档案室照片档案的收集
一、照片的归档制度
建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围
照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：
1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间
照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档
传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。
2.年终归档
照片拍摄、冲洗完成之后，由摄影者或承办部门先行登记，年终再归档。照片的归档一般不应跨年度。由于采取此种方法，照片容易散失，所以仅适用于一些零散产生或制作过程相对较长的照片。
（三）照片的归档要求
1.原版要件
2.齐全完整
照片与底片和文字说明要齐全完整，纸质与数码及其信息要齐全完整。
3.结构合理
对一组照片要选择具有典型性、代表性的照片进行归档。
4.清晰无损
5.格式规范 数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，对高质量和特殊用途的数码照片可采用TIFF或者RAW格式。在一个单位内，对数码照片的格式要实行统一标准，保证归档的数码照片的像素不低于300万，扫描照片的线数不低于600dpi，且要保存有原始拍摄数据。对于不同的格式，必须转化为统一的格式，通常可使用ACDSee、Photoshop等常用软件，借助电脑自动进行数码照片格式的转换，但在转换过程中要保证分辨率不变和EXIF信息不被丢失。
6.介质优良
档案馆照片档案的收集
一、照片档案的收集范围
档案馆馆藏照片档案来源于四个方面：一是现行机关、团体、企
事业单位的照片档案；二是撤销单位的照片档案；三是散存于组织和个人手中的照片档案；四是档案馆之间交换的照片档案。
二、接收移交单位的照片档案
（一）接收现行单位的照片档案
1.接收照片档案的期限
依据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定：机关、团体、企事业单位和其他组织，应定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
据此，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
2.接收照片档案的要求
（1）进馆照片档案应按全宗整理，保证全宗的完整性
（2）进馆照片档案应进行鉴定
（3）进馆照片档案应齐全完整
（4）进馆照片档案应清点核对
（二）接收撤销单位的照片档案
三、征集散存于社会的照片档案
（一）征集的途径
1.征集散存于一些单位或社会组织中的照片
2.征集收藏于个人手中的照片
3.征集散于国外的照片
（二）征集的方式
接受捐赠、购买和翻拍。
（三）征集的方法
1.发布通告
2.广泛宣传
3.调查研究
照片档案鉴定工作
第一节 照片档案鉴定工作的内容和意义
一、照片档案鉴定工作的内容
照片档案的鉴定包括判定照片档案的真伪，判定照片档案的价值和保管期限，划定照片档案的密级等内容。
（一）判定照片档案的真伪
1.照片档案的历史真实性
传统照片档案的真伪，就是要判定其是否是伴随着社会活动的开展而直接拍摄完成的；而数码照片档案真伪的辨别，则是确保其必须是数码相机直接拍摄或扫描完成、未经修改加工的原始数据，即保证
数码照片图像和EXIF等信息的真实性。
2.照片档案图像的真伪
（二）判定照片档案的价值
（三）确定照片档案的保管期限
（四）划定照片档案的密级
二、照片档案鉴定工作的意义
（一）鉴定是决定照片档案存亡命运的基本手段
（二）鉴定是提高照片档案管理效益的科学措施
第二节 照片档案鉴定的方法
一、判定照片档案的真伪
（一）照片档案的历史真实性
1.传统照片档案真实性的判定
一般可以采取通过文字档案与史料考证、通过实地调研考察以及对照比较考证等方法，从而鉴别出照片档案是否是伴随着事件或人物活动的开展而直接形成的原版原件。
2.数码照片档案真实性的判定
在判定数码照片的内容、构图、人物、地点、时空、背景、色彩等方面的在后期有没有进行电子技术处理与改变时，要依赖于信息部门的技术支持和设备保障。要慎重对待电脑影像处理技术，从追求原始记录性、真实性的角度出发，尊重从现场拍得的第一影像，尽可能不作修改，同时加强宣传，使摄影工作者还是把功夫主要花在拍摄而不是技术处理上，更不能用“数码科技”来弄虚作假。
（二）照片档案内容的真伪
对各种内容的照片档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些照片档案内容存有问题，就简单地视为无用和有害的照片而销毁，人为地造成历史空白，更不能把有错误内容的照片，“改造”成为反映现实观点的照片档案，影响研究和利用。对内容有问题的照片档案，必要时可以在照片册内的备考表加以说明。
二、判定照片档案的价值
要考虑以下四个要素：
1.照片的形成年代 年代久远的
2.照片反映的内容 真实的、独特点、全面的
3.照片的制作材料和技术水平
4.照片的齐全完整程度
三、确定照片档案的保管期限
一般情况下，在同一活动中形成的照片档案与纸质档案，其保管期限应是一一致的，如：记录某次重要活动的文书档案需永久保存，那么反映这次活动的照片档案也需永久保存。在实际工作中，无论记录性照片还是艺术性照片，一般是在拍摄过程中就已经过选择，在印、放或冲洗过程中，还要进行筛选，因此，对保存下来的照片档案的保管期限，一般划分为永久或长期（30年）保存比较妥当。购进的或与外单位之间互相赠送的照片，如果和本地区、本单位的工作无直接联系，只是作为互相学习、宣传交流情况之用，则可
作为资料存放。而底片具有原始性和唯一性的特点，更为珍贵，所以一般将底片划分为永久保存。四、划定照片档案的密级
照片档案的整理
第一节 照片档案工作的内容和意义
一、照片档案整理工作的内容
照片档案的整理工作是在对照片档案鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系整体的过程。照片档案的整理包括传统照片档案整理和数码照片档案整理两大方面内容。
（一）传统照片档案的整理分为两部分：一是底片的整理，二是照片的整理。
1.底片的整理
对底片的系统化整理，其具体工作环节包括：底片的分类、排列与编号、底片的装袋与插册、填写底片册有关项目等项内容。
2.照片的整理
对照片的系统化整理，其具体工作环节包括：照片的分类、排列与编号、照片的装册、编写照片文字说明、填写照片册有关项目、编目等有关内容。
（二）数码照片档案整理的内容
对数码照片的系统化整理，其工作环节包括：数码照片的分类、排列与编号、编写文字说明、著录与编目、存储等项内容。
二、照片档案整理工作的意义
照片档案整理工作的基本任务是建立照片档案的管理秩序，使所保存的照片档案有序化、条理化，它是照片档案管理工作的一个重要环节，是实现照片档案科学管理和有效利用的一项基础工作。
（一）照片档案系统整理是有效发挥照片档案作用的前提
（二）照片档案整理工作是照片档案管理工作的基础
第二节 照片档案整理的原则
依据《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的有关规定，照片档案的整理首先要区分照片档案的不同价值，遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务的原则。
一、区分照片档案的不同价值
二、保持照片档案的有机联系
（一）在来源方面的联系
（二）在时间方面的联系
（三）在内容方面的联系
（四）在形式方面的联系
三、便于保管和提供利用
在整理照片档案时，要注意以下具体要求：
（一）传统照片
1.照片和底片应分别整理和存放。归档保存的照片和底片影像要一致，但由于使用目的、使用频率以及保管的条件不同，且底片具有原始性和唯一性，所以要求将照片与底片分开整理与存放，否则，容易造成底片的损毁与丢失。
