A Study of the Archives Management of Overseas Students in Colleges of Guangxi档案研究
·广西高校留学生档案管理探析
文／杨保乐 Yang Bao- le
摘要：本文从留学生档案的定义出发，对留学生档案的特点、留学生档案管理的内容及要求进行了详细分析，同时在实地调研的基础上阐述广西高校留学生档案管理的现状、问题，并提出加强留学生档案管理的设想。
关键词：留学生档案；管理；广西
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1005—9652（2014）01—0093—03
一、 来华留学生档案管理概述从载体形式上可将其分为：纸质档案和电子档案的管
（一）来华留学生档案的含义理。
档案是“社会组织或个人在以往的社会实践活动从所调研的情况来看，纸质档案是留学生档案管中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化理的主体部分。广西各高校对于留学生电子档案这一信息。”[1](p6)从档案的定义出发，我们可将来华留学概念相当模糊，档案管理人员对其重视程度明显不生档案理解为：“凡是记述和反映留学生来华学习、活足。截止目前，笔者了解到广西各高校没有专门的留动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管学生档案管理系统，本文中所指的电子档案主要指起来的文件材料都是留学生档案。”[2]它能够提供留学“来华留学生管理信息系统”里所记录的留学生信生在华整个留学期间的学习、生活、工作等各方面的息。
信息，具有一定的凭证价值与情报价值，供留学生本（三）来华留学生档案管理的要求
人及其他有关单位、机构合理利用。广西各高校对留学生档案的管理依据多是参考
（二）来华留学生档案管理的内容《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规从留学的整个过程来看，可将留学生档案管理的范》（以下简称《高等学校档案实体分类法》）一书内容划分为三块，分别是：入学前材料的收集和档案中有关外事类档案的管理要求。
的建立；入学后档案的积累、完善和管理；离校后档1.由于留学生入学方式（公费、自费）的不同、留案的保存及利用。从留学生留学的目的和形式划分，学形式（学历、非学历）的差异、所选专业的多样，可将其分为学历生（本科、硕士、博士生）档案的管使得留学生档案的归档范围、保管期限在管理上要求理和非学历生（长、短期语言进修生）档案的管理；针对不同的留学形式采取不同的档案管理细则。
2014.0197RESEARCH OF ARCHIVES
2.高校档案馆将留学生档案纳入高校外事类档案在
留学生毕业后进行集中统一管理。高校档案馆根据国
家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案
工作各项管理制度，监督、指导、检查外事部门作好
有关文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查
验收外事档案是否完整、准确和系统。
3.为提高本校教学、科研水平、社会效益和经济效
益，应大力开发利用外事档案。可采取定期编制外事
档案汇编和编辑参考资料的形式，积极为利用者提供
服务。同时，注重提升本校外事档案的电子化水平，
实现外事档案的信息化检索，提高开发利用外事档案
的能力。
4.留学生档案的保密及安全严格依照校档案馆制
定的档案管理实施细则。高校学生人事档案工作必须
贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，进行
严密保管，以确保学生人事档案的齐全、完整、准确
与安全。（三）在留学生档案的分类管理上大致有两种模式。一种是将全体留学生分成语言进修生、本科生、研究生三大类（招收博士生的学校非常少，故暂不考虑入内）分别进行档案的分类、归档、整理工作。采取这种方式的有广西大学、广西医科大学、广西民族大学等。一种是将留学生档案按项目、学院进行分类管理。采取这一模式的主要是广西师范大学。（四）在归档范围的收集上，每个高校都有自己的规定，基本上没有完全相同的。如广西师范大学的归档材料有入学申请表、护照复印件、体检表、来华学习批件、相片、HSK证书（要求非汉语专业的学生必须要有）、高中毕业证复印件、本科/硕士毕业证书复印件、学士/硕士学位证复印件、毕业论文、成绩单、奖励惩罚材料等。三、广西区高校留学生档案管理存在的问题
通过对调研所获得的第一手资料进行分析，笔者
