办公室公文写作
一、 公文的种类：
根据发文对象可以分为三类：
上行文——下级单位向上级单位的发文
例如：请示、报告等
平行文——平行单位或者不相隶属单位之间的发文
例如：通知、函等
下行文——上级单位向下级单位的发文
例如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等
二、 公文写作的一般要求：
正确选用文种，体式规范；标题准确反应全文主题；观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了；简明扼要，直书不曲；表述紧凑严密；用语庄重平实；概念稳定；用语礼貌得体；正确运用标点符号；准确计算
三、 公文格式具体要求：
页面设置：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
页边距：上2.0cm、下2.0cm、左2.7cm、右2.7cm
页眉页脚：无
页码：普通阿拉伯数字，页面底端右侧
正文格式：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
标题字体：宋体二号字加粗
正文字体：仿宋_GB2312三号字
段落格式：单倍行距、提行空两格
符号的运用：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
第一层：一、二、三
第二层：（一）、（二）、（三）
第三层：1、2、3
第四层：（1）、（2）、（3）
第五层：①、②、③
数字的用法：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如：二〇一三年年度总结报告）；公文最后的落款日期必须用大写数字（如：二〇一三年十二月二十日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字
四、 常用公文写作
请示（请假条）
随着对办公高效化的要求，用邮件等书写请假条已经与纸质请假条一起，成为现代企业请假制度中的两种请假方式，目前纸质请假条多为文档版本，可直接发给人事部门申请批准并存档，亦可根据公司要求打印出来经批准后再交给人事部门。
无论是邮件版的请假条还是文档版的请假条，在其写法上，必须包含的内容主要有：请假受理人（或部门）、请假事由、请假具体时间、请假人、请假日期这五大项。
请假条的写法：
写请假条需要注意下述事项：
1、时间上：提前写，请假提前写请假条一般是企业对员工请假的明文（或默认）要求；如有特殊情况，临时请假等可以在事后补写请假条，但大部分企业对事后请假条有时间限制，一般为员工恢复上班的当天，或者1到2个工作日内。
2、格式上：
请假条（居中）
受理请假的人或主管部门（称谓，如王经理或人力资源部，注意顶格）：
我因（请假原因：事因、病因等原因，简单陈述即可），于____年____月____日至____年____月____日（请假起止时间），请假____天（请假具体时间），请批准（请假辞）。
请假人：XXX（请假人签名）
____年____月____日（请假日期）
请假条范文：
请事假
1. 请长事假
请假条
XX部：
我因读成考函授，于2013年12月1日至2013年12月15日，请假10天，请批准。
请假人：XXX
二〇一三年十二月一日
2. 请产假：
请假条
XX部：
本人于____年____月____日的预产期，经医生建议，定于2013年____月____日提前待产，特从2013年____月____日开 始请假，期限为_____天，请领导予批准，谢谢!
申请人：XXX
二〇一三年十二月一日
3. 请病假：
请假条
XX部：
我因感冒发高烧，需要输液，故于____年____月____日请假一天，请批准，谢谢!