2.照片和文字说明要一同整理和存放。由于照片与文字说明是相辅相成、密不可分的整体，所以归档保存的照片和文字说明要集中整理和存放。
（二）数码照片
数码照片档案的整理需充分利用计算机硬件软件的设备和技术，保证数码照片的真实、完整和有效，确保长期安全保存和提供利用。为安全起见，所有拍摄的原始素材应在拍摄后立即多套、异地备份。对数码照片档案来讲，所有的整理工作，不得改变原始素材的数据，所以应先行对所有的数码照片档案进行备份，以保证档案部门始终保存有一套原始、珍贵的数码照片档案。
第三节 照片档案整理的方法
一、底片档案整理
底片档案的整理包括底片的分类、排列、装袋、编号、入册、填写底片编号和类型、填写底片册内容和编制底片档案案卷目录等工作环节。
（一）底片的分类与排列
1.底片的分类
底片类型、数量较多的立档单位，可将底片分为黑白底片和彩色底片，也可分为原版底片和翻版底片，还可分为硬底片（玻璃片）和软底片（页片和卷片）。
底片类型单一、数量较少的立档单位，可以不分类。如有特殊类型的底片，在底片册的“底片类型”栏目中注明即可。
2.底片排列
在底片册中，底片应按照时间的顺序排列。首先按照底片形成的不同年度区分开排列，然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。
底片数量较多的，可将一年形成的底片排列在数本底片册中；底片数量较少的，也可将数年形成的底片排列在一本底片册中。
（二）底片的装袋与编号
1.底片的装袋
底片要装入专用的底片袋中保存。底片袋一般采取45mm×55mm大小的纸袋。为了避免使底片受到磨损、划伤，从而造成影像不清晰，对于连张的底片要裁剪开，装袋时必须一张一袋，不能将多张底片放入同一个底片袋中。
大幅底片应在乳剂层面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，或放入专门的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。
2.底片编号
为固定和反映底片在案卷内排列的顺序和位置，需对每张底片编写底片号。底片编号采用两段式编号方法，即底片号由底片册号和张号组成，其格式如下：底片册号—张号。
通常情况下，需将底片号标注在两个地方：一是标注在底片袋的右上方，在底片装袋时同时进行；二是标注在底片册内的“底片编号”栏目中，在底片入册时填写。
为防止底片散失，可以在不影响底片画面的前提下，用铁笔将底片号刻写在底片乳剂面边沿，或是在不污染胶片的前提下，采用其他方式将底片号粘附在胶片乳剂面边沿，以便底片脱离写有底片号的底片袋后能够归还回原底片袋。
（三）底片插册
1.底片入册
2.填写底片编号和类型
底片册中，在每张底片的插口下方，标有两个栏目：底片编号和底片类型。如果是同一种类型，如：彩色底片，这时，底片类型栏目可不填写；但如果有两种以上类型的底片，则需要填写底片类型。
（四）填写底片册内容
1.填写底片册内封面
底片册内封面内容包括：单位名称、类目名称（可省略）、案卷标题、案卷号、卷内底片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。
例如：XX市档案局1995-1996年底片档案册内封面填写方法如下：
底片册内封面
2.填写底片册内备考表
底片册内备考表，位于底片册的最后位置，项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中本册情况说明，需填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况，对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。其格式如图所示：
底片册内备考表
3.填写底片册册脊
底片册册脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。
（五）编制底片档案案卷目录
一般情况下，不需对底片编制案卷目录。但对于底片数量非常多的单位，需要编制底片的案卷目录。其内容包括：案卷号、题名、起止年月、底片张数、保管期限等栏目。其格式如图如示：
底片档案案卷目录
二、照片档案的整理
照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录等工作环节。
照片档案的整理是按“组”进行的。所谓一组照片，是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个事件、一项工程、一个人物等形成的若干张照片。
（一）照片的分类排列与编号
1.照片的分类
照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—专题进行分类。跨年度肯不可分的照片，也可在全宗内按照保管期限—专题—年度进行分类，即在同一保管期限内，可以采取以下两种分类方法：
（1）保管期限—专题—年度分类法
保管期限—专题—年度分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，根据照片所反映的内容，把照片分成若干个专题，如会议类、外事类、业务类、基建类、党团活动类、荣誉与实物类等；然后在每个专题下面再按照片形成的年度时间顺序进行排列和组合。
此种分类方法是按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一册中，以保持其在内容的内在联系。
（2）保管期限—年度—专题分类法
保管期限—年度—专题分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，将一个年度内归档的全部照片结合不同的内容或专题依次排列组合。一个年度的照片档案可形成一册或若干册。
此种分类方法是按照照片所形成的时间顺序进行分类，使同一年度的照片归入同一册，以保持其在时间上的内在联系。
无论是采取哪一种分类方法，均应保持前后一致、相对固定，不应随意变动。
2.照片排列
照片排列是与照片的分类方案紧密相连的，一般应在分类方案的最低一级类目内，按照接收的时间顺序，先排一组照片，后排单张照片。组与组的照片是按照该组照片产生的时间顺序进行排列。每组照片的顺序确定后，再进行组内的每张照片的排列。一组照片往往有数张，其排列方法是按照照片图像所反映内容的重要程度进行排列。
为了便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑其保密等级因素。
3.照片编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号—保管期限代码—照片册号—张号组成，其中保管期限代码用字母Y、C、D分别表示永久、长期、短期；照片册号是指照片册的流水编号；张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号。
一般情况下，照片档案可用后两段号码表示，即照片册号—张号。 照片编号要标注在两个地方：一是照片的背面；二是照片册内分说明栏目中的照片号位置上。
（二）照片装册
照片册一般由297×210mm大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。
照片装册时需将照片按照片号顺序依次固定在照片册芯页上，组成照片档案册。
对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档
案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的摆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
（三）编写照片的文字说明
照片的文字说明是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。对一组照片编写了总说明，组内单张照片的分说明可以从简。
1.总说明
（1）总说明的内容
