如何编写投标文件
V1.0宋艳敏 V3.0贾秀荣
DCI——数字规划事业部
结合自己有限的经验，对如何编写投标文件做了个人总结（仅代表个人观点），以此来抛砖引玉，实际应用中还需根据实际情况灵活变通。编写投标文件的关键步骤如下：
1 拿到招标文件，并打印出来（个人习惯阅读纸质招标文件，感觉方便标注）
首先把招标文件技术部分全部浏览一遍，做到心中有数后再列提纲。有时候商务部分中也包含与技术有关的内容，故也需要浏览，并与商务人员保持沟通。 2 仔细阅读招标文件技术部分及评分表，并对关键内容、疑问内容做标记
关键内容包括：投标日期、工期要求、售后服务要求、质保期及其他可能导致废标的内容；疑问内容包括：我们公司没有的内容、个人不明白或不知道如何响应的内容，需要请相关人员核实。
3 开始编写投标文件
3.1 列提纲
结合招标需求、技术评分点、其他需要填写的表格资料，列出投标文件大纲：
（1）文章各级目录必须使用Word提供的自动编号功能统一编号；
（2）图片、表格必须使用Word提供的自动编号功能统一编号；
（3）提纲必须依据招标文件来编写，否则专家在很短的时间内，根本无法搞清楚我们的投标文件是怎么响应的、有没有响应完整。
3.2 编写初稿
（1）查找——收集可以参考的文档。
（2）拷贝——将参考文档中的内容拷贝至投标文件中。
（3）阅读和修改：
投标文件编写工作虽然涉及大量的文字拷贝工作，但拷贝完成之后，必须快速阅读全文，对文档的措辞进行调整，比如城市名称、建设单位名称、系统名称等，当然，我们可以用全文替换的方式快速实现替换，但良好的习惯应该再增加
一条：在招标文件或工作记录本上记录投标文件都参考了哪几个城市的文档，在投标文件最终定稿前再全部搜索替换一次；同时需要根据所写投标文件的实际情况，对文档内容全文阅读，适当地进行删减。
（4）在编写过程中不确定或有疑问的内容，可以通过批注的方式记录下来，后续逐条解决。
PS：方案中所需要的系统截图，我们在截取的过程中，尽量截取的好看、完整一些，相信大家都是喜欢美好的事务。
3.3 初步自检
（1）对照纸质招标文件，逐条检查招标内容有没有响应（包括技术内容和评分响应表），响应了的用笔标注。对于要求不高的投标文件，如果有些要求不好响应，就算COPY，也要把招标文件拷贝一下到投标文件相应位置。检查时，所有条款都不能落下，甚至包括商务条款中与技术有关的，都需要响应。
（2）逐条修改批注记录的问题，并删除批注。
3.4 优化内容
对于正标，为了提高竞争力，需要对投标文件内容进行优化，优化的内容例如：
（1）项目背景解读。加入对于相关政策文件、行业需求等内容的解读。
（2）对项目的理解。比如可以以图形的方式表示项目建设内容，假如项目分三期建设，可以分析各阶段项目间的关系，假如项目分两个包，而我们投其中一个包，那么我们可以分析两个包间的关系，诸如此类。
（3）接口建设优化。我们的方案普遍存在的问题是对接口的描述比较弱，我们可以通过增加数据交互示意图的方式，在我们能力范围内优化方案。
（4）文档结构梳理。根据文档导航重新查看文档结构，调整或补充思路。
3.5 提交技术文件给商务，并配合商务人员的要求进行调整
3.6 技术方案修改完毕后，填写商务人员提交过来的需要编写的一系列要响应
的表格
（1）表格内容包括但不限于：评分响应表（或技术响应表）、售后服务情况、项目详细报价表等，并与商务人员保持沟通，及时调整。编写响应表的过程中，我们相当于又自检了一遍投标文件的内容。
（2）项目报价总体费用一般由市场人员确定后告知我们，我们负责根据招标文件内容对费用进行合理细分。
3.7 最后全面检查
（1）检查是否有其他城市字眼（尤其是图片），检查甲方名称是否对，诸如此类；
（2）检查工期、售后服务等可能导致废标的内容是否响应；
（3）最后更新文章目录。（目录更新后，响应表可能也需要修改，因此个人的建议是填写响应内容的页码或者章节号时用“交叉引用”的方式，这样在目录更新后不需要自己手工一个一个修改）
我将容易出现的较细的错误具体列举一下：
● 排版乱：章节号不是自动序列号，而是手填；表格、图片没有加题注；首行
没有缩进；表格拷贝后格式变乱；
● 单位名称不统一，如：茂名规划局、茂名市城乡规划局、茂名规划管理局，
需要从招标文件中查找到采购单位的完整名称；
● 文章中直接拷贝其他地方的内容，地方名称没有改变；
● 截图中有其他地方的名称，需要PS掉。
● 附标文件中的技术内容基本都是招标文件的内容，即没有对招标内容作深化
描述；有些表述的语法跟公司常规的描述类同；截图也存在同样情况，因此需要多加注意；