对四所高校存在的问题进行整合，大致表现在以下几
个方面：
（一）档案工作人员身兼行政职务，且更换频
繁，这在一定程度上影响档案管理的质量。留学生档
案管理的主要工作人员同时也多是办公室的行政人
员，他们往往工作繁杂，档案业务知识薄弱，对留学
生档案的重视程度不够，使得留学生档案管理水平的
提升受到很大程度的限制。
（二）部门间缺少沟通，高校档案馆负责各部门
档案工作的指导、监督，很多时候都流于形式。主管
留学生档案的各个学院、国际交流处、学校档案馆三
方之间很少存在工作上的沟通，档案的专、兼职工作
人员彼此就工作上的联系几乎没有，部门之间各自为
政的现象比较明显。在实际工作中存在校档案馆下发
的有关归档范围的材料，一些部门的档案兼职人员不
能够很好地理解文件的要求，却也没有合适的渠道学
习、交流的情况。
（三）1994年版的《高校档案实体分类法》对留
学生档案的归档范围及方法描述得过于笼统、简单。随着留学生规模的扩大、留学目的及留学形式的多二、广西区留学生档案管理的现状笔者通过对广西民族大学、广西师范大学、广西大学、广西医科大学这四所比较有代表性的高校进行调研，了解到目前广西高校档案管理的大致现状，并做如下阐述。（一）各高校对留学生档案进行管理参考的依据是由国家教委办公厅著、四川科学技术出版社1994年出版的《高等学校档案实体分类法》一书，其中在“高等学校外事类工作规范”中明确将外国留学生档案确定为外事类档案的第五个二级类目，其类目代号为WS15。（二）留学生档案管理模式大约有两种。一种是由高校的外事部门（一般是国际交流处的留学生办公室）统一管理所有留学生的档案，并于每年6月底前将整理最准确、完整的一份移交高校档案馆。采取此种模式的有广西医科大学、广西师范大学等。一种是相对分散的管理，也称之为二级管理，即各个学院和国际交流处分工负责对留学生档案进行收集、整理，然后每年再将留学生档案定期上交校档案馆统一留存。采取此种模式的有广西大学等。
98山西档案
样，《高校档案实体分类法》已不能适应高校留学生（二）加强部门间档案工作人员的沟通、联系。档案的特点，各高校急需探索适合本校自身特点的归可由校档案馆牵头将所有的档案工作人员聚集起来，档要求。组织召开研讨会或交流会等，为各部门工作人员提供
（四）对“来华留学生档案管理信息系统”的利分享工作经验、探讨日常工作中遇到的问题、相互交用明显不足，以致留学生电子档案材料极度匮乏。流的机会，同时，听取他们提出的工作建议，提升整2004年起教育部在全国各高校推行“来华留学生管理个学校的档案工作水平。信息系统”。但是，就目前广西区内各高校对该系统（三）不断改进来华留学生档案的归档范围和归的使用情况而言，多数高校仅仅使用了系统中“基本档方法的合理性。每个高校应根据学校自身的招生情信息”这一项功能。况及学校留学生教育的相关制度制定出合理的、细化
（五）收集材料很难齐全、完整，而且对档案信的、可操作性强的留学生档案归档方法及归档范围。息的控制程度不够，重保管、轻利用。多数高校的档就广西医科大学而言，它面向留学生招生的专业只有案工作人员对留学生入学前的档案材料比较重视，但三个，分别是临床医学、口腔医学、药理医学，同是，对于留学生入学后档案材料的收集以及毕业后档时，临床医学专业还分有中、英文两种授课形式。那案材料的利用普遍重视不够。么，像这种专业性较强的高校，其留学生档案的归档
范围及方法必定有别于综合性大学的归档要求，而呈
四、加强来华留学生档案管理的设想现自己独特的归档特点。
通过对广西区内高校留学生档案管理存在的问题（四）完善“来华留学生管理信息系统”的信息进行深入地剖析，笔者提出以下几点设想：录入。对于此系统的使用多数高校只停留在“基本信
（一）专人专职负责，加强业务知识的培训。随息”这一项功能上，如此便不能很好地反映留学生整着留学生规模的扩大、留学形式和留学层次的多样个的来华留学情况，影响了来华留学生档案的利用价化、留学目的的差异化，使得留学生档案的重要性日值。只有该系统的各项功能充分结合使用，才能掌握益凸显，与此同时，留学生档案管理的难度也呈倍数留学生整个留学期间的学习、生活情况，如此也可弥增长。工作量与难度的增加使得这一工作必须要有专补纸质档案查询繁琐、易于破损的缺点，提高留学生人专职负责，才能保证管理的质量。同时，还要对档档案的查询、利用效率。案工作人员进行定期、不定期的培训，不断提升他们
的档案意识、业务水平，这样才能适应不断增加的工 (本文获广西民族大学2012年研究生教育创新计作需求。划项目资助，项目编号：gxun-chx2012029)
（责任编辑：杨学勇）
参考文献：
[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006.