编写照片档案的总说明，共内容要求具备六个要求，即：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。各个要求的内涵分别为：
事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；
时间：指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。 地点：指被摄物所在的具体地点；
人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置； 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；
摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人。
（2）总说明的编写要求
编写总说明要综合运用上述六个要素，概括地提示照片影像反映的全部信息。照片档案总说明的文字要通顺简洁，不要按六个要素将总说明机械地断开。一般照片档案的总说明不超过200个汉字，用阿拉伯数字表示时间。总说明一般采取打印并粘贴的方式，可放在本组
照片第一张的上方，也可放在本册反有照片之前的“照片档案总说明”处。
整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在总说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
例如：1997年北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其总说明为：
为了与单张照片的文字说明分开，照片档案的总说明不宜采取如下的分段式表述方式：
2.分说明
（1）分说明的内容
分说明是指每一张照片的说明，在照片册的芯页上，每一张照片
旁边都提供分说明需填写的内容。
（2）分说明的编写要求
照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应尽可能齐全。照片题名以20-30个字为宜。一组照片的题名应完全相同。
照片号：即该照片的编号，表示为：照片册号—张号。
底片所在：即该张照片的底片号，表示为：底片册号—张号。由于在日常利用工作中，往往是通过照片来查找底片，所以这里的底片号一定要填写清楚。
参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号，表示为：相关档案种类的档号，如：文3-5-20。照片档案由档案室移交档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实际情况不符的应及时调整。
文字说明：即对该张照片图像的说明，比照片题名更具体一些，或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可以此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
此外，同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„„同线中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。例如：前边所提到的北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其中两张照片的分说明如下：
大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保管。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在照片册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放位置。
（四）编制照片档案的卷内目录
为了方便地查阅和利用照片档案册内的照片，需编制照片档案的卷内目录。卷内目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照片号顺序排列。要求是先编制排列每组照片的总说明条目，再在每组照片
条目下面编制排列每张照片的条目。卷内目录位于照片档案册最前面。照片档案卷内目录包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。
例如：北京市档案局（馆）1997年照片档案卷内目录的填写方法如下：
照片档案卷内目录
（五）填写照片册内容 1.填写照片册内封面
照片档案册内封面内容包括：单位名称、类目名称、案卷标题、案卷号、卷内照片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。
例如：XX市档案局1997年照片档案册内封面填写方法如下：
照片档案册内封面
2.填写照片册内备考表
照片册内备考表同文书档案的卷内备考表，放在照片册的最后位置，项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中本册情况说明，需填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况，对照片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。填写方法如下：
底片册内备考表
3.填写照片册册脊
底片册册脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。 （六）编制照片档案案卷目录
案卷目录是照片档案的基本检索工具。案卷目录包括案卷号、题名、起止年月、照片张数、保管期限、备注等栏目。其中：案卷号是指照片册的号码；题名是指照片册的案卷标题，案卷标题的拟写要求具备三要素，即单位名称、事由和种类；起止年月是指照片册中照片形成的起止时间；照片张数是指照片册中照片的数量；保管期限是指
照片册中照片的留存年限；备注，是指著录各项目中需要解释和补充说明的事项。
例如：XX市档案局1997年照片档案案卷目录填写方法如下：
照片档案案卷目录
三、数码照片档案的整理
按照双套制的要求，应将归档的数码照片打印出纸质照片或转换为胶片，进行异质备份。
数码照片档案整理，包括数码照片的分类、排列、编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标
签、光盘校验、编制光盘目录等工作环节。
（一）数码照片的分类排列与编号 1.数码照片的分类
数码照片的分类采用保管期限—年度—组的分类方法。首先将数码照片按保管期限进行划分，其次在同一保管期限内按照片的形成年度进行划分，不同年度的数码照片应分别整理，不能混淆。然后在同一年度内按组进行分类，“组”是有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个工程项目等反映同一问题或事由而形成的若干张数码照片为一组。不同组的数码照片应分别整理，不能混淆。
此种分类方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。首先在计算机硬盘的非系统分区根目录下建立“数码照片档案”文件夹，在此文件夹内按不同保管期限建立不同的子文件夹，在每个子文件中分别建立“年度文件夹”，并以年度号命名文件夹名称，然后再在此文件夹内按不同组分别建立“组文件夹”，以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹名称。其分类结构图表示如下：
数码照片档案分类
↓
保管期限————年度——————组 永久 2005年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物 „„ 永久 2006年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物 „„ 2.数码照片排列
数码照片的排列与分类是紧密相关联的，为确保同一年度，反映