● 为了使附标内容丰富些我们经常从网上找一些资料来补充，但有些内容与招
标不符，有些措辞不当或者语句表述不完整。
4 注意事项
（1）投标文件一定要严格参考招标文件，不能空穴来风、无中生有。对于附标文件，在编制过程中去网上搜索资料、下载文章引用，固然是好的，但是，必须把搜索到的材料变成符合我们招标文件要求的。即使我们找到的论文里的内容虽然很先进，但这不是招标文件要求的，那肯定不可能拿过来直接用，就算要用，也必须保证招标文件中的内容在投标文件中都能找到，论文里的参考内容只能作为招标文件的完善内容。从网上下载的资料，利用的同时，一定要仔细阅读，并根据招标文件需求修改，包括建设内容、措辞等。
（2）投标文件完成后，必须请各实施负责人（OA、GIS、管线、三维）审核投标文件的技术部分（主要是系统功能点），最终由部门负责人审批。
（3）我们编写方案的素材是需要日常不断地更新和积累的，每次编写方案确保用到的是最新的素材（系统介绍、系统截图等），不要复制过来就不做修改了，前辈的东西也是需要我们继承和发扬的。
5 其他说明
（1）我们经常会有正标和几份附标一起写的情况，为了将错误降低到最少，正标与附标的编写者最好能交叉校核一遍，修改雷同（描述风格）的内容、相同的图片；
（2）一件事情到了自己手上就要负责任的将它完成。不管是正标还是附标都要尽力按照招标文件的要求完成，而且投标文件不能完全指望商务人员检查，自检是非常重要的，不仅可以使出错的概率降低，还可以提高双方工作效率。
（3）配合甲方写的招标文件质量也需要注意。有时不光文档有些明显错误，项目建设内容的描写也是模棱两可。例如：
建设内容没有明确说明。
纵观整个招标文件，并没有详细阐述对档案数据是怎么样的一个处理方式，我们想当然的就是只对用地红线进行入库，新的业务在系统中按照项目来管理。而事实上是在我们现场开发制作的过程中才跟客户沟通清楚，他们的需求是涉及到用地红线业务的整个项目的信息都要整理入库，这才是他们认为的项目化。由于我们的招标文件没有明确的说明，因此我们无法跟客户做到有章可循，无形中又增加了工作量（整理档案数据是非常麻烦的工作）
编写时没有按照客户的实际情况，只从其他地方的招标文件照搬。
事实上客户之前根本没有旧系统在使用，因此谈不上有数据迁移。
总之，编写投标文件是件比较容易的事情，最需要的是认真、负责的态度。
如何编写投标文件
V1.0宋艳敏 V3.0贾秀荣
DCI——数字规划事业部
结合自己有限的经验，对如何编写投标文件做了个人总结（仅代表个人观点），以此来抛砖引玉，实际应用中还需根据实际情况灵活变通。编写投标文件的关键步骤如下：
1 拿到招标文件，并打印出来（个人习惯阅读纸质招标文件，感觉方便标注）
首先把招标文件技术部分全部浏览一遍，做到心中有数后再列提纲。有时候商务部分中也包含与技术有关的内容，故也需要浏览，并与商务人员保持沟通。 2 仔细阅读招标文件技术部分及评分表，并对关键内容、疑问内容做标记
关键内容包括：投标日期、工期要求、售后服务要求、质保期及其他可能导致废标的内容；疑问内容包括：我们公司没有的内容、个人不明白或不知道如何响应的内容，需要请相关人员核实。
3 开始编写投标文件
3.1 列提纲
结合招标需求、技术评分点、其他需要填写的表格资料，列出投标文件大纲：
（1）文章各级目录必须使用Word提供的自动编号功能统一编号；
（2）图片、表格必须使用Word提供的自动编号功能统一编号；
（3）提纲必须依据招标文件来编写，否则专家在很短的时间内，根本无法搞清楚我们的投标文件是怎么响应的、有没有响应完整。
3.2 编写初稿
（1）查找——收集可以参考的文档。
（2）拷贝——将参考文档中的内容拷贝至投标文件中。
（3）阅读和修改：
投标文件编写工作虽然涉及大量的文字拷贝工作，但拷贝完成之后，必须快速阅读全文，对文档的措辞进行调整，比如城市名称、建设单位名称、系统名称等，当然，我们可以用全文替换的方式快速实现替换，但良好的习惯应该再增加
一条：在招标文件或工作记录本上记录投标文件都参考了哪几个城市的文档，在投标文件最终定稿前再全部搜索替换一次；同时需要根据所写投标文件的实际情况，对文档内容全文阅读，适当地进行删减。
（4）在编写过程中不确定或有疑问的内容，可以通过批注的方式记录下来，后续逐条解决。
PS：方案中所需要的系统截图，我们在截取的过程中，尽量截取的好看、完整一些，相信大家都是喜欢美好的事务。
3.3 初步自检
（1）对照纸质招标文件，逐条检查招标内容有没有响应（包括技术内容和评分响应表），响应了的用笔标注。对于要求不高的投标文件，如果有些要求不好响应，就算COPY，也要把招标文件拷贝一下到投标文件相应位置。检查时，所有条款都不能落下，甚至包括商务条款中与技术有关的，都需要响应。
