选择凭证
(3) 单击“下一步”按钮。
(4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。
(5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。如图2-7所示。
图2-7 记账-期初试算平衡表
(6) 单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。
(7) 单击“确定”，记账完毕。
1、 说 明
在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。
通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。
凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。
(1) 凭证头：反映凭证编号和制单日期等内容。
凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。 凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统
分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。
制单日期：系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。 附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。
(2) 凭证主体：输入本张凭证的分录信息。包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。
摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。
科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。
辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。
如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。
若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。
金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
操作注意事项：
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。
金额不能为“零”; 红字以“－”号表示。
可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
2、 说 明
为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。
注意事项：
所有填制的凭证必须经过审核。
审核人必须具有审核权。
审核人和制单人不能是同一个人。
凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
凭证可以单张审核也可以成批审核。
3、 说 明
计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经
过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。
系统记账过程：
(1)选择记账凭证
即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第19号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。
（2）记账报告
系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。
（3）记账
记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。 注意事项：（1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。（2）上月未记账，本月不能记账。（3）只有审核无误的记账凭证才能作为记账依据。（4）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。（5）每月可多次记账。