同一专题或事由的一组联系密切的数码照片排列在一起，原则上的同一个保管期限内，按形成时间顺序排列。在“数码照片档案”文件夹内，同属于一种保管期限、不同年度所形成的照片，以“年度文件夹”为单位，按年度先后顺序进行排列。同一年度内所形成的照片，以“组文件夹”为单位，按每张照片形成的时间顺序排列。每组内的照片，以张为单位，按图像所反映的重要程度顺序为图像电子文件重命名，重新排列组内照片顺序。
例如：建立文件夹“数码照片档案”，在此文件夹内且同属于一种保管期限的数码照片建立年度文件夹，如“2005年”、“2006年”、“2007年”等，再在年度文件夹内建立组文件夹，按时间顺序排列，即“2005-1”、“2005-2”、“2005-3”等，最后在组文件夹内排列每一张数码照片，如“2005-4-1”、“2005-4-2”、“2005-4-3”等。
3.数码照片编号
数码照片的编号采取“年度—组号—顺序号”三段式的编号方式，其中：组号，是指同一年度内，组文件夹的流水号；张号，是指组内的每张照片的流水号，在编制张号时，使用阿拉伯数字从“1”开始顺序编制流水号，不同“组文件夹”内的每一张数码照片按其排列顺序进行编号，亦即改变其在拍摄过程中自然形成的号码，重新命名而形成数码照片号。例如：2005年第2组的第一张照片，其在拍摄过程中自然形成的号码为“DSCN0001.JPG”，编号后改为2005-2-1.JPG。
（二）编写文字说明
数码照片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明三部分。
1.组文件夹的命名
组文件夹的命名，其名称采用组的顺序号和主要内容或事由组成，标注在组文件夹下面的名称位置上。
例如：“2005-1北京市档案工作会”、“2005-2北京市档案局（馆）长接见日本国家档案代表团”、“2005-3北京市档案科研工作会”等。
2.总说明
总说明是对“组文件夹“内所有照片内容的概括说明，编写出包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、EXIF信息在内的综合说
明，字数不超过200字，以Word文档方式附在该文件夹内。
例如：上述2005年第3组数码照片，其总说明为：2005年X月X日，北京市档案科研工作会在XXX召开。本组照片共X张，XXX拍摄。
由于EXIF信息存在于每一张数码照片的属性中，不用人为填写。 3.分说明
分说明是对“组文件夹”内每一张照片内容的概括说明，内容包括该张照片的编号和照片图像内容的简要说明，直接标注在每张数码照片底下名称的位置。例如：上述这组照片的分说明为：
照片一：2005-4-1国家档案局检查组到北京市检查档案工作；照片二：2005-4-2北京市档案局（馆）局（馆）长王芸向国家档案局检查组汇报工作。
（三）编制数码照片目录
数码照片是以“张”为单位编制目录，在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以年度命名，如“2005年度数码照片目录.XSL”。数码照片目录项包括：数码照片号、题名、拍摄时间、摄影者、纸质照片号、参见号、保管期限、备注等。其中：数码照片号，是指数码照片档案的编号；题名，是对数码照片档案内容的简要概括，是数码照片的分说明；拍摄时间，是指数码照片形成的时间；摄影者，是指数码照片的拍摄单位和拍摄人；纸质照片号，是指与该张数码照片对应的纸质照片的编号；参见号，是指与该张照片有密切联系的其他载体档案的档号；保管期限，是指标明数码照片的留存年限；备注，是指著录各项目中需要解释和补充说明的事项。其格式如图所示：
需要说明的是，在数码照片档案机读目录的编制过程中，需要定义各著录项目的字段长度。一般时间定义为8个字符，用8位阿拉伯数字表示，不足补“0”，如：数码照片拍摄时间是2005年2月5日，可表示为：20050205。而定义照片号中的组号与顺序号的字段长度需根据各单位形成照片数量的实际情况，如：组定义为4个字符，需用4位阿拉伯数字表示，不足4位的在前补“0”，第1组可表示为0001；顺序号定义为4个字符，需用4位阿拉伯数字表示，不足4位的在前补“0”，即第1组第1张可表示为0001-0001。
目录编制完成后，EXCEL电子表格文件应保存在年度文件夹中。目录文件还须打印出纸质形式以备查。
（四）数码照片的存储
数码照片在经计算机整理后，要进行存储。目前，一般是将其刻录到光盘中。
1.刻录光盘 （1）刻录要求
数码照片档案应定期刻录成光盘保管。为保证图像数据的安全，应采用只读型光盘作为存储载体，最好使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。刻录时选择“一次性写入”方式，并使用低速刻录方
法。刻录光盘时，应一式三套：一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存，套别分别用字母A、B、C表示。
（2）刻录内容
①数码照片文件夹：文件夹里是按数码照片号顺序排列的数码照片。
②数码照片目录文件：文件内容为数码照片档案的目录。 ③光盘说明文件：该文件用以说明本张光盘内容和制作情况的各类信息，项目包括：光盘题名、套别、照片文件起止年月、保管期限、照片张数、照片文件类型、光盘类型、制作时间、制作软件、制作人等。以WORD文档方式存储在光盘中。
其中：
光盘题名：指光盘中存储的数码照片内容。题名结构为：单位名称+年度+数码照片。
套别：数码照片档案存储光盘的保管类型，分别以字母A、B、C表示。
照片文件起止年月：光盘中数码照片档案的起止时间，起始年月日、终止年月日均用8位阿拉伯数字表示，中间以“-”相连。
保管期限：注明光盘中数码照片的保管期限。 照片张数：本盘光盘中数码照片档案的总张数。 照片文件类型：数码照片的文件格式，JPEG或TIF。
光盘类型：描述光盘类型的参数，分为CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD-RW、DVD+RW等。
制作时间：数码照片存储光盘刻录制作的时间，用8位阿拉伯数字表示年月日。
制作软件：刻录制作数码照片存储光盘使用的软件名称。 制作设备：刻录制作数码照片存储光盘使用的硬件名称。 制作人：刻录制作 数码照片存储光盘的人员姓名。 2.光盘的管理 （1）光盘编号
数码照片的存储光盘，要按照形成的年度顺序流水编号，连续排列。光盘编号由档案类别代字—光盘套别代字—顺序号组成。档案类
别代字，用I表示照片图像文件（按照《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002的规定）；光盘套别代字，用A、B、C表示保管类型；顺序号是指数码照片的存储光盘按照形成年度编制的流水号。光盘编号要标注在数码照片光盘档案登记表中。
（2）填写光盘标签
光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表，分别注明数码照片档案的基本信息和背景信息。光盘标签应与光盘盒大小一致，其项目内容包括：光盘号、光盘容量、光盘题名、保管期限、照片张数、起止年月和光盘制作的硬件环境、软环境、文件格式等内容。
例如：将填写好的市档案局2005年数码照片档案的光盘标签，分别贴在光盘盒的正反两面上，如图所示：
（正面）
数码照片档案登记表
（反面）
（3）光盘检验
光盘刻录完成后要进行检验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。检验时要打开光盘，一一查看各部分内容是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。
（五）编制光盘目录
依据数码照片刻录成的光盘，编制光盘目录，它是数码照片档案的基本检索工具。光盘目录包括光盘号、光盘题名、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等项内容。其中：光盘号，是指光盘的编号；光盘题名，是由单位名称、年度和数码照片三部分构成；起止年月，是指光盘内照片的起止时间；照片张数，是指光盘内照片的数量；刻录日期，是指刻录光盘的时间。其格式如下：