（2）逐条修改批注记录的问题，并删除批注。
3.4 优化内容
对于正标，为了提高竞争力，需要对投标文件内容进行优化，优化的内容例如：
（1）项目背景解读。加入对于相关政策文件、行业需求等内容的解读。
（2）对项目的理解。比如可以以图形的方式表示项目建设内容，假如项目分三期建设，可以分析各阶段项目间的关系，假如项目分两个包，而我们投其中一个包，那么我们可以分析两个包间的关系，诸如此类。
（3）接口建设优化。我们的方案普遍存在的问题是对接口的描述比较弱，我们可以通过增加数据交互示意图的方式，在我们能力范围内优化方案。
（4）文档结构梳理。根据文档导航重新查看文档结构，调整或补充思路。
3.5 提交技术文件给商务，并配合商务人员的要求进行调整
3.6 技术方案修改完毕后，填写商务人员提交过来的需要编写的一系列要响应
的表格
（1）表格内容包括但不限于：评分响应表（或技术响应表）、售后服务情况、项目详细报价表等，并与商务人员保持沟通，及时调整。编写响应表的过程中，我们相当于又自检了一遍投标文件的内容。
（2）项目报价总体费用一般由市场人员确定后告知我们，我们负责根据招标文件内容对费用进行合理细分。
3.7 最后全面检查
（1）检查是否有其他城市字眼（尤其是图片），检查甲方名称是否对，诸如此类；
（2）检查工期、售后服务等可能导致废标的内容是否响应；
（3）最后更新文章目录。（目录更新后，响应表可能也需要修改，因此个人的建议是填写响应内容的页码或者章节号时用“交叉引用”的方式，这样在目录更新后不需要自己手工一个一个修改）
我将容易出现的较细的错误具体列举一下：
● 排版乱：章节号不是自动序列号，而是手填；表格、图片没有加题注；首行
没有缩进；表格拷贝后格式变乱；
● 单位名称不统一，如：茂名规划局、茂名市城乡规划局、茂名规划管理局，
需要从招标文件中查找到采购单位的完整名称；
● 文章中直接拷贝其他地方的内容，地方名称没有改变；
● 截图中有其他地方的名称，需要PS掉。
● 附标文件中的技术内容基本都是招标文件的内容，即没有对招标内容作深化
描述；有些表述的语法跟公司常规的描述类同；截图也存在同样情况，因此需要多加注意；
● 为了使附标内容丰富些我们经常从网上找一些资料来补充，但有些内容与招
标不符，有些措辞不当或者语句表述不完整。
4 注意事项
（1）投标文件一定要严格参考招标文件，不能空穴来风、无中生有。对于附标文件，在编制过程中去网上搜索资料、下载文章引用，固然是好的，但是，必须把搜索到的材料变成符合我们招标文件要求的。即使我们找到的论文里的内容虽然很先进，但这不是招标文件要求的，那肯定不可能拿过来直接用，就算要用，也必须保证招标文件中的内容在投标文件中都能找到，论文里的参考内容只能作为招标文件的完善内容。从网上下载的资料，利用的同时，一定要仔细阅读，并根据招标文件需求修改，包括建设内容、措辞等。
（2）投标文件完成后，必须请各实施负责人（OA、GIS、管线、三维）审核投标文件的技术部分（主要是系统功能点），最终由部门负责人审批。
（3）我们编写方案的素材是需要日常不断地更新和积累的，每次编写方案确保用到的是最新的素材（系统介绍、系统截图等），不要复制过来就不做修改了，前辈的东西也是需要我们继承和发扬的。
5 其他说明
（1）我们经常会有正标和几份附标一起写的情况，为了将错误降低到最少，正标与附标的编写者最好能交叉校核一遍，修改雷同（描述风格）的内容、相同的图片；
（2）一件事情到了自己手上就要负责任的将它完成。不管是正标还是附标都要尽力按照招标文件的要求完成，而且投标文件不能完全指望商务人员检查，自检是非常重要的，不仅可以使出错的概率降低，还可以提高双方工作效率。
（3）配合甲方写的招标文件质量也需要注意。有时不光文档有些明显错误，项目建设内容的描写也是模棱两可。例如：
建设内容没有明确说明。
纵观整个招标文件，并没有详细阐述对档案数据是怎么样的一个处理方式，我们想当然的就是只对用地红线进行入库，新的业务在系统中按照项目来管理。而事实上是在我们现场开发制作的过程中才跟客户沟通清楚，他们的需求是涉及到用地红线业务的整个项目的信息都要整理入库，这才是他们认为的项目化。由于我们的招标文件没有明确的说明，因此我们无法跟客户做到有章可循，无形中又增加了工作量（整理档案数据是非常麻烦的工作）
编写时没有按照客户的实际情况，只从其他地方的招标文件照搬。
事实上客户之前根本没有旧系统在使用，因此谈不上有数据迁移。
总之，编写投标文件是件比较容易的事情，最需要的是认真、负责的态度。