住房公积金管理中心档案管理制度
住房公积金档案是加强住房公积金管理,制定有关政策和反映管理工作情况的重要依据,为了做到资料完整,数字准确,真实反映客观现状,根据相关文件规定,结合中心实际,特制定本规定:
1 归档范围:凡是反映本中心各项政治、业务、资金活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围,具体包括文件档案、会计档案、固定资产档案、缴存档案、计算机数据档案、声像档案、支取档案、贷款档案等。
2 负责归档的部门:文件材料档案由综合科负责;会计档案、固定资产档案由会计科负责;缴存档案、计算机数据、声像档案由归集科负责;支取档案由办事处负责,贷款档案由贷款科负责。
3 档案归档基本要求:本中心所属科室、办事处及工作人员,对应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向档案室移交,集中管理。向档案室移交档案的科室,对其档案中不宜开放的部分提出限制意见。
4 归档手续
4.1、移交档案应装订立卷后,移交档案室;
4.2、对接收的会计档案,原则上应保持原卷册封装,如需要重新拆卷,应与经办人共同整理;
4.3、各项管理工作中形成的文件材料均应装订立卷后方可移交档案室;
4.4、归档份数为一份。
5 移交手续
文件、财务及各项管理工作中形成的文件及材料,在移交归档时,均应由移交部门负责填写移交清册一式两份,由移交部门移交人和档案管理接收人签字盖章,交接双方各存一份。
6 归档时间
6.1、会计档案应在会计月度终了整理立卷,保管一月后向档案室移交,档案室于第二年7月份向局档案馆移交上一年度会计档案;
6.2、各项管理工作中形成的文件材料,一般在形成次月归档,归档前由各职能部门负责人审定后,送档案室归档。
7 查阅制度
7.1、中心业务人员因工作需要查阅档案资料,应填写“查阅登记表”,由档案室提供查阅;
7.2、其他单位需查阅档案资料,应填写“查阅登记表”,由综合科负责人同意后方可查阅;
7.3、查阅财务档案,应填写“查阅登记表”,并经中心领导或会计科负责人同意后,由档案室提供查阅,必要时由会计科人员协助档案室查阅;
7.4、档案原则上不对个人开放,遇特殊情况,须经中心领导同意后,由档案管理人员陪同查阅;
7.5、档案资料需在档案室内查阅,不得携出室外;
7.6、档案资料一般不予复印,如遇特殊情况需要复印,须经中心领导同意后,由档案管理人员予以复印;
7.7、使用者要保护档案,不得撕毁、折叠、涂改、污损档案和在档案上做任何记号,对违者按有关规定处理。
8 借阅制度
8.1、借用范围:中心业务人员因工作需要,需要查阅档案者;
8.2、借用档案手续:中心业务人员借用档案,应填写“借阅登记表”,由综合科负责人同意后方可借阅;
8.3、借期不能过长,最长不能超过三天,到期不能归还的,应到档案室说明情况并办理续借手续;
8.4、借阅档案者,应对档案的完整和安全负责,不能中途转借和私自复制,不得遗失、拆散、调换、抽取、污损档案;
8.5、档案归还时,档案管理人员应认真清点和检查归还档案、文件状况,并办好归档注销手续。
9 库房管理制度
9.1、库房内档案的管理要做到安全、规范,有专柜(箱)存放,不得随意堆放,以防止档案毁损、散失和泄密;认真做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作;
9.2、库房内严禁烟火,不准存放易燃、易爆物品;
9.3、库房内要保持清洁卫生,定期进行大扫除;
9.4、无关人员不准擅自进入库房,档案库房的门窗非工作时间必须严密关锁,下班前进行检查。
10 档案保密制度
10.1、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密的规定,以严
谨的工作态度,忠于职守,时刻保持高度警惕,确保档案材料的保密和安全;
10.2、借阅秘密以上的档案,应严格履行审批手续,需要摘录的,应记录在保密本上;
10.3、档案管理人员应以身作则,严于律已,除工作需要外,不得向任何人谈论和泄露档案机密。