档案室照片档案的收集
一、照片的归档制度
建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围
照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：
1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间
照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档
传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。
2.年终归档
照片拍摄、冲洗完成之后，由摄影者或承办部门先行登记，年终再归档。照片的归档一般不应跨年度。由于采取此种方法，照片容易散失，所以仅适用于一些零散产生或制作过程相对较长的照片。
（三）照片的归档要求
1.原版要件
2.齐全完整
照片与底片和文字说明要齐全完整，纸质与数码及其信息要齐全完整。
3.结构合理
对一组照片要选择具有典型性、代表性的照片进行归档。
4.清晰无损
5.格式规范 数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，对高质量和特殊用途的数码照片可采用TIFF或者RAW格式。在一个单位内，对数码照片的格式要实行统一标准，保证归档的数码照片的像素不低于300万，扫描照片的线数不低于600dpi，且要保存有原始拍摄数据。对于不同的格式，必须转化为统一的格式，通常可使用ACDSee、Photoshop等常用软件，借助电脑自动进行数码照片格式的转换，但在转换过程中要保证分辨率不变和EXIF信息不被丢失。
6.介质优良
档案馆照片档案的收集
一、照片档案的收集范围
档案馆馆藏照片档案来源于四个方面：一是现行机关、团体、企
事业单位的照片档案；二是撤销单位的照片档案；三是散存于组织和个人手中的照片档案；四是档案馆之间交换的照片档案。
二、接收移交单位的照片档案
（一）接收现行单位的照片档案
1.接收照片档案的期限
依据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定：机关、团体、企事业单位和其他组织，应定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
据此，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
2.接收照片档案的要求
（1）进馆照片档案应按全宗整理，保证全宗的完整性
（2）进馆照片档案应进行鉴定
（3）进馆照片档案应齐全完整
（4）进馆照片档案应清点核对
（二）接收撤销单位的照片档案
三、征集散存于社会的照片档案
（一）征集的途径
1.征集散存于一些单位或社会组织中的照片
2.征集收藏于个人手中的照片
3.征集散于国外的照片
（二）征集的方式
接受捐赠、购买和翻拍。
（三）征集的方法
1.发布通告
2.广泛宣传
3.调查研究
照片档案鉴定工作
第一节 照片档案鉴定工作的内容和意义
一、照片档案鉴定工作的内容
照片档案的鉴定包括判定照片档案的真伪，判定照片档案的价值和保管期限，划定照片档案的密级等内容。
（一）判定照片档案的真伪
1.照片档案的历史真实性
传统照片档案的真伪，就是要判定其是否是伴随着社会活动的开展而直接拍摄完成的；而数码照片档案真伪的辨别，则是确保其必须是数码相机直接拍摄或扫描完成、未经修改加工的原始数据，即保证
数码照片图像和EXIF等信息的真实性。
2.照片档案图像的真伪
（二）判定照片档案的价值
（三）确定照片档案的保管期限
（四）划定照片档案的密级
二、照片档案鉴定工作的意义
（一）鉴定是决定照片档案存亡命运的基本手段
（二）鉴定是提高照片档案管理效益的科学措施
第二节 照片档案鉴定的方法
一、判定照片档案的真伪
（一）照片档案的历史真实性
1.传统照片档案真实性的判定
一般可以采取通过文字档案与史料考证、通过实地调研考察以及对照比较考证等方法，从而鉴别出照片档案是否是伴随着事件或人物活动的开展而直接形成的原版原件。
2.数码照片档案真实性的判定
在判定数码照片的内容、构图、人物、地点、时空、背景、色彩等方面的在后期有没有进行电子技术处理与改变时，要依赖于信息部门的技术支持和设备保障。要慎重对待电脑影像处理技术，从追求原始记录性、真实性的角度出发，尊重从现场拍得的第一影像，尽可能不作修改，同时加强宣传，使摄影工作者还是把功夫主要花在拍摄而不是技术处理上，更不能用“数码科技”来弄虚作假。
（二）照片档案内容的真伪
对各种内容的照片档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些照片档案内容存有问题，就简单地视为无用和有害的照片而销毁，人为地造成历史空白，更不能把有错误内容的照片，“改造”成为反映现实观点的照片档案，影响研究和利用。对内容有问题的照片档案，必要时可以在照片册内的备考表加以说明。
二、判定照片档案的价值
要考虑以下四个要素：
1.照片的形成年代 年代久远的
2.照片反映的内容 真实的、独特点、全面的
3.照片的制作材料和技术水平
4.照片的齐全完整程度
三、确定照片档案的保管期限
一般情况下，在同一活动中形成的照片档案与纸质档案，其保管期限应是一一致的，如：记录某次重要活动的文书档案需永久保存，那么反映这次活动的照片档案也需永久保存。在实际工作中，无论记录性照片还是艺术性照片，一般是在拍摄过程中就已经过选择，在印、放或冲洗过程中，还要进行筛选，因此，对保存下来的照片档案的保管期限，一般划分为永久或长期（30年）保存比较妥当。购进的或与外单位之间互相赠送的照片，如果和本地区、本单位的工作无直接联系，只是作为互相学习、宣传交流情况之用，则可
作为资料存放。而底片具有原始性和唯一性的特点，更为珍贵，所以一般将底片划分为永久保存。四、划定照片档案的密级
照片档案的整理
第一节 照片档案工作的内容和意义
一、照片档案整理工作的内容
照片档案的整理工作是在对照片档案鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系整体的过程。照片档案的整理包括传统照片档案整理和数码照片档案整理两大方面内容。
（一）传统照片档案的整理分为两部分：一是底片的整理，二是照片的整理。
1.底片的整理
对底片的系统化整理，其具体工作环节包括：底片的分类、排列与编号、底片的装袋与插册、填写底片册有关项目等项内容。
2.照片的整理
对照片的系统化整理，其具体工作环节包括：照片的分类、排列与编号、照片的装册、编写照片文字说明、填写照片册有关项目、编目等有关内容。
（二）数码照片档案整理的内容
对数码照片的系统化整理，其工作环节包括：数码照片的分类、排列与编号、编写文字说明、著录与编目、存储等项内容。
二、照片档案整理工作的意义
照片档案整理工作的基本任务是建立照片档案的管理秩序，使所保存的照片档案有序化、条理化，它是照片档案管理工作的一个重要环节，是实现照片档案科学管理和有效利用的一项基础工作。
（一）照片档案系统整理是有效发挥照片档案作用的前提
（二）照片档案整理工作是照片档案管理工作的基础
第二节 照片档案整理的原则
依据《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的有关规定，照片档案的整理首先要区分照片档案的不同价值，遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务的原则。
一、区分照片档案的不同价值
二、保持照片档案的有机联系
（一）在来源方面的联系
（二）在时间方面的联系
（三）在内容方面的联系
（四）在形式方面的联系
三、便于保管和提供利用
在整理照片档案时，要注意以下具体要求：
（一）传统照片
1.照片和底片应分别整理和存放。归档保存的照片和底片影像要一致，但由于使用目的、使用频率以及保管的条件不同，且底片具有原始性和唯一性，所以要求将照片与底片分开整理与存放，否则，容易造成底片的损毁与丢失。