申请人：XXX
二〇一三年十二月一日
通知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。
一般性通知
在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
会议通知
上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。
这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四， 就可能影响会议的按时召开和正常进行。
通知的格式
1. 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”
或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。
2. 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，
内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)。
3. 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地
点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。
4. 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。
写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。 文档通知范文：
通知
各位同事：
2013年12月20日公司工会组织员工活动，欢迎大家准时参加，现将相关事宜通知如下：
活动主题：XXXX
参与人员：XXXX
活动时间：XXXX
活动地点：XXXX
注意事项：XXXX
XX公司工会
二〇一三年十二月一日
手机短信通知：
“通知”二字可写在开头也可不写，必要时开头要说明自己的身份（名字、职务），内容要求与书面通知相同，结尾无需落款，但要有“收到请回，谢谢”要确保每人都能够收到通知。 手机短信通知范文：
邮件
1. 主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
（1） 一定不要空白标题，这是最失礼的。
（2） 标题要简短，不宜冗长。
（3） 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因
为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
（4） 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
（5） 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
（6） 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
（7） 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
（8） 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发
出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
称呼
（1） 恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提
醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL、Everyone，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则
（2） 应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼
英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。称呼是第一行顶格写。
问候
（1） Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您
好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完
全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
（2） 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也
能平静的看待。
正文
（1） Email正文要简明扼要，行文通顺，若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的
身份，姓名或你代表的企业，名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑直接说正事，别人不知道你是谁很可能最后处理你的邮件。但也不可过多，有些联系方式等与正文无关的信息应在签名档中表明。
（2） Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
（3） 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
（4） 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是
对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
（5） 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
（6） Email正文如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保
持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
（7） 一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要
过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
（8） 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态
度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
（9） 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手
段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
（10） 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
（11） 不要使用:) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email
不是情书，所以笑脸字符最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合
附件
（1） 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
（2） 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管
理
（3） 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
（4） 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
（5） 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
（6） 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
（1） 只在必要的时候才使用英文邮件，英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
（2） 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方与你的邮件往来是采用中文，请
不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
（3） 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平
或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
（4） 选择便于阅度的字号和字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，
字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名
（1） 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可
能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
（2） 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职
务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
（3） 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口
号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
（4） 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进
行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签
名档，灵活调用。
（5） 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一
般应选择比正文字体小一些。
回复
（1） 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
（2） 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
（3） 回复不得少于10个字，对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已
知道”等字眼，这是非常不礼貌的。要凑够10个字，显示出你的尊重。
（4） 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超
过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
（5） 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道
的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！
（6） 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出
回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
（1） 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理这封
邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人。这个可能用在非常规场合。
（2） TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从
高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
（3） 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
（4） 转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之
外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
五、 充分利用一切工具：
利用模板、利用积累、请教他人
办公室公文写作
一、 公文的种类：
根据发文对象可以分为三类：
上行文——下级单位向上级单位的发文
例如：请示、报告等
平行文——平行单位或者不相隶属单位之间的发文
例如：通知、函等
下行文——上级单位向下级单位的发文
例如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等
二、 公文写作的一般要求：
正确选用文种，体式规范；标题准确反应全文主题；观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了；简明扼要，直书不曲；表述紧凑严密；用语庄重平实；概念稳定；用语礼貌得体；正确运用标点符号；准确计算
三、 公文格式具体要求：
页面设置：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
页边距：上2.0cm、下2.0cm、左2.7cm、右2.7cm
页眉页脚：无
页码：普通阿拉伯数字，页面底端右侧
正文格式：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
标题字体：宋体二号字加粗
正文字体：仿宋_GB2312三号字
段落格式：单倍行距、提行空两格
符号的运用：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
第一层：一、二、三
第二层：（一）、（二）、（三）
第三层：1、2、3
第四层：（1）、（2）、（3）
第五层：①、②、③
数字的用法：（仅供参考，具体参照公司文档要求）
公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如：二〇一三年年度总结报告）；公文最后的落款日期必须用大写数字（如：二〇一三年十二月二十日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字
四、 常用公文写作
请示（请假条）
随着对办公高效化的要求，用邮件等书写请假条已经与纸质请假条一起，成为现代企业请假制度中的两种请假方式，目前纸质请假条多为文档版本，可直接发给人事部门申请批准并存档，亦可根据公司要求打印出来经批准后再交给人事部门。
无论是邮件版的请假条还是文档版的请假条，在其写法上，必须包含的内容主要有：请假受理人（或部门）、请假事由、请假具体时间、请假人、请假日期这五大项。
请假条的写法：
写请假条需要注意下述事项：
1、时间上：提前写，请假提前写请假条一般是企业对员工请假的明文（或默认）要求；如有特殊情况，临时请假等可以在事后补写请假条，但大部分企业对事后请假条有时间限制，一般为员工恢复上班的当天，或者1到2个工作日内。
2、格式上：
请假条（居中）
受理请假的人或主管部门（称谓，如王经理或人力资源部，注意顶格）：
我因（请假原因：事因、病因等原因，简单陈述即可），于____年____月____日至____年____月____日（请假起止时间），请假____天（请假具体时间），请批准（请假辞）。
请假人：XXX（请假人签名）
____年____月____日（请假日期）
请假条范文：
请事假
1. 请长事假
请假条
XX部：
我因读成考函授，于2013年12月1日至2013年12月15日，请假10天，请批准。
请假人：XXX
二〇一三年十二月一日
2. 请产假：
请假条
XX部：
本人于____年____月____日的预产期，经医生建议，定于2013年____月____日提前待产，特从2013年____月____日开 始请假，期限为_____天，请领导予批准，谢谢!