住房公积金管理中心档案管理制度
住房公积金档案是加强住房公积金管理,制定有关政策和反映管理工作情况的重要依据,为了做到资料完整,数字准确,真实反映客观现状,根据相关文件规定,结合中心实际,特制定本规定:
1 归档范围:凡是反映本中心各项政治、业务、资金活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围,具体包括文件档案、会计档案、固定资产档案、缴存档案、计算机数据档案、声像档案、支取档案、贷款档案等。
2 负责归档的部门:文件材料档案由综合科负责;会计档案、固定资产档案由会计科负责;缴存档案、计算机数据、声像档案由归集科负责;支取档案由办事处负责,贷款档案由贷款科负责。
3 档案归档基本要求:本中心所属科室、办事处及工作人员,对应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向档案室移交,集中管理。向档案室移交档案的科室,对其档案中不宜开放的部分提出限制意见。
4 归档手续
4.1、移交档案应装订立卷后,移交档案室;
4.2、对接收的会计档案,原则上应保持原卷册封装,如需要重新拆卷,应与经办人共同整理;
4.3、各项管理工作中形成的文件材料均应装订立卷后方可移交档案室;
4.4、归档份数为一份。
5 移交手续
文件、财务及各项管理工作中形成的文件及材料,在移交归档时,均应由移交部门负责填写移交清册一式两份,由移交部门移交人和档案管理接收人签字盖章,交接双方各存一份。
6 归档时间
6.1、会计档案应在会计月度终了整理立卷,保管一月后向档案室移交,档案室于第二年7月份向局档案馆移交上一年度会计档案;
6.2、各项管理工作中形成的文件材料,一般在形成次月归档,归档前由各职能部门负责人审定后,送档案室归档。
7 查阅制度
7.1、中心业务人员因工作需要查阅档案资料,应填写“查阅登记表”,由档案室提供查阅;
7.2、其他单位需查阅档案资料,应填写“查阅登记表”,由综合科负责人同意后方可查阅;
7.3、查阅财务档案,应填写“查阅登记表”,并经中心领导或会计科负责人同意后,由档案室提供查阅,必要时由会计科人员协助档案室查阅;
7.4、档案原则上不对个人开放,遇特殊情况,须经中心领导同意后,由档案管理人员陪同查阅;
7.5、档案资料需在档案室内查阅,不得携出室外;
7.6、档案资料一般不予复印,如遇特殊情况需要复印,须经中心领导同意后,由档案管理人员予以复印;
7.7、使用者要保护档案,不得撕毁、折叠、涂改、污损档案和在档案上做任何记号,对违者按有关规定处理。
8 借阅制度
8.1、借用范围:中心业务人员因工作需要,需要查阅档案者;
8.2、借用档案手续:中心业务人员借用档案,应填写“借阅登记表”,由综合科负责人同意后方可借阅;
8.3、借期不能过长,最长不能超过三天,到期不能归还的,应到档案室说明情况并办理续借手续;
8.4、借阅档案者,应对档案的完整和安全负责,不能中途转借和私自复制,不得遗失、拆散、调换、抽取、污损档案;
8.5、档案归还时,档案管理人员应认真清点和检查归还档案、文件状况,并办好归档注销手续。
9 库房管理制度
9.1、库房内档案的管理要做到安全、规范,有专柜(箱)存放,不得随意堆放,以防止档案毁损、散失和泄密;认真做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作;
9.2、库房内严禁烟火,不准存放易燃、易爆物品;
9.3、库房内要保持清洁卫生,定期进行大扫除;
9.4、无关人员不准擅自进入库房,档案库房的门窗非工作时间必须严密关锁,下班前进行检查。
10 档案保密制度
10.1、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密的规定,以严
谨的工作态度,忠于职守,时刻保持高度警惕,确保档案材料的保密和安全;
10.2、借阅秘密以上的档案,应严格履行审批手续,需要摘录的,应记录在保密本上;
10.3、档案管理人员应以身作则,严于律已,除工作需要外,不得向任何人谈论和泄露档案机密。