2.照片和文字说明要一同整理和存放。由于照片与文字说明是相辅相成、密不可分的整体，所以归档保存的照片和文字说明要集中整理和存放。
（二）数码照片
数码照片档案的整理需充分利用计算机硬件软件的设备和技术，保证数码照片的真实、完整和有效，确保长期安全保存和提供利用。为安全起见，所有拍摄的原始素材应在拍摄后立即多套、异地备份。对数码照片档案来讲，所有的整理工作，不得改变原始素材的数据，所以应先行对所有的数码照片档案进行备份，以保证档案部门始终保存有一套原始、珍贵的数码照片档案。
第三节 照片档案整理的方法
一、底片档案整理
底片档案的整理包括底片的分类、排列、装袋、编号、入册、填写底片编号和类型、填写底片册内容和编制底片档案案卷目录等工作环节。
（一）底片的分类与排列
1.底片的分类
底片类型、数量较多的立档单位，可将底片分为黑白底片和彩色底片，也可分为原版底片和翻版底片，还可分为硬底片（玻璃片）和软底片（页片和卷片）。
底片类型单一、数量较少的立档单位，可以不分类。如有特殊类型的底片，在底片册的“底片类型”栏目中注明即可。
2.底片排列
在底片册中，底片应按照时间的顺序排列。首先按照底片形成的不同年度区分开排列，然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。
底片数量较多的，可将一年形成的底片排列在数本底片册中；底片数量较少的，也可将数年形成的底片排列在一本底片册中。
（二）底片的装袋与编号
1.底片的装袋
底片要装入专用的底片袋中保存。底片袋一般采取45mm×55mm大小的纸袋。为了避免使底片受到磨损、划伤，从而造成影像不清晰，对于连张的底片要裁剪开，装袋时必须一张一袋，不能将多张底片放入同一个底片袋中。
大幅底片应在乳剂层面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，或放入专门的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。
2.底片编号
为固定和反映底片在案卷内排列的顺序和位置，需对每张底片编写底片号。底片编号采用两段式编号方法，即底片号由底片册号和张号组成，其格式如下：底片册号—张号。
通常情况下，需将底片号标注在两个地方：一是标注在底片袋的右上方，在底片装袋时同时进行；二是标注在底片册内的“底片编号”栏目中，在底片入册时填写。
为防止底片散失，可以在不影响底片画面的前提下，用铁笔将底片号刻写在底片乳剂面边沿，或是在不污染胶片的前提下，采用其他方式将底片号粘附在胶片乳剂面边沿，以便底片脱离写有底片号的底片袋后能够归还回原底片袋。
（三）底片插册
1.底片入册
2.填写底片编号和类型
底片册中，在每张底片的插口下方，标有两个栏目：底片编号和底片类型。如果是同一种类型，如：彩色底片，这时，底片类型栏目可不填写；但如果有两种以上类型的底片，则需要填写底片类型。
（四）填写底片册内容
1.填写底片册内封面
底片册内封面内容包括：单位名称、类目名称（可省略）、案卷标题、案卷号、卷内底片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。
例如：XX市档案局1995-1996年底片档案册内封面填写方法如下：
底片册内封面
2.填写底片册内备考表
底片册内备考表，位于底片册的最后位置，项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中本册情况说明，需填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况，对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。其格式如图所示：
底片册内备考表
3.填写底片册册脊
底片册册脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。
（五）编制底片档案案卷目录
一般情况下，不需对底片编制案卷目录。但对于底片数量非常多的单位，需要编制底片的案卷目录。其内容包括：案卷号、题名、起止年月、底片张数、保管期限等栏目。其格式如图如示：
底片档案案卷目录
二、照片档案的整理
照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录等工作环节。
照片档案的整理是按“组”进行的。所谓一组照片，是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个事件、一项工程、一个人物等形成的若干张照片。
（一）照片的分类排列与编号
1.照片的分类
照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—专题进行分类。跨年度肯不可分的照片，也可在全宗内按照保管期限—专题—年度进行分类，即在同一保管期限内，可以采取以下两种分类方法：
（1）保管期限—专题—年度分类法
保管期限—专题—年度分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，根据照片所反映的内容，把照片分成若干个专题，如会议类、外事类、业务类、基建类、党团活动类、荣誉与实物类等；然后在每个专题下面再按照片形成的年度时间顺序进行排列和组合。
此种分类方法是按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一册中，以保持其在内容的内在联系。
（2）保管期限—年度—专题分类法
保管期限—年度—专题分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，将一个年度内归档的全部照片结合不同的内容或专题依次排列组合。一个年度的照片档案可形成一册或若干册。
此种分类方法是按照照片所形成的时间顺序进行分类，使同一年度的照片归入同一册，以保持其在时间上的内在联系。
无论是采取哪一种分类方法，均应保持前后一致、相对固定，不应随意变动。
2.照片排列
照片排列是与照片的分类方案紧密相连的，一般应在分类方案的最低一级类目内，按照接收的时间顺序，先排一组照片，后排单张照片。组与组的照片是按照该组照片产生的时间顺序进行排列。每组照片的顺序确定后，再进行组内的每张照片的排列。一组照片往往有数张，其排列方法是按照照片图像所反映内容的重要程度进行排列。
为了便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑其保密等级因素。
3.照片编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号—保管期限代码—照片册号—张号组成，其中保管期限代码用字母Y、C、D分别表示永久、长期、短期；照片册号是指照片册的流水编号；张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号。
一般情况下，照片档案可用后两段号码表示，即照片册号—张号。 照片编号要标注在两个地方：一是照片的背面；二是照片册内分说明栏目中的照片号位置上。
（二）照片装册
照片册一般由297×210mm大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。
照片装册时需将照片按照片号顺序依次固定在照片册芯页上，组成照片档案册。
对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档
案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的摆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
（三）编写照片的文字说明
照片的文字说明是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。对一组照片编写了总说明，组内单张照片的分说明可以从简。
1.总说明
（1）总说明的内容