申请人：XXX
二〇一三年十二月一日
3. 请病假：
请假条
XX部：
我因感冒发高烧，需要输液，故于____年____月____日请假一天，请批准，谢谢!
申请人：XXX
二〇一三年十二月一日
通知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。
一般性通知
在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
会议通知
上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。
这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四， 就可能影响会议的按时召开和正常进行。
通知的格式
1. 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”
或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。
2. 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，
内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)。
3. 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地
点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。
4. 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。
写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。 文档通知范文：
通知
各位同事：
2013年12月20日公司工会组织员工活动，欢迎大家准时参加，现将相关事宜通知如下：
活动主题：XXXX
参与人员：XXXX
活动时间：XXXX
活动地点：XXXX
注意事项：XXXX
XX公司工会
二〇一三年十二月一日
手机短信通知：
“通知”二字可写在开头也可不写，必要时开头要说明自己的身份（名字、职务），内容要求与书面通知相同，结尾无需落款，但要有“收到请回，谢谢”要确保每人都能够收到通知。 手机短信通知范文：
邮件
1. 主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
（1） 一定不要空白标题，这是最失礼的。
（2） 标题要简短，不宜冗长。
（3） 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因
为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
（4） 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
（5） 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
（6） 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
（7） 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
（8） 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发
出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
称呼
（1） 恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提
醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL、Everyone，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则
（2） 应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼
英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。称呼是第一行顶格写。
问候
（1） Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您
好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完
全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
（2） 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也
能平静的看待。
正文
（1） Email正文要简明扼要，行文通顺，若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的
身份，姓名或你代表的企业，名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑直接说正事，别人不知道你是谁很可能最后处理你的邮件。但也不可过多，有些联系方式等与正文无关的信息应在签名档中表明。
（2） Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
（3） 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
（4） 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是
对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
（5） 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
（6） Email正文如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保
持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
（7） 一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要
过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
（8） 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态
度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
（9） 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手
段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
（10） 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
（11） 不要使用:) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email
不是情书，所以笑脸字符最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合
附件
（1） 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
（2） 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管
理
（3） 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
（4） 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
（5） 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
（6） 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
（1） 只在必要的时候才使用英文邮件，英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
（2） 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方与你的邮件往来是采用中文，请
不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
（3） 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平
或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
（4） 选择便于阅度的字号和字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，
字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名
（1） 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可
能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
（2） 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职
务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
（3） 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口
号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
（4） 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进
行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签
名档，灵活调用。
（5） 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一
般应选择比正文字体小一些。
回复
（1） 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
（2） 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
（3） 回复不得少于10个字，对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已
知道”等字眼，这是非常不礼貌的。要凑够10个字，显示出你的尊重。
（4） 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超
过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
（5） 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道
的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！
（6） 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出
回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
（1） 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理这封
邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人。这个可能用在非常规场合。
（2） TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从
高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
（3） 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
（4） 转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之
外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
五、 充分利用一切工具：
利用模板、利用积累、请教他人