[2] 王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界,2011,(4).作者简介：杨保乐（1987—），女，河南汝州人，广西民族大学管理学院硕士研究生。
2014.0199档案研究·RESEARCH OF ARCHIVES
A Study of the Archives Management of Overseas Students in Colleges of Guangxi档案研究
·广西高校留学生档案管理探析
文／杨保乐 Yang Bao- le
摘要：本文从留学生档案的定义出发，对留学生档案的特点、留学生档案管理的内容及要求进行了详细分析，同时在实地调研的基础上阐述广西高校留学生档案管理的现状、问题，并提出加强留学生档案管理的设想。
关键词：留学生档案；管理；广西
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1005—9652（2014）01—0093—03
一、 来华留学生档案管理概述从载体形式上可将其分为：纸质档案和电子档案的管
（一）来华留学生档案的含义理。
档案是“社会组织或个人在以往的社会实践活动从所调研的情况来看，纸质档案是留学生档案管中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化理的主体部分。广西各高校对于留学生电子档案这一信息。”[1](p6)从档案的定义出发，我们可将来华留学概念相当模糊，档案管理人员对其重视程度明显不生档案理解为：“凡是记述和反映留学生来华学习、活足。截止目前，笔者了解到广西各高校没有专门的留动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管学生档案管理系统，本文中所指的电子档案主要指起来的文件材料都是留学生档案。”[2]它能够提供留学“来华留学生管理信息系统”里所记录的留学生信生在华整个留学期间的学习、生活、工作等各方面的息。
信息，具有一定的凭证价值与情报价值，供留学生本（三）来华留学生档案管理的要求
人及其他有关单位、机构合理利用。广西各高校对留学生档案的管理依据多是参考
（二）来华留学生档案管理的内容《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规从留学的整个过程来看，可将留学生档案管理的范》（以下简称《高等学校档案实体分类法》）一书内容划分为三块，分别是：入学前材料的收集和档案中有关外事类档案的管理要求。
的建立；入学后档案的积累、完善和管理；离校后档1.由于留学生入学方式（公费、自费）的不同、留案的保存及利用。从留学生留学的目的和形式划分，学形式（学历、非学历）的差异、所选专业的多样，可将其分为学历生（本科、硕士、博士生）档案的管使得留学生档案的归档范围、保管期限在管理上要求理和非学历生（长、短期语言进修生）档案的管理；针对不同的留学形式采取不同的档案管理细则。
2014.0197RESEARCH OF ARCHIVES
2.高校档案馆将留学生档案纳入高校外事类档案在
留学生毕业后进行集中统一管理。高校档案馆根据国
家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案
工作各项管理制度，监督、指导、检查外事部门作好
有关文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查
验收外事档案是否完整、准确和系统。
3.为提高本校教学、科研水平、社会效益和经济效
益，应大力开发利用外事档案。可采取定期编制外事
档案汇编和编辑参考资料的形式，积极为利用者提供
服务。同时，注重提升本校外事档案的电子化水平，
实现外事档案的信息化检索，提高开发利用外事档案
的能力。
4.留学生档案的保密及安全严格依照校档案馆制
定的档案管理实施细则。高校学生人事档案工作必须
贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，进行
严密保管，以确保学生人事档案的齐全、完整、准确
与安全。（三）在留学生档案的分类管理上大致有两种模式。一种是将全体留学生分成语言进修生、本科生、研究生三大类（招收博士生的学校非常少，故暂不考虑入内）分别进行档案的分类、归档、整理工作。采取这种方式的有广西大学、广西医科大学、广西民族大学等。一种是将留学生档案按项目、学院进行分类管理。采取这一模式的主要是广西师范大学。（四）在归档范围的收集上，每个高校都有自己的规定，基本上没有完全相同的。如广西师范大学的归档材料有入学申请表、护照复印件、体检表、来华学习批件、相片、HSK证书（要求非汉语专业的学生必须要有）、高中毕业证复印件、本科/硕士毕业证书复印件、学士/硕士学位证复印件、毕业论文、成绩单、奖励惩罚材料等。三、广西区高校留学生档案管理存在的问题
通过对调研所获得的第一手资料进行分析，笔者