编写照片档案的总说明，共内容要求具备六个要求，即：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。各个要求的内涵分别为：
事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；
时间：指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。 地点：指被摄物所在的具体地点；
人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置； 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；
摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人。
（2）总说明的编写要求
编写总说明要综合运用上述六个要素，概括地提示照片影像反映的全部信息。照片档案总说明的文字要通顺简洁，不要按六个要素将总说明机械地断开。一般照片档案的总说明不超过200个汉字，用阿拉伯数字表示时间。总说明一般采取打印并粘贴的方式，可放在本组
照片第一张的上方，也可放在本册反有照片之前的“照片档案总说明”处。
整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在总说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
例如：1997年北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其总说明为：
为了与单张照片的文字说明分开，照片档案的总说明不宜采取如下的分段式表述方式：
2.分说明
（1）分说明的内容
分说明是指每一张照片的说明，在照片册的芯页上，每一张照片
旁边都提供分说明需填写的内容。
（2）分说明的编写要求
照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应尽可能齐全。照片题名以20-30个字为宜。一组照片的题名应完全相同。
照片号：即该照片的编号，表示为：照片册号—张号。
底片所在：即该张照片的底片号，表示为：底片册号—张号。由于在日常利用工作中，往往是通过照片来查找底片，所以这里的底片号一定要填写清楚。
参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号，表示为：相关档案种类的档号，如：文3-5-20。照片档案由档案室移交档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实际情况不符的应及时调整。
文字说明：即对该张照片图像的说明，比照片题名更具体一些，或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可以此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
此外，同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„„同线中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。例如：前边所提到的北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其中两张照片的分说明如下：
大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保管。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在照片册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放位置。
（四）编制照片档案的卷内目录
为了方便地查阅和利用照片档案册内的照片，需编制照片档案的卷内目录。卷内目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照片号顺序排列。要求是先编制排列每组照片的总说明条目，再在每组照片
条目下面编制排列每张照片的条目。卷内目录位于照片档案册最前面。照片档案卷内目录包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。
例如：北京市档案局（馆）1997年照片档案卷内目录的填写方法如下：
照片档案卷内目录
（五）填写照片册内容 1.填写照片册内封面
照片档案册内封面内容包括：单位名称、类目名称、案卷标题、案卷号、卷内照片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。
例如：XX市档案局1997年照片档案册内封面填写方法如下：
照片档案册内封面
2.填写照片册内备考表
照片册内备考表同文书档案的卷内备考表，放在照片册的最后位置，项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中本册情况说明，需填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况，对照片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。填写方法如下：
底片册内备考表
3.填写照片册册脊
底片册册脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。 （六）编制照片档案案卷目录
案卷目录是照片档案的基本检索工具。案卷目录包括案卷号、题名、起止年月、照片张数、保管期限、备注等栏目。其中：案卷号是指照片册的号码；题名是指照片册的案卷标题，案卷标题的拟写要求具备三要素，即单位名称、事由和种类；起止年月是指照片册中照片形成的起止时间；照片张数是指照片册中照片的数量；保管期限是指
照片册中照片的留存年限；备注，是指著录各项目中需要解释和补充说明的事项。
例如：XX市档案局1997年照片档案案卷目录填写方法如下：
照片档案案卷目录
三、数码照片档案的整理
按照双套制的要求，应将归档的数码照片打印出纸质照片或转换为胶片，进行异质备份。
数码照片档案整理，包括数码照片的分类、排列、编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标
签、光盘校验、编制光盘目录等工作环节。
（一）数码照片的分类排列与编号 1.数码照片的分类
数码照片的分类采用保管期限—年度—组的分类方法。首先将数码照片按保管期限进行划分，其次在同一保管期限内按照片的形成年度进行划分，不同年度的数码照片应分别整理，不能混淆。然后在同一年度内按组进行分类，“组”是有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个工程项目等反映同一问题或事由而形成的若干张数码照片为一组。不同组的数码照片应分别整理，不能混淆。
此种分类方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。首先在计算机硬盘的非系统分区根目录下建立“数码照片档案”文件夹，在此文件夹内按不同保管期限建立不同的子文件夹，在每个子文件中分别建立“年度文件夹”，并以年度号命名文件夹名称，然后再在此文件夹内按不同组分别建立“组文件夹”，以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹名称。其分类结构图表示如下：
数码照片档案分类
↓
保管期限————年度——————组 永久 2005年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物 „„ 永久 2006年 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物 „„ 2.数码照片排列
数码照片的排列与分类是紧密相关联的，为确保同一年度，反映
同一专题或事由的一组联系密切的数码照片排列在一起，原则上的同一个保管期限内，按形成时间顺序排列。在“数码照片档案”文件夹内，同属于一种保管期限、不同年度所形成的照片，以“年度文件夹”为单位，按年度先后顺序进行排列。同一年度内所形成的照片，以“组文件夹”为单位，按每张照片形成的时间顺序排列。每组内的照片，以张为单位，按图像所反映的重要程度顺序为图像电子文件重命名，重新排列组内照片顺序。
例如：建立文件夹“数码照片档案”，在此文件夹内且同属于一种保管期限的数码照片建立年度文件夹，如“2005年”、“2006年”、“2007年”等，再在年度文件夹内建立组文件夹，按时间顺序排列，即“2005-1”、“2005-2”、“2005-3”等，最后在组文件夹内排列每一张数码照片，如“2005-4-1”、“2005-4-2”、“2005-4-3”等。
3.数码照片编号
数码照片的编号采取“年度—组号—顺序号”三段式的编号方式，其中：组号，是指同一年度内，组文件夹的流水号；张号，是指组内的每张照片的流水号，在编制张号时，使用阿拉伯数字从“1”开始顺序编制流水号，不同“组文件夹”内的每一张数码照片按其排列顺序进行编号，亦即改变其在拍摄过程中自然形成的号码，重新命名而形成数码照片号。例如：2005年第2组的第一张照片，其在拍摄过程中自然形成的号码为“DSCN0001.JPG”，编号后改为2005-2-1.JPG。
（二）编写文字说明
数码照片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明三部分。
1.组文件夹的命名
组文件夹的命名，其名称采用组的顺序号和主要内容或事由组成，标注在组文件夹下面的名称位置上。
例如：“2005-1北京市档案工作会”、“2005-2北京市档案局（馆）长接见日本国家档案代表团”、“2005-3北京市档案科研工作会”等。
2.总说明
总说明是对“组文件夹“内所有照片内容的概括说明，编写出包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、EXIF信息在内的综合说
明，字数不超过200字，以Word文档方式附在该文件夹内。
例如：上述2005年第3组数码照片，其总说明为：2005年X月X日，北京市档案科研工作会在XXX召开。本组照片共X张，XXX拍摄。
由于EXIF信息存在于每一张数码照片的属性中，不用人为填写。 3.分说明
分说明是对“组文件夹”内每一张照片内容的概括说明，内容包括该张照片的编号和照片图像内容的简要说明，直接标注在每张数码照片底下名称的位置。例如：上述这组照片的分说明为：
照片一：2005-4-1国家档案局检查组到北京市检查档案工作；照片二：2005-4-2北京市档案局（馆）局（馆）长王芸向国家档案局检查组汇报工作。
（三）编制数码照片目录
数码照片是以“张”为单位编制目录，在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以年度命名，如“2005年度数码照片目录.XSL”。数码照片目录项包括：数码照片号、题名、拍摄时间、摄影者、纸质照片号、参见号、保管期限、备注等。其中：数码照片号，是指数码照片档案的编号；题名，是对数码照片档案内容的简要概括，是数码照片的分说明；拍摄时间，是指数码照片形成的时间；摄影者，是指数码照片的拍摄单位和拍摄人；纸质照片号，是指与该张数码照片对应的纸质照片的编号；参见号，是指与该张照片有密切联系的其他载体档案的档号；保管期限，是指标明数码照片的留存年限；备注，是指著录各项目中需要解释和补充说明的事项。其格式如图所示：
需要说明的是，在数码照片档案机读目录的编制过程中，需要定义各著录项目的字段长度。一般时间定义为8个字符，用8位阿拉伯数字表示，不足补“0”，如：数码照片拍摄时间是2005年2月5日，可表示为：20050205。而定义照片号中的组号与顺序号的字段长度需根据各单位形成照片数量的实际情况，如：组定义为4个字符，需用4位阿拉伯数字表示，不足4位的在前补“0”，第1组可表示为0001；顺序号定义为4个字符，需用4位阿拉伯数字表示，不足4位的在前补“0”，即第1组第1张可表示为0001-0001。
目录编制完成后，EXCEL电子表格文件应保存在年度文件夹中。目录文件还须打印出纸质形式以备查。
（四）数码照片的存储
数码照片在经计算机整理后，要进行存储。目前，一般是将其刻录到光盘中。
1.刻录光盘 （1）刻录要求
数码照片档案应定期刻录成光盘保管。为保证图像数据的安全，应采用只读型光盘作为存储载体，最好使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。刻录时选择“一次性写入”方式，并使用低速刻录方
法。刻录光盘时，应一式三套：一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存，套别分别用字母A、B、C表示。
（2）刻录内容
①数码照片文件夹：文件夹里是按数码照片号顺序排列的数码照片。
②数码照片目录文件：文件内容为数码照片档案的目录。 ③光盘说明文件：该文件用以说明本张光盘内容和制作情况的各类信息，项目包括：光盘题名、套别、照片文件起止年月、保管期限、照片张数、照片文件类型、光盘类型、制作时间、制作软件、制作人等。以WORD文档方式存储在光盘中。
其中：
光盘题名：指光盘中存储的数码照片内容。题名结构为：单位名称+年度+数码照片。
套别：数码照片档案存储光盘的保管类型，分别以字母A、B、C表示。
照片文件起止年月：光盘中数码照片档案的起止时间，起始年月日、终止年月日均用8位阿拉伯数字表示，中间以“-”相连。
保管期限：注明光盘中数码照片的保管期限。 照片张数：本盘光盘中数码照片档案的总张数。 照片文件类型：数码照片的文件格式，JPEG或TIF。
光盘类型：描述光盘类型的参数，分为CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD-RW、DVD+RW等。
制作时间：数码照片存储光盘刻录制作的时间，用8位阿拉伯数字表示年月日。
制作软件：刻录制作数码照片存储光盘使用的软件名称。 制作设备：刻录制作数码照片存储光盘使用的硬件名称。 制作人：刻录制作 数码照片存储光盘的人员姓名。 2.光盘的管理 （1）光盘编号
数码照片的存储光盘，要按照形成的年度顺序流水编号，连续排列。光盘编号由档案类别代字—光盘套别代字—顺序号组成。档案类
别代字，用I表示照片图像文件（按照《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002的规定）；光盘套别代字，用A、B、C表示保管类型；顺序号是指数码照片的存储光盘按照形成年度编制的流水号。光盘编号要标注在数码照片光盘档案登记表中。
（2）填写光盘标签
光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表，分别注明数码照片档案的基本信息和背景信息。光盘标签应与光盘盒大小一致，其项目内容包括：光盘号、光盘容量、光盘题名、保管期限、照片张数、起止年月和光盘制作的硬件环境、软环境、文件格式等内容。
例如：将填写好的市档案局2005年数码照片档案的光盘标签，分别贴在光盘盒的正反两面上，如图所示：
（正面）
数码照片档案登记表
（反面）
（3）光盘检验
光盘刻录完成后要进行检验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。检验时要打开光盘，一一查看各部分内容是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。
（五）编制光盘目录
依据数码照片刻录成的光盘，编制光盘目录，它是数码照片档案的基本检索工具。光盘目录包括光盘号、光盘题名、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等项内容。其中：光盘号，是指光盘的编号；光盘题名，是由单位名称、年度和数码照片三部分构成；起止年月，是指光盘内照片的起止时间；照片张数，是指光盘内照片的数量；刻录日期，是指刻录光盘的时间。其格式如下：