对四所高校存在的问题进行整合，大致表现在以下几
个方面：
（一）档案工作人员身兼行政职务，且更换频
繁，这在一定程度上影响档案管理的质量。留学生档
案管理的主要工作人员同时也多是办公室的行政人
员，他们往往工作繁杂，档案业务知识薄弱，对留学
生档案的重视程度不够，使得留学生档案管理水平的
提升受到很大程度的限制。
（二）部门间缺少沟通，高校档案馆负责各部门
档案工作的指导、监督，很多时候都流于形式。主管
留学生档案的各个学院、国际交流处、学校档案馆三
方之间很少存在工作上的沟通，档案的专、兼职工作
人员彼此就工作上的联系几乎没有，部门之间各自为
政的现象比较明显。在实际工作中存在校档案馆下发
的有关归档范围的材料，一些部门的档案兼职人员不
能够很好地理解文件的要求，却也没有合适的渠道学
习、交流的情况。
（三）1994年版的《高校档案实体分类法》对留
学生档案的归档范围及方法描述得过于笼统、简单。随着留学生规模的扩大、留学目的及留学形式的多二、广西区留学生档案管理的现状笔者通过对广西民族大学、广西师范大学、广西大学、广西医科大学这四所比较有代表性的高校进行调研，了解到目前广西高校档案管理的大致现状，并做如下阐述。（一）各高校对留学生档案进行管理参考的依据是由国家教委办公厅著、四川科学技术出版社1994年出版的《高等学校档案实体分类法》一书，其中在“高等学校外事类工作规范”中明确将外国留学生档案确定为外事类档案的第五个二级类目，其类目代号为WS15。（二）留学生档案管理模式大约有两种。一种是由高校的外事部门（一般是国际交流处的留学生办公室）统一管理所有留学生的档案，并于每年6月底前将整理最准确、完整的一份移交高校档案馆。采取此种模式的有广西医科大学、广西师范大学等。一种是相对分散的管理，也称之为二级管理，即各个学院和国际交流处分工负责对留学生档案进行收集、整理，然后每年再将留学生档案定期上交校档案馆统一留存。采取此种模式的有广西大学等。
98山西档案
样，《高校档案实体分类法》已不能适应高校留学生（二）加强部门间档案工作人员的沟通、联系。档案的特点，各高校急需探索适合本校自身特点的归可由校档案馆牵头将所有的档案工作人员聚集起来，档要求。组织召开研讨会或交流会等，为各部门工作人员提供
（四）对“来华留学生档案管理信息系统”的利分享工作经验、探讨日常工作中遇到的问题、相互交用明显不足，以致留学生电子档案材料极度匮乏。流的机会，同时，听取他们提出的工作建议，提升整2004年起教育部在全国各高校推行“来华留学生管理个学校的档案工作水平。信息系统”。但是，就目前广西区内各高校对该系统（三）不断改进来华留学生档案的归档范围和归的使用情况而言，多数高校仅仅使用了系统中“基本档方法的合理性。每个高校应根据学校自身的招生情信息”这一项功能。况及学校留学生教育的相关制度制定出合理的、细化
（五）收集材料很难齐全、完整，而且对档案信的、可操作性强的留学生档案归档方法及归档范围。息的控制程度不够，重保管、轻利用。多数高校的档就广西医科大学而言，它面向留学生招生的专业只有案工作人员对留学生入学前的档案材料比较重视，但三个，分别是临床医学、口腔医学、药理医学，同是，对于留学生入学后档案材料的收集以及毕业后档时，临床医学专业还分有中、英文两种授课形式。那案材料的利用普遍重视不够。么，像这种专业性较强的高校，其留学生档案的归档
范围及方法必定有别于综合性大学的归档要求，而呈
四、加强来华留学生档案管理的设想现自己独特的归档特点。
通过对广西区内高校留学生档案管理存在的问题（四）完善“来华留学生管理信息系统”的信息进行深入地剖析，笔者提出以下几点设想：录入。对于此系统的使用多数高校只停留在“基本信
（一）专人专职负责，加强业务知识的培训。随息”这一项功能上，如此便不能很好地反映留学生整着留学生规模的扩大、留学形式和留学层次的多样个的来华留学情况，影响了来华留学生档案的利用价化、留学目的的差异化，使得留学生档案的重要性日值。只有该系统的各项功能充分结合使用，才能掌握益凸显，与此同时，留学生档案管理的难度也呈倍数留学生整个留学期间的学习、生活情况，如此也可弥增长。工作量与难度的增加使得这一工作必须要有专补纸质档案查询繁琐、易于破损的缺点，提高留学生人专职负责，才能保证管理的质量。同时，还要对档档案的查询、利用效率。案工作人员进行定期、不定期的培训，不断提升他们
的档案意识、业务水平，这样才能适应不断增加的工 (本文获广西民族大学2012年研究生教育创新计作需求。划项目资助，项目编号：gxun-chx2012029)
（责任编辑：杨学勇）
参考文献：
[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006.
[2] 王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界,2011,(4).作者简介：杨保乐（1987—），女，河南汝州人，广西民族大学管理学院硕士研究生。
2014.0199档案研究·RESEARCH OF ARCHIVES